Шляхи затвердження

Шлях затвердження — це шаблон процесу ухвалення рішень, який проходить базовий план проєкту (а разом із ним і паспорт проєкту) перед затвердженням. Він складається з послідовних рівнів, а кожен рівень — з осіб, які ухвалюють рішення або висловлюють думку. Шляхи розташовані в головному меню, у пункті Затвердження, на вкладці Шляхи затвердження (див. Затвердження). У списку є стовпець Назва і, якщо організація використовує робочі області, стовпець Робочі області. Клацніть назву, щоб відкрити вікно шляху.

Вкладка видима користувачам із правом на шляхи затвердження в робочій області (див. Робочі області та шляхи затвердження). Шлях вибирають під час надсилання базового плану або паспорта на затвердження (див. Затвердження зміни базового плану).

Створення шляху затвердження

1. Відкрийте вкладку Шляхи затвердження у розділі Затвердження.
2. Натисніть Додати. Відкриється вікно Шлях затвердження.
3. Заповніть поле Назва, оберіть значення в полі Робочі області (поле з’являється, коли організація використовує робочі області) і за потреби заповніть поле Опис. Опис показується, коли шлях вибирають у вікні Затвердження.
4. Натисніть Додати рівень і визначте затверджувачів (див. Рівні та ролі затверджувачів).
5. Натисніть Додати.

Для збереження потрібні назва, принаймні одна робоча область, принаймні один рівень і на кожному рівні принаймні одна особа з дією Рішення. У разі помилки з’являється повідомлення, наприклад Необхідно визначити принаймні одну особу, що приймає рішення, на кожному рівні затвердження., Один і той самий користувач був доданий двічі на одному рівні. або На шляху затвердження визначений принаймні один неактивний користувач. Шлях змінюють і видаляють у тому самому вікні (клацніть назву в списку). Видалення шляху не перериває затверджень, які вже розпочалися за ним; змінені й видалені шаблони не змінюють шляхів, що вже виконуються в проєктах.

Робочі області та шляхи затвердження

Кожен шлях закріплений за однією або кількома робочими областями. Це закріплення визначає:

• де шлях доступний — у вікні Затвердження проєкту список Шлях затвердження містить лише шляхи, які мають спільну робочу область із проєктом. Якщо таких немає, у списку показано Немає визначених шляхів затвердження для робочої області. Шлях з іншої робочої області використати не можна (таке надсилання відхиляється),
• хто керує шляхом — користувачі з правом Затвердження в робочій області можуть додавати, редагувати й видаляти шляхи цієї робочої області та бачать вкладку Шляхи затвердження. Список показує їм лише шляхи їхніх робочих областей.

Право надають у правах робочої області користувача або групи користувачів: група Конфігурація, стовпець Затвердження. Воно має один рівень доступу й дає повне керування шляхами робочої області. Новий шлях можна закріпити лише за робочими областями, у яких користувач має це право; якщо він має його лише в одній робочій області, поле Робочі області не показується.

Як надати права робочої області, див. Користувачі та права доступу. Що таке робочі області, див. Робочі області.

Рівні та ролі затверджувачів

Рівні

Рівні проходять по черзі: рівень 2 починається лише після завершення рівня 1. Додайте рівень кнопкою Додати рівень, видаліть його пунктом Видалити в меню рівня, а порядок змініть, перетягнувши рівень за ручку. У заголовку рівня речення Потрібно затвердження [всіх / одного з] особи, що ухвалюють рішення визначає, скільки рішень закриває рівень:

• всіх — рівень завершується після рішень усіх осіб з дією Рішення,
• одного з — достатньо рішення першої особи, що ухвалила його.

Рівень також завершується одразу, коли будь-яка особа, що приймає рішення, обирає Відхиляю або Потребує доопрацювання: усе затвердження тоді завершується з цим результатом, а наступні рівні не починаються.

Затверджувачі

Кнопка Додати затверджувача додає рядок зі списком вибору. Можна вибрати:

• Керівник проєкту — керівників проєкту, у якому відбувається затвердження (динамічне значення),
• проєктну роль — осіб, призначених на цю роль у проєкті (динамічне значення). Роль може бути на рівні лише раз,
• Керівник — безпосереднього керівника особи, яка надсилає запит на затвердження (динамічне значення; безпосереднього керівника задають у профілі користувача, див. Користувачі та права доступу),
• конкретного користувача зі списку активних користувачів.

Динамічні значення визначаються в момент надсилання базового плану на затвердження, за даними цього проєкту. Якщо особа є на рівні двічі (наприклад, як керівник проєкту й як учасник проєктної ролі), залишається один запис, з дією Рішення, якщо вона була хоча б в одному з них. Під час надсилання вікно Затвердження перевіряє шлях і позначає помилки: немає керівника проєкту, роль без осіб або не додана до проєкту, немає безпосереднього керівника, неактивний користувач або ліцензія нижча за повну. Надсилання з помилкою заблоковане.

Дія затверджувача

Для кожного затверджувача список дій має два значення:

• Рішення — обов’язковий голос. Рівень не завершується без рішень (залежно від того, що задано: всіх чи одного з),
• Думка — радник. Він може залишити коментар і вибір, але не закриває рівень.

У меню рядка затверджувача є пункт Інформація для особи, що затверджує (коротке повідомлення, яке показують затверджувачу в момент ухвалення рішення, позначене іконкою коментаря) і Видалити.

Затверджувачі на поточному рівні отримують сповіщення в застосунку та електронний лист (коли в них увімкнено сповіщення Затвердження, що очікується) і доступ до проєкту на час затвердження. Про перебіг затвердження див. План проєкту.

Обов'язковий шлях затвердження

Адміністратор організації вирішує, чи можна затверджувати базові плани й паспорти проєкту без шляху затвердження. Налаштування розташоване в головному меню: Системні налаштування, вкладка Затвердження, перемикач Вимагати шлях затвердження (Після увімкнення користувачі будуть зобов’язані вибрати шлях затвердження перед надсиланням на затвердження.). Зміна зберігається одразу.

• Перемикач вимкнено (за замовчуванням) — у списку Шлях затвердження у вікні Затвердження є варіант Немає шляху. Якщо його вибрати, базовий план або паспорт затверджується одразу, без затверджувачів.
• Перемикач увімкнено — варіанта Немає шляху немає, а кнопка надсилання неактивна, доки не вибрано шлях. Сервер також відхиляє надсилання без шляху. Кожен базовий план і кожен паспорт мусить пройти визначений шлях.

Затвердження без шляху не можна скасувати, і воно зберігає значення базового плану, якщо ввімкнено перемикачі Графік і Бюджет (див. Затвердження зміни базового плану).