Programas de proyectos

Un programa agrupa varios proyectos para que puedas verlos y recalcularlos como un conjunto. Muestra un cronograma combinado de todos los proyectos del programa y permite recalcular las dependencias entre tareas de proyectos distintos. Los programas están en el menú principal, en Programas. La lista muestra los nombres de los programas y sus proyectos.

El acceso a los programas depende del permiso Programas de los permisos del usuario (consulta Usuarios): un Participante ve solo los programas a los que está asignado, un Asistente también puede crear programas nuevos y un Administrador ve y modifica todos los programas. Los programas no dependen de los espacios de trabajo.

Crear y editar un programa

Añadir un programa

1. Ve a Programas en el menú principal. El botón de añadir lo ven los usuarios que pueden crear programas.
2. Haz clic en Añadir (Nuevo programa).
3. Escribe el nombre en el campo Nombre y haz clic en Añadir.

Cuando se crea el programa, se abre su vista junto con la ventana para añadir proyectos (consulta Proyectos de un programa). Un usuario que no es administrador de programas obtiene automáticamente el derecho a editar el programa nuevo.

Cambiar el nombre y borrar

La rueda dentada junto al nombre del programa abre un menú con Cambiar nombre, Permisos y Borrar. El menú está disponible para los usuarios que pueden editar el programa. Borrar un programa requiere confirmación. Solo elimina el programa y sus notificaciones; los proyectos y sus cronogramas permanecen sin cambios.

Proyectos de un programa

Los proyectos de un programa se definen en la ventana Lista de proyectos, que se abre con el botón Gestión de proyectos de la vista del programa.

• Añadir. El botón Añadir proyecto abre una lista de proyectos para elegir. A un programa solo puedes añadir proyectos en los que tengas derecho a cambiar la configuración del proyecto (normalmente como gerente de proyecto o administrador). Un proyecto solo puede aparecer una vez en un programa.
• Quitar. El icono de borrar de la fila de un proyecto quita el proyecto del programa. El proyecto permanece en el sistema.
• Orden. Define el orden de los proyectos arrastrando las filas. El orden determina cómo se disponen los proyectos en el cronograma del programa.

Para cada proyecto la lista muestra el Nombre, el Estado del proyecto y el Gerente de proyecto. Confirma los cambios con Guardar. Cerrar la ventana con cambios sin guardar requiere confirmación. Un programa vacío muestra el mensaje Sin proyectos. Para agregarlos, haga clic en con el botón Gestión de proyectos. Un usuario sin derechos de edición ve el mensaje No hay proyectos asignados al programa.

Cronograma del programa

La vista del programa muestra un cronograma combinado de todos los proyectos del programa. Tiene dos pestañas: Lista y Gantt. Cada proyecto es una fila de nivel superior, con sus tareas e hitos debajo.

• La vista es de solo lectura. Las tareas no se editan en el programa.
• Al hacer clic en el nombre de un proyecto se abre el cronograma de ese proyecto, y al hacer clic en el nombre de una tarea se abre en el proyecto al que pertenece.
• La numeración de filas y la estructura EDT son independientes para cada proyecto.
• El botón Filtro reduce la vista por estado, tipo de elemento, propietario y fechas. El filtro no se recuerda.
• En la lista, el botón Columnas activa el número de fila, la EDT y las columnas (por ejemplo Propietario, Inicio, Fin, Duración, Progreso, Último cambio), y en la vista Gantt el botón Gráfico activa el número, la EDT, las fechas, los propietarios y la línea de hoy. El control deslizante ajusta el zoom.
• La configuración de columnas y gráfico la guarda en el programa una persona con derechos de edición y se aplica a todos los que abren el programa. Un usuario sin derechos de edición solo puede cambiarla mientras la vista está abierta.

Los cronogramas de los proyectos se editan en los propios proyectos (consulta Cronograma del proyecto).

Recalcular dependencias en un programa

Las dependencias entre tareas de proyectos distintos no se recalculan inmediatamente después de que cambien las fechas (consulta Dependencias entre elementos del cronograma). El recálculo se inicia en el programa. Los botones de recálculo están disponibles para las personas que pueden editar el programa.

1. Haz clic en Recalcular dependencias en la vista del cronograma del programa. La aplicación ejecuta una simulación para todos los proyectos del programa. La vista pasa a una vista previa en la que las columnas de fechas muestran las fechas actuales y las nuevas.
2. Revisa los resultados. El botón Mostrar solo cambios deja en la lista los elementos cuyas fechas van a cambiar, y Mostrar todo restablece la vista completa.
3. Haz clic en Guardar para aplicar los cambios, o en Cancelar para descartarlos.

Nota: después de guardar, las fechas cambian de forma permanente en todos los proyectos afectados por el recálculo. En cada uno de ellos aparece una entrada en el historial del cronograma sobre la actualización tras recalcular las dependencias en el programa (consulta Historial del cronograma).

Si las dependencias forman un bucle, aparece el mensaje El cronograma contiene un bucle. No se pueden volver a calcular las fechas. Salir de la vista con una vista previa sin guardar requiere confirmar que abandonas los cambios.

Permisos del programa

El menú de la rueda dentada junto al nombre del programa tiene el elemento Permisos. Abre la ventana Permisos con una lista de usuarios y su nivel de acceso al programa: Vista previa o Edición.

1. Haz clic en Añadir. Se abre la ventana Añadir.
2. Elige un usuario y un nivel de acceso y haz clic en Añadir.
3. Guarda los cambios en la ventana Permisos. Quitar a un usuario de la lista le retira el acceso al programa.

Las personas con el permiso Administrador para programas están en la lista de forma permanente y siempre tienen derecho de edición (la información emergente Los permisos provienen de la función de administrador de programas). Un usuario que se añade a un programa o pierde el acceso recibe una notificación. El nivel Edición permite cambiar el nombre, los proyectos, los permisos y la configuración de la vista y recalcular dependencias, mientras que el nivel Vista previa solo permite ver el cronograma.