Költségvetési tételek

A költségvetési tétel a projekt költségvetésének egyetlen költsége vagy bevétele, például „Licencek”, „Képzés” vagy „Ügyfélfizetés”. A tételek csoporttételek alá csoportosíthatók, amelyek összesítik az alattuk lévő tételek értékeit. Minden tételhez tartozik egy panel a részleteivel, az előrejelzéseivel, a tényadataival, a mellékleteivel, a hozzászólásaival és a módosítások előzményeivel.

A tételek a projekt Költségvetés fülén találhatók (lásd: A projekt költségvetése). Azok a felhasználók, akiknek a Költségvetés projektjogosultsága Előnézet szintű, böngészhetik a tételeket, az Adminisztráció szintűek pedig hozzáadhatják, módosíthatják és törölhetik őket (lásd: Projektjogosultságok).

Tétel hozzáadása

1. Nyissa meg a projekt Költségvetés fülét, a Lista vagy az Időszakos nézet nézetben.
2. Kattintson az Új költség gombra, vagy a gomb melletti nyílra kattintva az Új bevétel gombra. A listában új sor jelenik meg, a névmező szerkesztési módban.
3. Írja be a nevet, és nyomja meg az Enter billentyűt, vagy kattintson a mezőn kívülre.

Az Enter billentyűvel történő mentés után alatta újabb, azonos típusú üres sor jelenik meg, így a tételeket egymás után gépelheti be. Az üres név nem hoz létre tételt: a sor eltűnik. Az új tétel a kijelölt listasor alá kerül, vagy a lista végére, ha semmi sincs kijelölve.

A tétel kiválasztott helyre is felvehető: a sor menüje (jobb gombbal vagy a hárompontos ikonnal) tartalmazza a Költség hozzáadása és a Bevételek hozzáadása parancsot a Fentebb, Aalatt és Altételként almenüvel. A tétel ezután készen áll a további szerkesztésre a panelen (lásd: A tétel panelje).

A hozzáadás gombjai és a szerkesztési menük a költségvetésre Adminisztráció jogosultsággal rendelkező felhasználók számára láthatók.

A tételek struktúrája és sorrendje

A tételek fastruktúrában helyezkednek el. Az a tétel, amelynek vannak altételei, csoporttétel: nincsenek saját összegei, dátumai, előrejelzései vagy tényadatai, az értékei pedig az alatta lévő tételek összegei. A csoporttétel összegoszlopaiban ekkor ez a tipp látható: Az érték az alárendelt elemek összege, és nem szerkeszthető. Egy csoport tartalmazhat költségeket, bevételeket vagy mindkettőt.

• Altétel hozzáadása — a sor menüjének Altételként parancsa (lásd: Tétel hozzáadása).
• Áthelyezés — a sor bal oldali fogantyújának húzásával megváltoztathatja a sorrendet, vagy egy másik tétel alá helyezheti. Tétel nem helyezhető önmagába vagy a saját altételébe.
• Szín — a sor menüjének Szín parancsa színezi a sort.

Megjegyzés: ha az első altétel egy azonos típusú, egyszerű tételbe kerül, a szülő értékei (összegek, előrejelzések, tényadatok, ütemtervkapcsolat, attribútumok és szín) átkerülnek az új altételre, a szülő pedig csoporttétel lesz. Ha az altétel típusa eltér a szülőétől, a szülő előrejelzései törlődnek, a saját értékei pedig kiürülnek. A szülőre mutató tényadat-leképezési szabályok törlődnek.

A csoporttételt nem lehet költséggé vagy bevétellé alakítani. Minden áthelyezés bekerül a tétel előzményeibe.

Klónozás és típusváltás

Klónozás

A klónozás másolatot készít egy tételről, ami meggyorsítja a hasonló költségek vagy bevételek felvitelét.

1. Nyissa meg a tétel menüjét: jobb gombbal vagy a sor hárompontos ikonjával, illetve a tételpanel menüjével.
2. Válassza a Klónozza a költséget (Bevételek klónozása) parancsot — a panelen a Klónozás parancsot.

A másolat közvetlenül az eredeti alatt jelenik meg, a névvel és egy másolatot jelző utótaggal. A másolat megtartja a típust, az összegeket, az előrejelzéseket, az ütemtervkapcsolatot, az attribútumokat, a leírást, a mellékleteket és a színt. A másolat nem veszi át a tényadatokat, az alaptervet, a hozzászólásokat és a módosítások előzményeit. Csoporttétel klónozása üres csoporttételt hoz létre altételek nélkül.

Típus módosítása

A tétel menüjének Bevétellé alakítani és Átalakítás költséggé parancsa módosítja a tétel típusát. A tételhez rendelt tényadatok ilyenkor leválnak róla (a Nem hozzárendelt sorba kerülnek), mert a tényadat típusának meg kell egyeznie a tétel típusával. A típusmódosítás bekerül a tétel előzményeibe. A csoporttétel típusa nem módosítható.

