Vytvoření projektu

Nový projekt přidáte v modulu Projekty tlačítkem Nový projekt. Tlačítko otevře seznam možností:

• Prázdný projekt — projekt bez harmonogramu,
• Ze šablony — harmonogram, rozpočet, rizika a produkty z připravené šablony,
• Z Microsoft Excel — harmonogram ze souboru .xlsx nebo .csv,
• Dovoz z Microsoft Project — harmonogram ze souboru .mpp,
• S AI — harmonogram navržený na základě vašeho popisu projektu (zobrazí se, pokud je ve vaší instalaci zapnutá umělá inteligence).

Projekt můžete vytvořit, pokud smíte v některém pracovním prostoru přidávat projekty. Pokud toto právo máte ve více pracovních prostorech, vyberte je v poli Pracovní prostory. Pokud ho máte jen v jednom pracovním prostoru, pole se nezobrazí a projekt do něj rovnou spadne.

Průvodce končí krokem Funkce, ve kterém vyberete moduly projektu, například Rozpočet, Rizika nebo Chat. Harmonogram je zapnutý vždy. Moduly můžete později změnit (viz Funkce projektu).

Kdo projekt vytvoří, stává se jeho projektovým vedoucím. Projekt dostane první etapu ze seznamu etap a otevře se v seznamu harmonogramu.

Přidání prázdného projektu

1. Klikněte na Nový projekt a vyberte Prázdný projekt.
2. V okně Nový projekt zadejte název a v případě potřeby vyberte pracovní prostory.
3. V kroku Funkce vyberte moduly projektu a průvodce dokončete.

Prázdný projekt nemá žádné úkoly a jeho pracovní dny jsou pondělí až pátek. Harmonogram si sestavíte od začátku (viz Přidávání položek harmonogramu).

Přidání projektu ze šablony

1. Klikněte na Nový projekt a vyberte Ze šablony.
2. Zadejte název a vyberte pracovní prostory. V seznamu Šablona projektu se zobrazí šablony přiřazené k vybraným pracovním prostorům (viz Pracovní prostory a oprávnění k šablonám).
3. Vyberte šablonu.
4. Zvolte Datum zahájení nebo Datum ukončení a zadejte datum. Harmonogram se rozloží dopředu nebo zpětně od tohoto data.
5. Vyberte Pracovní dny projektu. Zvolené datum musí připadnout na pracovní den.
6. V kroku Funkce vyberte moduly.
7. V kroku Náhled harmonogramu zkontrolujte harmonogram a průvodce dokončete.

Šablona dodá projektu:

• úkoly a milníky se závislostmi, s termíny přepočítanými od zvoleného data,
• časovou náročnost majitelů a oddělení,
• sloupce seznamu harmonogramu,
• rozpočtové položky s prognózami a pravidly mapování skutečností,
• rizika, produkty a soubory.

Jak šablonu připravit, popisuje článek Šablona projektu. Pokud pro vybrané pracovní prostory žádná šablona neexistuje, zobrazí se hlášení Žádné šablony projektu nejsou k dispozici.

Import projektu z Excelu

1. Klikněte na Nový projekt a vyberte Z Microsoft Excel.
2. Přidejte soubor .xlsx nebo .csv (do 10 MB). Pokud nezadáte název projektu, použije se název souboru.
3. V kroku Mapování dat přiřaďte každému sloupci souboru pole: WBS, Název, Start, Konec, Doba trvání, Pokrok, Popis, Majitel – e-mail nebo Přeskočit. Sloupce s těmito záhlavími se přiřadí automaticky.
4. U dat zvolte Formát data použitý v souboru.
5. Opravte buňky označené červeně, v kroku Funkce vyberte moduly a průvodce dokončete.

Čte se jen první list. Sloupec s názvem je povinný. Sloupec WBS vytváří strukturu: úkol 1.2 spadne pod úkol 1. Pokrok zadejte v procentech od 0 do 100. Majitelé se přiřazují podle e-mailových adres uživatelů vaší organizace. Více adres oddělte středníkem; neznámé adresy se přeskočí.

Poznámka: import z Excelu nepřenáší závislosti mezi úkoly a každý den v týdnu se stane pracovním dnem. Závislosti a pracovní dny nastavte potom v harmonogramu.

Import projektu z MS Project

1. Klikněte na Nový projekt a vyberte Dovoz z Microsoft Project.
2. Přidejte soubor .mpp. Název projektu se doplní ze souboru.
3. V kroku Mapování dat zvolte, jak se přenesou termíny:
   • Přepočítat závislosti — termíny úkolů se aktualizují podle závislostí a dob trvání,
   • Zachovat data — termíny ze souboru zůstanou a k závislostem se přidají prodlevy.
4. Zkontrolujte tabulky změn, v kroku Funkce vyberte moduly a průvodce dokončete.

Tabulky pod možnostmi ukazují, co import změní: položky se změněnými termíny, milníky změněné na úkoly (milníkem zůstane jen položka s nulovou dobou trvání) a odstraněné problematické závislosti. Pokud import nic nemění, průvodce přejde rovnou do kroku Funkce.

Projekt získá úkoly a milníky s hierarchií, závislosti s prodlevami, pokrok, poznámky jako popis a také pracovní dny a dny volna z kalendáře. Zdroje ze souboru se stanou majiteli úkolů, pokud jejich e-mailová adresa odpovídá uživateli vaší organizace. Základní plány ze souboru se stanou schválenými plány projektu s názvy Microsoft Project 1, Microsoft Project 2 a tak dále (viz Plán projektu).

Přidání projektu s pomocí AI

1. V modulu Projekty klikněte na Nový projekt a vyberte S AI.
2. V okně Popište svůj projekt napište, co chcete udělat — cíl, hlavní etapy a jak dlouho to má trvat. Popis musí mít 5 až 500 znaků.
3. Pokud můžete vytvářet projekty ve více pracovních prostorech, vyberte pracovní prostor.
4. Klikněte na Generuj. Příprava projektu může chvíli trvat.

Aplikace vytvoří projekt s názvem, popisem, datem zahájení a harmonogramem: úkoly s dobami trvání, uspořádané do nadřazených a dílčích úkolů. AI nepřipravuje rizika, rozpočet ani produkty. Projekt se uloží hned a otevře se v seznamu harmonogramu, kde ho upravíte jako každý jiný projekt.

Poznámka: vygenerovaný projekt počítá každý den v týdnu jako pracovní. Pokud váš tým o víkendech nepracuje, změňte pracovní dny v harmonogramu.

Pokud je popis příliš vágní, zobrazí se hlášení: Vypadá to, že poskytnutý popis je vágní, neúplný nebo nesouvisí s projektem. Zkuste to znovu a jasněji popište hlavní účel a klíčové prvky vašeho záměru.

Možnost S AI se zobrazuje jen tehdy, je-li ve vaší instalaci FlexiProject zapnutá umělá inteligence. Tato cesta nemá krok Funkce — v projektu jsou zapnuté všechny moduly.