Linee di budget

Una linea di budget è un singolo costo o ricavo del budget di progetto, per esempio «Licenze», «Formazione» o «Pagamento del cliente». Le linee possono essere raggruppate sotto linee di gruppo, che sommano i valori delle linee sottostanti. Ogni linea ha un pannello con i suoi dettagli, le previsioni, gli effettivi, gli allegati, i commenti e lo storico delle modifiche.

Le linee si trovano nella scheda Budget del progetto (vedi Budget del progetto). Gli utenti con il permesso di progetto Budget al livello Anteprima consultano le linee, mentre quelli al livello Amministrazione le aggiungono, le modificano e le eliminano (vedi Permessi del progetto).

Aggiunta di una linea

1. Apri la scheda Budget nel progetto, vista Elenco o Vista periodica.
2. Clicca su Nuovo costo oppure, dopo aver cliccato sulla freccia accanto a quel pulsante, su Nuovo ricavo. Nell’elenco compare una nuova riga con il campo del nome in modalità di modifica.
3. Digita il nome e premi Invio, oppure clicca fuori dal campo.

Dopo il salvataggio con Invio, sotto compare un’altra riga vuota dello stesso tipo, così puoi inserire le linee una dopo l’altra. Un nome vuoto non crea una linea: la riga scompare. Una nuova linea va sotto la riga selezionata dell’elenco, oppure in fondo all’elenco se non è selezionato nulla.

Una linea può anche essere aggiunta in un punto scelto: il menu della riga (clic destro o icona a tre puntini) ha le opzioni Aggiungi costo e Aggiungi ricavi con il sottomenu Sopra, Sotto e Come sottovoce. La linea è così pronta per ulteriori modifiche nel pannello (vedi Pannello della linea).

I pulsanti di aggiunta e i menu di modifica sono visibili agli utenti con il permesso Amministrazione sul budget.

Struttura e ordine delle linee

Le linee sono disposte ad albero. Una linea che ha sottovoci è una linea di gruppo: non ha importi, date, previsioni né effettivi propri e i suoi valori sono la somma delle linee sottostanti. Nelle colonne degli importi di una linea di gruppo vedi allora il suggerimento Il valore è la somma degli elementi subordinati e non può essere modificato. Un gruppo può contenere costi, ricavi o entrambi.

• Aggiunta di una sottovoce — l’opzione Come sottovoce nel menu della riga (vedi Aggiunta di una linea).
• Spostamento — trascinare una riga con la maniglia a sinistra ne cambia l’ordine o la sposta sotto un’altra linea. Una linea non può essere spostata dentro se stessa né dentro una propria sottovoce.
• Colore — l’opzione Colore nel menu della riga colora la riga.

Nota: quando la prima sottovoce entra in una linea semplice dello stesso tipo, i valori del genitore (importi, previsioni, effettivi, collegamento al cronoprogramma, attributi e colore) passano alla nuova sottovoce e il genitore diventa una linea di gruppo. Quando la sottovoce è di tipo diverso da quello del genitore, le previsioni del genitore vengono eliminate e i suoi valori propri vengono cancellati. Le regole di mappatura degli effettivi che puntano al genitore vengono rimosse.

Una linea di gruppo non può essere trasformata in costo o in ricavo. Ogni spostamento viene annotato nello storico della linea.

Clonazione e cambio del tipo

Clonazione

La clonazione crea una copia di una linea e velocizza l’inserimento di costi o ricavi simili.

1. Apri il menu della linea: clic destro o icona a tre puntini sulla riga, oppure il menu nel pannello della linea.
2. Scegli Clonare il costo (Clona ricavi) — nel pannello, Clona.

La copia compare subito sotto l’originale, con il nome seguito da un suffisso di copia. La copia mantiene il tipo, gli importi, le previsioni, il collegamento al cronoprogramma, gli attributi, la descrizione, gli allegati e il colore. La copia non riprende gli effettivi, la baseline, i commenti né lo storico delle modifiche. Clonare una linea di gruppo crea una linea di gruppo vuota, senza sottovoci.

