Líneas presupuestarias

Una línea presupuestaria es un coste o un ingreso individual del presupuesto del proyecto, como «Licencias», «Formación» o «Pago del cliente». Las líneas se pueden agrupar bajo líneas de grupo, que suman los valores de las líneas que contienen. Cada línea tiene un panel con sus detalles, previsiones, reales, archivos adjuntos, comentarios e historial de cambios.

Las líneas están en la pestaña Presupuesto del proyecto (consulta Presupuesto del proyecto). Los usuarios con el permiso de proyecto Presupuesto en el nivel Vista previa consultan las líneas, y los del nivel Administración las añaden, modifican y eliminan (consulta Permisos del proyecto).

Añadir una línea

1. Abre la pestaña Presupuesto del proyecto, en la vista Lista o Vista por periodos.
2. Haz clic en Nuevo coste o, después de hacer clic en la flecha situada junto a ese botón, en Nuevo ingreso. En la lista aparece una fila nueva con el campo del nombre en modo de edición.
3. Escribe el nombre y pulsa Intro, o haz clic fuera del campo.

Después de guardar con Intro, debajo aparece otra fila vacía del mismo tipo, de modo que puedes escribir las líneas una tras otra. Un nombre vacío no crea ninguna línea: la fila desaparece. La línea nueva se coloca debajo de la fila seleccionada de la lista o, si no hay ninguna seleccionada, al final de la lista.

También se puede añadir una línea en un lugar concreto: el menú de la fila (clic derecho o el icono de los tres puntos) tiene las opciones Añadir coste y Añadir ingresos con el submenú Por encima de, Abajo y Como subelemento. Después puedes seguir editando la línea en el panel (consulta Panel de la línea).

Los botones de añadir y los menús de edición los ven los usuarios con el permiso Administración para el presupuesto.

Estructura y orden de las líneas

Las líneas se organizan en un árbol. Una línea que tiene subelementos es una línea de grupo: no tiene importes, fechas, previsiones ni reales propios, y sus valores son la suma de las líneas que contiene. En las columnas de importes de una línea de grupo ves entonces el aviso El valor es la suma de los elementos subordinados y no se puede editar. Un grupo puede contener costes, ingresos o ambos.

• Añadir un subelemento — la opción Como subelemento del menú de la fila (consulta Añadir una línea).
• Mover — al arrastrar una fila por el tirador de la izquierda, cambias su orden o la pasas debajo de otra línea. Una línea no se puede mover dentro de sí misma ni dentro de uno de sus propios subelementos.
• Color — la opción Color del menú de la fila colorea la fila.

Nota: cuando el primer subelemento entra en una línea normal del mismo tipo, los valores de la línea superior (importes, previsiones, reales, vínculo con el cronograma, atributos y color) pasan al nuevo subelemento y la línea superior se convierte en línea de grupo. Cuando el subelemento es de un tipo distinto al de la línea superior, las previsiones de la línea superior se eliminan y sus valores propios se borran. Las reglas de asignación de reales que apuntan a la línea superior se eliminan.

Una línea de grupo no se puede convertir en coste ni en ingreso. Cada movimiento queda anotado en el historial de la línea.

Clonar y cambiar el tipo

Clonar

Al clonar se crea una copia de una línea, lo que agiliza la introducción de costes o ingresos parecidos.

1. Abre el menú de la línea: clic derecho o el icono de los tres puntos de la fila, o el menú del panel de la línea.
2. Elige Clonar el coste (Clonar ingresos) — en el panel, Clonar.

La copia aparece justo debajo del original, con el nombre y un sufijo de copia. La copia conserva el tipo, los importes, las previsiones, el vínculo con el cronograma, los atributos, la descripción, los archivos adjuntos y el color. La copia no hereda los reales, el plan, los comentarios ni el historial de cambios. Al clonar una línea de grupo se crea una línea de grupo vacía, sin subelementos.

