Projekt erstellen

Ein neues Projekt fügen Sie im Modul Projekte über die Schaltfläche Neues Projekt hinzu. Die Schaltfläche öffnet eine Liste von Optionen:

• Leeres Projekt — ein Projekt ohne Zeitplan,
• Aus der Vorlage — Zeitplan, Budget, Risiken und Produkte aus einer vorbereiteten Vorlage,
• Aus Microsoft Excel — ein Zeitplan aus einer .xlsx- oder .csv-Datei,
• Einfuhren aus Microsoft Project — ein Zeitplan aus einer .mpp-Datei,
• Mit KI — ein Zeitplan, der anhand Ihrer Projektbeschreibung erstellt wird (wird angezeigt, wenn KI in Ihrer Installation aktiviert ist).

Ein Projekt können Sie anlegen, wenn Sie in einem Arbeitsbereich das Recht haben, Projekte hinzuzufügen. Haben Sie dieses Recht in mehreren Arbeitsbereichen, wählen Sie diese im Feld Arbeitsbereiche aus. Haben Sie es nur in einem Arbeitsbereich, wird das Feld nicht angezeigt, und das Projekt landet dort.

Der Assistent endet mit dem Schritt Funktionalitäten, in dem Sie die Projektmodule wählen, zum Beispiel Budget, Risiken oder Chat. Zeitplan ist immer aktiviert. Die Module können Sie auch später ändern (siehe Projektfunktionalitäten).

Wer das Projekt anlegt, wird sein Projektleiter. Das Projekt erhält die erste Phase aus der Phasenliste und öffnet sich in der Zeitplanliste.

Hinzufügen eines leeren Projekts

1. Klicken Sie auf Neues Projekt und wählen Sie Leeres Projekt.
2. Geben Sie im Fenster Neues Projekt den Namen ein und wählen Sie bei Bedarf die Arbeitsbereiche.
3. Wählen Sie im Schritt Funktionalitäten die Projektmodule und schließen Sie den Assistenten ab.

Ein leeres Projekt hat keine Aufgaben, und seine Arbeitstage sind Montag bis Freitag. Den Zeitplan bauen Sie von Grund auf (siehe Hinzufügen von Zeitplanelementen).

Hinzufügen eines Projekts aus einer Vorlage

1. Klicken Sie auf Neues Projekt und wählen Sie Aus der Vorlage.
2. Geben Sie den Namen ein und wählen Sie die Arbeitsbereiche. Die Liste Projektvorlage zeigt Vorlagen, die den gewählten Arbeitsbereichen zugeordnet sind.
3. Wählen Sie eine Vorlage.
4. Markieren Sie Startdatum oder Enddatum und geben Sie das Datum ein. Der Zeitplan wird ab diesem Datum vorwärts oder rückwärts aufgebaut.
5. Markieren Sie die Arbeitstage des Projekts. Das gewählte Datum muss auf einen Arbeitstag fallen.
6. Wählen Sie im Schritt Funktionalitäten die Module.
7. Prüfen Sie den Zeitplan im Schritt Zeitplanvorschau und schließen Sie den Assistenten ab.

Aus der Vorlage erhält das Projekt:

• Aufgaben und Meilensteine mit ihren Abhängigkeiten, mit ab dem gewählten Datum neu berechneten Daten,
• den Aufwand von Eigentümern und Abteilungen,
• die Spalten der Zeitplanliste,
• Budgetlinien mit ihren Prognosen und Regeln für die Ist-Zuordnung,
• Risiken, Produkte und Dateien.

Wie Sie eine Vorlage vorbereiten, beschreibt der Abschnitt Projektvorlage. Gibt es für die gewählten Arbeitsbereiche keine Vorlage, sehen Sie die Meldung Keine Projektvorlagen verfügbar.

Import eines Projekts aus Excel

1. Klicken Sie auf Neues Projekt und wählen Sie Aus Microsoft Excel.
2. Fügen Sie eine .xlsx- oder .csv-Datei hinzu (bis zu 10 MB). Geben Sie keinen Projektnamen ein, wird der Dateiname verwendet.
3. Ordnen Sie im Schritt Datenzuordnung jeder Spalte der Datei ein Feld zu: WBS, Name, Start, Ende, Dauer, Fortschritt, Beschreibung, Eigentümer – E-Mail oder Überspringen. Spalten mit diesen Überschriften werden automatisch zugeordnet.
4. Wählen Sie bei Daten das zur Datei passende Datumsformat.
5. Korrigieren Sie die rot markierten Zellen, wählen Sie die Module im Schritt Funktionalitäten und schließen Sie den Assistenten ab.