Cambio del tipo

Le opzioni Trasformare in ricavi e Trasforma in costo nel menu della linea ne cambiano il tipo. Gli effettivi assegnati alla linea vengono staccati (passano nella riga Non assegnate), perché il tipo di un effettivo deve corrispondere al tipo della linea. Il cambio del tipo viene annotato nello storico della linea. Il tipo di una linea di gruppo non può essere cambiato.

Pannello della linea

Il pannello si apre quando clicchi sul nome di una linea, oppure con l’opzione Vedi dettagli nel menu della riga. L’intestazione mostra il progetto e il percorso delle linee genitore. Il pannello contiene:

• il nome, modificabile sul posto (non può essere vuoto),
• gli importi Effettivo, Previsione e Totale e, quando nel progetto è stata approvata una baseline del budget, anche Progresso, Deviazione e Baseline (vedi Previsione, Effettivo, Baseline e scostamento),
• una sezione con le schede Previsione ed Effettivo: le registrazioni della linea nel tempo, che si possono restringere con un intervallo di date (vedi Previsioni di budget e Effettivi di budget). In una linea di gruppo la sezione è di sola lettura,
• il campo Cronoprogramma con l’elemento del cronoprogramma collegato e le sue date (vedi Collegare le previsioni al cronoprogramma),
• gli attributi della linea (vedi Attributi delle linee di budget),
• una descrizione con formattazione del testo e allegati (la graffetta: un file, un link o un file già presente nel progetto),
• le schede Commenti (con menzioni) e Storico — l’elenco delle modifiche della linea con data e autore.

Il menu del pannello (icona a tre puntini) offre le opzioni: Copiare il link, Clona, Trasforma in costo o Trasformare in ricavi, Associa al cronoprogramma, Aggiungi effettivo, Sposta le previsioni nel tempo, Azzera le previsioni passate e Cancellare.

Modifica nell’elenco

• Nome — l’opzione Rinominare nel menu della riga, oppure un clic sul nome.
• Previsione — cliccando sull’importo di una linea che ha una sola previsione, o nessuna, si modifica quella previsione o si aggiunge la prima (cancellando l’importo la si elimina). Con più previsioni l’importo è una somma ed è bloccato (Il valore è la somma dei componenti e non può essere modificato.).
• Importo ed Effettivo sono somme, mentre Data di inizio e Data di fine derivano dalle previsioni e dagli effettivi, quindi non si modificano direttamente.
• Attributi — cliccando su una cella si apre un editor adatto al tipo di attributo.

Gli importi si inseriscono come numeri positivi; il segno deriva dal tipo della linea. Le modifiche vengono salvate immediatamente e annotate nello storico. Gli utenti con il permesso Amministrazione sul budget possono modificare; gli altri vedono il pannello in sola lettura.

Viste del budget

La scheda Budget ha tre viste, da cambiare a destra della barra: Elenco, Vista periodica ed Effettivi. La vista Effettivi è descritta in Effettivi di budget.

Elenco

Un albero di linee con colonne. Per impostazione predefinita vedi Data di fine, Importo, Previsione ed Effettivo. Il pulsante Colonne aggiunge e nasconde colonne (Data di inizio, Progresso, Deviazione e Deviazione percentuale, attributi delle linee e, dopo l’approvazione di una baseline del budget, anche Baseline) e ne imposta l’ordine. La riga Totale raccoglie i valori dell’intero budget e Non assegnate mostra gli effettivi senza linea. Il pulsante Esportazione salva l’elenco in un file.

Vista periodica

Gli importi delle linee suddivisi per periodi. L’interruttore della scala ha Mese, Trimestre e Anno. Il pulsante Righe sceglie quali serie mostrare per ogni linea: Previsione, Effettivo, Baseline e la deviazione come importo e come percentuale. Gli importi dei periodi si possono modificare direttamente, come una previsione nell’elenco. Il pulsante Esportazione salva la vista in un file.

Filtro

Il pulsante Filtro (viste Elenco e Vista periodica) restringe le linee per nome, tipo (costi, ricavi), intervallo delle date di inizio e di fine e valori degli attributi. Chiudendo la barra del filtro, il filtro viene cancellato.

Il browser ricorda separatamente per ogni progetto e ogni utente le impostazioni delle colonne e delle serie, la scala e il filtro, quindi non modificano la vista per le altre persone.