Cambiar el tipo

Las opciones Convertir en ingresos y Convertir en coste del menú de la línea cambian su tipo. Los reales asignados a la línea se desvinculan en el proceso (pasan a la fila Sin asignar), porque el tipo de un real debe coincidir con el tipo de la línea. El cambio de tipo queda anotado en el historial de la línea. El tipo de una línea de grupo no se puede cambiar.

Panel de la línea

El panel se abre al hacer clic en el nombre de una línea o con la opción Ver detalles del menú de la fila. El encabezado muestra el proyecto y la ruta de las líneas superiores. El panel contiene:

• el nombre, que se cambia en el propio panel (no puede quedar vacío),
• los importes Real, Previsión y Total y, cuando en el proyecto se ha aprobado un plan del presupuesto, también Progreso, Desviación y Plan (consulta Previsión, Ejecución, Plan y desviación),
• una sección con las pestañas Previsión y Real: los registros de la línea a lo largo del tiempo, que se pueden acotar con un intervalo de fechas (consulta Previsiones del presupuesto y Reales del presupuesto). En una línea de grupo la sección es de solo lectura,
• el campo Cronograma con el elemento del cronograma vinculado y sus fechas (consulta Vincular previsiones con el cronograma),
• los atributos de la línea (consulta Atributos de las líneas presupuestarias),
• una descripción con formato de texto y archivos adjuntos (el clip: un archivo, un enlace o un archivo existente del proyecto),
• las pestañas Comentarios (con menciones) e Historia — la lista de cambios de la línea con fecha y autor.

El menú del panel (el icono de los tres puntos) tiene las opciones: Copiar enlace, Clonar, Convertir en coste o Convertir en ingresos, Asociar al cronograma, Añadir real, Desplazar previsiones en el tiempo, Poner a cero previsiones pasadas y Borrar.

Edición en la lista

• Nombre — la opción Cambiar nombre del menú de la fila, o un clic en el nombre.
• Previsión — al hacer clic en el importe de una línea que tiene una previsión o ninguna, cambias esa previsión o añades la primera (si borras el importe, se elimina). Con varias previsiones, el importe es una suma y está bloqueado (El valor es la suma de sus componentes y no se puede editar.).
• Importe y Ejecución son sumas, y Fecha de inicio y Fecha de fin proceden de las previsiones y los reales, por lo que no se editan directamente.
• Atributos — al hacer clic en una celda se abre un editor adecuado al tipo de atributo.

Los importes se introducen como números positivos; el signo depende del tipo de la línea. Los cambios se guardan de inmediato y quedan anotados en el historial. Pueden editar los usuarios con el permiso Administración para el presupuesto; los demás ven el panel en solo lectura.

Vistas del presupuesto

La pestaña Presupuesto tiene tres vistas, que se cambian a la derecha de la barra: Lista, Vista por periodos y Reales. La vista Reales se describe en Reales del presupuesto.

Lista

Un árbol de líneas con columnas. De forma predeterminada ves Fecha de fin, Importe, Previsión y Ejecución. El botón Columnas añade y oculta columnas (Fecha de inicio, Progreso, Desviación y Desviación [%], atributos de las líneas y, tras aprobar un plan del presupuesto, también Plan) y fija su orden. La fila Total reúne los valores de todo el presupuesto, y Sin asignar muestra los reales que no tienen línea. El botón Exportación guarda la lista en un archivo.

Vista por periodos

Los importes de las líneas divididos en periodos. El selector de escala ofrece Mes, Cuarto y Año. El botón Filas elige qué series se muestran para cada línea: Previsión, Real, Plan y la desviación en importe y en porcentaje. Los importes de los periodos se pueden editar directamente, como una previsión en la lista. El botón Exportación guarda la vista en un archivo.

Filtro

El botón Filtro (en las vistas Lista y Vista por periodos) acota las líneas por nombre, tipo (costes, ingresos), el intervalo de fechas de inicio y fin, y los valores de los atributos. Al cerrar la barra del filtro, el filtro se borra.

El navegador recuerda la configuración de columnas y series, la escala y el filtro por separado para cada proyecto y cada usuario, de modo que no cambian la vista de los demás.