Die Anwendung liest nur das erste Tabellenblatt. Die Namensspalte ist Pflicht. Die Spalte WBS baut die Struktur auf: Aufgabe 1.2 landet unter Aufgabe 1. Den Fortschritt geben Sie in Prozent von 0 bis 100 an. Eigentümer werden anhand der E-Mail-Adressen der Benutzer Ihrer Organisation erkannt. Trennen Sie mehrere Adressen mit einem Semikolon; unbekannte Adressen werden übersprungen.

Hinweis: ein Excel-Import überträgt keine Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, und jeder Wochentag wird zum Arbeitstag. Abhängigkeiten und Arbeitstage stellen Sie danach im Zeitplan ein.

Import eines Projekts aus MS Project

1. Klicken Sie auf Neues Projekt und wählen Sie Einfuhren aus Microsoft Project.
2. Fügen Sie eine .mpp-Datei hinzu. Der Projektname wird aus der Datei übernommen.
3. Wählen Sie im Schritt Datenzuordnung, wie die Daten übernommen werden:
   • Abhängigkeiten neu berechnen — die Aufgabendaten werden anhand von Abhängigkeiten und Dauern aktualisiert,
   • Daten beibehalten — die Daten aus der Datei bleiben erhalten, und den Abhängigkeiten werden Verzögerungen hinzugefügt.
4. Prüfen Sie die Änderungstabellen, wählen Sie die Module im Schritt Funktionalitäten und schließen Sie den Assistenten ab.

Die Tabellen unter den Optionen zeigen, was der Import ändert: Elemente mit geänderten Daten, Meilensteine, die zu Aufgaben werden (nur ein Element mit Dauer null bleibt Meilenstein), sowie entfernte problematische Abhängigkeiten. Ändert der Import nichts, geht der Assistent direkt zum Schritt Funktionalitäten über.

Aus der Datei erhält das Projekt Aufgaben und Meilensteine mit ihrer Hierarchie, Abhängigkeiten mit Verzögerungen, Fortschritt, Notizen als Beschreibung sowie Arbeits- und freie Tage aus dem Kalender. Ressourcen aus der Datei werden zu Aufgabeneigentümern, wenn ihre E-Mail-Adresse mit einem Benutzer Ihrer Organisation übereinstimmt. Basispläne aus der Datei werden zu genehmigten Projektplänen mit den Namen Microsoft Project 1, Microsoft Project 2 und so weiter (siehe Projektplan).

Hinzufügen eines Projekts mit KI

1. Klicken Sie im Modul Projekte auf Neues Projekt und wählen Sie Mit KI.
2. Schreiben Sie im Fenster Beschreiben Sie Ihr Projekt, was Sie erreichen möchten — das Ziel, die wichtigsten Phasen, die geplante Dauer. Die Beschreibung muss 5 bis 500 Zeichen lang sein.
3. Können Sie Projekte in mehreren Arbeitsbereichen anlegen, wählen Sie den Arbeitsbereich.
4. Klicken Sie auf Generieren. Die Vorbereitung des Projekts kann einen Moment dauern.

Die Anwendung erstellt ein Projekt mit Name, Beschreibung, Startdatum und Zeitplan: Aufgaben mit Dauer, gegliedert in übergeordnete Aufgaben und Teilaufgaben. Risiken, Budget oder Produkte bereitet die KI nicht vor. Das Projekt wird sofort gespeichert und öffnet sich in der Zeitplanliste, wo Sie es wie jedes andere bearbeiten können.

Hinweis: bei einem generierten Projekt gilt jeder Wochentag als Arbeitstag. Arbeitet Ihr Team an Wochenenden nicht, ändern Sie die Arbeitstage im Zeitplan.

Ist die Beschreibung zu vage, sehen Sie: Es sieht so aus, als ob die bereitgestellte Beschreibung vage, unvollständig oder für das Projekt nicht relevant ist. Versuchen Sie es erneut und beschreiben Sie den Hauptzweck und die Schlüsselelemente Ihres Vorhabens klarer.

Die Option Mit KI wird nur angezeigt, wenn in Ihrer FlexiProject-Installation KI aktiviert ist. Dieser Weg hat keinen Schritt Funktionalitäten — im Projekt sind alle Module aktiviert.