Vytvoření projektu

Nový projekt přidáte v modulu Projekty tlačítkem Nový projekt. Tlačítko otevře seznam možností:

• Prázdný projekt — projekt bez harmonogramu,
• Ze šablony — harmonogram, rozpočet, rizika a produkty z připravené šablony,
• Z Microsoft Excel — harmonogram ze souboru .xlsx nebo .csv,
• Dovoz z Microsoft Project — harmonogram ze souboru .mpp,
• S AI — harmonogram navržený na základě popisu projektu (zobrazí se, pokud je ve vaší instalaci zapnutá podpora AI).

Projekt může vytvořit ten, kdo má v pracovním prostoru právo přidávat projekty. Pokud toto právo máte ve více pracovních prostorech, vyberete je v poli Pracovní prostory. Pokud ho máte jen v jednom pracovním prostoru, pole se nezobrazí a projekt do něj rovnou spadne.

Průvodce končí krokem Funkce, ve kterém vyberete moduly projektu, například Rozpočet, Rizika nebo Chat. Harmonogram je zapnutý vždy. Moduly změníte i později (viz Funkce projektu).

Osoba, která projekt vytvoří, se stává jeho projektovým manažerem. Projekt dostane první etapu ze seznamu etap a otevře se v seznamu harmonogramu.

Přidání prázdného projektu

1. Klikněte na Nový projekt a vyberte Prázdný projekt.
2. V okně Nový projekt zadejte název a v případě potřeby vyberte pracovní prostory.
3. V kroku Funkce vyberte moduly projektu a průvodce dokončete.

Prázdný projekt nemá žádné úkoly a jeho pracovní dny jsou pondělí až pátek. Harmonogram si sestavíte od začátku (viz Přidávání položek harmonogramu).

Přidání projektu ze šablony

1. Klikněte na Nový projekt a vyberte Ze šablony.
2. Zadejte název a vyberte pracovní prostory. Seznam Šablona projektu zobrazí šablony přiřazené k vybraným pracovním prostorům.
3. Vyberte šablonu.
4. Zaškrtněte Datum zahájení nebo Datum ukončení a zadejte datum. Harmonogram se od tohoto data sestaví dopředu nebo zpětně.
5. Zaškrtněte Pracovní dny projektu. Zvolené datum musí připadat na pracovní den.
6. V kroku Funkce vyberte moduly.
7. Zkontrolujte harmonogram v kroku Náhled harmonogramu a průvodce dokončete.

Ze šablony projekt získá:

• úkoly a milníky s jejich závislostmi, s daty přepočítanými od zvoleného data,
• časovou náročnost vlastníků a oddělení,
• sloupce seznamu harmonogramu,
• rozpočtové položky s jejich prognózami a pravidly mapování skutečností,
• rizika, produkty a soubory.

Jak šablonu připravit, popisuje oddíl Šablona projektu. Pokud pro vybrané pracovní prostory žádná šablona neexistuje, zobrazí se hláška Žádné šablony projektu nejsou k dispozici.

Import projektu z Excelu

1. Klikněte na Nový projekt a vyberte Z Microsoft Excel.
2. Přidejte soubor .xlsx nebo .csv (do 10 MB). Pokud nezadáte název projektu, použije se název souboru.
3. V kroku Mapování dat přiřaďte každému sloupci souboru pole: WBS, Název, Start, Konec, Doba trvání, Pokrok, Popis, Majitel – e-mail nebo Přeskočit. Sloupce s těmito záhlavími se přiřadí automaticky.
4. U dat vyberte Formát data odpovídající souboru.
5. Opravte buňky označené červeně, vyberte moduly v kroku Funkce a průvodce dokončete.

Aplikace čte pouze první list. Sloupec s názvem je povinný. Sloupec WBS vytváří strukturu: úkol 1.2 spadne pod úkol 1. Pokrok zadáváte v procentech od 0 do 100. Majitelé se rozpoznávají podle e-mailových adres uživatelů organizace. Více adres oddělte středníkem; neznámé adresy se přeskočí.

Poznámka: import z Excelu nepřenáší závislosti mezi úkoly a pracovními dny projektu se stávají všechny dny v týdnu. Závislosti i pracovní dny nastavíte později v harmonogramu.

Import projektu z MS Project

1. Klikněte na Nový projekt a vyberte Dovoz z Microsoft Project.
2. Přidejte soubor .mpp. Název projektu se doplní z názvu souboru.
3. V kroku Mapování dat vyberte způsob přenosu dat:
   • Přepočítat závislosti — data úkolů se aktualizují na základě závislostí a doby trvání,
   • Zachovat data — zůstanou data ze souboru a k závislostem se přidají prodlevy.
4. Zkontrolujte tabulky změn, vyberte moduly v kroku Funkce a průvodce dokončete.

Tabulky pod možnostmi ukazují, co import změní: položky se změněnými daty, milníky změněné na úkoly (milníkem zůstane jen položka s nulovou dobou trvání) a odstraněné problematické závislosti. Pokud import nic nemění, průvodce přejde rovnou do kroku Funkce.

Ze souboru se do projektu přenesou úkoly a milníky s hierarchií, závislosti s prodlevami, pokrok, poznámky jako popis a pracovní i volné dny z kalendáře. Zdroje ze souboru se stávají vlastníky úkolů, pokud jejich e-mailová adresa odpovídá uživateli organizace. Plány základní linie ze souboru se stávají schválenými plány projektu s názvy Microsoft Project 1, Microsoft Project 2 a tak dále (viz Plán projektu).

Přidání projektu s pomocí AI

1. V modulu Projekty klikněte na Nový projekt a vyberte S AI.
2. V okně Popište svůj projekt napište, co chcete udělat — cíl, hlavní etapy, jak dlouho by to mělo trvat. Popis musí mít 5 až 500 znaků.
3. Pokud můžete vytvářet projekty ve více pracovních prostorech, vyberte pracovní prostor.
4. Klikněte na Generuj. Příprava projektu může chvíli trvat.

Aplikace vytvoří projekt s názvem, popisem, datem zahájení a harmonogramem: úkoly s dobou trvání, uspořádanými do nadřazených úkolů a podúkolů. Rizika, rozpočet ani produkty AI nepřipravuje. Projekt se rovnou uloží a otevře se v seznamu harmonogramu, kde ho upravíte jako kterýkoli jiný.

Poznámka: vygenerovaný projekt má jako pracovní nastavené všechny dny v týdnu. Pokud váš tým o víkendech nepracuje, změňte pracovní dny v harmonogramu.

Pokud je popis příliš vágní, zobrazí se: Vypadá to, že poskytnutý popis je vágní, neúplný nebo nesouvisí s projektem. Zkuste to znovu a jasněji popište hlavní účel a klíčové prvky vašeho záměru.

Možnost S AI se zobrazí jen tehdy, pokud je ve vaší instalaci FlexiProject zapnutá podpora AI. Tato cesta nemá krok Funkce — v projektu jsou zapnuté všechny moduly.