Importar líneas

La importación carga muchas líneas a la vez desde una plantilla de proyecto o desde un archivo. Las opciones están en el menú Ajustes situado encima del presupuesto, en Importación de líneas presupuestarias; las ven los usuarios con el permiso Administración para el presupuesto.

Desde una plantilla

1. Elige De la plantilla. Se abre el asistente Importación de presupuesto.
2. Elige una plantilla de proyecto e introduce la fecha de inicio. Las fechas de las líneas se recalculan en relación con esa fecha.
3. Haz clic en Siguiente, revisa la vista previa en el paso Vista previa del presupuesto y confirma.

La lista contiene solo las plantillas asignadas a los espacios de trabajo del proyecto (consulta Espacios de trabajo y permisos de plantillas).

Desde Microsoft Excel

1. Elige Desde Microsoft Excel.
2. Sube el archivo (formatos admitidos: .xlsx y .csv, hasta 10 MB). Puedes descargar una plantilla (Descarga la plantilla); el archivo de plantilla contiene líneas de ejemplo que hay que borrar antes de importar.
3. Haz clic en Siguiente y asigna las columnas del archivo a los campos: Nombre, WBS, Descripción, Previsión, Ejecución, atributos de las líneas u Omitir. Para las columnas de importes indicas el formato de fecha.
4. Confirma la importación.

La columna del nombre es obligatoria (La columna del nombre es obligatoria), las columnas no pueden repetirse (La columna aparece más de una vez), y los importes de previsión y reales de una misma fila deben tener el mismo signo (Todos los importes de previsiones y reales en una misma fila deben tener el mismo signo.). El tipo de la línea depende del signo: si el archivo tiene importes positivos y negativos, los positivos se convierten en ingresos y los negativos en costes; si solo hay negativos, todos son costes; si solo hay positivos, la ventana pregunta si se importan como costes (Importación de costes) o como ingresos (Importo ingresos).

Las líneas procedentes de una importación tienen en el historial una anotación que indica que se crearon a partir de una plantilla o de un archivo importado.

Eliminar una línea

1. Abre el menú de la línea en la lista del presupuesto (clic derecho o el icono de los tres puntos) o el menú del panel de la línea.
2. Elige Borrar.
3. Confirma en la ventana Supresión de una línea presupuestaria.

Al eliminar una línea se eliminan también sus subelementos, todas sus previsiones, su historial de cambios y las reglas de asignación de reales que apuntan a ella. La línea superior y los totales del proyecto se recalculan automáticamente.

Nota: la eliminación no se puede deshacer. Quien todavía tenga abierta la línea eliminada verá Esta línea presupuestaria ha sido eliminada.

Atributos de las líneas presupuestarias

Las líneas presupuestarias se pueden describir con atributos propios, de forma parecida a los proyectos. Los atributos de las líneas los define un administrador de la organización en el menú principal: Configuración del sistema, la pestaña Presupuesto, la tarjeta Líneas presupuestarias, la sección Atributos del presupuesto, el botón Nuevo atributo. El orden de los atributos en la lista se fija arrastrando, y el filtro Tipo acota la lista de atributos por tipo.

Tipos de atributo admitidos: texto corto y largo, lista de selección única y lista de opciones múltiples, número, fecha, enlace y un campo de función (cálculos con fechas o números, por ejemplo el importe bruto como el importe neto multiplicado por el IVA).

En un proyecto, los atributos se ven en el panel de la línea y como columnas de la lista del presupuesto (el botón Columnas). Los valores se editan en la lista o en el panel. Una línea de grupo no tiene atributos. Una línea hereda los valores de los atributos de su línea superior cuando se convierte en su primer subelemento (consulta Estructura y orden de las líneas). Los atributos del presupuesto se pueden usar para filtrar líneas y en los informes de presupuesto.

Los atributos de los reales, campos aparte que describen un real, se definen en la misma pestaña, en la tarjeta Reales (consulta Atributos de los reales del presupuesto). En la misma tarjeta Líneas presupuestarias se establecen también Decimales y Visualización de los gastos (consulta Moneda y decimales).