Budgetlinien

Eine Budgetlinie ist eine einzelne Kosten- oder Einnahmeposition im Projektbudget, zum Beispiel „Lizenzen“, „Schulung“ oder „Kundenzahlung“. Positionen lassen sich unter Gruppenpositionen zusammenfassen, die die Werte der darunterliegenden Positionen addieren. Jede Position hat ein Panel mit Details, Prognosen, Ist-Werten, Anhängen, Kommentaren und dem Änderungsverlauf.

Die Positionen befinden sich auf der Registerkarte Budget des Projekts (siehe Projektbudget). Benutzer mit der Projektberechtigung Budget auf der Stufe Vorschau können die Positionen ansehen, Benutzer auf der Stufe Verwaltung können sie hinzufügen, ändern und löschen (siehe Projektberechtigungen).

Eine Position hinzufügen

1. Öffnen Sie im Projekt die Registerkarte Budget, die Ansicht Liste oder Periodenansicht.
2. Klicken Sie auf Neue Kostenposition oder, nach einem Klick auf den Pfeil neben dieser Schaltfläche, auf Neue Einnahme. In der Liste erscheint eine neue Zeile, deren Namensfeld sich im Bearbeitungsmodus befindet.
3. Geben Sie den Namen ein und drücken Sie die Eingabetaste oder klicken Sie außerhalb des Feldes.

Nach dem Speichern mit der Eingabetaste erscheint darunter eine weitere leere Zeile desselben Typs, sodass Sie Positionen nacheinander eingeben können. Ein leerer Name erzeugt keine Position: Die Zeile verschwindet. Eine neue Position wird unterhalb der ausgewählten Listenzeile eingefügt, oder am Ende der Liste, wenn nichts ausgewählt ist.

Eine Position lässt sich auch an einer bestimmten Stelle hinzufügen: Das Zeilenmenü (Rechtsklick oder das Symbol mit den drei Punkten) enthält die Optionen Kostenposition hinzufügen und Einnahmen hinzufügen mit dem Untermenü Über, Unter und Als Unterposition. Die Position können Sie anschließend im Panel weiter bearbeiten (siehe Panel der Position).

Die Schaltflächen zum Hinzufügen und die Bearbeitungsmenüs sehen Benutzer mit der Berechtigung Verwaltung für das Budget.

Struktur und Reihenfolge der Positionen

Die Positionen sind in einem Baum angeordnet. Eine Position mit Unterpositionen ist eine Gruppenposition: Sie hat keine eigenen Beträge, Daten, Prognosen oder Ist-Werte, und ihre Werte sind die Summe der darunterliegenden Positionen. In den Betragsspalten einer Gruppenposition sehen Sie dann den Hinweis Der Wert ist die Summe der untergeordneten Elemente und kann nicht bearbeitet werden. Eine Gruppe kann Kosten, Einnahmen oder beides enthalten.

• Unterposition hinzufügen — die Option Als Unterposition im Zeilenmenü (siehe Eine Position hinzufügen).
• Verschieben — Wenn Sie eine Zeile am Griff links ziehen, ändert sich ihre Reihenfolge oder sie wandert unter eine andere Position. Eine Position lässt sich nicht in sich selbst oder in ihre eigene Unterposition verschieben.
• Farbe — die Option Farbe im Zeilenmenü färbt die Zeile ein.

Hinweis: Wird die erste Unterposition in eine gewöhnliche Position desselben Typs eingefügt, gehen die Werte der übergeordneten Position (Beträge, Prognosen, Ist-Werte, Verknüpfung mit dem Zeitplan, Attribute und Farbe) auf die neue Unterposition über, und die übergeordnete Position wird zur Gruppenposition. Hat die Unterposition einen anderen Typ als die übergeordnete Position, werden die Prognosen der übergeordneten Position gelöscht und ihre eigenen Werte geleert. Zuordnungsregeln für Ist-Werte, die auf die übergeordnete Position verweisen, werden entfernt.

Eine Gruppenposition lässt sich nicht in Kosten oder Einnahmen umwandeln. Jede Verschiebung wird im Verlauf der Position festgehalten.

Klonen und Typ ändern

Klonen

Beim Klonen entsteht eine Kopie einer Position, was die Eingabe ähnlicher Kosten oder Einnahmen beschleunigt.

1. Öffnen Sie das Menü der Position: Rechtsklick oder das Symbol mit den drei Punkten in der Zeile, oder das Menü im Panel der Position.
2. Wählen Sie Kostenposition klonen (Einnahmen klonen) — im Panel Klonen.

Die Kopie erscheint direkt unter dem Original, mit dem Namen und einem Kopiezusatz. Die Kopie behält Typ, Beträge, Prognosen, Verknüpfung mit dem Zeitplan, Attribute, Beschreibung, Anhänge und Farbe. Ist-Werte, Basisplan, Kommentare und Änderungsverlauf übernimmt die Kopie nicht. Beim Klonen einer Gruppenposition entsteht eine leere Gruppenposition ohne Unterpositionen.

