Бюджетні позиції

Бюджетна позиція — це окрема стаття витрат або доходів у бюджеті проєкту, наприклад «Ліцензії», «Навчання» чи «Оплата від клієнта». Позиції можна групувати під груповими позиціями, які підсумовують значення вкладених у них позицій. Кожна позиція має панель зі своїми деталями, прогнозами, виконанням, вкладеннями, коментарями та історією змін.

Додати статтю бюджету

Додайте витрати

Перейдіть на вкладку Бюджет обраного проекту.
На вкладці “Бюджет ” натисніть “Нові витрати”. Поле у стовпчику “Назва ” буде виділено. Поруч з ним ви можете побачити іконку кола зі знаком долара, що позначає витрати.
Введіть назву витрат і підтвердіть.
Клацніть за межами поля Назва або натисніть Enter, щоб затвердити назву витрат.

Додайте доходи

Перейдіть на вкладку Бюджет обраного проекту.
Натисніть стрілку поруч з кнопкою Нові витрати на вкладці Бюджет. З’явиться опція Нові доходи.
Натисніть ” Нові доходи”. Поле у стовпчику “Назва ” буде виділено. Поруч з ним ви можете побачити іконку мішечка зі знаком долара посередині, що означає доходи.
Введіть назву доходів та підтвердіть.
Клацніть за межами поля Назва або натисніть Enter, щоб підтвердити введену назву доходів.

Агрегування статей у списку бюджетному

Агреговані статті бюджету – це групи витрат, доходів або і тих, і інших. Групування цих статей дозволяє розділити їх на менші частини або об’єднати у більші групи. Загальний підсумок групи – це сума її частин. Ці групові статті не мають дат або конкретних значень, таких як центр витрат, тип витрат або капітальні/основні витрати.

Клонувати статті бюджету

Клонування бюджетних статей – це потужна функція, яка може прискорити створення бюджету вашого проекту. Коли ви клонуєте статтю бюджету, створюється дублікат статті з тими самими даними. Це особливо корисно, коли ваш бюджет включає кілька схожих статей. Замість того, щоб створювати кожен з них вручну, ви можете клонувати існуючий елемент і змінювати специфічні атрибути, які відрізняються.

При клонуванні статті бюджету дублюються такі атрибути: Статус, Сума, Дата, Центр витрат, Тип витрат, Капітальні/Операційні витрати, Постачальник, Номер документа, Посилання на Графік, Опис та Додатки.
Однак зверніть увагу, що коментарі та історія бюджетної статті не клонуються. Це гарантує, що кожен елемент зберігає свій унікальний запис про обговорення та зміни.

Клонування бюджетної статті в бюджетному розписі

У вашому проекті перейдіть на вкладку “Бюджет”.
У списку бюджетів наведіть курсор на рядок, що відповідає статті бюджету, яку ви хочете клонувати. За назвою елемента з’являється символ з трьома крапками.
Натисніть на символ з трьома крапками. Відкриється меню доступних опцій.
Виберіть Клонувати витрати ( для витрат) або Клонувати доходи (для доходів ).
Нова бюджетна стаття з’являється під оригінальною в бюджетному списку. Вона має ту саму назву, що й оригінальна стаття Бюджету, і примітку “Копія”.

Клонування бюджетної статті на панелі бюджетних статей

На вкладці Бюджет вашого проекту натисніть назву статті бюджету, яку ви хочете клонувати. У правій частині екрана відкриється панель статей бюджету. У правому верхньому куті ви побачите символ з трьома крапками.
Натисніть на символ з трьома крапками. З’явиться меню доступних опцій.
Натисніть Клонувати. Під оригінальною бюджетною статтею з’явиться нова бюджетна стаття. Вона має ту саму назву, що й оригінал, і примітку “Копія”.

Змінити тип статті бюджету

Зміна типу бюджетної статті у списку бюджетів

У вашому проекті перейдіть на вкладку “Бюджет”.
У списку бюджетів наведіть курсор на рядок, що відповідає статті бюджету, тип якої ви хочете змінити. За назвою з’являється символ з трьома крапками.
Натисніть на символ з трьома крапками. Відкриється меню доступних опцій.
Виберіть Змінити на витрати ( для доходів) або Змінити на доходи (для витрат ).
Тип бюджетної статті та піктограма поруч з назвою бюджетної статті відображають новий тип.

