Rozpočtové položky

Rozpočtová položka je jeden náklad nebo příjem v rozpočtu projektu, například „Licence“, „Školení“ nebo „Platba od klienta“. Položky lze seskupovat pod skupinové položky, které sčítají hodnoty položek pod sebou. Každá položka má panel s podrobnostmi, prognózami, skutečnými hodnotami, přílohami, komentáři a historií změn.

Položky jsou na záložce Rozpočet projektu (viz Rozpočet projektu). Uživatelé s oprávněním Rozpočet k projektu na úrovni Náhled položky prohlížejí a uživatelé na úrovni Správa je přidávají, mění a mažou (viz Oprávnění v projektu).

Přidání položky

1. Otevřete v projektu záložku Rozpočet, zobrazení Seznam nebo Časové rozložení.
2. Klikněte na Nový náklad nebo, po kliknutí na šipku vedle tohoto tlačítka, na Nový příjem. V seznamu se objeví nový řádek s polem názvu v režimu úprav.
3. Zadejte název a stiskněte Enter nebo klikněte mimo pole.

Po uložení klávesou Enter se pod řádkem objeví další prázdný řádek stejného typu, takže můžete zadávat položky jednu za druhou. Prázdný název položku nevytvoří: řádek zmizí. Nová položka se vloží pod vybraný řádek seznamu, nebo na konec seznamu, pokud není nic vybráno.

Položku lze přidat i na zvolené místo: nabídka řádku (pravé tlačítko myši nebo ikona se třemi tečkami) obsahuje příkazy Přidat náklad a Přidat příjem s podnabídkou Nad stránkami, Níže a Jako podpoložku. Položku pak můžete dál upravovat v panelu (viz Panel položky).

Tlačítka pro přidávání a nabídky úprav vidí uživatelé s oprávněním Správa k rozpočtu.

Struktura a pořadí položek

Položky jsou uspořádány ve stromu. Položka, která má podpoložky, je skupinová: nemá vlastní částky, data, prognózy ani skutečné hodnoty a její hodnoty jsou součtem položek pod ní. Ve sloupcích částek skupinové položky pak uvidíte upozornění Hodnota je součtem podřízených prvků a nelze ji upravovat. Skupina může obsahovat náklady, příjmy, nebo obojí.

• Přidání podpoložky — příkaz Jako podpoložku v nabídce řádku (viz Přidání položky).
• Přesouvání — přetažením řádku za úchyt vlevo změníte jeho pořadí nebo ho přesunete pod jinou položku. Položku nelze přesunout do sebe samé ani do její vlastní podpoložky.
• Barva — příkaz Barva v nabídce řádku obarví řádek.

Poznámka: když se první podpoložka vloží do běžné položky stejného typu, hodnoty nadřazené položky (částky, prognózy, skutečné hodnoty, vazba na harmonogram, atributy a barva) přejdou na novou podpoložku a nadřazená položka se stane skupinovou. Když má podpoložka jiný typ než nadřazená položka, prognózy nadřazené položky se smažou a její vlastní hodnoty se vymažou. Pravidla mapování skutečných hodnot, která odkazují na nadřazenou položku, se odstraní.

Skupinovou položku nelze změnit na náklad ani na příjem. Každý přesun se zapisuje do historie položky.

Klonování a změna typu

Klonování

Klonování vytvoří kopii položky, což urychlí zadávání podobných nákladů nebo příjmů.

1. Otevřete nabídku položky: pravé tlačítko myši nebo ikona se třemi tečkami na řádku, případně nabídka v panelu položky.
2. Zvolte Klonovat náklad (Klonovat příjmy) — v panelu Klonovat.

Kopie se objeví hned pod originálem, s názvem a příponou označující kopii. Kopie zachová typ, částky, prognózy, vazbu na harmonogram, atributy, popis, přílohy a barvu. Kopie nepřebírá skutečné hodnoty, plán, komentáře ani historii změn. Klonování skupinové položky vytvoří prázdnou skupinovou položku bez podpoložek.

Změna typu

Příkazy Přeměnit na příjem a Proměnit v náklad v nabídce položky změní její typ. Skutečné hodnoty přiřazené k položce se přitom odpojí (přejdou do řádku Nepřiřazené), protože typ skutečné hodnoty musí odpovídat typu položky. Změna typu se zapisuje do historie položky. Typ skupinové položky změnit nelze.

