Linii bugetare

O linie bugetară este un singur cost sau venit din bugetul proiectului, de exemplu „Licențe”, „Instruire” sau „Plata clientului”. Liniile pot fi grupate sub linii de grup, care însumează valorile liniilor de sub ele. Fiecare linie are un panou cu detaliile ei, previziunile, valorile reale, atașamentele, comentariile și istoricul modificărilor.

Liniile se află în fila Buget a proiectului (vezi Bugetul proiectului). Utilizatorii cu permisiunea de proiect Buget la nivelul Previzualizare consultă liniile, iar cei cu nivelul Administrație le adaugă, le modifică și le șterg (vezi Permisiunile proiectului).

Adăugarea unei linii

1. Deschideți fila Buget din proiect, în vizualizarea Lista sau Vedere periodică.
2. Faceți clic pe Cost nou sau, după ce faceți clic pe săgeata de lângă acest buton, pe Venit nou. În listă apare un rând nou, cu câmpul de nume în modul de editare.
3. Introduceți numele și apăsați Enter sau faceți clic în afara câmpului.

După salvarea cu Enter, dedesubt apare un alt rând gol de același tip, astfel încât puteți introduce liniile una după alta. Un nume gol nu creează o linie: rândul dispare. O linie nouă se așază sub rândul selectat din listă sau la sfârșitul listei, dacă nu este selectat nimic.

O linie poate fi adăugată și într-un loc ales: meniul rândului (clic dreapta sau pictograma cu trei puncte) are opțiunile Adaugă cost și Adaugă venit, cu submeniul Deasupra, Sub și Ca subelement. Linia este gata pentru editare ulterioară în panou (vezi Panoul liniei).

Butoanele de adăugare și meniurile de editare sunt vizibile utilizatorilor cu permisiunea Administrație asupra bugetului.

Structura și ordinea liniilor

Liniile sunt aranjate într-un arbore. O linie care are subelemente este o linie de grup: nu are sume, date, previziuni sau valori reale proprii, iar valorile ei sunt suma liniilor de sub ea. În coloanele de sume ale unei linii de grup vedeți atunci indiciul Valoarea este suma elementelor subordonate și nu poate fi editată. Un grup poate conține costuri, venituri sau ambele.

• Adăugarea unui subelement — opțiunea Ca subelement din meniul rândului (vezi Adăugarea unei linii).
• Mutarea — tragerea unui rând de mânerul din stânga îi schimbă ordinea sau îl mută sub o altă linie. O linie nu poate fi mutată în ea însăși sau într-unul dintre subelementele ei.
• Culoare — opțiunea Culoare din meniul rândului colorează rândul.

Notă: când primul subelement intră într-o linie obișnuită de același tip, valorile liniei părinte (sume, previziuni, valori reale, legătura cu programarea, atribute și culoare) trec la noul subelement, iar linia părinte devine linie de grup. Când subelementul are alt tip decât linia părinte, previziunile liniei părinte se șterg, iar valorile ei proprii se golesc. Regulile de mapare a valorilor reale care indică linia părinte se elimină.

O linie de grup nu poate fi schimbată în cost sau în venit. Fiecare mutare este consemnată în istoricul liniei.

Clonarea și schimbarea tipului

Clonarea

Clonarea creează o copie a unei linii, ceea ce accelerează introducerea unor costuri sau venituri asemănătoare.

1. Deschideți meniul liniei: clic dreapta sau pictograma cu trei puncte de pe rând, ori meniul din panoul liniei.
2. Alegeți Clonează cost (Clonează venituri) — în panou, Clonează.

Copia apare imediat sub original, cu numele și un sufix de copie. Copia păstrează tipul, sumele, previziunile, legătura cu programarea, atributele, descrierea, atașamentele și culoarea. Copia nu preia valorile reale, baza, comentariile și istoricul modificărilor. Clonarea unei linii de grup creează o linie de grup goală, fără subelemente.

