Vías de Aceptación
Una ruta de aprobación es la plantilla de un proceso de decisión por el que pasa el plan base de un proyecto (y con él una carta de proyecto) antes de la aprobación. Consta de niveles consecutivos, y cada nivel, de personas que deciden o dan su opinión. Las rutas están en el menú principal, en Aceptaciones, en la pestaña Rutas de aprobación (consulta Aceptaciones). La lista tiene la columna Nombre y, cuando la organización usa espacios de trabajo, la columna Espacios de trabajo. Haz clic en un nombre para abrir la ventana de la ruta.
La pestaña es visible para los usuarios con el permiso de rutas de aprobación en un espacio de trabajo (consulta Espacios de trabajo y rutas de aprobación). La ruta se elige al enviar un plan base o una carta de proyecto para su aprobación (consulta Aprobar un cambio de plan).
Crear una ruta de aprobación
- Abre la pestaña Rutas de aprobación en el apartado Aceptaciones.
- Haz clic en Añadir. Se abre la ventana Ruta de aprobación.
- Rellena los campos Nombre y Espacios de trabajo (el campo se muestra cuando la organización usa espacios de trabajo) y, si quieres, Descripción. La descripción se muestra al elegir la ruta en la ventana Aceptación.
- Haz clic en Añadir nivel y define los aprobadores (consulta Niveles y roles de los aprobadores).
- Haz clic en Añadir.
Para guardar hacen falta un nombre, al menos un espacio de trabajo, al menos un nivel y, en cada nivel, al menos una persona con la acción Decisión. Si hay un error, aparece un mensaje, por ejemplo Debe definirse al menos un responsable de la toma de decisiones en cada nivel de aceptación. El mismo usuario fue añadido dos veces en un nivel. o Al menos un usuario inactivo está definido en la ruta de aceptación. Una ruta se cambia y se borra en la misma ventana (haz clic en el nombre en la lista). Borrar una ruta no interrumpe las aprobaciones que ya han empezado con ella; las plantillas cambiadas y borradas no modifican las rutas que ya están en curso en los proyectos.
Espacios de trabajo y rutas de aprobación
Cada ruta se asigna a uno o varios espacios de trabajo. La asignación determina:
- dónde está disponible la ruta — en la ventana Aceptación de un proyecto, la lista Ruta de aprobación contiene solo las rutas que comparten espacio de trabajo con el proyecto. Si no hay ninguna, la lista muestra No hay rutas de aprobación definidas para el espacio de trabajo. No se puede usar una ruta de otro espacio de trabajo (ese envío se rechaza),
- quién gestiona la ruta — los usuarios con el permiso Aceptaciones en un espacio de trabajo pueden añadir, editar y borrar las rutas de ese espacio de trabajo y ven la pestaña Rutas de aprobación. La lista les muestra solo las rutas de sus espacios de trabajo.
El permiso se concede en los permisos de espacio de trabajo de un usuario o de un grupo de usuarios: grupo Configuración, columna Aceptaciones. Tiene un solo nivel y da la gestión completa de las rutas del espacio de trabajo. Una ruta nueva solo se puede asignar a espacios de trabajo en los que el usuario tiene este permiso; si lo tiene en un solo espacio de trabajo, el campo Espacios de trabajo no se muestra.
Para conceder permisos de espacio de trabajo, consulta Usuarios y permisos. Qué son los espacios de trabajo se explica en Espacios de trabajo.
Niveles y roles de los aprobadores
Niveles
Los niveles se recorren en orden: el nivel 2 empieza solo cuando ha terminado el nivel 1. Un nivel se añade con Añadir nivel, se borra con Borrar en el menú del nivel y el orden se cambia arrastrando un nivel por su asa. En el encabezado del nivel, la frase Aceptación requerida [Todos / Uno de] Decisores define cuántas decisiones cierran el nivel:
- Todos — el nivel termina tras las decisiones de todas las personas con la acción Decisión,
- Uno de — basta con la decisión de la primera.
Un nivel también termina de inmediato cuando cualquier decisor elige Rechazo o A mejorar: toda la aprobación termina entonces con ese resultado y los niveles siguientes no empiezan.
Aprobadores
El botón Añadir aprobador añade una fila con una lista de selección. Puedes elegir:
- Gerente de proyecto — los gerentes del proyecto en el que tiene lugar la aprobación (un valor dinámico),
- un rol del proyecto — las personas asignadas a ese rol en el proyecto (un valor dinámico). Un rol solo puede aparecer una vez en un nivel,
- Jefe — el jefe de la persona que envía la solicitud de aprobación (un valor dinámico; el jefe se define en el perfil del usuario, consulta Usuarios y permisos),
- un usuario concreto de la lista de usuarios activos.
Los valores dinámicos se resuelven en el momento en que el plan base se envía para su aprobación, a partir de los datos de ese proyecto. Si una persona aparece dos veces en un nivel (por ejemplo, como gerente de proyecto y como miembro de un rol del proyecto), queda una sola entrada, con la acción Decisión si cualquiera de las dos la tenía. Al enviar, la ventana Aceptación comprueba la ruta y marca los errores: no hay gerente de proyecto, un rol sin personas o no añadido al proyecto, no hay jefe, un usuario inactivo o una licencia inferior a la completa. El envío con un error queda bloqueado.
Acción del aprobador
Para cada aprobador, la lista de acciones tiene dos valores:
- Decisión — un voto vinculante. El nivel no termina sin decisiones (según el ajuste Todos o Uno de),
- Opinión — un asesor. Puede dejar un comentario y una elección, pero no cierra el nivel.
El menú de la fila del aprobador incluye la opción Información para el aceptador (un mensaje breve que se muestra al aprobador en el momento de decidir, marcado con un icono de comentario) y Borrar.
Los aprobadores del nivel en curso reciben una notificación en la aplicación y un correo electrónico (cuando tienen activada su notificación En espera de aceptación), y acceso al proyecto mientras dura la aprobación. Para ver el desarrollo, consulta Plan del proyecto.
Ruta de aprobación obligatoria
El administrador de la organización decide si los planes base y las cartas de proyecto se pueden aprobar sin una ruta de aprobación. El ajuste está en el menú principal: Configuración del sistema, pestaña Aceptaciones, interruptor Requerir ruta de aprobación (Una vez activado, los usuarios deberán seleccionar una ruta de aprobación antes de enviar para su aprobación.). El cambio se guarda al instante.
- Interruptor apagado (el valor predeterminado) — la lista Ruta de aprobación de la ventana Aceptación tiene la opción No hay camino. Al elegirla, el plan base o la carta de proyecto se aprueba de inmediato, sin aprobadores.
- Interruptor encendido — no existe la opción No hay camino y el botón de envío está inactivo hasta que se elige una ruta. El servidor también rechaza el envío sin ruta. Cada plan base y cada carta de proyecto debe pasar por una ruta definida.
La aprobación sin ruta no se puede deshacer y guarda los valores del plan base, siempre que los interruptores Cronograma y Presupuesto estén activados (consulta Aprobar un cambio de plan).