Panel položky

Panel se otevře kliknutím na název položky nebo příkazem Zobrazit podrobnosti v nabídce řádku. Záhlaví ukazuje projekt a cestu nadřazených položek. Panel obsahuje:

• název, který se mění přímo v panelu (nesmí být prázdný),
• částky Skutečnost, Prognóza a Celkem a, pokud byl v projektu schválen plán rozpočtu, také Pokrok, Odchylka a Plán (viz Prognóza, plnění, plán a odchylka),
• sekci se záložkami Prognóza a Skutečnost: záznamy položky v čase, které lze zúžit rozsahem dat (viz Prognózy rozpočtu a Skutečné hodnoty rozpočtu). U skupinové položky je sekce jen pro čtení,
• pole Harmonogram s propojeným prvkem harmonogramu a jeho daty (viz Propojení prognóz s harmonogramem),
• atributy položky (viz Atributy rozpočtových položek),
• popis s formátováním textu a přílohy (sponka: soubor, odkaz nebo existující soubor projektu),
• záložky Komentáře (se zmínkami) a Historie — seznam změn položky s datem a autorem.

Nabídka panelu (ikona se třemi tečkami) obsahuje příkazy: Kopírovat odkaz, Klonovat, Proměnit v náklad nebo Přeměnit na příjem, Přiřadit k harmonogramu, Přidat skutečnost, Posunout prognózy v čase, Vynulovat minulé prognózy a Odstranit.

Úpravy v seznamu

• Název — příkaz Přejmenovat v nabídce řádku nebo kliknutí na název.
• Prognóza — kliknutím na částku položky, která má jednu prognózu nebo žádnou, tuto prognózu změníte nebo přidáte první (vymazáním částky ji smažete). Při více prognózách je částka součtem a je zamčená (Hodnota je součtem dílčích položek a nelze ji upravovat.).
• Částka a Plnění jsou součty a Datum startu a Datum konce vycházejí z prognóz a skutečných hodnot, proto se přímo neupravují.
• Atributy — kliknutím na buňku se otevře editor odpovídající typu atributu.

Částky se zadávají jako kladná čísla; znaménko vyplývá z typu položky. Změny se ukládají okamžitě a zapisují do historie. Upravovat mohou uživatelé s oprávněním Správa k rozpočtu; ostatní vidí panel jen pro čtení.

Zobrazení rozpočtu

Záložka Rozpočet má tři zobrazení, která se přepínají vpravo na liště: Seznam, Časové rozložení a Skutečné hodnoty. Zobrazení Skutečné hodnoty je popsáno v článku Skutečné hodnoty rozpočtu.

Seznam

Strom položek se sloupci. Ve výchozím stavu vidíte Datum konce, Částka, Prognóza a Plnění. Tlačítko Sloupce přidává a skrývá sloupce (Datum startu, Pokrok, Odchylka a Odchylka [%], atributy položek a po schválení plánu rozpočtu také Plán) a nastavuje jejich pořadí. Řádek Celkem shrnuje hodnoty celého rozpočtu a Nepřiřazené ukazuje skutečné hodnoty bez položky. Tlačítko Export uloží seznam do souboru.

Časové rozložení

Částky položek rozdělené do období. Přepínač měřítka nabízí Měsíc, Čtvrtletí a Rok. Tlačítko Řádky určuje, které řady se u každé položky zobrazují: Prognóza, Skutečnost, Plán a odchylka v částce a v procentech. Částky za období lze upravovat přímo, stejně jako prognózu v seznamu. Tlačítko Export uloží zobrazení do souboru.

Filtr

Tlačítko Filtr (zobrazení Seznam a Časové rozložení) zúží položky podle názvu, typu (náklady, příjmy), rozsahu dat zahájení a ukončení a hodnot atributů. Zavřením lišty filtru se filtr zruší.

Prohlížeč si pamatuje nastavení sloupců a řad, měřítko a filtr zvlášť pro každý projekt a každého uživatele, takže se zobrazení pro ostatní lidi nemění.

