Vorlagen für Projektchartas

Eine Projektcharta-Vorlage legt fest, wie eine Charta aussieht: aus welchen Abschnitten, Spalten und Feldern sie besteht. Aus einer Vorlage lassen sich beliebig viele Chartas in Projekten erstellen (siehe Projektcharta erstellen). Die Vorlagen finden Sie im Hauptmenü unter Projektcharta, sofern das Modul Projektcharta für Ihre Organisation eingeschaltet ist (Systemeinstellungen, Registerkarte Projektcharta).

Die Vorlagenliste hat die Spalte Name und, wenn die Organisation Arbeitsbereiche verwendet, die Spalte Arbeitsbereiche. Ein Klick auf einen Namen öffnet den Vorlageneditor. Der Menüpunkt und die Liste sind für Benutzer mit der Chartaberechtigung in einem Arbeitsbereich sichtbar (siehe Arbeitsbereiche und Chartavorlagen).

Vorlagen verwalten

Eine Vorlage hinzufügen

1. Öffnen Sie im Hauptmenü Projektcharta.
2. Klicken Sie auf Hinzufügen. Das Fenster Projektcharta-Vorlage hinzufügen wird geöffnet.
3. Geben Sie im Feld Name einen Namen ein und wählen Sie unter Arbeitsbereiche die Arbeitsbereiche aus (das Feld wird angezeigt, wenn die Organisation Arbeitsbereiche verwendet).
4. Klicken Sie auf Hinzufügen. Eine leere Vorlage wird geöffnet, bereit zum Aufbau (siehe Chartavorlagen-Editor).

Der Name ist erforderlich. Gibt es noch keine Vorlage, zeigt die Liste die Meldung Keine Elemente vorhanden. Klicken Sie Hinzufügen um eine Projektcharta-Vorlage zu erstellen.

Umbenennen und Arbeitsbereiche ändern

Im Editor enthält das Vorlagenmenü (das Zahnradsymbol neben dem Namen) die Option bearbeiten. Sie öffnet das Fenster Projektcharta-Vorlage bearbeiten, in dem Sie Namen und Arbeitsbereiche ändern und mit Speichern sichern.

Klonen

1. Wählen Sie im Vorlagenmenü Klonen.
2. Prüfen Sie im Fenster Projektcharta-Vorlage hinzufügen den Namen (es wird ein Kopie-Zusatz angehängt) und die Arbeitsbereiche und klicken Sie auf Hinzufügen.

Die Kopie hat dieselbe Feldanordnung wie das Original und wird zur weiteren Bearbeitung geöffnet.

Löschen

Die Option Löschen im Vorlagenmenü löscht die Vorlage nach einer Bestätigung. Chartas, die zuvor daraus erstellt wurden, bleiben mit ihrem gesamten Inhalt in ihren Projekten, aber eine neue Fassung lässt sich daraus nicht mehr erstellen.

Arbeitsbereiche und Chartavorlagen

Jede Chartavorlage ist einem oder mehreren Arbeitsbereichen zugeordnet. Die Zuordnung entscheidet:

• wer die Vorlage verwenden kann — beim Erstellen einer Charta in einem Projekt zeigt die Vorlagenliste nur Vorlagen, die einen Arbeitsbereich mit dem Projekt teilen,
• wer die Vorlage verwaltet — Benutzer mit der Berechtigung Chartas in einem Arbeitsbereich können die Vorlagen dieses Arbeitsbereichs hinzufügen, bearbeiten, klonen und löschen. Die Liste zeigt ihnen nur die Vorlagen ihrer Arbeitsbereiche,
• welche Projektattribute auswählbar sind — in der Elementgruppe Projektattribute bietet der Editor die Attribute an, die den Arbeitsbereichen der Vorlage zugeordnet sind (siehe Projektattribute).

Die Berechtigung wird in den Arbeitsbereichsberechtigungen eines Benutzers oder einer Benutzergruppe vergeben: Gruppe Konfiguration, Spalte Chartas. Sie hat nur eine Stufe und gibt die volle Verwaltung der Chartavorlagen des Arbeitsbereichs. Eine neue Vorlage lässt sich nur Arbeitsbereichen zuordnen, in denen der Benutzer diese Berechtigung hat; hat er sie nur in einem Arbeitsbereich, wird das Feld Arbeitsbereiche nicht angezeigt.

