Pozycje budżetowe

Pozycja budżetowa to pojedynczy koszt albo przychód w budżecie projektu, na przykład „Licencje”, „Szkolenia” czy „Płatność od klienta”. Pozycje można grupować w pozycje zbiorcze, które sumują wartości pozycji podrzędnych. Każda pozycja ma panel ze szczegółami, prognozami, wykonaniami, załącznikami, komentarzami i historią zmian.

Pozycje są w zakładce Budżet projektu (zobacz Budżet projektu). Pozycje przegląda osoba z uprawnieniem projektowym Budżet na poziomie Podgląd, a dodaje, zmienia i usuwa — na poziomie Administracja (zobacz Uprawnienia projektowe).

Dodanie pozycji

1. W projekcie należy otworzyć zakładkę Budżet i wybrać widok Lista albo Ujęcie okresowe.
2. Następnie należy kliknąć przycisk Nowy koszt albo, po kliknięciu strzałki obok tego przycisku, opcję Nowy przychód. Na liście pojawi się nowy wiersz z polem nazwy w trybie edycji.
3. Należy wpisać nazwę i nacisnąć Enter albo kliknąć poza polem. Pozycja zostanie dodana do budżetu.

Po zapisaniu klawiszem Enter poniżej pojawia się kolejny pusty wiersz tego samego rodzaju, więc można wpisywać pozycje jedna po drugiej. Puste pole nazwy nie tworzy pozycji: wiersz znika. Nowa pozycja trafia pod wybrany wiersz listy, a bez zaznaczenia — na koniec listy.

Pozycję można też dodać w wybranym miejscu: menu wiersza (prawy przycisk myszy albo ikona z trzema kropkami) zawiera opcje Dodaj koszt i Dodaj przychód z podmenu Powyżej, Poniżej i Jako podpozycję. Pozycja od razu jest gotowa do dalszej edycji w panelu (zobacz Panel pozycji).

Przyciski dodawania i menu edycyjne widzi osoba z uprawnieniem Administracja do budżetu.

Struktura i kolejność pozycji

Pozycje układa się w drzewo. Pozycja, która ma podpozycje, jest pozycją zbiorczą: nie ma własnych kwot, dat, prognoz ani wykonań, a jej wartości są sumą pozycji podrzędnych. W kolumnach kwot pozycji zbiorczej widać wtedy podpowiedź Wartość jest sumą elementów podrzędnych i nie można jej edytować. Grupa może zawierać koszty, przychody albo jedne i drugie.

• Dodanie podpozycji — opcja Jako podpozycję w menu wiersza (zobacz Dodanie pozycji).
• Zmiana miejsca — przeciągnięcie wiersza za uchwyt po lewej stronie zmienia jego kolejność albo przenosi go do innej pozycji. Pozycji nie da się przenieść do samej siebie ani do własnej podpozycji.
• Kolor — opcja Kolor w menu wiersza koloruje wiersz.

Uwaga: gdy pierwsza podpozycja trafia do zwykłej pozycji tego samego rodzaju, wartości rodzica (kwoty, prognozy, wykonania, powiązanie z harmonogramem, atrybuty i kolor) przechodzą do nowej podpozycji, a rodzic staje się pozycją zbiorczą. Gdy podpozycja ma inny rodzaj niż rodzic, prognozy rodzica są usuwane, a jego własne wartości czyszczone. Reguły mapowania wykonań wskazujące rodzica są usuwane.

Pozycja zbiorcza nie zmienia rodzaju na koszt lub przychód. Każda zmiana miejsca trafia do historii pozycji.

Klonowanie i zmiana rodzaju

Klonowanie

Klonowanie tworzy kopię pozycji, co przyspiesza wpisywanie podobnych kosztów albo przychodów.

1. Należy otworzyć menu pozycji: kliknąć prawym przyciskiem myszy wiersz albo ikonę z trzema kropkami przy wierszu, albo otworzyć menu w panelu pozycji. Pojawi się lista opcji.
2. Następnie należy wybrać opcję Klonuj koszt (Klonuj przychód), a w panelu Klonuj. Zostanie utworzona kopia pozycji.

Kopia pojawia się bezpośrednio pod oryginałem, z nazwą z dopiskiem kopii. Kopia zachowuje: rodzaj, kwoty, prognozy, powiązanie z harmonogramem, atrybuty, opis, załączniki i kolor. Kopia nie przejmuje wykonań, planu, komentarzy ani historii zmian. Sklonowanie pozycji zbiorczej tworzy pustą pozycję zbiorczą bez podpozycji.

