Jóváhagyási útvonalak

A jóváhagyási útvonal annak a döntési folyamatnak a sablonja, amelyen a projekt alaptervének (és vele a projektalapokmánynak) a jóváhagyás előtt végig kell mennie. Egymást követő szintekből áll, minden szint pedig olyan személyekből, akik döntenek vagy véleményt mondanak. Az útvonalak a főmenüben, a Jóváhagyások menüpont alatt, a Jóváhagyási útvonalak fülön találhatók (lásd: Jóváhagyások). A listában a Név oszlop szerepel, és ha a szervezet munkaterületeket használ, a Munkaterületek oszlop is. Az útvonal ablakának megnyitásához kattintson a névre.

A fül azoknak a felhasználóknak látható, akik egy munkaterületen rendelkeznek a jóváhagyási útvonalakra vonatkozó jogosultsággal (lásd: Munkaterületek és jóváhagyási útvonalak). Az útvonalat az alapterv vagy a projektalapokmány jóváhagyásra küldésekor választják ki (lásd: Az alapterv módosításának jóváhagyása).

Jóváhagyási útvonal létrehozása

1. Nyissa meg a Jóváhagyási útvonalak fület a Jóváhagyások szakaszban.
2. Kattintson a Hozzáadás gombra. Megnyílik a Jóváhagyási útvonal ablak.
3. Adja meg a nevet a Név mezőben, válassza ki a munkaterületeket a Munkaterületek mezőben (a mező akkor jelenik meg, ha a szervezet munkaterületeket használ), és szükség esetén adjon meg leírást a Leírás mezőben. A leírás akkor jelenik meg, amikor az útvonalat a Jóváhagyás ablakban kiválasztják.
4. Kattintson a Szint hozzáadás gombra, és adja meg a jóváhagyókat (lásd: Szintek és jóváhagyói szerepek).
5. Kattintson a Hozzáadás gombra.

A mentéshez név, legalább egy munkaterület, legalább egy szint, és minden szinten legalább egy Döntés műveletű személy szükséges. Hiba esetén üzenet jelenik meg, például Minden elfogadási szinten legalább egy döntéshozót kell meghatározni., Ugyanaz a felhasználó kétszer került hozzáadásra egy szinten. vagy Az elfogadási útvonalban legalább egy inaktív felhasználó van definiálva. Az útvonalat ugyanabban az ablakban módosíthatja és törölheti (kattintson a névre a listában). Egy útvonal törlése nem szakítja meg azokat a jóváhagyásokat, amelyek már elindultak belőle; a módosított és a törölt sablonok nem változtatják meg a projektekben már futó útvonalakat.

Munkaterületek és jóváhagyási útvonalak

Minden útvonal egy vagy több munkaterülethez van rendelve. A hozzárendelés dönti el:

• hol érhető el az útvonal — a projekt Jóváhagyás ablakában a Jóváhagyási útvonal lista csak azokat az útvonalakat tartalmazza, amelyek legalább egy munkaterületen osztoznak a projekttel. Ha ilyen nincs, a lista a következőt mutatja: Nincsenek meghatározva jóváhagyási útvonalak a munkaterülethez. Egy másik munkaterület útvonala nem használható (az ilyen küldést elutasítják),
• ki kezeli az útvonalat — azok a felhasználók, akiknek egy munkaterületen megvan a Jóváhagyások jogosultságuk, hozzáadhatják, szerkeszthetik és törölhetik az adott munkaterület útvonalait, és látják a Jóváhagyási útvonalak fület. A lista nekik csak a saját munkaterületeik útvonalait mutatja.

A jogosultságot a felhasználó vagy a felhasználói csoport munkaterületi jogosultságai között lehet megadni: a Konfiguráció csoportban, a Jóváhagyások oszlopban. Csak egyetlen fokozata van, és teljes körű kezelést ad a munkaterület útvonalai felett. Új útvonalat csak olyan munkaterületekhez lehet hozzárendelni, ahol a felhasználónak megvan ez a jogosultsága; ha csak egy munkaterületen van meg, a Munkaterületek mező nem jelenik meg.

A munkaterületi jogosultságok megadásáról lásd: Felhasználók és jogosultságok. A munkaterületekről lásd: Munkaterületek.

