Бюджетні позиції

Бюджетна позиція — це одна витрата або один дохід у бюджеті проєкту, наприклад «Ліцензії», «Навчання» чи «Оплата від клієнта». Позиції можна групувати під груповими позиціями, які підсумовують значення позицій, що містяться під ними. Кожна позиція має панель зі своїми відомостями, прогнозами, виконанням, вкладеннями, коментарями та історією змін.

Позиції містяться на вкладці Бюджет проєкту (див. Бюджет проєкту). Користувачі з правом проєкту Бюджет на рівні Перегляд переглядають позиції, а користувачі з рівнем Адміністрація додають, змінюють і видаляють їх (див. Права доступу до проєкту).

Додавання позиції

1. Відкрийте вкладку Бюджет у проєкті, відображення Список або Періодичний розподіл.
2. Натисніть Нова витрата або, натиснувши стрілку біля цієї кнопки, Новий дохід. У списку з’явиться новий рядок із полем назви в режимі редагування.
3. Введіть назву та натисніть Enter або клацніть поза полем.

Після збереження клавішею Enter нижче з’являється ще один порожній рядок того самого типу, тож позиції можна вводити одну за одною. Порожня назва не створює позиції: рядок зникає. Нова позиція з’являється під виділеним рядком списку або в кінці списку, коли нічого не виділено.

Позицію можна додати й у вибраному місці: меню рядка (клацання правою кнопкою або піктограма з трьома крапками) має пункти Додати витрату та Додати дохід з підменю Вище, Нижче та Як дочірню позицію. Подальше редагування позиції виконується на панелі (див. Панель позиції).

Кнопки додавання та меню редагування бачать користувачі з правом Адміністрація на бюджет.

Структура та порядок позицій

Позиції розташовані у вигляді дерева. Позиція, що має дочірні позиції, є груповою: вона не має власних сум, дат, прогнозів чи виконання, а її значення — це сума позицій під нею. У стовпцях сум групової позиції ви побачите підказку Значення є сумою дочірніх елементів і не може бути відредаговане. Група може містити витрати, доходи або те й інше.

• Додавання дочірньої позиції — пункт Як дочірню позицію в меню рядка (див. Додавання позиції).
• Переміщення — перетягування рядка за ручку ліворуч змінює його порядок або переносить під іншу позицію. Позицію не можна перемістити в саму себе чи в її власну дочірню позицію.
• Колір — пункт Колір у меню рядка розфарбовує рядок.

Примітка: коли перша дочірня позиція потрапляє в звичайну позицію того самого типу, значення батьківської позиції (суми, прогнози, виконання, зв’язок з графіком, атрибути й колір) переходять до нової дочірньої позиції, а батьківська стає груповою. Коли тип дочірньої позиції відрізняється від типу батьківської, прогнози батьківської видаляються, а її власні значення очищаються. Правила зіставлення виконання, що вказують на батьківську позицію, видаляються.

Групову позицію не можна змінити на витрату чи дохід. Кожне переміщення записується в історію позиції.

Клонування та зміна типу

Клонування

Клонування створює копію позиції, що пришвидшує введення подібних витрат чи доходів.

1. Відкрийте меню позиції: клацніть правою кнопкою або піктограмою з трьома крапками в рядку, або скористайтеся меню на панелі позиції.
2. Виберіть Клонувати витрату (Клонувати доходи) — на панелі Клонувати.

Копія з’являється одразу під оригіналом, з назвою та суфіксом копії. Копія зберігає тип, суми, прогнози, зв’язок з графіком, атрибути, опис, вкладення та колір. Копія не успадковує виконання, план, коментарі й історію змін. Клонування групової позиції створює порожню групову позицію без дочірніх позицій.

Зміна типу

Пункти Перетворити на дохід і Перетворити на витрату в меню позиції змінюють її тип. Виконання, призначені позиції, при цьому відокремлюються (вони потрапляють у рядок Непризначені), оскільки тип виконання має збігатися з типом позиції. Зміна типу записується в історію позиції. Тип групової позиції змінити не можна.