Змінити тип бюджетної статті на панелі бюджетних статей

У вашому проекті перейдіть на вкладку “Бюджет”.
Натисніть на назву статті бюджету, яку ви хочете змінити. Панель статей бюджету відкривається в правій частині екрана. У правому верхньому куті ви побачите символ з трьома крапками.
Натисніть на символ з трьома крапками. З’явиться меню доступних опцій.
Натисніть Змінити на витрати ( для доходів) або Змінити на доходи (для витрат ).
Тип бюджетної статті та піктограма поруч з назвою бюджетної статті відображають новий тип.

Редагувати деталі бюджетної статті

Редагування значення бюджетної статті у списку бюджетів

Щоб змінити значення статті бюджету, перейдіть на вкладку Бюджет.
Натисніть на поле Сума статті бюджету.
Введіть нове значення.
Клацніть за межами поля або натисніть Enter, щоб зберегти його.

Відредагуйте значення бюджетної статті на панелі бюджетних статей

Щоб змінити значення статті бюджету, перейдіть на вкладку Бюджет.
Натисніть на назву статті бюджету, щоб відкрити панель статей бюджету.
Клацніть поле Сума і введіть нове значення.
Клацніть за межами поля або натисніть Enter, щоб зберегти його.

Редагування дати бюджетної статті у списку бюджетів

Щоб змінити дату бюджетної статті, перейдіть на вкладку Бюджет.
Клацніть на поле “Дата ” статті бюджету. Відкриється календар.
Виберіть дату, натиснувши на потрібний день у календарі.

Редагування дати бюджетної статті на панелі бюджетної статті

Щоб змінити дату бюджетної статті, перейдіть на вкладку Бюджет.
Натисніть на назву статті бюджету, щоб відкрити панель статей бюджету.
Клацніть на поле “Дата ” статті бюджету. Відкриється календар.
Виберіть дату, натиснувши на потрібний день у календарі.

Редагування властивостей: Центр витрат, Тип витрат, Капітальні/Операційні витрати у списку бюджетів

На вкладці Бюджет у списку бюджетів клацніть поле властивості, яку ви хочете відредагувати, у рядку вибраної статті бюджету. Розгорнеться список з доступними значеннями для вибраного поля.
Виберіть значення.
Значення відображається у стовпчику, що відповідає вибраній властивості.

Редагування властивостей: Центр витрат, Тип витрат, Капітальні/Витрати на панелі бюджетної статті.

На вкладці Бюджет клацніть назву обраної статті бюджету. Відкриється панель бюджетної статті.
На панелі бюджетної статті натисніть на поле властивості, яку ви хочете відредагувати. Розгорнеться список із доступними значеннями для вибраного поля.
Виберіть значення.
Значення відображається у стовпчику, що відповідає вибраній властивості.

Редагувати властивості: Постачальник, Номер документа на панелі статей бюджету

На вкладці Бюджет клацніть назву обраної статті бюджету. Відкриється панель бюджетної статті.
Натисніть на поле властивості, яку ви хочете відредагувати. Поле перейде в режим редагування.
Введіть потрібне значення і підтвердіть.
Щоб підтвердити введене значення, клацніть за межами поля або натисніть Enter. Введене значення відображається в полі, що відповідає вибраній властивості.

Перегляд списку бюджетів

Бюджет проекту, за замовчуванням, представлений у вигляді списку. Цей список включає всі витрати, доходи та згруповані статті бюджету. Ви можете змінити вигляд списку, вибравши, які стовпці показувати, відфільтрувавши елементи, а також відкривши або закривши згруповані елементи.

Нові статті бюджету розміщуються в кінці списку. Але, як і в графіку проекту, ви можете додавати витрати і доходи в будь-якому місці списку.

Виберіть, які стовпці показувати або приховувати у списку бюджету проекту. Кожен користувач може мати свої налаштування для кожного бюджету проекту. Отже, якщо один користувач приховує стовпець в одному проекті, це не впливає на те, що бачать інші користувачі. Те саме стосується одного і того ж користувача в різних проектах. Якщо користувач приховує стовпець в одному проекті, він не буде прихований в інших.

