Vías de Aceptación

Una Ruta de Aceptación es un proceso predefinido de toma de decisiones que se utiliza para aprobar documentos clave del proyecto, como la Carta del Proyecto o el Plan del Proyecto. Garantiza que se cumplen las normas de la organización antes de que un proyecto pase a la siguiente fase.

Contexto de los Espacios de trabajo

Cada Ruta de Aceptación está estrictamente vinculada a un Espacio de Trabajo específico. Esto garantiza el aislamiento de procesos entre unidades de negocio.

• Al crear una nueva ruta, debes asignarla a un Espacio de trabajo.
• La ruta sólo estará disponible para su selección en los proyectos que pertenezcan al mismo Espacio de trabajo.

Nota: Sólo puedes gestionar las rutas de los Espacios de trabajo a los que tienes acceso.

Crear el camino de la Aceptación

1. En el menú principal, despliega el grupo PMO y ve al módulo Vías de Aceptación.
2. Pulsa el botón Añadir.
3. En la nueva ventana, introduce el Nombre de la ruta.
4. Selecciona el Espacio de trabajo. (Esto determina dónde se puede utilizar esta ruta).
5. Define el flujo de aprobación añadiendo Niveles y Aprobadores (se requiere al menos un aprobador con el rol «Decisión»).
6. (Opcional) Añade una descripción.
7. Haz clic en Añadir. La nueva ruta está ahora disponible para los proyectos dentro del Espacio de Trabajo seleccionado.

Niveles de Aceptación y funciones de los aprobadores

Niveles

Puedes estructurar el proceso en niveles secuenciales. La aprobación en el Nivel 2 sólo puede comenzar después de que el Nivel 1 esté totalmente aprobado. Si un nivel requiere «Todos los responsables», todos deben aprobarlo antes de que avance el proceso.

Tipos de aprobadores

• Función decisoria: Vinculante. El voto de esta persona es necesario para que el proceso avance.
• Función de opinión: Asesor. Esta persona puede dejar comentarios, pero no puede bloquear el proceso.

Asignación Dinámica vs. Específica

Puedes asignar a una persona concreta (por ejemplo, «Juan Pérez») o un Rol Dinámico (por ejemplo, «Gerente de proyecto»). Si eliges un rol dinámico, el sistema asigna automáticamente la solicitud a quien tenga ese rol en el proyecto concreto.

Consulta Aceptación de la Carta del Proyecto para más detalles sobre cómo aprobar el plan del proyecto.

Exigir una vía de Aceptación

El administrador del sistema puede decidir si la organización permite que los Planes base y las Cartas de proyectos se aprueben sin una ruta de aceptación. Activar el requisito garantiza que cada aprobación de documentos clave del proyecto pase por un proceso de toma de decisiones definido.

Configurar el requisito de la vía de Aceptación

1. En el menú principal, despliega el grupo Administración y ve al módulo Configuración del sistema.
2. Ve a la pestaña Aceptación.
3. Marca o desmarca la opción Requerir ruta de aceptación por separado para el plan base y por separado para la carta del proyecto.
4. Los cambios se guardan automáticamente.

Comportamiento tras activar el requisito

Una vez activada la opción, la opción «Sin ruta de aceptación» desaparece de la ventana de envío a aceptación: los usuarios deben elegir una de las rutas definidas. Esto se aplica a todos los proyectos de la organización, independientemente del espacio de trabajo.

Para más información sobre la creación de vías de Aceptación: Crear vías de Aceptación.