Панель позиції

Панель відкривається, коли ви натискаєте назву позиції, або пунктом Подивитися деталі в меню рядка. У заголовку показано проєкт і шлях батьківських позицій. Панель містить:

• назву, яку змінюють на місці (вона не може бути порожньою),
• суми Виконання, Прогноз і Загалом, а коли в проєкті затверджено план бюджету, ще й Прогрес, Відхилення та План (див. Прогноз, Виконання, План та відхилення),
• розділ із вкладками Прогноз і Виконання: записи позиції в часі, які можна звузити діапазоном дат (див. Прогнози бюджету і Виконання бюджету). У груповій позиції розділ доступний лише для читання,
• поле Графік з пов’язаним елементом графіка та його датами (див. Зв’язування прогнозів з графіком),
• атрибути позиції (див. Атрибути бюджетних позицій),
• опис з форматуванням тексту та вкладення (скріпка: файл, посилання або наявний файл проєкту),
• вкладки Коментарі (із згадками) та Історія — список змін позиції з датою й автором.

Меню панелі (піктограма з трьома крапками) має пункти: Копіювати посилання, Клонувати, Перетворити на витрату або Перетворити на дохід, Пов’язати з графіком, Додати виконання, Зсунути прогнози в часі, Обнулити минулі прогнози і Видалити.

Редагування у списку

• Назва — пункт Перейменувати в меню рядка або клацання назви.
• Прогноз — клацання суми позиції, яка має один прогноз або жодного, змінює цей прогноз або додає перший (очищення суми видаляє його). За кількох прогнозів сума є підсумком і заблокована (Значення є сумою складових, і його не можна редагувати.).
• Сума і Виконання є підсумками, а Дата початку та Дата кінця випливають із прогнозів і виконання, тому безпосередньо не редагуються.
• Атрибути — клацання клітинки відкриває редактор, що відповідає типу атрибута.

Суми вводяться як додатні числа; знак випливає з типу позиції. Зміни зберігаються одразу та записуються в історію. Користувачі з правом Адміністрація на бюджет можуть редагувати; решта бачать панель лише для читання.

Відображення бюджету

Вкладка Бюджет має три відображення, які перемикаються праворуч на панелі: Список, Періодичний розподіл і Виконання. Відображення Виконання описано в розділі Виконання бюджету.

Список

Дерево позицій зі стовпцями. За замовчуванням ви бачите Дата кінця, Сума, Прогноз і Виконання. Кнопка Стовпці додає й приховує стовпці (Дата початку, Прогрес, Відхилення і Відхилення у відсотках, атрибути позицій, а після затвердження плану бюджету ще й План) та задає їхній порядок. Рядок Сума збирає значення всього бюджету, а Непризначені показує виконання без позиції. Кнопка Експорт зберігає список у файл.

Періодичний розподіл

Суми позицій, розбиті за періодами. Перемикач масштабу має варіанти Місяць, Квартал і Рік. Кнопка Рядки вибирає, які ряди показано для кожної позиції: Прогноз, Виконання, План та відхилення в сумі й у відсотках. Суми за періоди можна редагувати безпосередньо, як прогноз у списку. Кнопка Експорт зберігає відображення у файл.

Фільтр

Кнопка Фільтр (відображення Список і Періодичний розподіл) звужує позиції за назвою, типом (витрати, доходи), діапазоном дат початку й кінця та значеннями атрибутів. Закриття панелі фільтра скидає фільтр.

Браузер запам’ятовує налаштування стовпців і рядів, масштаб та фільтр окремо для кожного проєкту й кожного користувача, тому вони не змінюють вигляд для інших людей.