Szintek és jóváhagyói szerepek

Szintek

A szinteken sorrendben haladnak végig: a 2. szint csak az 1. szint befejezése után indul. Szintet a Szint hozzáadás gombbal adhat hozzá, a szint menüjében a Törlés lehetőséggel törölheti, a sorrendet pedig úgy módosíthatja, hogy a szintet a fogantyújánál fogva áthúzza. A szint fejlécében a Jóváhagyás szükséges [Minden / Az egyik] döntéshozók mondat határozza meg, hány döntés zárja le a szintet:

• Minden — a szint akkor ér véget, ha a Döntés műveletű személyek mindegyike döntött,
• Az egyik — az első döntése elegendő.

A szint azonnal véget ér akkor is, ha bármelyik döntéshozó a Visszautasítom vagy a Javítandó lehetőséget választja: ekkor az egész jóváhagyás ezzel az eredménnyel zárul, és a további szintek nem indulnak el.

Jóváhagyók

A Jóváhagyó hozzáadása gomb egy választólistás sort ad hozzá. A következők közül választhat:

• Projektvezető — annak a projektnek a vezetői, amelyben a jóváhagyás zajlik (dinamikus érték),
• projektszerep — a projektben ehhez a szerephez rendelt személyek (dinamikus érték). Egy szerep egy szinten csak egyszer szerepelhet,
• Felettes — a jóváhagyási kérelmet elküldő személy közvetlen felettese (dinamikus érték; a felettest a felhasználói profilban kell megadni, lásd: Felhasználók és jogosultságok),
• meghatározott felhasználó az aktív felhasználók listájából.

A dinamikus értékek abban a pillanatban oldódnak fel, amikor az alaptervet jóváhagyásra küldik, az adott projekt adatai alapján. Ha egy személy kétszer szerepel egy szinten (például projektvezetőként és egy projektszerep tagjaként), egy bejegyzés marad, Döntés művelettel, ha bármelyik bejegyzésben megvolt. A küldéskor a Jóváhagyás ablak ellenőrzi az útvonalat, és jelzi a hibákat: nincs projektvezető, a szerepnek nincs személye vagy nincs hozzáadva a projekthez, nincs felettes, inaktív felhasználó, vagy a teljes licencnél alacsonyabb licenc. A hibás küldés le van tiltva.

A jóváhagyó művelete

Minden jóváhagyóhoz a műveletlista két értéket kínál:

• Döntés — kötelező érvényű szavazat. A szint döntések nélkül nem ér véget (a beállítástól függően: Minden vagy Az egyik),
• Vélemény — tanácsadó. Hozzászólást és választást hagyhat, de nem zárja le a szintet.

A jóváhagyó sorának menüjében ott van az Információk a jóváhagyó számára lehetőség (rövid üzenet, amelyet a jóváhagyó a döntés pillanatában lát, megjegyzés ikonnal jelölve) és a Törlés.

Az éppen folyó szint jóváhagyói értesítést kapnak az alkalmazásban és e-mailben (ha be van kapcsolva a Jóváhagyásra vár értesítésük), valamint hozzáférést kapnak a projekthez a jóváhagyás idejére. A folyamat menetét lásd: Projekt alapterv.

Kötelező jóváhagyási útvonal

A szervezet adminisztrátora dönti el, hogy az alaptervek és a projektalapokmányok jóváhagyhatók-e jóváhagyási útvonal nélkül. A beállítás a főmenüben található: Rendszerbeállítások, Jóváhagyások fül, a Jóváhagyási útvonal megkövetelése kapcsoló (Bekapcsolás után a felhasználóknak ki kell választaniuk egy jóváhagyási útvonalat a jóváhagyásra küldés előtt.). A módosítás azonnal mentésre kerül.

• Kikapcsolt kapcsoló (alapértelmezés) — a Jóváhagyás ablak Jóváhagyási útvonal listája tartalmazza a Nincs útvonal lehetőséget. Ennek kiválasztása azonnal jóváhagyja az alaptervet vagy a projektalapokmányt, jóváhagyók nélkül.
• Bekapcsolt kapcsoló — nincs Nincs útvonal lehetőség, és a küldés gomb inaktív, amíg nincs kiválasztva útvonal. A szerver is elutasítja az útvonal nélküli küldést. Minden alaptervnek és projektalapokmánynak egy meghatározott útvonalon kell végigmennie.

Az útvonal nélküli jóváhagyás nem vonható vissza, és elmenti az alapterv értékeit, feltéve, hogy az Ütemterv és a Költségvetés kapcsoló be van kapcsolva (lásd: Az alapterv módosításának jóváhagyása).