Importazione di linee

L’importazione carica molte linee in una volta sola, da un modello di progetto o da un file. Le opzioni si trovano nel menu Impostazioni sopra il budget, sotto Importazione delle linee di budget; le vedono gli utenti con il permesso Amministrazione sul budget.

Da un modello

1. Scegli Dal modello. Si apre la procedura guidata Importazione del budget.
2. Scegli un modello di progetto e inserisci la data di inizio. Le date delle linee vengono ricalcolate rispetto a quella data.
3. Clicca su Avanti, controlla l’anteprima nel passaggio Anteprima del budget e conferma.

L’elenco contiene solo i modelli assegnati agli spazi di lavoro del progetto (vedi Spazi di lavoro e permessi del modello).

Da Microsoft Excel

1. Scegli Da Microsoft Excel.
2. Carica il file (formati supportati: .xlsx e .csv, fino a 10 MB). Puoi scaricare un modello (Scarica il modello); il file modello contiene linee di esempio che vanno eliminate prima dell’importazione.
3. Clicca su Avanti e assegna le colonne del file ai campi: Nome, WBS, Descrizione, Previsione, Effettivo, attributi delle linee oppure Salta. Per le colonne degli importi indichi il formato della data.
4. Conferma l’importazione.

La colonna del nome è obbligatoria (La colonna nome è obbligatoria), le colonne non possono ripetersi (La colonna compare più di una volta) e gli importi di previsione ed effettivo in una riga del file devono avere lo stesso segno (Tutti gli importi delle previsioni e degli effettivi in una riga devono avere lo stesso segno.). Il tipo della linea deriva dal segno: se il file contiene importi positivi e negativi, quelli positivi diventano ricavi e quelli negativi costi; se ci sono solo importi negativi, sono tutti costi; se ci sono solo importi positivi, la finestra chiede se importarli come costi (Importazione di costi) o come ricavi (Importo ricavi).

Le linee create da un’importazione hanno una voce nello storico che indica che sono state create da un modello o da un file importato.

Eliminazione di una linea

1. Apri il menu della linea nell’elenco del budget (clic destro o icona a tre puntini) oppure il menu nel pannello della linea.
2. Scegli Cancellare.
3. Conferma nella finestra Soppressione di una linea di bilancio.

Eliminare una linea elimina anche le sue sottovoci, tutte le sue previsioni, lo storico delle sue modifiche e le eventuali regole di mappatura degli effettivi che puntano a essa. La linea genitore e i totali del progetto vengono ricalcolati automaticamente.

Nota: l’eliminazione non può essere annullata. Chi ha ancora aperta la linea eliminata vedrà Questa linea di budget è stata eliminata.

Attributi delle linee di budget

Le linee di budget possono essere descritte con attributi personalizzati, in modo simile ai progetti. Un amministratore dell’organizzazione definisce gli attributi delle linee nel menu principale: Impostazioni del sistema, scheda Budget, scheda Linee di budget, sezione Attributi del budget, pulsante Nuovo attributo. L’ordine degli attributi nell’elenco si imposta trascinando, e il filtro Tipo restringe l’elenco degli attributi per tipo.

Tipi di attributo supportati: testo breve e lungo, elenco a scelta singola e a scelta multipla, numero, data, link e campo funzione (calcoli su date o numeri, per esempio l’importo lordo calcolato dall’importo netto e dall’IVA).

In un progetto gli attributi sono visibili nel pannello della linea e come colonne dell’elenco del budget (pulsante Colonne). I valori si modificano nell’elenco o nel pannello. Una linea di gruppo non ha attributi. Una linea riprende i valori degli attributi dal genitore quando ne diventa la prima sottovoce (vedi Struttura e ordine delle linee). Gli attributi del budget si possono usare per filtrare le linee e nei report del budget.

Gli attributi degli effettivi, campi separati che descrivono un effettivo, si definiscono nella stessa scheda, sotto Effettivi (vedi Attributi degli effettivi). Nella scheda Linee di budget si impostano anche Decimali e Visualizzazione delle spese (vedi Valuta e cifre decimali).