Typ ändern

Die Optionen In Einnahme umwandeln und In Kostenposition umwandeln im Menü der Position ändern ihren Typ. Der Position zugeordnete Ist-Werte werden dabei abgetrennt (sie wandern in die Zeile Nicht zugeordnet), weil der Typ eines Ist-Werts dem Typ der Position entsprechen muss. Die Typänderung wird im Verlauf der Position festgehalten. Der Typ einer Gruppenposition lässt sich nicht ändern.

Panel der Position

Das Panel öffnet sich, wenn Sie auf den Namen einer Position klicken oder im Zeilenmenü die Option Details anzeigen wählen. Die Kopfzeile zeigt das Projekt und den Pfad der übergeordneten Positionen. Das Panel enthält:

• den Namen, der direkt im Panel geändert wird (er darf nicht leer sein),
• die Beträge Ist, Prognose und Insgesamt sowie, wenn im Projekt ein Budget-Basisplan genehmigt wurde, auch Fortschritt, Abweichung und Basisplan (siehe Prognose, Ist, Basisplan und Abweichung),
• einen Bereich mit den Registerkarten Prognose und Ist: die Einträge der Position im Zeitverlauf, die sich mit einem Datumsbereich eingrenzen lassen (siehe Budgetprognosen und Budget-Ist-Werte). Bei einer Gruppenposition ist der Bereich schreibgeschützt,
• das Feld Zeitplan mit dem verknüpften Zeitplanelement und dessen Daten (siehe Prognosen mit dem Zeitplan verknüpfen),
• die Attribute der Position (siehe Attribute der Budgetlinien),
• eine Beschreibung mit Textformatierung und Anhänge (die Büroklammer: eine Datei, ein Link oder eine vorhandene Projektdatei),
• die Registerkarten Kommentare (mit Erwähnungen) und Geschichte — die Liste der Änderungen der Position mit Datum und Autor.

Das Panelmenü (das Symbol mit den drei Punkten) enthält die Optionen: Link kopieren, Klonen, In Kostenposition umwandeln oder In Einnahme umwandeln, Dem Zeitplan zuordnen, Ist-Wert hinzufügen, Prognosen zeitlich verschieben, Vergangene Prognosen auf null setzen und Löschen.

Bearbeiten in der Liste

• Name — die Option Umbenennen im Zeilenmenü oder ein Klick auf den Namen.
• Prognose — mit einem Klick auf den Betrag einer Position mit einer oder ohne Prognose ändern Sie diese Prognose oder fügen die erste hinzu (wenn Sie den Betrag löschen, wird sie entfernt). Bei mehreren Prognosen ist der Betrag eine Summe und gesperrt (Der Wert ist die Summe der Bestandteile und kann nicht bearbeitet werden.).
• Betrag und Ist sind Summen, und Startdatum und Enddatum ergeben sich aus den Prognosen und Ist-Werten, daher werden sie nicht direkt bearbeitet.
• Attribute — ein Klick auf eine Zelle öffnet einen Editor, der zum Attributtyp passt.

Beträge werden als positive Zahlen eingegeben; das Vorzeichen ergibt sich aus dem Typ der Position. Änderungen werden sofort gespeichert und im Verlauf festgehalten. Bearbeiten können Benutzer mit der Berechtigung Verwaltung für das Budget; andere sehen das Panel schreibgeschützt.

Budgetansichten

Die Registerkarte Budget hat drei Ansichten, die rechts in der Leiste umgeschaltet werden: Liste, Periodenansicht und Ist-Werte. Die Ansicht Ist-Werte ist unter Budget-Ist-Werte beschrieben.

Liste

Ein Baum der Positionen mit Spalten. Standardmäßig sehen Sie Enddatum, Betrag, Prognose und Ist. Die Schaltfläche Spalten blendet Spalten ein und aus (Startdatum, Fortschritt, Abweichung und Abweichung [%], Attribute der Positionen und, nachdem ein Budget-Basisplan genehmigt wurde, auch Basisplan) und legt ihre Reihenfolge fest. Die Zeile Insgesamt fasst die Werte des gesamten Budgets zusammen, und Nicht zugeordnet zeigt Ist-Werte ohne Position. Die Schaltfläche Export speichert die Liste in einer Datei.

Periodenansicht

Die Beträge der Positionen, auf Zeiträume verteilt. Der Skalenschalter bietet Monat, Quartal und Jahr. Die Schaltfläche Zeilen legt fest, welche Reihen für jede Position angezeigt werden: Prognose, Ist, Basisplan sowie die Abweichung als Betrag und in Prozent. Die Beträge der Zeiträume lassen sich direkt bearbeiten, wie eine Prognose in der Liste. Die Schaltfläche Export speichert die Ansicht in einer Datei.

Filter

Die Schaltfläche Filter (in den Ansichten Liste und Periodenansicht) grenzt die Positionen nach Name, Typ (Kosten, Einnahmen), dem Bereich der Start- und Enddaten und Attributwerten ein. Wird die Filterleiste geschlossen, wird der Filter aufgehoben.

Der Browser merkt sich die Einstellungen der Spalten und Reihen, die Skala und den Filter getrennt für jedes Projekt und jeden Benutzer, sodass sich die Ansicht für andere Personen nicht ändert.

