Cesty přijetí

Schvalovací cesta je šablona rozhodovacího procesu, kterým prochází plán projektu (a s ním charta projektu) před schválením. Skládá se z po sobě jdoucích úrovní a každá úroveň z osob, které rozhodují nebo vyjadřují názor. Cesty jsou v hlavním menu pod položkou Přijetí na záložce Schvalovací cesty (viz Přijetí). Seznam má sloupec Název a, když organizace používá pracovní prostory, také sloupec Pracovní prostory. Kliknutím na název otevřete okno cesty.

Záložka je viditelná pro uživatele s oprávněním ke schvalovacím cestám v pracovním prostoru (viz Pracovní prostory a schvalovací cesty). Cesta se vybírá při odesílání plánu nebo charty ke schválení (viz Schválení změny plánu).

Vytvoření schvalovací cesty

1. Otevřete záložku Schvalovací cesty v sekci Přijetí.
2. Klikněte na Přidat. Otevře se okno Schvalovací cesta.
3. Zadejte Název, vyberte Pracovní prostory (pole se zobrazí, když organizace používá pracovní prostory) a volitelně vyplňte Popis. Popis se zobrazí při výběru cesty v okně Přijetí.
4. Klikněte na Přidat úroveň a určete schvalovatele (viz Úrovně a role schvalovatelů).
5. Klikněte na Přidat.

K uložení je třeba název, alespoň jeden pracovní prostor, alespoň jedna úroveň a v každé úrovni alespoň jedna osoba s akcí Rozhodnutí. Při chybě se zobrazí hlášení, například V každé úrovni přijetí musí být definována alespoň jedna rozhodující osoba. V jedné úrovni byl dvakrát přidán stejný uživatel. nebo V cestě přijetí je definován alespoň jeden neaktivní uživatel. Cestu změníte a odstraníte ve stejném okně (kliknutím na název v seznamu). Odstranění cesty nepřeruší schvalování, která z ní už začala; změněné a odstraněné šablony nemění cesty, které už v projektech běží.

Pracovní prostory a schvalovací cesty

Každá cesta je přiřazena k jednomu nebo více pracovním prostorům. Přiřazení určuje:

• kde je cesta dostupná — v okně Přijetí projektu obsahuje seznam Schvalovací cesta jen cesty, které sdílejí pracovní prostor s projektem. Pokud žádné nejsou, seznam ukáže Nejsou definovány žádné schvalovací cesty pro pracovní prostor. Cestu z jiného pracovního prostoru použít nelze (takové odeslání je zamítnuto),
• kdo cestu spravuje — uživatelé s oprávněním Přijetí v pracovním prostoru mohou cesty tohoto pracovního prostoru přidávat, upravovat a odstraňovat a vidí záložku Schvalovací cesty. Seznam jim ukazuje jen cesty jejich pracovních prostorů.

Oprávnění se uděluje v oprávněních pracovního prostoru uživatele nebo skupiny uživatelů: skupina Konfigurace, sloupec Přijetí. Má jedinou úroveň a dává plnou správu cest pracovního prostoru. Novou cestu lze přiřadit jen k pracovním prostorům, v nichž uživatel toto oprávnění má; pokud ho má jen v jednom pracovním prostoru, pole Pracovní prostory se nezobrazí.

Jak udělit oprávnění k pracovním prostorům, popisuje článek Uživatelé a oprávnění. Co jsou pracovní prostory, vysvětluje článek Pracovní prostory.

Úrovně a role schvalovatelů

Úrovně

Úrovně se procházejí postupně: úroveň 2 začne až po skončení úrovně 1. Úroveň přidáte příkazem Přidat úroveň, odstraníte ji příkazem Odstranit v nabídce úrovně a pořadí změníte přetažením úrovně za úchyt. V záhlaví úrovně věta Vyžaduje se přijetí [Všechny / Jeden z] schvalovatelé určuje, kolik rozhodnutí úroveň uzavře:

• Všechny — úroveň skončí po rozhodnutích všech osob s akcí Rozhodnutí,
• Jeden z — stačí rozhodnutí první z nich.

Úroveň také okamžitě skončí, když kterýkoli rozhodující zvolí Odmítám nebo Ke zlepšení: celé schvalování pak skončí s tímto výsledkem a další úrovně se nespustí.

Schvalovatelé

Tlačítko Přidat schvalovatele přidá řádek se seznamem pro výběr. Seznam nabízí:

• Projektový vedoucí — vedoucí projektu, v němž schvalování probíhá (dynamická hodnota),
• projektová role — osoby přiřazené k této roli v projektu (dynamická hodnota). Role může být v úrovni jen jednou,
• Vedoucí — nadřízený osoby, která odesílá žádost o schválení (dynamická hodnota; nadřízený se nastavuje v profilu uživatele, viz Uživatelé a oprávnění),
• konkrétní uživatel ze seznamu aktivních uživatelů.

Dynamické hodnoty se určí v okamžiku odeslání plánu ke schválení z dat daného projektu. Pokud je osoba v úrovni dvakrát (například jako projektový vedoucí a jako člen projektové role), zůstane jeden záznam, s akcí Rozhodnutí, měl-li ji kterýkoli z nich. Při odesílání okno Přijetí cestu zkontroluje a označí chyby: chybí projektový vedoucí, role je bez osob nebo nebyla přidána do projektu, chybí nadřízený, uživatel je neaktivní nebo má nižší než úplnou licenci. Odeslání s chybou je zablokováno.

Akce schvalovatele

U každého schvalovatele nabízí seznam akcí dvě hodnoty:

• Rozhodnutí — závazný hlas. Úroveň bez rozhodnutí neskončí (podle nastavení Všechny nebo Jeden z),
• Názor — poradce. Může zanechat komentář a zvolit možnost, ale úroveň neuzavírá.

Nabídka řádku schvalovatele obsahuje volbu Informace pro akceptujícího (krátká zpráva zobrazená schvalovateli v okamžiku rozhodování, označená ikonou komentáře) a volbu Odstranit.

Schvalovatelé na probíhající úrovni dostanou oznámení v aplikaci a e-mail (mají-li zapnuté oznámení Čeká se na přijetí) a po dobu schvalování také přístup k projektu. Průběh popisuje článek Plán projektu.

Povinná schvalovací cesta

Administrátor organizace rozhoduje, zda lze plány a charty projektů schvalovat bez schvalovací cesty. Nastavení je v hlavním menu: Nastavení systému, záložka Přijetí, přepínač Vyžadovat schvalovací cestu (Po zapnutí budou uživatelé povinni vybrat schvalovací cestu před odesláním ke schválení.). Změna se uloží okamžitě.

• Přepínač vypnutý (výchozí stav) — seznam Schvalovací cesta v okně Přijetí obsahuje volbu Žádná cesta. Po jejím výběru je plán nebo charta schválena okamžitě, bez schvalovatelů.
• Přepínač zapnutý — volba Žádná cesta chybí a tlačítko odeslání je neaktivní, dokud není vybrána cesta. Server také odmítne odeslání bez cesty. Každý plán a každá charta musí projít definovanou cestou.

Schválení bez cesty nelze vrátit zpět a uloží hodnoty plánu, pokud jsou zapnuty přepínače Harmonogram a Rozpočet (viz Schválení změny plánu).