Projekt-Programme

Ein Programm fasst mehrere Projekte zusammen, damit Sie sie als Ganzes ansehen und neu berechnen können. Es zeigt einen gemeinsamen Zeitplan aller Projekte des Programms und ermöglicht es, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben aus verschiedenen Projekten neu zu berechnen. Programme finden Sie im Hauptmenü unter Programme. Die Liste zeigt die Namen der Programme und ihre Projekte.

Der Zugriff auf Programme hängt von der Berechtigung Programme in den Benutzerberechtigungen ab (siehe Benutzer): Ein Teilnehmer sieht nur die Programme, denen er zugewiesen ist, ein Assistent kann außerdem neue Programme erstellen, und ein Administrator sieht und ändert alle Programme. Programme sind nicht von Arbeitsbereichen abhängig.

Programm erstellen und bearbeiten

Programm hinzufügen

1. Wechseln Sie im Hauptmenü zu Programme. Die Schaltfläche zum Hinzufügen sehen Benutzer, die Programme erstellen dürfen.
2. Klicken Sie auf Hinzufügen (Neues Programm).
3. Geben Sie im Feld Name den Namen ein und klicken Sie auf Hinzufügen.

Nachdem das Programm erstellt wurde, öffnet sich seine Ansicht zusammen mit dem Fenster zum Hinzufügen von Projekten (siehe Projekte in einem Programm). Ein Benutzer, der kein Programmadministrator ist, erhält automatisch das Recht, das neue Programm zu bearbeiten.

Umbenennen und Löschen

Das Zahnrad neben dem Programmnamen öffnet ein Menü mit Umbenennen, Berechtigungen und Löschen. Das Menü steht Benutzern zur Verfügung, die das Programm bearbeiten dürfen. Das Löschen eines Programms erfordert eine Bestätigung. Es entfernt nur das Programm und seine Benachrichtigungen; die Projekte und ihre Zeitpläne bleiben unverändert.

Projekte in einem Programm

Die Projekte eines Programms werden im Fenster Liste der Projekte festgelegt, das sich mit der Schaltfläche Projektmanagement in der Programmansicht öffnet.

• Hinzufügen. Die Schaltfläche Projekt hinzufügen öffnet eine Liste von Projekten zur Auswahl. Zu einem Programm können Sie nur Projekte hinzufügen, in denen Sie das Recht haben, die Projekteinstellungen zu ändern (meist als Projektleiter oder Administrator). Ein Projekt kann in einem Programm nur einmal vorkommen.
• Entfernen. Das Löschsymbol in einer Projektzeile entfernt das Projekt aus dem Programm. Das Projekt bleibt im System.
• Reihenfolge. Legen Sie die Reihenfolge der Projekte durch Ziehen der Zeilen fest. Die Reihenfolge bestimmt, wie die Projekte im Programmzeitplan angeordnet sind.

Zu jedem Projekt zeigt die Liste Name, Projektstatus und Projektleiter. Bestätigen Sie die Änderungen mit Speichern. Das Schließen des Fensters mit nicht gespeicherten Änderungen erfordert eine Bestätigung. Ein leeres Programm zeigt die Meldung Keine Projekte. Um sie hinzuzufügen, klicken Sie auf mit der Schaltfläche Projektmanagement. Ein Benutzer ohne Bearbeitungsrechte sieht die Meldung Dem Programm sind keine Projekte zugewiesen.

Programmzeitplan

Die Programmansicht zeigt einen gemeinsamen Zeitplan aller Projekte des Programms. Sie hat zwei Registerkarten: Liste und Gantt. Jedes Projekt ist eine Zeile der obersten Ebene, darunter stehen seine Aufgaben und Meilensteine.