Zmiana rodzaju

Opcje Zamień w przychód i Zamień w koszt w menu pozycji zmieniają jej rodzaj. Wykonania przypisane do pozycji zostają przy tym odpięte (trafiają do wiersza Nieprzypisane), bo rodzaj wykonania musi zgadzać się z rodzajem pozycji. Zmiana rodzaju trafia do historii pozycji. Nie da się zmienić rodzaju pozycji zbiorczej.

Panel pozycji

Panel otwiera się po kliknięciu nazwy pozycji albo opcji Zobacz szczegóły w menu wiersza. W nagłówku widać projekt i ścieżkę pozycji nadrzędnych. Panel zawiera:

• nazwę, zmienianą w miejscu (nie może być pusta),
• kwoty Wykonanie, Prognoza i Razem, a gdy w projekcie zatwierdzono plan budżetu — także Postęp, Odchylenie i Plan (zobacz Prognoza, Wykonanie, Plan i odchylenie),
• sekcję z zakładkami Prognoza i Wykonanie: wpisy pozycji w czasie, które można zawęzić zakresem dat (zobacz Prognozy budżetu i Wykonanie budżetu). W pozycji zbiorczej sekcja jest tylko do odczytu,
• pole Harmonogram z powiązanym elementem harmonogramu i jego datami (zobacz Powiązanie prognoz z harmonogramem),
• atrybuty pozycji (zobacz Atrybuty pozycji budżetowych),
• opis z formatowaniem tekstu i załączniki (spinacz: plik, link albo istniejący plik projektu),
• zakładki Komentarze (z wzmiankami) i Historia — lista zmian pozycji z datą i autorem.

Menu panelu (ikona z trzema kropkami) zawiera opcje: Kopiuj link, Klonuj, Zamień w koszt lub Zamień w przychód, Powiąż z harmonogramem, Dodaj wykonanie, Przesuń prognozy w czasie, Wyzeruj przeszłe prognozy i Usuń.

Edycja na liście

• Nazwa — opcja Zmień nazwę w menu wiersza albo kliknięcie nazwy.
• Prognoza — kliknięcie kwoty pozycji, która ma jedną prognozę albo żadnej, zmienia tę prognozę albo dodaje pierwszą (wyczyszczenie kwoty ją usuwa). Przy kilku prognozach kwota jest sumą i jest zablokowana (Wartość jest sumą składowych i nie można jej edytować.).
• Kwota i Wykonanie są sumami, a Data startu i Data końca wynikają z prognoz i wykonań, więc nie edytuje się ich wprost.
• Atrybuty — kliknięcie komórki otwiera edytor odpowiedni do typu atrybutu.

Kwoty wpisuje się jako liczby dodatnie; znak wynika z rodzaju pozycji. Zmiany zapisują się od razu i trafiają do historii. Edytować może osoba z uprawnieniem Administracja do budżetu; pozostałe osoby widzą panel bez możliwości zmian.

Widoki budżetu

Zakładka Budżet ma trzy widoki, przełączane po prawej stronie paska: Lista, Ujęcie okresowe i Wykonania. Widok Wykonania opisuje dział Wykonanie budżetu.

Lista

Drzewo pozycji z kolumnami. Domyślnie widać Data końca, Kwota, Prognoza i Wykonanie. Przycisk Kolumny dodaje i ukrywa kolumny (Data startu, Postęp, Odchylenie kwotowe i procentowe, atrybuty pozycji, a po zatwierdzeniu planu budżetu także Plan) i ustawia ich kolejność. Wiersz Suma zbiera wartości całego budżetu, a Nieprzypisane — wykonania bez pozycji. Przycisk Eksport zapisuje listę do pliku.

Ujęcie okresowe

Kwoty pozycji w podziale na okresy. Przełącznik skali ma wartości Miesiąc, Kwartał i Rok. Przycisk Wiersze wybiera, jakie serie widać przy każdej pozycji: Prognoza, Wykonanie, Plan i odchylenie kwotowe oraz procentowe. Kwoty okresów można edytować wprost, tak jak prognozę na liście. Przycisk Eksport zapisuje widok do pliku.

Filtr

Przycisk Filtr (widoki Lista i Ujęcie okresowe) zawęża pozycje po nazwie, rodzaju (koszty, przychody), zakresie dat startu i końca oraz wartościach atrybutów. Zamknięcie paska filtrów czyści filtr.

Ustawienia kolumn, serii, skali i filtr zapamiętuje przeglądarka osobno dla każdego projektu i każdego użytkownika, więc nie zmieniają widoku innym osobom.

Import pozycji

Import wczytuje wiele pozycji naraz z szablonu projektu albo z pliku. Opcje są w menu Ustawienia nad budżetem, w pozycji Import pozycji budżetowych; widzi je osoba z uprawnieniem Administracja do budżetu.