Zum Vergeben von Arbeitsbereichsberechtigungen siehe Benutzer und Berechtigungen. Was Arbeitsbereiche sind, erfahren Sie unter Arbeitsbereiche.

Chartavorlagen-Editor

Der Editor zeigt links das Chartablatt mit dem Namen der Vorlage und dem Logo der Organisation und rechts die Liste der einfügbaren Elemente, in einem Akkordeon gruppiert. Ein Element fügen Sie ein, indem Sie es an eine Stelle auf dem Blatt ziehen. Solange das Blatt leer ist, wird der Hinweis Ziehen Sie ein Element von rechts, um ein Feld hinzuzufügen angezeigt.

Elementgruppen

• Grundlagen — Abschnitt, Spalten, Kurzer Text, Langer Text, Einzelauswahlliste, Liste mit Mehrfachauswahl, Datum, Nummer, Tabelle, Anhänge, Link,
• Projektinformationen — Name des Projekts, Beschreibung des Projekts, Arbeitsbereiche, Projektstatus, Projektzustand, Projektportfolio, Erstellungsdatum,
• Projektattribute — die den Arbeitsbereichen der Vorlage zugeordneten Projektattribute, und Projektrollen — Projektleiter und die Projektrollen der Organisation,
• Zeitplan — Projekttermine, Dauer, Fortschritt, Zeitaufwand und Zeiterfassung, die Listen Aufgaben und Meilensteine, Ausgewählte Elemente des Zeitplans, Basisplanwerte (aktueller und erster Basisplan) mit Abweichungen sowie Zeitplanattribute,
• Budget — Kosten und Einnahmen des Projekts, tatsächliche und prognostizierte, das Projektbudget, Basisplanwerte (aktueller und erster Basisplan) mit Abweichungen, Listen der Kosten und Einnahmen, Ausgewählte Elemente des Budgets und Budgetattribute,
• Risiken — Risiken (Liste), Ausgewählte Risiken, Risikomatrix, und Produkte — Produkte (Liste) und Ausgewählte Produkte,
• Diagramm — Projekt-Scoring sowie die Diagramme Kosten und Einnahmen.

Die Elemente Zeitaufwand und Zeiterfassung stehen nur dann in der Liste, wenn die Module Ressourcen und Zeiterfassung eingeschaltet sind. Ein Element eines Moduls, das nach dem Erstellen der Vorlage ausgeschaltet wurde, zeigt in der Charta die Meldung Das Modul ist inaktiv.

Layout der Charta

• Ein Abschnitt ist eine Überschrift mit Name und Farbe, die die Charta in Teile gliedert.
• Spalten teilen eine Zeile in zwei Spalten, in die Sie Elemente ziehen. Eine leere Spalte entfernen Sie mit dem Papierkorbsymbol.
• Die Reihenfolge ändern Sie, indem Sie Elemente und Zeilen ziehen.

Ein Element bearbeiten und entfernen

Wenn Sie mit der Maus über ein Element fahren, erscheinen die Symbole für Stift und Papierkorb. Der Stift öffnet das Fenster Feld bearbeiten; das Papierkorbsymbol entfernt das Element aus der Vorlage. Das Fenster hängt vom Elementtyp ab:

• Texte, Datum, Anhänge, Link — Name und Beschreibung (die Beschreibung wird in der Charta neben dem Feld angezeigt),
• Nummer — wie oben, mit der Option Separator 1000 verwenden,
• Auswahllisten — Name, Beschreibung und die Liste der Optionen,
• Tabelle — Name, Beschreibung und die Spalten der Tabelle (bis zu 4), jeweils mit einem Typ: Text, Liste, Zahl oder Datum; Spalte hinzufügen fügt eine weitere hinzu,
• Abschnitt — Name und Farbe,
• Listen von Aufgaben, Meilensteinen, Risiken, Produkten und Budget sowie die Risikomatrix — Name, Filter (zum Beispiel Verspätet, Alle erledigt, Aktiv) und die Spaltenauswahl,
• Ausgewählte Elemente des Zeitplans und Ausgewählte Elemente des Budgets — Name, Beschreibung und die Spaltenauswahl; die Elemente selbst werden in der Charta im Projekt ausgewählt.

Änderungen im Editor werden sofort gespeichert. Früher erstellte Chartas ändern sich nicht: Sie haben ab dem Zeitpunkt der Erstellung eine eigene Kopie der Felder. Änderungen an der Vorlage erreichen eine Charta nur in ihrer neuen Fassung (siehe Neue Fassung einer Charta).