Programy projektů

Program sdružuje několik projektů, abyste je mohli zobrazovat a přepočítávat jako jeden celek. Ukazuje společný harmonogram všech projektů programu a umožňuje přepočítat závislosti mezi úkoly z různých projektů. Programy najdete v hlavní nabídce pod položkou Programy. Seznam zobrazuje názvy programů a jejich projekty.

Přístup k programům závisí na oprávnění Programy nastaveném v oprávněních uživatele (viz Uživatelé): Účastník vidí jen programy, ke kterým je přiřazen, Průvodce může navíc vytvářet nové programy a Správce vidí a mění všechny programy. Programy nezávisejí na pracovních prostorech.

Vytvoření a úprava programu

Přidání programu

1. V hlavní nabídce přejděte na Programy. Tlačítko pro přidání vidí uživatelé, kteří smějí vytvářet programy.
2. Klikněte na Přidat (Nový program).
3. Zadejte Název a klikněte na Přidat.

Po vytvoření programu se otevře jeho zobrazení spolu s oknem pro přidání projektů (viz Projekty v programu). Uživatel, který není správcem programů, automaticky získá právo nový program upravovat.

Přejmenování a odstranění

Ozubené kolo vedle názvu programu otevře nabídku s položkami Přejmenovat, Oprávnění a Odstranit. Nabídka je dostupná uživatelům, kteří smějí program upravovat. Odstranění programu vyžaduje potvrzení. Smaže jen program a jeho oznámení; projekty a jejich harmonogramy zůstanou beze změny.

Projekty v programu

Projekty programu se nastavují v okně Seznam projektů, které se otevře tlačítkem Projektové řízení v zobrazení programu.

• Přidání. Tlačítko Přidat projekt otevře seznam projektů k výběru. Do programu lze přidat jen projekty, ve kterých máte právo měnit nastavení projektu (obvykle jako projektový vedoucí nebo správce). Projekt se v programu může objevit pouze jednou.
• Odebrání. Ikona odstranění v řádku projektu odebere projekt z programu. Projekt zůstane v systému.
• Pořadí. Pořadí projektů nastavíte přetažením řádků. Pořadí určuje, jak jsou projekty uspořádány v harmonogramu programu.

U každého projektu seznam ukazuje Název, Stav projektu a Projektový vedoucí. Změny potvrďte tlačítkem Uložit. Zavření okna s neuloženými změnami vyžaduje potvrzení. Prázdný program zobrazuje zprávu Žádné projekty. Chcete-li je přidat, klikněte s tlačítkem Projektové řízení. Uživatel bez práva úprav vidí zprávu Do programu nejsou přiřazeny žádné projekty.

Harmonogram programu

Zobrazení programu ukazuje společný harmonogram všech projektů programu. Má dvě záložky: Seznam a Gantt. Každý projekt je řádek nejvyšší úrovně a pod ním jsou jeho úkoly a milníky.

• Zobrazení je určeno jen pro čtení. Úkoly v programu neupravujete.
• Kliknutím na název projektu otevřete harmonogram tohoto projektu a kliknutím na název úkolu otevřete úkol v projektu, do kterého patří.
• Číslování řádků a struktura WBS jsou pro každý projekt samostatné.
• Tlačítko Filtr zúží zobrazení podle stavu, typu prvku, majitele a dat. Filtr se nepamatuje.
• V seznamu tlačítko Sloupce zapíná číslo řádku, WBS a sloupce (například Majitel, Start, Konec, Doba trvání, Pokrok, Poslední změna) a v zobrazení Gantt tlačítko Graf zapíná číslo, WBS, data, majitele a dnešní čáru. Posuvník nastavuje přiblížení.
• Nastavení sloupců a grafu ukládá v programu osoba s právem úprav a platí pro všechny, kdo program otevřou. Uživatel bez práva úprav je může změnit jen na dobu, po kterou je zobrazení otevřené.

Harmonogramy projektů se upravují přímo v projektech (viz Harmonogram projektu).

Přepočet závislostí v programu

Závislosti mezi úkoly z různých projektů se po změně dat nepřepočítávají okamžitě (viz Závislosti mezi položkami harmonogramu). Přepočet spouštíte v programu. Tlačítka přepočtu jsou dostupná osobám, které smějí program upravovat.

1. V zobrazení harmonogramu programu klikněte na Přepočítat závislosti. Aplikace provede simulaci pro všechny projekty programu. Zobrazení se přepne na náhled, ve kterém sloupce s daty ukazují aktuální a nová data.
2. Zkontrolujte výsledky. Tlačítko Zobrazit pouze změny ponechá v seznamu prvky, jejichž data se změní, a Zobrazit vše obnoví úplné zobrazení.
3. Kliknutím na Uložit změny použijete, kliknutím na Zrušit je zahodíte.

Poznámka: po uložení se data trvale změní ve všech projektech, kterých se přepočet týká. V každém z nich se objeví záznam v historii harmonogramu o aktualizaci po přepočtu závislostí v programu (viz Historie harmonogramu).

Pokud závislosti tvoří smyčku, zobrazí se zpráva Harmonogram obsahuje smyčku. Nelze přepočítat data. Opuštění zobrazení s neuloženým náhledem vyžaduje potvrzení, že změny zahazujete.

Oprávnění k programu

Nabídka ozubeného kola vedle názvu programu obsahuje položku Oprávnění. Otevře okno Oprávnění se seznamem uživatelů a jejich úrovní přístupu k programu: Náhled nebo Úprava.

1. Klikněte na Přidat. Otevře se okno Přidat.
2. Vyberte uživatele a úroveň přístupu a klikněte na Přidat.
3. Uložte změny v okně Oprávnění. Odebráním uživatele ze seznamu mu zrušíte přístup k programu.

Osoby s oprávněním Správce k programům jsou na seznamu trvale a vždy mají právo úprav (nápověda Oprávnění pocházejí z funkce správce programů). Uživatel, který je do programu přidán nebo o přístup přijde, dostane oznámení. Úroveň Úprava umožňuje měnit název, projekty, oprávnění a nastavení zobrazení a přepočítávat závislosti, úroveň Náhled umožňuje jen prohlížet harmonogram.