• Die Ansicht ist schreibgeschützt. Aufgaben bearbeiten Sie nicht im Programm.
• Ein Klick auf einen Projektnamen öffnet den Zeitplan dieses Projekts, ein Klick auf einen Aufgabennamen öffnet die Aufgabe in dem Projekt, zu dem sie gehört.
• Zeilennummerierung und WBS-Struktur sind für jedes Projekt getrennt.
• Die Schaltfläche Filter schränkt die Ansicht nach Status, Elementtyp, Eigentümer und Daten ein. Der Filter wird nicht gespeichert.
• In der Liste schaltet die Schaltfläche Spalten die Zeilennummer, die WBS-Spalte und weitere Spalten ein (zum Beispiel Eigentümer, Start, Ende, Dauer, Fortschritt, Letzte Änderung), und in der Gantt-Ansicht schaltet die Schaltfläche Diagramm die Nummer, die WBS-Spalte, die Daten, die Eigentümer und die heutige Linie ein. Der Schieberegler stellt den Zoom ein.
• Spalten- und Diagrammeinstellungen speichert im Programm eine Person mit Bearbeitungsrechten, und sie gelten für alle, die das Programm öffnen. Ein Benutzer ohne Bearbeitungsrechte kann sie nur für die Dauer ändern, in der die Ansicht geöffnet ist.

Projektzeitpläne werden in den Projekten selbst bearbeitet (siehe Projektzeitplan).

Abhängigkeiten in einem Programm neu berechnen

Abhängigkeiten zwischen Aufgaben aus verschiedenen Projekten werden nach einer Änderung der Daten nicht sofort neu berechnet (siehe Abhängigkeiten zwischen Zeitplanelementen). Die Neuberechnung starten Sie im Programm. Die Schaltflächen für die Neuberechnung stehen Personen zur Verfügung, die das Programm bearbeiten dürfen.

1. Klicken Sie in der Zeitplanansicht des Programms auf Abhängigkeiten neu berechnen. Die Anwendung führt eine Simulation für alle Projekte des Programms durch. Die Ansicht wechselt zu einer Vorschau, in der die Datumsspalten die aktuellen und die neuen Daten zeigen.
2. Prüfen Sie die Ergebnisse. Die Schaltfläche Nur Änderungen anzeigen lässt in der Liste die Elemente stehen, deren Daten sich ändern, und Alle anzeigen stellt die vollständige Ansicht wieder her.
3. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen, oder auf Abbrechen, um sie zu verwerfen.

Hinweis: Nach dem Speichern ändern sich die Daten dauerhaft in allen Projekten, die von der Neuberechnung betroffen sind. In jedem von ihnen erscheint ein Eintrag im Zeitplanverlauf über die Aktualisierung nach der Neuberechnung der Abhängigkeiten im Programm (siehe Zeitplanverlauf).

Wenn die Abhängigkeiten eine Schleife bilden, erscheint die Meldung Der Zeitplan enthält eine Schleife. Datumsangaben können nicht neu berechnet werden. Das Verlassen der Ansicht mit einer nicht gespeicherten Vorschau erfordert die Bestätigung, dass Sie die Änderungen verwerfen.

Programmberechtigungen

Das Zahnradmenü neben dem Programmnamen enthält den Eintrag Berechtigungen. Er öffnet das Fenster Berechtigungen mit einer Liste der Benutzer und ihrer Zugriffsstufe auf das Programm: Vorschau oder Bearbeitung.

1. Klicken Sie auf Hinzufügen. Das Fenster Hinzufügen wird geöffnet.
2. Wählen Sie einen Benutzer und eine Zugriffsstufe und klicken Sie auf Hinzufügen.
3. Speichern Sie die Änderungen im Fenster Berechtigungen. Wenn Sie einen Benutzer aus der Liste entfernen, verliert er den Zugriff auf das Programm.

Personen mit der Berechtigung Administrator für Programme stehen dauerhaft auf der Liste und haben immer das Bearbeitungsrecht (der Tooltip Die Berechtigungen stammen aus der Funktion des Administrators von Programmen.). Ein Benutzer, der zu einem Programm hinzugefügt wird oder den Zugriff verliert, erhält eine Benachrichtigung. Die Stufe Bearbeitung erlaubt es, den Namen, die Projekte, die Berechtigungen und die Ansichtseinstellungen zu ändern und Abhängigkeiten neu zu berechnen, die Stufe Vorschau erlaubt nur, den Zeitplan anzusehen.