Schimbarea tipului

Opțiunile Transformă în venituri și Transformă în cost din meniul liniei îi schimbă tipul. Valorile reale atribuite liniei sunt detașate în acest proces (trec în rândul Nealocate), deoarece tipul unei valori reale trebuie să corespundă tipului liniei. Schimbarea tipului este consemnată în istoricul liniei. Tipul unei linii de grup nu poate fi schimbat.

Panoul liniei

Panoul se deschide când faceți clic pe numele unei linii sau cu opțiunea Vezi detalii din meniul rândului. Antetul arată proiectul și calea liniilor părinte. Panoul conține:

• numele, modificat direct pe loc (nu poate fi gol),
• sumele Real, Previziune și Total și, când în proiect a fost aprobată o bază a bugetului, și Progres, Abatere și Baza (vezi Previziune, valoare reală, bază și diferență),
• o secțiune cu filele Previziune și Real: înregistrările liniei în timp, care pot fi restrânse printr-un interval de date (vezi Previziunile bugetului și Valorile reale ale bugetului). Într-o linie de grup secțiunea este doar pentru citire,
• câmpul Programare cu elementul de programare asociat și datele lui (vezi Legarea previziunilor de programare),
• atributele liniei (vezi Atributele liniilor bugetare),
• o descriere cu formatarea textului și atașamente (agrafa: un fișier, un link sau un fișier existent al proiectului),
• filele Comentarii (cu mențiuni) și Istoric — lista modificărilor liniei cu data și autorul.

Meniul panoului (pictograma cu trei puncte) are opțiunile: Copiază link-ul, Clonează, Transformă în cost sau Transformă în venituri, Asociază la programare, Adaugă valoare reală, Decalează previziunile în timp, Adu la zero previziunile trecute și Ștergeți.

Editarea în listă

• Nume — opțiunea Redenumire din meniul rândului sau un clic pe nume.
• Previziune — un clic pe suma unei linii care are o previziune sau niciuna modifică acea previziune sau o adaugă pe prima (golirea sumei o șterge). Când există mai multe previziuni, suma este un total și este blocată (Valoarea este suma componentelor și nu poate fi editată.).
• Suma și Execuție sunt totaluri, iar Data de start și Data de sfârșit provin din previziuni și valori reale, deci nu se editează direct.
• Atribute — un clic pe o celulă deschide un editor potrivit tipului atributului.

Sumele se introduc ca numere pozitive; semnul rezultă din tipul liniei. Modificările se salvează imediat și se consemnează în istoric. Utilizatorii cu permisiunea Administrație asupra bugetului pot edita; ceilalți văd panoul doar pentru citire.

Vizualizările bugetului

Fila Buget are trei vizualizări, care se comută în dreapta barei: Lista, Vedere periodică și Valori reale. Vizualizarea Valori reale este descrisă în Valorile reale ale bugetului.

Lista

Un arbore de linii cu coloane. În mod implicit vedeți Data de sfârșit, Suma, Previziune și Execuție. Butonul Coloane adaugă și ascunde coloane (Data de start, Progres, Abatere și Abatere procent, atributele liniilor și, după aprobarea unei baze a bugetului, și Baza) și stabilește ordinea lor. Rândul Total adună valorile întregului buget, iar Nealocate arată valorile reale fără linie. Butonul Export salvează lista într-un fișier.

Vedere periodică

Sumele liniilor împărțite pe perioade. Comutatorul de scală are Luna, Trimestrul și Anul. Butonul Rânduri alege seriile afișate pentru fiecare linie: Previziune, Real, Baza și abaterea ca sumă și ca procent. Sumele pe perioade pot fi editate direct, ca o previziune din listă. Butonul Export salvează vizualizarea într-un fișier.

Filtru

Butonul Filtru (vizualizările Lista și Vedere periodică) restrânge liniile după nume, tip (costuri, venituri), intervalul datelor de start și de sfârșit și valorile atributelor. Închiderea barei de filtrare șterge filtrul.

Browserul reține separat, pentru fiecare proiect și fiecare utilizator, setările coloanelor și ale seriilor, scala și filtrul, astfel încât acestea nu schimbă vizualizarea altor persoane.

