Szablony kart projektu

Szablon karty projektu określa, jak wygląda karta: z jakich sekcji, kolumn i pól się składa. Z jednego szablonu powstaje dowolnie wiele kart w projektach (zobacz Tworzenie karty projektu). Szablony są w menu głównym, w pozycji Karty projektów, o ile moduł Karty projektów jest włączony w organizacji (Ustawienia systemowe, zakładka Karty projektów).

Lista szablonów ma kolumnę Nazwa i, gdy w organizacji są obszary pracy, kolumnę Obszary pracy. Po kliknięciu nazwy otwiera się kreator szablonu. Pozycję menu i listę widzi osoba z uprawnieniem do kart w obszarze pracy (zobacz Obszary pracy i szablony kart).

Zarządzanie szablonami

Dodanie szablonu

1. W menu głównym należy wybrać pozycję Karty projektów. Pojawi się lista szablonów.
2. Po kliknięciu przycisku Dodaj otworzy się okno Dodaj szablon karty projektu.
3. Należy wpisać Nazwę i wybrać Obszary pracy (pole widoczne, gdy w organizacji są obszary pracy).
4. Po kliknięciu przycisku Dodaj otworzy się pusty szablon, gotowy do budowania (zobacz Kreator szablonu karty).

Nazwa jest wymagana. Gdy nie ma jeszcze żadnego szablonu, lista pokazuje komunikat Brak elementów. Kliknij Dodaj aby utworzyć szablon karty projektu.

Zmiana nazwy i obszarów

W kreatorze należy otworzyć menu szablonu (ikona koła zębatego obok nazwy) i wybrać opcję Edytuj. Otworzy się okno Edytuj szablon karty projektu, w którym zmienia się nazwę i obszary pracy. Zmiany zostaną zapisane po kliknięciu przycisku Zapisz.

Klonowanie

1. W menu szablonu należy wybrać opcję Klonuj. Otworzy się okno Dodaj szablon karty projektu.
2. W tym oknie należy sprawdzić nazwę (do nazwy dodaje się przyrostek kopii) i obszary pracy, a następnie kliknąć Dodaj. Zostanie utworzona kopia szablonu.

Kopia ma ten sam układ pól co oryginał i otwiera się do dalszej pracy.

Usunięcie

Aby usunąć szablon, należy wybrać opcję Usuń w menu szablonu i potwierdzić. Szablon zniknie z listy. Karty utworzone z niego wcześniej zostają w projektach z całą treścią, ale nie da się już z nich utworzyć nowej wersji.

Obszary pracy i szablony kart

Każdy szablon karty jest przypisany do jednego lub kilku obszarów pracy. Od tego przypisania zależy:

• kto może użyć szablonu — przy tworzeniu karty w projekcie lista szablonów pokazuje tylko te, które mają wspólny obszar pracy z projektem,
• kto zarządza szablonem — dodawać, edytować, klonować i usuwać szablony obszaru może osoba z uprawnieniem Karty w tym obszarze. Lista pokazuje jej tylko szablony jej obszarów,
• jakie atrybuty projektu są do wyboru — w grupie elementów Atrybut projektu kreator oferuje atrybuty przypisane do obszarów szablonu (zobacz Atrybuty projektu).

Uprawnienie nadaje się w uprawnieniach do obszarów pracy użytkownika albo grupy użytkowników: grupa Konfiguracja, kolumna Karty. Ma jeden stopień i daje pełne zarządzanie szablonami kart w obszarze. Nowy szablon można przypisać tylko do obszarów, w których użytkownik ma to uprawnienie; gdy ma je w jednym, pola Obszary pracy nie ma.

Jak nadawać uprawnienia do obszarów, opisuje dział Użytkownicy i uprawnienia, a czym są obszary — dział Obszary pracy.

Kreator szablonu karty

Kreator pokazuje po lewej stronie arkusz karty z nazwą szablonu i logo organizacji, a po prawej listę elementów do wstawienia, pogrupowanych w akordeon. Aby wstawić element, należy przeciągnąć go w wybrane miejsce arkusza. Element pojawi się na karcie. Dopóki arkusz jest pusty, widać podpowiedź Przeciągnij element z prawej strony aby dodać pole.

Grupy elementów

• Podstawowe — Sekcja, Kolumny, Krótki tekst, Długi tekst, Lista jednokrotnego wyboru, Lista wielokrotnego wyboru, Data, Numer, Tabela, Załączniki, Link,
• Informacje projektowe — Nazwa projektu, Opis projektu, Obszary pracy, Status projektu, Kondycja projektu, Portfel projektu, Data utworzenia,
• Atrybut projektu — atrybuty projektu przypisane do obszarów szablonu, Role projektowe — Kierownik projektu i role projektowe organizacji,
• Harmonogram — daty, czas trwania, postęp, czasochłonność i czas pracy projektu, listy Zadania i Kamienie milowe, Wybrane elementy harmonogramu, wartości planowe (ostatni i pierwszy plan) z odchyleniami oraz atrybuty harmonogramu,
• Budżet — koszty i przychody projektowe, wykonane i prognozowane, budżet projektu, wartości planowe (ostatni i pierwszy plan) z odchyleniami, listy kosztów i przychodów, Wybrane elementy budżetu oraz atrybuty budżetu,
• Ryzyka — Ryzyka (lista), Wybrane ryzyka, Matryca ryzyk, oraz Produkty — Produkty (lista) i Wybrane produkty,
• Wykres — Scoring projektu, wykresy Koszty i Przychody.

Elementy Czasochłonność i Czas pracy są na liście tylko wtedy, gdy włączone są moduły Zasoby i Czas pracy. Element modułu, który został wyłączony już po utworzeniu szablonu, pokazuje w karcie komunikat Moduł jest nieaktywny.

Układ karty

• Sekcja to nagłówek z nazwą i kolorem, który dzieli kartę na części.
• Kolumny dzielą wiersz na dwie kolumny, do których przeciąga się elementy. Pustą kolumnę usuwa ikona kosza.
• Kolejność zmienia się przeciągnięciem elementów i wierszy.

Edycja i usunięcie elementu

Po najechaniu na element pojawiają się ikona ołówka i ikona kosza. Ołówek otwiera okno Edytuj pole; kosz usuwa element z szablonu. Okno zależy od rodzaju elementu:

• teksty, data, załączniki, link — Nazwa i Opis (opis widać przy polu w karcie),
• Numer — jak wyżej, z opcją Użyj separatora 1000,
• listy wyboru — nazwa, opis i lista opcji,
• Tabela — nazwa, opis i Kolumny tabeli (do 4), każda z rodzajem: tekst, lista, liczba albo data; przycisk Dodaj kolumnę dodaje kolejną,
• Sekcja — nazwa i Kolor,
• listy zadań, kamieni milowych, ryzyk, produktów i budżetu oraz matryca ryzyk — nazwa, Filtr (na przykład Opóźnione, Wszystkie wykonane, Aktywne) i wybór kolumn,
• Wybrane elementy harmonogramu i Wybrane elementy budżetu — nazwa, opis i wybór kolumn; same elementy wskazuje się w karcie w projekcie.

Zmiany w kreatorze zapisują się od razu. Karty utworzone wcześniej z szablonu nie zmieniają się: mają własną kopię pól z chwili utworzenia. Zmiany szablonu trafiają do karty dopiero w jej nowej wersji (zobacz Nowa wersja karty).