Імпорт позицій

Імпорт завантажує багато позицій одразу з шаблону проєкту або з файлу. Параметри містяться в меню Налаштування над бюджетом, у пункті Імпорт бюджетних позицій; їх бачать користувачі з правом Адміністрація на бюджет.

З шаблону

1. Виберіть З шаблону. Відкриється майстер Імпорт бюджету.
2. Виберіть шаблон проєкту й введіть дату початку. Дати позицій перераховуються відносно цієї дати.
3. Натисніть Далі, перевірте попередній перегляд на кроці Перегляд бюджету і підтвердьте.

Список містить лише шаблони, призначені робочим областям проєкту (див. Робочі області та дозволи на шаблони).

З Microsoft Excel

1. Виберіть З Microsoft Excel.
2. Завантажте файл (підтримувані формати: .xlsx і .csv, до 10 МБ). Можна завантажити шаблон (Завантажити шаблон); файл шаблону містить зразки позицій, які перед імпортом потрібно видалити.
3. Натисніть Далі й зіставте стовпці файлу з полями: Назва, WBS, Опис, Прогноз, Виконання, атрибути позицій або Пропустити. Для стовпців із сумами вкажіть формат дати.
4. Підтвердьте імпорт.

Стовпець назви обов’язковий (якщо його немає, з’являється повідомлення Колонка назва є обов’язковою), стовпці не можуть повторюватися (Стовпець зустрічається більше одного разу), а суми прогнозу та виконання в одному рядку мають мати однаковий знак (Усі суми прогнозів і виконання в одному рядку повинні мати однаковий знак.). Тип позиції визначається знаком: якщо у файлі є додатні й від’ємні суми, додатні стають доходами, а від’ємні — витратами; якщо є лише від’ємні, усі вони є витратами; якщо лише додатні, вікно запитує, чи імпортувати їх як витрати (Імпорт витрат), чи як доходи (Імпорт доходів).

Позиції, створені імпортом, мають в історії запис про те, що їх створено з шаблону або з імпортованого файлу.

Видалення позиції

1. Відкрийте меню позиції в списку бюджету (клацання правою кнопкою або піктограма з трьома крапками) чи меню на панелі позиції.
2. Виберіть Видалити.
3. Підтвердьте у вікні Видалення бюджетної позиції.

Видалення позиції видаляє також її дочірні позиції, усі її прогнози, історію змін і всі правила зіставлення виконання, що вказують на неї. Батьківська позиція та підсумки проєкту перераховуються автоматично.

Примітка: видалення неможливо скасувати. Той, у кого видалена позиція ще відкрита, побачить Цю бюджетну позицію було видалено.

Атрибути бюджетних позицій

Бюджетні позиції можна описувати користувацькими атрибутами, подібно до проєктів. Атрибути позицій визначає адміністратор організації в головному меню: Системні налаштування, вкладка Бюджет, картка Бюджетні позиції, розділ Атрибути бюджету, кнопка Новий атрибут. Порядок атрибутів у списку задається перетягуванням, а фільтр Тип звужує список атрибутів за типом.

Підтримувані типи атрибутів: короткий і довгий текст, список з одним вибором і список із множинним вибором, число, дата, посилання та поле-функція (обчислення на датах або числах, наприклад сума брутто як сума нетто, помножена на ставку ПДВ).

У проєкті атрибути видно на панелі позиції та як стовпці списку бюджету (кнопка Стовпці). Значення редагуються у списку або на панелі. Групова позиція не має атрибутів. Позиція успадковує значення атрибутів від батьківської, коли стає її першою дочірньою позицією (див. Структура та порядок позицій). Атрибути бюджету можна використовувати для фільтрування позицій і в звітах за бюджетом.

Атрибути виконання — окремі поля, що описують виконання, — визначаються на тій самій вкладці, на картці Виконання (див. Атрибути виконання бюджету). На тій самій картці Бюджетні позиції налаштовуються й Десяткові знаки та Відображення витрат (див. Валюта та десяткові знаки).