A tétel panelje

A panel akkor nyílik meg, ha rákattint a tétel nevére, vagy a sor menüjének Részletek megtekintése parancsával. A fejléc mutatja a projektet és a szülőtételek útvonalát. A panel tartalma:

• a név, amely helyben módosítható (nem lehet üres),
• a Tény, az Előrejelzés és az Összesen összeg, valamint — ha a projektben jóváhagytak költségvetési alaptervet — a Haladás, az Eltérés és az Alapterv is (lásd: Előrejelzés, Tény, Alapterv és eltérés),
• egy szakasz az Előrejelzés és a Tény füllel: a tétel időbeli bejegyzései, amelyek dátumtartománnyal szűkíthetők (lásd: Költségvetési előrejelzések és Költségvetési tényadatok). Csoporttételben ez a szakasz csak olvasható,
• az Ütemterv mező a kapcsolt ütemterv-elemmel és annak dátumaival (lásd: Előrejelzések kapcsolása az ütemtervhez),
• a tétel attribútumai (lásd: Költségvetési tételek attribútumai),
• szövegformázható leírás és mellékletek (a gemkapocs: fájl, link vagy a projekt egy meglévő fájlja),
• a Hozzászólások (említésekkel) és az Előzmények fül — a tétel módosításainak listája dátummal és szerzővel.

A panel menüje (a hárompontos ikon) a következő parancsokat kínálja: Link másolása, Klónozás, Átalakítás költséggé vagy Bevétellé alakítani, Hozzárendelés ütemtervhez, Tényadat hozzáadása, Előrejelzések időbeli eltolása, Múltbeli előrejelzések nullázása és Törlés.

Szerkesztés a listában

• Név — a sor menüjének Átnevezés parancsa, vagy kattintás a névre.
• Előrejelzés — az egyetlen előrejelzéssel rendelkező vagy előrejelzés nélküli tétel összegére kattintva módosíthatja az előrejelzést, vagy felveheti az elsőt (az összeg törlése törli az előrejelzést). Több előrejelzés esetén az összeg összegzés, és le van zárva (Az érték az összetevők összege, ezért nem szerkeszthető.).
• Az Összeg és a Tény számított összegek, a Kezdés dátuma és a Befejezés dátuma pedig az előrejelzésekből és a tényadatokból származnak, ezért ezek közvetlenül nem szerkeszthetők.
• Attribútumok — a cellára kattintva az attribútum típusának megfelelő szerkesztő nyílik meg.

Az összegeket pozitív számként kell megadni; az előjel a tétel típusától függ. A módosítások azonnal mentésre kerülnek, és bekerülnek az előzményekbe. A költségvetésre Adminisztráció jogosultsággal rendelkező felhasználók szerkeszthetnek; a többiek a panelt csak olvasható módban látják.

A költségvetés nézetei

A Költségvetés fülnek három nézete van, amelyek között a sáv jobb oldalán válthat: Lista, Időszakos nézet és Tényadatok. A Tényadatok nézetet a Költségvetési tényadatok oldal ismerteti.

Lista

A tételek fastruktúrája oszlopokkal. Alapértelmezés szerint a Befejezés dátuma, az Összeg, az Előrejelzés és a Tény látható. Az Oszlopok gomb oszlopokat ad hozzá és rejt el (Kezdés dátuma, Haladás, Eltérés és Eltérés százalékban, a tételek attribútumai, a költségvetési alapterv jóváhagyása után pedig az Alapterv is), és beállítja a sorrendjüket. Az Összesen sor a teljes költségvetés értékeit gyűjti össze, a Nem hozzárendelt sor pedig a tétel nélküli tényadatokat mutatja. Az Exportálás gomb fájlba menti a listát.

Időszakos nézet

A tételek összegei időszakokra bontva. A skálakapcsolón a Hónap, a Negyed és az Év választható. A Sorok gomb azt választja ki, mely adatsorok jelenjenek meg az egyes tételeknél: Előrejelzés, Tény, Alapterv, valamint az eltérés összegben és százalékban. Az időszakok összegei közvetlenül szerkeszthetők, ugyanúgy, mint a lista előrejelzése. Az Exportálás gomb fájlba menti a nézetet.

Szűrő

A Szűrő gomb (a Lista és az Időszakos nézet nézetben) a tételeket név, típus (költségek, bevételek), a kezdő és a befejező dátum tartománya, valamint az attribútumértékek szerint szűkíti. A szűrősáv bezárása törli a szűrőt.