Додайте статтю бюджету під вибраною позицією

Виберіть бюджетну статтю, під якою ви хочете додати нову, натиснувши на рядок бюджетної статті в недоступному для редагування місці. Рядок обраної статті бюджету буде виділено світло-сірим кольором.
Додайте нову статтю бюджету (витрати або доходи) за допомогою кнопки Нові витрати або Нові доходи.

Дивіться, як додати нові витрати або доходи: Додати статтю бюджету.

Нова стаття бюджету буде додана під позначеною статтею.

Додайте статтю бюджету за допомогою опції Додати вище/нижче

На вкладці Бюджет у списку бюджетів наведіть курсор на рядок статті бюджету, до якого ви хочете додати нову статтю. За назвою статті Бюджету з’явиться символ з трьома крапками.
Натисніть на символ з трьома крапками. Відкриється меню з доступними опціями: Додати витрати та Додати доходи.
Наведіть курсор на Додати витрати або Додати доходи. З’явиться список варіантів: Вище і Нижче.
Натисніть вище або нижче. Поле в стовпчику “Назва ” виділяється в списку бюджетів вище або нижче (залежно від обраної опції). Поруч з ним ви побачите іконку, що відповідає вибраному типу бюджетної статті. Значок кола зі знаком долара в центрі позначає витрати. Іконка мішечка зі знаком долара в центрі вказує на доходи.
Введіть назву нової статті бюджету і підтвердіть. Щоб підтвердити введену назву, клацніть за межами поля Назва або натисніть Enter.

Увімкнення та вимкнення видимості стовпців у списку бюджетів

На вкладці Бюджет у списку бюджетів натисніть кнопку Стовпці . З’явиться список стовпців, доступних для відкритого бюджету проекту.
Увімкніть або вимкніть видимість вибраних стовпців, встановивши прапорець біля їх назви. Стовпці з синьою позначкою відображаються у списку бюджету. Стовпці з невизначеним прапорцем не відображаються.

Зміна порядку відображення стовпців у списку бюджетів

На вкладці Бюджет у списку бюджетів натисніть кнопку Стовпці . З’явиться список стовпців, доступних для відкритого бюджету проекту.
Наведіть курсор на рядок з назвою стовпця, який ви хочете перемістити. Перед назвою стовпця з’являється символ шести крапок.
Наведіть і утримуйте символ із шістьма крапками, а потім перетягніть рядок стовпчика в потрібне місце. Стовпці з’являються у списку бюджету в тому порядку, в якому вони з’являються у списку стовпців.

Експорт списку бюджету проекту

Експортуйте список бюджету у файл Excel, який дозволяє завантажити список бюджетних статей на локальний диск. Потім файл можна завантажити або зберегти в базі знань організації як зразок належної практики планування бюджету проекту. Під час експорту дані з поточних відображених стовпців витягуються у файл Excel. Експортний файл містить детальні атрибути, такі як WBS, Центр витрат, Тип витрат та Капітальні/Основні витрати.

На вкладці Бюджет у списку бюджетів натисніть кнопку Експорт .
Завантажується файл Excel (з розширенням .xlsx). Він містить дані зі стовпців, видимих в експортованому списку бюджету проекту.

Перегляд часової шкали бюджету

У поданні часової шкали бюджету проекту відображається список бюджетних статей у вигляді таблиці. Він включає всі витрати, доходи та сукупні статті, визначені в бюджеті проекту. Ви можете змінити вигляд таблиці бюджету, налаштувавши масштаб (період агрегування даних) за допомогою повзунка Масштаб .

Якщо в плані проекту затверджено Бюджет, ви можете показати відхилення, вибравши Налаштування → Відхилення – в підсумкових рядках статей Бюджету дані будуть виділені жирним шрифтом.

Ви можете отримати доступ до панелі бюджетних статей у поданні часової шкали бюджету, натиснувши на назву статті.

Імпорт статей бюджету

Ви можете додати статті бюджету до існуючого проекту, імпортувавши їх з шаблону бюджету або файлу Microsoft Excel. Ця функція дозволяє масово створювати статті.

Примітка: Тільки користувачі з правами адміністратора бюджету можуть виконувати імпорт. Створені позиції реєструються в Історії позицій з приміткою “Створено з імпортованого файлу” або “Створено з шаблону”.

