Projekt erstellen

Um ein Projekt hinzuzufügen, öffnen Sie das Modul Projekte und klicken Sie auf Neues Projekt. Die Schaltfläche öffnet eine Liste mit Optionen:

• Leeres Projekt — ein Projekt ohne Zeitplan,
• Aus der Vorlage — Zeitplan, Budget, Risiken und Produkte einer vorbereiteten Vorlage,
• Aus Microsoft Excel — ein Zeitplan aus einer .xlsx- oder .csv-Datei,
• Einfuhren aus Microsoft Project — ein Zeitplan aus einer .mpp-Datei,
• Mit KI — ein Zeitplan, der aus Ihrer Projektbeschreibung entworfen wird (wird angezeigt, wenn KI in Ihrer Installation aktiviert ist).

Sie können ein Projekt erstellen, wenn Sie in einem Arbeitsbereich Projekte hinzufügen dürfen. Haben Sie dieses Recht in mehreren Arbeitsbereichen, wählen Sie diese im Feld Arbeitsbereiche aus. Haben Sie es nur in einem Arbeitsbereich, wird das Feld nicht angezeigt, und das Projekt landet in diesem Arbeitsbereich.

Der Assistent endet mit dem Schritt Funktionalitäten, in dem Sie die Projektmodule wählen, zum Beispiel Budget, Risiken oder Chat. Zeitplan ist immer aktiviert. Die Module können Sie später ändern (siehe Projektfunktionalitäten).

Wer das Projekt erstellt, wird zu seinem Projektleiter. Das Projekt erhält die erste Phase aus der Phasenliste und öffnet sich in der Zeitplanliste.

Hinzufügen eines leeren Projekts

1. Klicken Sie auf Neues Projekt und wählen Sie Leeres Projekt.
2. Geben Sie im Fenster Neues Projekt den Namen ein und wählen Sie bei Bedarf die Arbeitsbereiche.
3. Wählen Sie im Schritt Funktionalitäten die Projektmodule und schließen Sie den Assistenten ab.

Ein leeres Projekt hat keine Aufgaben, und seine Arbeitstage sind Montag bis Freitag. Den Zeitplan bauen Sie von Grund auf (siehe Hinzufügen von Zeitplanelementen).

Hinzufügen eines Projekts aus einer Vorlage

1. Klicken Sie auf Neues Projekt und wählen Sie Aus der Vorlage.
2. Geben Sie den Namen ein und wählen Sie die Arbeitsbereiche. Die Liste Projektvorlage zeigt die Vorlagen, die den ausgewählten Arbeitsbereichen zugeordnet sind (siehe Arbeitsbereiche und Vorlagenberechtigungen).
3. Wählen Sie eine Vorlage aus.
4. Wählen Sie Startdatum oder Enddatum und geben Sie das Datum ein. Der Zeitplan wird von diesem Datum aus vorwärts oder rückwärts aufgebaut.
5. Wählen Sie die Arbeitstage des Projekts. Das gewählte Datum muss auf einen Arbeitstag fallen.
6. Wählen Sie im Schritt Funktionalitäten die Module.
7. Prüfen Sie den Zeitplan im Schritt Zeitplanvorschau und schließen Sie den Assistenten ab.

Die Vorlage liefert dem Projekt:

• Aufgaben und Meilensteine mit ihren Abhängigkeiten, deren Termine ab dem gewählten Datum neu berechnet werden,
• den Zeitaufwand der Eigentümer und Abteilungen,
• die Spalten der Zeitplanliste,
• Budgetlinien mit ihren Prognosen und den Zuordnungsregeln für Ist-Werte,
• Risiken, Produkte und Dateien.

Wie Sie eine Vorlage vorbereiten, steht in Projektvorlage. Gibt es für die ausgewählten Arbeitsbereiche keine Vorlage, sehen Sie die Meldung Keine Projektvorlagen verfügbar.

Import eines Projekts aus Excel

1. Klicken Sie auf Neues Projekt und wählen Sie Aus Microsoft Excel.
2. Fügen Sie eine .xlsx- oder .csv-Datei hinzu (bis zu 10 MB). Wenn Sie keinen Projektnamen eingeben, wird der Dateiname verwendet.
3. Ordnen Sie im Schritt Datenzuordnung jeder Spalte der Datei ein Feld zu: WBS, Name, Start, Ende, Dauer, Fortschritt, Beschreibung, Eigentümer – E-Mail oder Überspringen. Spalten mit diesen Überschriften werden automatisch zugeordnet.
4. Wählen Sie für Datumsangaben das in der Datei verwendete Datumsformat.
5. Korrigieren Sie die rot markierten Zellen, wählen Sie im Schritt Funktionalitäten die Module und schließen Sie den Assistenten ab.

