Programmi del progetto

Un programma raggruppa più progetti, in modo da poterli vedere e ricalcolare come un insieme. Mostra un cronoprogramma combinato di tutti i progetti del programma e permette di ricalcolare le dipendenze tra attività di progetti diversi. I programmi si trovano nel menu principale, sotto Programmi. L’elenco mostra i nomi dei programmi e i loro progetti.

L’accesso ai programmi dipende dal permesso Programmi impostato nei permessi dell’utente (vedi Utenti): un Partecipante vede solo i programmi a cui è assegnato, un Assistente può anche creare nuovi programmi e un Amministratore vede e modifica tutti i programmi. I programmi non dipendono dagli spazi di lavoro.

Creare e modificare un programma

Aggiunta di un programma

1. Vai a Programmi nel menu principale. Il pulsante di aggiunta è visibile agli utenti che possono creare programmi.
2. Clicca su Aggiungi (Nuovo programma).
3. Inserisci il Nome e clicca su Aggiungi.

Dopo la creazione del programma si apre la sua vista insieme alla finestra per l’aggiunta dei progetti (vedi Progetti in un programma). Un utente che non è amministratore dei programmi ottiene automaticamente il diritto di modificare il nuovo programma.

Rinominare ed eliminare

L’ingranaggio accanto al nome del programma apre un menu con Rinominare, Permessi e Cancellare. Il menu è disponibile per gli utenti che possono modificare il programma. L’eliminazione di un programma richiede una conferma. Rimuove soltanto il programma e le sue notifiche; i progetti e i loro cronoprogrammi restano invariati.

Progetti in un programma

I progetti del programma si impostano nella finestra Elenco dei progetti, che si apre con il pulsante Gestione di progetto nella vista del programma.

• Aggiunta. Il pulsante Aggiungi progetto apre un elenco di progetti tra cui scegliere. A un programma puoi aggiungere solo progetti in cui hai il diritto di modificare le impostazioni del progetto (di solito come project manager o amministratore). Un progetto può comparire in un programma una sola volta.
• Rimozione. L’icona di eliminazione nella riga di un progetto rimuove il progetto dal programma. Il progetto resta nel sistema.
• Ordine. Imposta l’ordine dei progetti trascinando le righe. L’ordine decide come i progetti sono disposti nel cronoprogramma del programma.

Per ogni progetto l’elenco mostra Nome, Stato del progetto e Project Manager. Conferma le modifiche con Salva. La chiusura della finestra con modifiche non salvate richiede una conferma. Un programma vuoto mostra il messaggio Nessun progetto. Per aggiungerli, fare clic su seguito dal pulsante Gestione di progetto. Un utente senza diritti di modifica vede il messaggio Nessun progetto assegnato al programma.

Cronoprogramma del programma

La vista del programma mostra un cronoprogramma combinato di tutti i progetti del programma. Ha due schede: Elenco e Gantt. Ogni progetto è una riga di primo livello, con le sue attività e pietre miliari sotto.

• La vista è di sola lettura. Le attività non si modificano nel programma.
• Cliccando sul nome di un progetto si apre il cronoprogramma di quel progetto, e cliccando sul nome di un’attività la si apre nel progetto a cui appartiene.
• La numerazione delle righe e la struttura WBS sono separate per ogni progetto.
• Il pulsante Filtro restringe la vista in base a stato, tipo di elemento, proprietario e date. Il filtro non viene memorizzato.
• Nell’elenco il pulsante Colonne attiva il numero di riga, la WBS e le colonne (per esempio Proprietario, Inizio, Fine, Durata, Progresso, Ultima modifica), e nella vista Gantt il pulsante Grafico attiva il numero, la WBS, le date, i proprietari e la linea di oggi. Il cursore imposta lo zoom.
• Le impostazioni delle colonne e del grafico vengono salvate nel programma da una persona con diritti di modifica e valgono per tutti quelli che aprono il programma. Un utente senza diritti di modifica può cambiarle solo per il tempo in cui la vista resta aperta.

I cronoprogrammi dei progetti si modificano nei progetti stessi (vedi Cronoprogramma di progetto).

Ricalcolare le dipendenze in un programma

Le dipendenze tra attività di progetti diversi non vengono ricalcolate subito dopo la modifica delle date (vedi Dipendenze tra gli elementi del cronoprogramma). Il ricalcolo si avvia nel programma. I pulsanti di ricalcolo sono disponibili per le persone che possono modificare il programma.

1. Clicca su Ricalcola le dipendenze nella vista del cronoprogramma del programma. L’applicazione esegue una simulazione per tutti i progetti del programma. La vista passa a un’anteprima in cui le colonne delle date mostrano le date attuali e quelle nuove.
2. Esamina i risultati. Il pulsante Mostra solo le modifiche lascia nell’elenco gli elementi le cui date cambieranno, e Mostra tutto ripristina la vista completa.
3. Clicca su Salva per applicare le modifiche oppure su Annulla per rinunciare.

Nota: dopo il salvataggio le date cambiano in modo definitivo in tutti i progetti interessati dal ricalcolo. In ciascuno di essi compare una voce dello storico del cronoprogramma sull’aggiornamento dopo il ricalcolo delle dipendenze nel programma (vedi Storico del cronoprogramma).

Se le dipendenze formano un ciclo, compare il messaggio Il cronoprogramma contiene un ciclo. Impossibile ricalcolare le date. Uscire dalla vista con un’anteprima non salvata richiede di confermare l’abbandono delle modifiche.

Permessi del programma

Il menu dell’ingranaggio accanto al nome del programma contiene la voce Permessi. Apre la finestra Permessi con l’elenco degli utenti e il loro livello di accesso al programma: Anteprima o Modifica.

1. Clicca su Aggiungi. Si apre la finestra Aggiungi.
2. Scegli un utente e un livello di accesso, poi clicca su Aggiungi.
3. Salva le modifiche nella finestra Permessi. La rimozione di un utente dall’elenco gli toglie l’accesso al programma.

Le persone con il permesso Amministratore per i programmi sono sempre presenti nell’elenco e hanno sempre il diritto di modifica (il suggerimento I permessi provengono dalla funzione di amministratore dei programmi). Un utente aggiunto a un programma o che perde l’accesso riceve una notifica. Il livello Modifica consente di cambiare il nome, i progetti, i permessi e le impostazioni della vista e di ricalcolare le dipendenze, mentre il livello Anteprima consente solo di vedere il cronoprogramma.