Programe de proiecte

Un program grupează mai multe proiecte pentru a le putea vedea și recalcula ca un întreg. Afișează o programare combinată a tuturor proiectelor din program și permite recalcularea dependențelor dintre activități din proiecte diferite. Programele se află în meniul principal, la Programe. Lista afișează numele programelor și proiectele lor.

Accesul la programe depinde de permisiunea Programe setată în permisiunile utilizatorului (vezi Utilizatori): un Participant vede doar programele la care este alocat, un Asistent poate crea și programe noi, iar un Administrator vede și modifică toate programele. Programele nu depind de spațiile de lucru.

Crearea și editarea unui program

Adăugarea unui program

1. Mergeți la Programe în meniul principal. Butonul de adăugare este vizibil utilizatorilor care pot crea programe.
2. Faceți clic pe Adaugă (Program nou).
3. Completați câmpul Nume și faceți clic pe Adaugă.

După crearea programului se deschide vizualizarea lui, împreună cu fereastra de adăugare a proiectelor (vezi Proiectele dintr-un program). Un utilizator care nu este administrator de programe primește automat dreptul de a edita noul program.

Redenumirea și ștergerea

Roata dințată de lângă numele programului deschide un meniu cu Redenumire, Drepturi și Ștergeți. Meniul este disponibil utilizatorilor care pot edita programul. Ștergerea unui program necesită confirmare. Se șterg doar programul și notificările lui; proiectele și programările lor rămân neschimbate.

Proiectele dintr-un program

Proiectele programului se stabilesc în fereastra Lista proiectelor, care se deschide cu butonul Management de proiect din vizualizarea programului.

• Adăugare. Butonul Adaugă proiect deschide o listă de proiecte din care alegeți. Într-un program puteți adăuga doar proiecte la care aveți dreptul de a modifica setările proiectului (de obicei ca manager de proiect sau administrator). Un proiect poate apărea într-un program o singură dată.
• Eliminare. Pictograma de ștergere din rândul unui proiect elimină proiectul din program. Proiectul rămâne în sistem.
• Ordine. Stabiliți ordinea proiectelor trăgând rândurile. Ordinea determină cum sunt aranjate proiectele în programarea programului.

Pentru fiecare proiect, lista afișează Nume, Starea proiectului și Manager de proiect. Confirmați modificările cu Salvare. Închiderea ferestrei cu modificări nesalvate necesită confirmare. Un program gol afișează mesajul Fără proiecte. Pentru a le adăuga, dați clic pe împreună cu butonul Management de proiect. Un utilizator fără drepturi de editare vede mesajul Niciun proiect atribuit programului.

Programarea programului

Vizualizarea programului afișează o programare combinată a tuturor proiectelor din program. Are două file: Lista și Gantt. Fiecare proiect este un rând de nivel superior, cu activitățile și jaloanele sale dedesubt.

• Vizualizarea este doar pentru citire. Activitățile nu se editează în program.
• Un clic pe numele unui proiect deschide programarea acelui proiect, iar un clic pe numele unei activități o deschide în proiectul din care face parte.
• Numerotarea rândurilor și structura WBS sunt separate pentru fiecare proiect.
• Butonul Filtru restrânge vizualizarea după stare, tipul elementului, proprietar și date. Filtrul nu este reținut.
• În listă, butonul Coloane activează numărul rândului, WBS și coloanele (de exemplu Proprietar, Start, Sfârșit, Durata, Progres, Ultima modificare), iar în vizualizarea Gantt butonul Grafic activează numărul, WBS, datele, proprietarii și linia zilei de azi. Cursorul stabilește nivelul de zoom.
• Setările coloanelor și ale graficului sunt salvate în program de o persoană cu drepturi de editare și se aplică tuturor celor care deschid programul. Un utilizator fără drepturi de editare le poate modifica doar cât timp vizualizarea este deschisă.

Programările proiectelor se editează în proiectele însele (vezi Programarea proiectului).

Recalcularea dependențelor într-un program

Dependențele dintre activitățile din proiecte diferite nu se recalculează imediat după modificarea datelor (vezi Dependențe între elementele de programare). Recalcularea se pornește în program. Butoanele de recalculare sunt disponibile persoanelor care pot edita programul.

1. Faceți clic pe Recalculează dependențele în vizualizarea programării programului. Aplicația rulează o simulare pentru toate proiectele din program. Vizualizarea trece la o previzualizare în care coloanele de date arată datele curente și cele noi.
2. Examinați rezultatele. Butonul Afișați numai modificările lasă în listă elementele ale căror date se vor schimba, iar Afișează tot restabilește vizualizarea completă.
3. Faceți clic pe Salvare pentru a aplica modificările sau pe Anulează pentru a renunța.

Notă: după salvare, datele se schimbă definitiv în toate proiectele afectate de recalculare. În fiecare dintre ele apare o înregistrare în istoricul programării despre actualizarea după recalcularea dependențelor din program (vezi Istoricul programării).

Dacă dependențele formează o buclă, apare mesajul Programarea conține o buclă. Nu se pot recalcula datele. Părăsirea vizualizării cu o previzualizare nesalvată necesită confirmarea faptului că renunțați la modificări.

Permisiunile programului

Meniul roții dințate de lângă numele programului are elementul Drepturi. Acesta deschide fereastra Drepturi cu o listă de utilizatori și nivelul lor de acces la program: Previzualizare sau Editare.

1. Faceți clic pe Adaugă. Se deschide fereastra Adaugă.
2. Alegeți un utilizator și un nivel de acces, apoi faceți clic pe Adaugă.
3. Salvați modificările în fereastra Drepturi. Eliminarea unui utilizator din listă îi retrage accesul la program.

Persoanele cu permisiunea Administrator pentru programe se află permanent în listă și au întotdeauna dreptul de editare (textul explicativ Drepturile provin de la funcția de administrator de programe). Un utilizator care este adăugat la un program sau își pierde accesul primește o notificare. Nivelul Editare permite modificarea numelui, a proiectelor, a drepturilor și a setărilor vizualizării, precum și recalcularea dependențelor, în timp ce nivelul Previzualizare permite doar vizualizarea programării.