Z szablonu

1. Należy wybrać opcję Z szablonu. Otworzy się kreator Import budżetu.
2. Następnie należy wybrać szablon projektu i podać datę rozpoczęcia. Terminy pozycji zostaną przeliczone względem tej daty.
3. Po kliknięciu przycisku Dalej należy sprawdzić podgląd w kroku Podgląd budżetu i zatwierdzić import. Pozycje z szablonu zostaną dodane do budżetu.

Na liście są tylko szablony przypisane do obszarów pracy projektu (zobacz Obszary pracy i uprawnienia do szablonów).

Z Microsoft Excel

1. Należy wybrać opcję Z Microsoft Excel. Otworzy się kreator importu.
2. Następnie należy wgrać plik (dozwolone formaty: .xlsx i .csv, do 10 MB). Można pobrać wzór (Pobierz wzór); w pliku wzorcowym są przykładowe pozycje, które trzeba usunąć przed importem.
3. Po kliknięciu przycisku Dalej należy przypisać kolumny pliku do pól: Nazwa, WBS, Opis, Prognoza, Wykonanie, atrybuty pozycji albo Pomiń. Dla kolumn z kwotami podaje się format daty.
4. Na końcu należy zatwierdzić import. Pozycje z pliku zostaną dodane do budżetu.

Kolumna z nazwą jest wymagana (Kolumna nazwa jest obowiązkowa), kolumny nie mogą się powtarzać (Kolumna występuje więcej niż raz), a kwoty prognoz i wykonań w jednym wierszu muszą mieć ten sam znak (Wszystkie kwoty prognoz i wykonania w jednym wierszu muszą mieć ten sam znak.). Rodzaj pozycji wynika ze znaku: jeśli w pliku są kwoty dodatnie i ujemne, dodatnie stają się przychodami, a ujemne kosztami; jeśli są tylko ujemne, wszystkie są kosztami; jeśli tylko dodatnie, okno pyta, czy zaimportować je jako koszty (Importuję koszty), czy jako przychody (Importuję przychody).

Pozycje z importu mają w historii wpis o utworzeniu z szablonu lub z importowanego pliku.

Usunięcie pozycji

1. Należy otworzyć menu pozycji na liście budżetu (prawy przycisk myszy albo ikona z trzema kropkami) albo menu w panelu pozycji. Pojawi się lista opcji.
2. Następnie należy wybrać opcję Usuń. Otworzy się okno Usunięcie pozycji budżetowej.
3. Należy potwierdzić usunięcie w tym oknie. Pozycja zniknie z budżetu.

Razem z pozycją znikają jej pozycje podrzędne, wszystkie prognozy, historia zmian i reguły mapowania wykonań wskazujące tę pozycję. Wartości pozycji nadrzędnej i sumy projektu przeliczają się automatycznie.

Uwaga: usunięcia nie można cofnąć. Osoba, która ma otwartą usuniętą pozycję, zobaczy komunikat Ta pozycja budżetowa została usunięta.

Atrybuty pozycji budżetowych

Pozycje budżetowe można opisać atrybutami własnymi, podobnie jak projekty. Atrybuty pozycji definiuje administrator organizacji w menu głównym: Ustawienia systemowe, zakładka Budżet, karta Pozycje budżetu, sekcja Atrybuty budżetu, przycisk Nowy atrybut. Kolejność atrybutów na liście ustawia się przeciągnięciem, a filtr Rodzaj zawęża listę atrybutów po typie.

Obsługiwane typy atrybutów: tekst krótki i długi, lista jednokrotnego i wielokrotnego wyboru, liczba, data, link oraz pole funkcyjne (obliczenia na datach lub liczbach, na przykład kwota brutto jako kwota netto pomnożona przez VAT).

W projekcie atrybuty widać w panelu pozycji i jako kolumny listy budżetu (przycisk Kolumny). Wartości edytuje się na liście lub w panelu. W pozycji zbiorczej atrybutów nie ma. Pozycja przejmuje wartości atrybutów od rodzica, gdy staje się jego pierwszą podpozycją (zobacz Struktura i kolejność pozycji). Atrybutów budżetu można używać do filtrowania pozycji oraz w raportach budżetowych.

Atrybuty wykonań, czyli osobne pola opisujące wykonanie, definiuje się w tej samej zakładce, na karcie Wykonania (zobacz Atrybuty wykonań budżetu). Na tej samej karcie Pozycje budżetu ustawia się też Miejsca dziesiętne i Wyświetlanie kwot (zobacz Waluta i miejsca dziesiętne).