Es wird nur das erste Tabellenblatt gelesen. Die Spalte mit dem Namen ist obligatorisch. Die Spalte WBS baut die Struktur auf: Aufgabe 1.2 wird Aufgabe 1 untergeordnet. Geben Sie den Fortschritt als Prozentwert von 0 bis 100 ein. Eigentümer werden anhand der E-Mail-Adressen der Benutzer Ihrer Organisation zugeordnet. Mehrere Adressen trennen Sie mit einem Semikolon; unbekannte Adressen werden übersprungen.

Hinweis: Ein Excel-Import übernimmt keine Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, und jeder Wochentag wird zum Arbeitstag. Legen Sie Abhängigkeiten und Arbeitstage anschließend im Zeitplan fest.

Import eines Projekts aus MS Project

1. Klicken Sie auf Neues Projekt und wählen Sie Einfuhren aus Microsoft Project.
2. Fügen Sie eine .mpp-Datei hinzu. Der Projektname wird aus der Datei übernommen.
3. Wählen Sie im Schritt Datenzuordnung, wie die Termine übernommen werden:
   • Abhängigkeiten neu berechnen — die Termine der Aufgaben werden anhand von Abhängigkeiten und Dauern aktualisiert,
   • Daten beibehalten — die Termine aus der Datei bleiben erhalten, und den Abhängigkeiten werden Verzögerungen hinzugefügt.
4. Prüfen Sie die Änderungstabellen, wählen Sie im Schritt Funktionalitäten die Module und schließen Sie den Assistenten ab.

Die Tabellen unter den Optionen zeigen, was der Import ändert: Elemente mit geänderten Terminen, Meilensteine, die zu Aufgaben werden (nur ein Element mit der Dauer null bleibt ein Meilenstein), sowie entfernte problematische Abhängigkeiten. Ändert der Import nichts, geht der Assistent direkt zum Schritt Funktionalitäten über.

Das Projekt erhält aus der Datei Aufgaben und Meilensteine mit ihrer Hierarchie, Abhängigkeiten mit Verzögerungen, Fortschritt, Notizen als Beschreibung sowie Arbeitstage und freie Tage aus dem Kalender. Ressourcen aus der Datei werden zu Eigentümern der Aufgaben, wenn ihre E-Mail-Adresse mit einem Benutzer Ihrer Organisation übereinstimmt. Basispläne aus der Datei werden zu genehmigten Projektplänen mit den Namen Microsoft Project 1, Microsoft Project 2 und so weiter (siehe Projektplan).

Hinzufügen eines Projekts mit KI

1. Klicken Sie im Modul Projekte auf Neues Projekt und wählen Sie Mit KI.
2. Schreiben Sie im Fenster Beschreiben Sie Ihr Projekt, was Sie vorhaben — das Ziel, die wichtigsten Phasen und wie lange es dauern soll. Die Beschreibung muss 5 bis 500 Zeichen lang sein.
3. Wenn Sie Projekte in mehr als einem Arbeitsbereich erstellen können, wählen Sie den Arbeitsbereich aus.
4. Klicken Sie auf Generieren. Die Vorbereitung des Projekts kann einen Moment dauern.

Die Anwendung erstellt ein Projekt mit Namen, Beschreibung, Startdatum und Zeitplan: Aufgaben mit Dauern, gegliedert in übergeordnete Aufgaben und Teilaufgaben. Die KI bereitet keine Risiken, kein Budget und keine Produkte vor. Das Projekt wird sofort gespeichert und öffnet sich in der Zeitplanliste, wo Sie es wie jedes andere Projekt bearbeiten können.

Hinweis: In einem generierten Projekt gilt jeder Wochentag als Arbeitstag. Wenn Ihr Team am Wochenende nicht arbeitet, ändern Sie die Arbeitstage im Zeitplan.

Ist die Beschreibung zu vage, sehen Sie die Meldung: Es sieht so aus, als ob die bereitgestellte Beschreibung vage, unvollständig oder für das Projekt nicht relevant ist. Versuchen Sie es erneut und beschreiben Sie den Hauptzweck und die Schlüsselelemente Ihres Vorhabens klarer.

Die Option Mit KI wird nur angezeigt, wenn KI in Ihrer FlexiProject-Installation aktiviert ist. Dieser Weg hat keinen Schritt Funktionalitäten — im Projekt sind alle Module aktiviert.