Імпорт з шаблону

Ця опція дозволяє застосувати попередньо визначену структуру бюджету до поточного проекту.

Перейдіть на вкладку “Бюджет “.
Натисніть кнопку “Налаштування ” і виберіть ” Імпортувати з шаблону”.
Відкриється модальне вікно. Виберіть потрібний шаблон.
Примітка: Ви можете вибирати лише шаблони, призначені до тієї ж робочої області, що і ваш поточний проект.
Виберіть дату початку. Дати для окремих статей бюджету розраховуються відносно цієї дати на основі графіку шаблону.
Натисніть ” Далі”, щоб переглянути пункти. Нові пункти додаються в кінці списку і позначаються як “Не виконано”.
Натисніть Додати, щоб підтвердити та оновити Бюджет.

Імпорт з Microsoft Excel

Ви можете імпортувати список витрат і доходів з файлу .xlsx.

Перейдіть на вкладку “Бюджет “.
Натисніть кнопку “Налаштування ” і виберіть ” Імпортувати з Microsoft Excel”.
У модальному вікні завантажте файл (перетягніть або виберіть з диска). Ви також можете завантажити шаблонний файл, щоб забезпечити правильне форматування.
Натисніть Далі, щоб перейти до мапування даних.
Зіставлення стовпців: зіставте стовпці з файлу Excel з атрибутами системи (наприклад, Назва, Дата, Сума, WBS).
Перевірка:невірні або відсутні обов’язкові дані (наприклад, Назва або Сума) підсвічуються рожевим кольором.
Визначте логіку кількості:
- Змішані значення (+/-): додатні значення відображаються як Доходи, від’ємні – як Витрати.
- Тільки від’ємні значення: відображаються як Витрати.
- Тільки додатні значення: ви повинні чітко вказати, чи є вони доходами або витратами.
Натисни ” Додати“. Імпортовані статті додаються в кінці списку бюджету.

Атрибути бюджету

Статті бюджету можуть бути доповнені користувацькими атрибутами так само , як і атрибути проєктів. Адміністратори визначають їх у Налаштуваннях системи → Бюджет.

Підтримувані типи атрибутів:

Короткий текст і Довгий текст
Список з одним вибором і список з декількома виборами
Дата
Числове поле
Функція – розрахунки за датами або числами (наприклад, валова сума = чиста сума × ПДВ)

Раніше фіксовані поля – Центр витрат, Тип витрат, Постачальник, Капітальні/Операційні витрати, Номер документа – були перенесені в нові атрибути бюджету. Якщо ви не використовуєте якісь з них, ви можете відключити їх у налаштуваннях.

Ви також можете визначити порядок, в якому атрибути з’являються в деталях бюджетної статті.

Використовувати атрибути бюджету в проекті:

Відкрийте вкладку Бюджет проекту (або шаблону проекту).
Натисніть кнопку Стовпчики і виберіть атрибути, які ви хочете відобразити.
Редагуйте значення безпосередньо зі списку або з деталей статті бюджету.

Бюджетні атрибути можна використовувати для фільтрації даних у бюджетних звітах, а також для витягування даних за певними атрибутами з різних проектів за допомогою консолідованого бюджетного звіту.

Міграція застарілих бюджетних полів

У цьому випуску видалено два спеціальні словники в Налаштуваннях системи – Місця витрат (MPK) і Типи витрат . Їхні значення було перенесено до нових бюджетних атрибутів зі списком з одним вибором, зі збереженням оригінальних записів у співвідношенні 1:1. Назви атрибутів відповідають мові організації (наприклад, польською: Miejsce powstawania kosztów, англійською: Cost Location). Існуючі дані про проекти та звіти зберігаються без будь-яких змін у значенні.

Видалення позиції

Відкрийте меню позиції в списку бюджету (клацання правою кнопкою миші) або меню на панелі позиції.
Оберіть Видалити.
Підтвердьте у вікні Видалення бюджетної позиції.

Видалення позиції також прибирає її підпозиції, всі її прогнози, історію змін і будь-які правила зіставлення виконання, що на неї вказують. Батьківська позиція та загальні суми проєкту перераховуються автоматично.

Примітка: видалення не можна скасувати. Кожен, у кого ще відкрита видалена позиція, побачить повідомлення This budget item has been deleted.