Import položek

Import načte mnoho položek najednou ze šablony projektu nebo ze souboru. Příkazy najdete v nabídce Nastavení nad rozpočtem, v položce Import rozpočtových položek; vidí je uživatelé s oprávněním Správa k rozpočtu.

Ze šablony

1. Zvolte Ze šablony. Otevře se průvodce Dovoz rozpočtu.
2. Vyberte šablonu projektu a zadejte datum zahájení. Data položek se přepočítají vzhledem k tomuto datu.
3. Klikněte na Další, zkontrolujte náhled v kroku Náhled rozpočtu a potvrďte.

Seznam obsahuje jen šablony přiřazené k pracovním prostorům projektu (viz Pracovní prostory a oprávnění k šablonám).

Z Microsoft Excel

1. Zvolte Z Microsoft Excel.
2. Nahrajte soubor (podporované formáty: .xlsx a .csv, nejvýše 10 MB). Můžete si stáhnout šablonu (Stáhněte si šablonu); soubor šablony obsahuje ukázkové položky, které je nutné před importem smazat.
3. Klikněte na Další a přiřaďte sloupce souboru k polím: Název, WBS, Popis, Prognóza, Plnění, atributy položek nebo Přeskočit. U sloupců s částkami zadáte formát data.
4. Potvrďte import.

Sloupec s názvem je povinný (Sloupec s názvem je povinný), sloupce se nesmějí opakovat (Sloupec se vyskytuje více než jednou) a prognózy a skutečné hodnoty v jednom řádku musí mít stejné znaménko (Všechny částky prognóz a skutečných hodnot v jednom řádku musí mít stejné znaménko.). Typ položky se řídí znaménkem: pokud soubor obsahuje kladné i záporné částky, kladné se stanou příjmy a záporné náklady; pokud jsou jen záporné, všechny jsou náklady; pokud jen kladné, okno se zeptá, zda je importovat jako náklady (Import nákladů), nebo jako příjmy (Importuji příjmy).

Položky z importu mají v historii záznam, že vznikly ze šablony nebo z importovaného souboru.

Odstranění položky

1. Otevřete nabídku položky v seznamu rozpočtu (pravé tlačítko myši nebo ikona se třemi tečkami) nebo nabídku v panelu položky.
2. Zvolte Odstranit.
3. Potvrďte v okně Odstranění rozpočtové položky.

Odstraněním položky se odstraní také její podpoložky, všechny její prognózy, historie změn a pravidla mapování skutečných hodnot, která na ni odkazují. Nadřazená položka a součty projektu se přepočítají automaticky.

Poznámka: odstranění nelze vrátit zpět. Kdo má odstraněnou položku ještě otevřenou, uvidí Tato rozpočtová položka byla odstraněna.

Atributy rozpočtových položek

Rozpočtové položky lze popsat vlastními atributy, podobně jako projekty. Atributy položek definuje správce organizace v hlavní nabídce: Nastavení systému, záložka Rozpočet, karta Rozpočtové položky, sekce Atributy rozpočtu, tlačítko Nový atribut. Pořadí atributů v seznamu se nastavuje přetažením a filtr Typ zúží seznam atributů podle typu.

Podporované typy atributů: krátký a dlouhý text, seznam s jednou volbou a seznam s více možnostmi, číslo, datum, odkaz a funkční pole (výpočty s daty nebo čísly, například hrubá částka jako čistá částka vynásobená sazbou DPH).

V projektu jsou atributy viditelné v panelu položky a jako sloupce seznamu rozpočtu (tlačítko Sloupce). Hodnoty se upravují v seznamu nebo v panelu. Skupinová položka atributy nemá. Položka přebírá hodnoty atributů od nadřazené položky, když se stane její první podpoložkou (viz Struktura a pořadí položek). Atributy rozpočtu lze použít k filtrování položek a ve zprávách o rozpočtu.

Atributy skutečných hodnot, tedy samostatná pole popisující skutečnou hodnotu, se definují na stejné záložce, na kartě Skutečné hodnoty (viz Atributy skutečných hodnot rozpočtu). Na téže kartě Rozpočtové položky se nastavují také Desetinná místa a Zobrazení výdajů (viz Měna a desetinná místa).