A böngésző projektenként és felhasználónként külön jegyzi meg az oszlop- és adatsor-beállításokat, a skálát és a szűrőt, így azok nem változtatják meg a nézetet mások számára.

Tételek importálása

Az importálás egyszerre sok tételt tölt be projektsablonból vagy fájlból. A lehetőségek a költségvetés feletti Beállítások menüben, a Költségvetési tételek importálása pont alatt találhatók; azok a felhasználók látják őket, akik a költségvetésre Adminisztráció jogosultsággal rendelkeznek.

Sablonból

1. Válassza az A sablonból lehetőséget. Megnyílik a Költségvetési import varázsló.
2. Válasszon projektsablont, és adja meg a kezdő dátumot. A tételek dátumai ehhez a dátumhoz képest újraszámolódnak.
3. Kattintson a Tovább gombra, ellenőrizze az előnézetet a Költségvetési előnézet lépésben, majd erősítse meg.

A lista csak a projekt munkaterületeihez rendelt sablonokat tartalmazza (lásd: Munkaterületek és sablonjogosultságok).

Microsoft Excelből

1. Válassza a Microsoft Excelből lehetőséget.
2. Töltse fel a fájlt (támogatott formátumok: .xlsx és .csv, legfeljebb 10 MB). Letölthet egy sablont is (Töltse le a sablont); a sablonfájl mintatételeket tartalmaz, amelyeket az importálás előtt törölni kell.
3. Kattintson a Tovább gombra, és rendelje hozzá a fájl oszlopait a mezőkhöz: Név, WBS, Leírás, Előrejelzés, Tény, a tételek attribútumai vagy Kihagyás. Az összegoszlopoknál meg kell adni a dátumformátumot.
4. Erősítse meg az importálást.

A név oszlop megadása kötelező (A név oszlop kötelező), az oszlopok nem ismétlődhetnek (Az oszlop többször is előfordul), és az előrejelzési és tényösszegeknek egy sorban azonos előjelűnek kell lenniük (Egy sorban minden előrejelzési és tényadat-összegnek azonos előjelűnek kell lennie.). A tétel típusa az előjelből adódik: ha a fájlban pozitív és negatív összegek is vannak, a pozitívak bevételek, a negatívak költségek lesznek; ha csak negatívak vannak, mind költség; ha csak pozitívak, az ablak megkérdezi, költségként (Költségek importálása) vagy bevételként (Bevételeket importálok) importálja őket.

Az importált tételek előzményei között szerepel egy bejegyzés arról, hogy sablonból vagy importált fájlból jöttek létre.

Tétel törlése

1. Nyissa meg a tétel menüjét a költségvetési listában (jobb gombbal vagy a hárompontos ikonnal), vagy a tételpanel menüjét.
2. Válassza a Törlés parancsot.
3. Erősítse meg a Költségvetési tétel törlése ablakban.

A tétel törlése eltávolítja az altételeit, az összes előrejelzését, a módosítási előzményeit és a rá mutató tényadat-leképezési szabályokat is. A szülőtétel és a projekt összesítései automatikusan újraszámolódnak.

Megjegyzés: a törlés nem vonható vissza. Aki még nyitva tartja a törölt tételt, ezt fogja látni: Ez a költségvetési tétel törölve lett.

Költségvetési tételek attribútumai

A költségvetési tételek egyéni attribútumokkal írhatók le, hasonlóan a projektekhez. A tételattribútumokat a szervezet adminisztrátora határozza meg a főmenüben: Rendszerbeállítások, Költségvetés fül, Költségvetési tételek fül, Költségvetési attribútumok szakasz, Új attribútum gomb. Az attribútumok sorrendjét húzással lehet beállítani, a Típus szűrő pedig típus szerint szűkíti az attribútumok listáját.

Támogatott attribútumtípusok: rövid és hosszú szöveg, egyválasztós és többválasztós lista, szám, dátum, link, valamint függvénymező (dátumokon vagy számokon végzett számítások, például a bruttó összeg a nettó összeg és az áfa alapján).

A projektben az attribútumok a tétel paneljén és a költségvetési lista oszlopaiként láthatók (Oszlopok gomb). Az értékek a listában vagy a panelen szerkeszthetők. A csoporttételnek nincsenek attribútumai. A tétel átveszi a szülő attribútumértékeit, amikor annak első altétele lesz (lásd: A tételek struktúrája és sorrendje). A költségvetési attribútumok használhatók a tételek szűrésére és a költségvetési riportokban.

A tényadat-attribútumokat, vagyis a tényadatot leíró külön mezőket a Költségvetés fülön belül a Tényadatok fülön határozhatja meg (lásd: Tényadatok attribútumai). A Költségvetési tételek fülön állítható be a Tizedesjegyek és az A kiadások megjelenítése is (lásd: Pénznem és tizedesjegyek).