Projekt programok

A program több projektet csoportosít, hogy egy egészként lehessen megtekinteni és újraszámolni őket. Megjeleníti a program összes projektjének összevont ütemtervét, és lehetővé teszi a különböző projektek feladatai közötti függőségek újraszámítását. A programok a főmenüben, a Programok pont alatt találhatók. A lista a programok nevét és projektjeit mutatja.

A programokhoz való hozzáférés a felhasználói jogosultságokban beállított Programok jogosultságtól függ (lásd: Felhasználók): a Résztvevő szint csak azokat a programokat engedi látni, amelyekhez a felhasználó hozzá van rendelve, a Varázsló szint új programok létrehozását is lehetővé teszi, az Adminisztrátor szint pedig minden program megtekintését és módosítását. A programok nem függenek a munkaterületektől.

Program létrehozása és szerkesztése

Program hozzáadása

1. A főmenüben lépjen a Programok pontra. A hozzáadás gomb azoknak a felhasználóknak látható, akik programot hozhatnak létre.
2. Kattintson a Hozzáadás gombra (Új program).
3. Adja meg a Név mezőben a program nevét, és kattintson a Hozzáadás gombra.

A program létrehozása után megnyílik a nézete a projektek hozzáadására szolgáló ablakkal (lásd: Projektek a programban). Az a felhasználó, aki nem programadminisztrátor, automatikusan megkapja az új program szerkesztési jogát.

Átnevezés és törlés

A program neve melletti fogaskerék egy menüt nyit meg az Átnevezés, Jogosultságok és Törlés lehetőségekkel. A menü azoknak a felhasználóknak érhető el, akik szerkeszthetik a programot. A program törléséhez megerősítés szükséges. Csak a programot és az értesítéseit törli; a projektek és az ütemtervük változatlanok maradnak.

Projektek a programban

A program projektjeit a Projektek listája ablakban lehet beállítani, amely a program nézetében a Projektmenedzsment gombbal nyílik meg.

• Hozzáadás. A Projekt hozzáadása gomb megnyit egy projektlistát, amelyből választhat. Programhoz csak olyan projekteket adhat hozzá, amelyeknél jogosult a projektbeállítások módosítására (általában projektvezetőként vagy adminisztrátorként). Egy projekt csak egyszer szerepelhet egy programban.
• Eltávolítás. A projekt sorában lévő törlés ikon eltávolítja a projektet a programból. A projekt a rendszerben marad.
• Sorrend. A projektek sorrendjét a sorok húzásával állíthatja be. A sorrend határozza meg, hogyan helyezkednek el a projektek a program ütemtervében.

A lista minden projekthez megjeleníti a Név, a Projekt státusz és a Projektvezető oszlopot. A módosításokat a Mentés gombbal erősítse meg. Az ablak bezárásához mentetlen módosítások esetén megerősítés szükséges. Az üres programban ez az üzenet látható: Nincsenek projektek. Hozzáadásukhoz kattintson a — mellette a Projektmenedzsment gomb. A szerkesztési jog nélküli felhasználó ezt az üzenetet látja: A programhoz nem rendeltek projekteket.

A program ütemterve

A program nézete a program összes projektjének összevont ütemtervét mutatja. Két füle van: Lista és Gantt. Minden projekt egy legfelső szintű sor, alatta a feladataival és mérföldköveivel.

• A nézet csak olvasható. A feladatokat nem a programban szerkeszti.
• A projekt nevére kattintva megnyílik a projekt ütemterve, a feladat nevére kattintva pedig az a projekt, amelyhez tartozik.
• A sorszámozás és a WBS-szerkezet minden projektnél külön van.
• A Szűrő gomb állapot, elemtípus, tulajdonos és dátumok szerint szűkíti a nézetet. A szűrő beállítását az alkalmazás nem jegyzi meg.
• A listán az Oszlopok gomb a sorszámot, a WBS-t és az oszlopokat (például Tulajdonos, Kezdés, Vége, Időtartam, Haladás, Utolsó változás) kapcsolja be, a Gantt nézetben pedig a Grafikon gomb a sorszámot, a WBS-t, a dátumokat, a tulajdonosokat és a mai vonalat. A csúszka a nagyítást állítja.
• Az oszlopok és a grafikon beállításait a szerkesztési joggal rendelkező személy menti a programban, és mindenkire érvényesek, aki megnyitja a programot. A szerkesztési jog nélküli felhasználó csak a nézet megnyitásának idejére módosíthatja őket.

A projektek ütemtervét magukban a projektekben lehet szerkeszteni (lásd: Projekt ütemterve).

Függőségek újraszámítása a programban

A különböző projektek feladatai közötti függőségeket a dátumok módosítása után az alkalmazás nem számolja újra azonnal (lásd: Függőségek az ütemterv-elemek között). Az újraszámítást a programban indítja el. Az újraszámítás gombjai azoknak érhetők el, akik szerkeszthetik a programot.

1. Kattintson a program ütemtervének nézetében a Függőségek újraszámítása gombra. Az alkalmazás szimulációt futtat a program összes projektjére. A nézet előnézetre vált, amelyben a dátumoszlopok a jelenlegi és az új dátumokat mutatják.
2. Tekintse át az eredményeket. A Csak a változások megjelenítése gomb csak azokat az elemeket hagyja a listán, amelyeknek a dátuma megváltozik, az Az összes megjelenítése gomb pedig visszaállítja a teljes nézetet.
3. A módosítások alkalmazásához kattintson a Mentés gombra, az elvetésükhöz pedig a Mégse gombra.

Megjegyzés: mentés után a dátumok véglegesen megváltoznak az újraszámítás által érintett összes projektben. Mindegyikben megjelenik egy ütemterv-előzménybejegyzés a programban végzett függőség-újraszámítás utáni frissítésről (lásd: Az ütemterv előzményei).

Ha a függőségek hurkot alkotnak, megjelenik ez az üzenet: Az ütemterv tartalmaz egy hurkot. Nem lehet újraszámolni a dátumokat. Ha a mentetlen előnézettel hagyja el a nézetet, meg kell erősítenie a módosítások elvetését.

A program jogosultságai

A program neve melletti fogaskerékmenüben megtalálható a Jogosultságok pont. Megnyitja a Jogosultságok ablakot a felhasználók listájával és a programhoz való hozzáférésük szintjével: Előnézet vagy Szerkesztés.

1. Kattintson a Hozzáadás gombra. Megnyílik a Hozzáadás ablak.
2. Válasszon felhasználót és hozzáférési szintet, majd kattintson a Hozzáadás gombra.
3. Mentse a módosításokat a Jogosultságok ablakban. Ha eltávolít egy felhasználót a listáról, megvonja tőle a programhoz való hozzáférést.

A programokra vonatkozó Adminisztrátor jogosultsággal rendelkező személyek állandóan szerepelnek a listán, és mindig szerkesztési joggal rendelkeznek (az eszköztipp szövege: A jogosultságok a programok adminisztrátori funkciójából származnak). Az a felhasználó, akit hozzáadnak egy programhoz, vagy aki elveszíti a hozzáférést, értesítést kap. A Szerkesztés szint lehetővé teszi a név, a projektek, a jogosultságok és a nézet beállításainak módosítását, valamint a függőségek újraszámítását, az Előnézet szint pedig csak az ütemterv megtekintését.