Importul liniilor

Importul încarcă dintr-o dată multe linii dintr-un șablon de proiect sau dintr-un fișier. Opțiunile se află în meniul Setări de deasupra bugetului, la Importul liniilor bugetare; le văd utilizatorii cu permisiunea Administrație asupra bugetului.

Dintr-un șablon

1. Alegeți Din șablon. Se deschide expertul Import bugetar.
2. Alegeți un șablon de proiect și introduceți data de start. Datele liniilor se recalculează în raport cu această dată.
3. Faceți clic pe Următorul, verificați previzualizarea la pasul Previzualizare bugetară și confirmați.

Lista conține numai șabloanele atribuite spațiilor de lucru ale proiectului (vezi Spațiile de lucru și permisiunile pentru șabloane).

Din Microsoft Excel

1. Alegeți Din Microsoft Excel.
2. Încărcați fișierul (formate acceptate: .xlsx și .csv, până la 10 MB). Puteți descărca un șablon (Descarcă șablonul); fișierul șablon conține linii de exemplu, care trebuie șterse înainte de import.
3. Faceți clic pe Următorul și atribuiți coloanele fișierului câmpurilor: Nume, WBS, Descriere, Previziune, Execuție, atributele liniilor sau Omite. Pentru coloanele de sume indicați formatul datei.
4. Confirmați importul.

Coloana de nume este obligatorie (dacă lipsește, apare mesajul Coloana nume este obligatorie), coloanele nu se pot repeta (Coloana apare de mai multe ori), iar sumele de previziune și valorile reale dintr-un rând trebuie să aibă același semn (Toate sumele previziunilor și valorilor reale dintr-un rând trebuie să aibă același semn.). Tipul liniei urmează semnul: dacă fișierul are sume pozitive și negative, cele pozitive devin venituri, iar cele negative costuri; dacă are numai sume negative, toate sunt costuri; dacă are numai sume pozitive, fereastra întreabă dacă să fie importate drept costuri (Importul costurilor) sau drept venituri (Import venituri).

Liniile provenite dintr-un import au în istoric o înregistrare care spune că au fost create dintr-un șablon sau dintr-un fișier importat.

Ștergerea unei linii

1. Deschideți meniul liniei din lista bugetului (clic dreapta sau pictograma cu trei puncte) ori meniul din panoul liniei.
2. Alegeți Ștergeți.
3. Confirmați în fereastra Eliminarea unei linii bugetare.

Ștergerea unei linii elimină și subelementele ei, toate previziunile ei, istoricul ei de modificări și orice reguli de mapare a valorilor reale care indică spre ea. Linia părinte și totalurile proiectului se recalculează automat.

Notă: ștergerea nu poate fi anulată. Cine are încă deschisă linia ștearsă va vedea Această linie bugetară a fost ștearsă.

Atributele liniilor bugetare

Liniile bugetare pot fi descrise cu atribute personalizate, la fel ca proiectele. Atributele liniilor le definește un administrator al organizației în meniul principal: Setări de sistem, fila Buget, cardul Linii bugetare, secțiunea Atribute de buget, butonul Atribut nou. Ordinea atributelor din listă se stabilește prin tragere, iar filtrul Tip restrânge lista de atribute după tip.

Tipuri de atribute acceptate: text scurt și lung, listă cu alegere unică și cu selecție multiplă, număr, dată, link și câmp funcție (calcule cu date sau numere, de exemplu suma brută ca sumă netă înmulțită cu TVA).

Într-un proiect, atributele sunt vizibile în panoul liniei și ca coloane ale listei bugetului (butonul Coloane). Valorile se editează în listă sau în panou. O linie de grup nu are atribute. O linie preia valorile atributelor de la linia părinte când devine primul ei subelement (vezi Structura și ordinea liniilor). Atributele de buget pot fi folosite pentru filtrarea liniilor și în rapoartele bugetului.

Atributele valorilor reale, câmpuri separate care descriu o valoare reală, se definesc în aceeași filă, în cardul Valori reale (vezi Atributele valorilor reale ale bugetului). Tot în cardul Linii bugetare se stabilesc Locuri zecimale și Afișarea cheltuielilor (vezi Monedă și zecimale).