Program projektów

Program grupuje kilka projektów, aby przeglądać je i przeliczać jako jedną całość. Pokazuje zbiorczy harmonogram wszystkich projektów programu i pozwala przeliczyć zależności między zadaniami z różnych projektów. Programy są w menu głównym, w pozycji Programy. Lista pokazuje nazwy programów i ich projekty.

Dostęp do programów zależy od uprawnienia Programy ustawianego w uprawnieniach użytkownika (zobacz Użytkownicy): Uczestnik widzi tylko programy, do których został przypisany, Kreator dodatkowo tworzy nowe programy, a Administrator widzi i zmienia wszystkie programy. Programy nie zależą od obszarów pracy.

Tworzenie i edycja programu

Dodawanie programu

1. Należy przejść do pozycji Programy w menu głównym. Wyświetli się lista programów, a na niej przycisk dodawania, widoczny dla użytkowników z prawem tworzenia programów.
2. Po kliknięciu przycisku Dodaj otworzy się okno Nowy program.
3. Należy wpisać Nazwę i kliknąć przycisk Dodaj. Zostanie utworzony nowy program.

Po utworzeniu programu otwiera się jego widok wraz z oknem dodawania projektów (zobacz Projekty w programie). Użytkownik, który nie jest administratorem programów, dostaje w nowym programie prawo do edycji automatycznie.

Zmiana nazwy i usuwanie

Po kliknięciu koła zębatego obok nazwy programu otworzy się menu z pozycjami Zmień nazwę, Uprawnienia i Usuń. Menu jest dostępne dla użytkowników z prawem edycji programu. Po wybraniu pozycji Usuń należy potwierdzić usunięcie programu. Usuwa tylko program i związane z nim powiadomienia, a projekty i ich harmonogramy zostają bez zmian.

Projekty w programie

Aby ustawić projekty programu, należy w widoku programu kliknąć przycisk Zarządzanie projektami. Otworzy się okno Lista projektów.

• Dodawanie. Przycisk Dodaj projekt otwiera listę projektów do wyboru. Do programu można dodać tylko projekty, w których użytkownik ma prawo do zmiany ustawień projektu (zwykle jako kierownik lub administrator projektu). Każdy projekt może być tylko raz w programie.
• Usuwanie. Ikona usunięcia w wierszu projektu usuwa projekt z programu. Projekt zostaje w systemie.
• Kolejność. Projekty ustawia się przeciąganiem wierszy. Kolejność decyduje o układzie projektów w harmonogramie programu.

Lista pokazuje dla każdego projektu Nazwę, Status projektu i Kierownika projektu. Po kliknięciu przycisku Zapisz zmiany zostaną zapisane w programie. Zamknięcie okna z niezapisanymi zmianami wymaga potwierdzenia. W pustym programie widać komunikat Brak projektów. Aby je dodać kliknij z przyciskiem Zarządzanie projektami. Użytkownik bez prawa edycji widzi komunikat Brak projektów przypisanych do programu.

Harmonogram programu

Widok programu pokazuje zbiorczy harmonogram wszystkich projektów programu. Ma dwie zakładki: Lista i Gantt. Każdy projekt jest wierszem najwyższego poziomu, a pod nim widać jego zadania i kamienie milowe.

• Widok jest tylko do odczytu. Zadań nie edytuje się w programie.
• Kliknięcie nazwy projektu otwiera harmonogram tego projektu, a kliknięcie nazwy zadania otwiera je w projekcie, do którego należy.
• Numeracja wierszy i struktura WBS są osobne dla każdego projektu.
• Przycisk Filtr zawęża widok według statusu, rodzaju elementu, właściciela i dat. Filtr nie jest zapamiętywany.
• Na liście przycisk Kolumny włącza numer wiersza, WBS i kolumny (na przykład Właściciel, Start, Koniec, Czas trwania, Postęp, Ostatnia zmiana), a w widoku Gantt przycisk Wykres włącza numer, WBS, daty, właścicieli i linię dnia dzisiejszego. Suwak ustawia powiększenie.
• Ustawienia kolumn i wykresu zapisuje w programie osoba z prawem edycji i obowiązują one wszystkich, którzy program otwierają. Użytkownik bez prawa edycji może je zmieniać tylko na czas otwarcia widoku.

Harmonogramy projektów edytuje się w samych projektach (zobacz Harmonogram projektu).

Przeliczanie zależności w programie

Zależności między zadaniami z różnych projektów nie przeliczają się od razu po zmianie dat (zobacz Zależności między elementami harmonogramu). Przeliczenie uruchamia się w programie, według poniższych kroków. Przyciski przeliczania są dostępne dla osób z prawem edycji programu.

1. Po kliknięciu przycisku Przelicz zależności w widoku harmonogramu programu aplikacja wykona symulację dla wszystkich projektów programu. Widok przejdzie w podgląd, w którym kolumny dat pokażą daty dotychczasowe i nowe.
2. Następnie należy przejrzeć wyniki. Po kliknięciu przycisku Pokaż tylko zmiany na liście zostaną tylko elementy, których daty się zmienią, a po kliknięciu Pokaż wszystko wróci pełny widok.
3. Aby wprowadzić zmiany, należy kliknąć przycisk Zapisz, a aby zrezygnować, przycisk Anuluj. Po zapisie daty zostaną zmienione w projektach programu.

Uwaga: po zapisie daty zmieniają się trwale we wszystkich projektach, na które wpłynęło przeliczenie. W historii harmonogramu każdego z nich pojawia się wpis o aktualizacji po przeliczeniu zależności w programie (zobacz Historia harmonogramu).

Jeśli zależności tworzą pętlę, pojawia się komunikat Harmonogram zawiera pętlę. Nie można przekalkulować dat. Opuszczenie widoku z niezapisanym podglądem wymaga potwierdzenia porzucenia zmian.

Uprawnienia do programu

Aby nadać uprawnienia do programu, należy kliknąć koło zębate obok nazwy programu i wybrać pozycję Uprawnienia. Otworzy się okno Uprawnienia z listą użytkowników i ich poziomem dostępu do programu: Podgląd albo Edycja.

1. Po kliknięciu przycisku Dodaj otworzy się okno Dodaj.
2. Należy wybrać użytkownika i poziom dostępu, a następnie kliknąć przycisk Dodaj. Użytkownik pojawi się na liście w oknie Uprawnienia.
3. Na koniec należy zapisać zmiany w oknie Uprawnienia. Użytkownik usunięty z listy straci dostęp do programu.

Osoby z uprawnieniem Administrator do programów są na liście na stałe i mają zawsze prawo edycji (podpowiedź Uprawnienia pochodzą z funkcji administratora programów). Użytkownik dodany do programu albo pozbawiony dostępu dostaje powiadomienie. Poziom Edycja pozwala zmieniać nazwę, projekty, uprawnienia i ustawienia widoku oraz przeliczać zależności, a poziom Podgląd tylko oglądać harmonogram.