Positionen importieren

Der Import lädt viele Positionen auf einmal aus einer Projektvorlage oder aus einer Datei. Die Optionen befinden sich im Menü Einstellungen über dem Budget, unter Import von Budgetlinien; Benutzer mit der Berechtigung Verwaltung für das Budget können sie sehen.

Aus einer Vorlage

1. Wählen Sie Aus der Vorlage. Der Assistent Budgetimport wird geöffnet.
2. Wählen Sie eine Projektvorlage und geben Sie das Startdatum ein. Die Daten der Positionen werden relativ zu diesem Datum neu berechnet.
3. Klicken Sie auf Weiter, prüfen Sie die Vorschau im Schritt Budgetvorschau und bestätigen Sie.

Die Liste enthält nur Vorlagen, die den Arbeitsbereichen des Projekts zugewiesen sind (siehe Arbeitsbereiche und Vorlagenberechtigungen).

Aus Microsoft Excel

1. Wählen Sie Aus Microsoft Excel.
2. Laden Sie die Datei hoch (unterstützte Formate: .xlsx und .csv, bis zu 10 MB). Sie können eine Vorlage herunterladen (Lade die Vorlage herunter); die Vorlagendatei enthält Beispielpositionen, die vor dem Import gelöscht werden müssen.
3. Klicken Sie auf Weiter und ordnen Sie die Spalten der Datei den Feldern zu: Name, WBS, Beschreibung, Prognose, Ist, Attributen der Positionen oder Überspringen. Für Betragsspalten geben Sie das Datumsformat an.
4. Bestätigen Sie den Import.

Die Spalte mit dem Namen ist erforderlich (Die Spalte Name ist obligatorisch), Spalten dürfen sich nicht wiederholen (Spalte kommt mehr als einmal vor), und Prognose- und Ist-Beträge in einer Zeile müssen dasselbe Vorzeichen haben (Alle Beträge der Prognosen und Ist-Werte in einer Zeile müssen dasselbe Vorzeichen haben.). Der Typ der Position richtet sich nach dem Vorzeichen: Enthält die Datei positive und negative Beträge, werden die positiven zu Einnahmen und die negativen zu Kosten; gibt es nur negative, sind alle Kosten; gibt es nur positive, fragt das Fenster, ob sie als Kosten (Importieren von Kosten) oder als Einnahmen (Einnahmen importieren) importiert werden sollen.

Positionen aus einem Import haben im Verlauf einen Eintrag, dass sie aus einer Vorlage oder aus einer importierten Datei erstellt wurden.

Eine Position löschen

1. Öffnen Sie das Menü der Position in der Budgetliste (Rechtsklick oder das Symbol mit den drei Punkten) oder das Menü im Panel der Position.
2. Wählen Sie Löschen.
3. Bestätigen Sie im Fenster Löschen einer Budgetposition.

Beim Löschen einer Position werden auch ihre Unterpositionen, alle ihre Prognosen, ihr Änderungsverlauf und alle Zuordnungsregeln für Ist-Werte entfernt, die auf sie verweisen. Die übergeordnete Position und die Projektsummen werden automatisch neu berechnet.

Hinweis: Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden. Wer die gelöschte Position noch geöffnet hat, sieht Diese Budgetlinie wurde gelöscht.

Attribute der Budgetlinien

Budgetlinien lassen sich mit eigenen Attributen beschreiben, ähnlich wie Projekte. Die Attribute der Positionen definiert ein Administrator der Organisation im Hauptmenü: Systemeinstellungen, Registerkarte Budget, Karte Budgetlinien, Abschnitt Budgetattribute, Schaltfläche Neues Attribut. Die Reihenfolge der Attribute in der Liste wird per Ziehen festgelegt, und der Filter Typ grenzt die Attributliste nach Typ ein.

Unterstützte Attributtypen: kurzer und langer Text, Einzelauswahlliste und Liste mit Mehrfachauswahl, Zahl, Datum, Link sowie ein Funktionsfeld (Berechnungen mit Daten oder Zahlen, zum Beispiel der Bruttobetrag als Nettobetrag multipliziert mit der Mehrwertsteuer).

Im Projekt sind die Attribute im Panel der Position und als Spalten der Budgetliste sichtbar (Schaltfläche Spalten). Die Werte werden in der Liste oder im Panel bearbeitet. Eine Gruppenposition hat keine Attribute. Eine Position übernimmt die Attributwerte von ihrer übergeordneten Position, wenn sie deren erste Unterposition wird (siehe Struktur und Reihenfolge der Positionen). Budgetattribute lassen sich zum Filtern von Positionen und in Budgetberichten verwenden.

Attribute der Ist-Werte, also eigene Felder, die einen Ist-Wert beschreiben, werden auf derselben Registerkarte auf der Karte Ist-Werte definiert (siehe Attribute der Budget-Ist-Werte). Auf derselben Karte Budgetlinien legen Sie auch Dezimalstellen und Anzeige der Ausgaben fest (siehe Währung und Dezimalstellen).