Plantillas de estatutos de proyectos
Una plantilla de carta de proyecto define el aspecto de una carta: las secciones, columnas y campos de que consta. A partir de una plantilla se puede crear cualquier número de cartas en los proyectos (consulta Crear una carta de proyecto). Las plantillas están en el menú principal, en Cartas de proyectos, siempre que el módulo Cartas de proyectos esté activado para tu organización (Configuración del sistema, pestaña Cartas de proyectos).
La lista de plantillas tiene la columna Nombre y, cuando la organización usa espacios de trabajo, la columna Espacios de trabajo. Haz clic en un nombre para abrir el editor de la plantilla. El elemento del menú y la lista son visibles para los usuarios con el permiso de cartas en un espacio de trabajo (consulta Espacios de trabajo y plantillas de cartas).
Gestión de plantillas
Añadir una plantilla
- Abre Cartas de proyectos en el menú principal.
- Haz clic en Añadir. Se abre la ventana Añadir una plantilla de carta de proyecto.
- Escribe el Nombre y elige los Espacios de trabajo (el campo se muestra cuando la organización usa espacios de trabajo).
- Haz clic en Añadir. Se abre una plantilla vacía, lista para construirla (consulta Editor de plantillas de cartas).
El nombre es obligatorio. Cuando aún no hay ninguna plantilla, la lista muestra el mensaje No hay elementos. Haga clic Añadir para crear una plantilla de carta de proyecto.
Cambiar el nombre y los espacios de trabajo
En el editor, el menú de la plantilla (el icono de engranaje junto al nombre) tiene la opción Editar. Abre la ventana Editar plantilla de carta de proyecto, donde cambias el nombre y los espacios de trabajo y guardas con Guardar.
Clonar
- Elige Clonar en el menú de la plantilla.
- En la ventana Añadir una plantilla de carta de proyecto, comprueba el nombre (se le añade un sufijo de copia) y los espacios de trabajo, y haz clic en Añadir.
La copia tiene la misma disposición de campos que el original y se abre para seguir trabajando en ella.
Eliminar
La opción Borrar del menú de la plantilla elimina la plantilla tras una confirmación. Las cartas creadas antes a partir de ella permanecen en sus proyectos con todo su contenido, pero ya no se puede crear una nueva versión de ellas.
Espacios de trabajo y plantillas de cartas
Cada plantilla de carta está asignada a uno o varios espacios de trabajo. La asignación decide:
- quién puede usar la plantilla — al crear una carta en un proyecto, la lista de plantillas muestra solo las plantillas que comparten un espacio de trabajo con el proyecto,
- quién gestiona la plantilla — los usuarios con el permiso Cartas en un espacio de trabajo pueden añadir, editar, clonar y eliminar las plantillas de ese espacio de trabajo. La lista les muestra solo las plantillas de sus espacios de trabajo,
- qué atributos de proyecto se pueden elegir — en el grupo de elementos Atributos de proyectos, el editor ofrece los atributos asignados a los espacios de trabajo de la plantilla (consulta Atributos de proyectos).
El permiso se concede en los permisos de espacio de trabajo de un usuario o de un grupo de usuarios: grupo Configuración, columna Cartas. Tiene un solo nivel y da la gestión completa de las plantillas de cartas del espacio de trabajo. Una plantilla nueva solo se puede asignar a espacios de trabajo en los que el usuario tiene este permiso; si lo tiene en un solo espacio de trabajo, el campo Espacios de trabajo no se muestra.
Para conceder permisos de espacio de trabajo, consulta Usuarios y permisos. Qué son los espacios de trabajo se explica en Espacios de trabajo.
Editor de plantillas de cartas
El editor muestra a la izquierda la hoja de la carta, con el nombre de la plantilla y el logotipo de la organización, y a la derecha la lista de elementos que se pueden insertar, agrupados en un acordeón. Un elemento se inserta arrastrándolo a un lugar de la hoja. Mientras la hoja está vacía, se muestra la indicación Arrastre un elemento desde la derecha para añadir un campo.
Grupos de elementos
- Básicos — Sección, Columnas, Texto breve, Texto largo, Lista de selección única, Lista de opciones múltiples, Fecha, Número, Tabla, Anexos, Enlace,
- Información del proyecto — Nombre del proyecto, Descripción del proyecto, Espacios de trabajo, Estado del proyecto, Salud del proyecto, Cartera de proyecto, Fecha de creación,
- Atributos de proyectos — los atributos de proyecto asignados a los espacios de trabajo de la plantilla, y Roles del proyecto — Gerente de proyecto y los roles de proyecto de la organización,
- Cronograma — fechas del proyecto, duración, progreso, tiempo requerido y registro de tiempo, las listas Tareas e Hitos, Elementos seleccionados del cronograma, valores del plan (último plan y primer plan) con desviaciones y campos del cronograma,
- Presupuesto — costes e ingresos del proyecto, reales y previstos, el presupuesto del proyecto, valores del plan (último plan y primer plan) con desviaciones, listas de costes e ingresos, Elementos seleccionados del presupuesto y atributos del presupuesto,
- Riesgos — Riesgos (lista), Riesgos seleccionados, Matriz de riesgos, y Productos — Productos (lista) y Productos seleccionados,
- Gráfico — Puntuación del proyecto y los gráficos Costes e Ingresos.
Los elementos Tiempo requerido y Registro de tiempo están en la lista solo cuando los módulos Recursos y Registro de tiempo están activados. Un elemento de un módulo que se desactivó después de crear la plantilla muestra en la carta el mensaje El módulo está inactivo.
Disposición de la carta
- Una Sección es un encabezado con un nombre y un color que divide la carta en partes.
- Columnas divide una fila en dos columnas, a las que arrastras elementos. Una columna vacía se elimina con el icono de la papelera.
- El orden se cambia arrastrando elementos y filas.
Editar y quitar un elemento
Al pasar el cursor sobre un elemento aparecen los iconos de lápiz y de papelera. El lápiz abre la ventana Editar campo; el icono de la papelera quita el elemento de la plantilla. La ventana depende del tipo de elemento:
- textos, fecha, anexos, enlace — Nombre y Descripción (la descripción se muestra junto al campo en la carta),
- Número — igual que lo anterior, con la opción Utilizar separador 1000,
- listas de selección — nombre, descripción y la lista de opciones,
- Tabla — nombre, descripción y las Columnas de la tabla (hasta 4), cada una con un tipo: texto, lista, número o fecha; Añadir columna añade otra,
- Sección — nombre y Color,
- listas de tareas, hitos, riesgos, productos y presupuesto, y la matriz de riesgos — nombre, Filtro (por ejemplo, Retrasadas y Todas completadas en la lista de tareas, o Activo en la de riesgos) y la elección de columnas,
- Elementos seleccionados del cronograma y Elementos seleccionados del presupuesto — nombre, descripción y la elección de columnas; los elementos propiamente dichos se eligen en la carta, en el proyecto.
Los cambios en el editor se guardan de inmediato. Las cartas creadas antes a partir de la plantilla no cambian: tienen su propia copia de los campos desde el momento de su creación. Los cambios de la plantilla llegan a una carta solo en su nueva versión (consulta Nueva versión de una carta).
