Wege der Akzeptanz

Ein Genehmigungspfad ist die Vorlage eines Entscheidungsprozesses, den ein Basisplan eines Projekts (und mit ihm eine Projektcharta) vor der Genehmigung durchläuft. Er besteht aus aufeinanderfolgenden Ebenen, und jede Ebene aus Personen, die entscheiden oder eine Stellungnahme abgeben. Die Pfade befinden sich im Hauptmenü unter Akzeptanzen auf der Registerkarte Genehmigungspfade (siehe Akzeptanzen). Die Liste hat die Spalte Name und, wenn die Organisation Arbeitsbereiche nutzt, die Spalte Arbeitsbereiche. Ein Klick auf einen Namen öffnet das Pfadfenster.

Die Registerkarte ist für Benutzer mit der Berechtigung für Genehmigungspfade in einem Arbeitsbereich sichtbar (siehe Arbeitsbereiche und Genehmigungspfade). Ein Pfad wird beim Senden eines Basisplans oder einer Projektcharta zur Genehmigung gewählt (siehe Änderung des Basisplans genehmigen).

Genehmigungspfad erstellen

1. Öffnen Sie die Registerkarte Genehmigungspfade im Bereich Akzeptanzen.
2. Klicken Sie auf Hinzufügen. Das Fenster Genehmigungspfad wird geöffnet.
3. Füllen Sie die Felder Name und Arbeitsbereiche (das Feld wird angezeigt, wenn die Organisation Arbeitsbereiche nutzt) und optional Beschreibung aus. Die Beschreibung wird angezeigt, wenn der Pfad im Fenster Akzeptanz gewählt wird.
4. Klicken Sie auf Ebene hinzufügen und legen Sie die Genehmiger fest (siehe Ebenen und Genehmigerrollen).
5. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Zum Speichern sind ein Name, mindestens ein Arbeitsbereich, mindestens eine Ebene und in jeder Ebene mindestens eine Person mit der Aktion Entscheidung erforderlich. Bei einem Fehler erscheint eine Meldung, zum Beispiel In jeder Akzeptanzstufe muss mindestens ein Entscheidungsträger definiert werden. Derselbe Benutzer wurde zweimal in einer Ebene hinzugefügt. oder Mindestens ein inaktiver Benutzer ist im Akzeptanzpfad definiert. Ändern und löschen Sie einen Pfad im selben Fenster (Klick auf den Namen in der Liste). Das Löschen eines Pfads unterbricht keine Genehmigungen, die mit ihm bereits begonnen haben; geänderte und gelöschte Vorlagen ändern keine Pfade, die in Projekten bereits laufen.

Arbeitsbereiche und Genehmigungspfade

Jeder Pfad ist einem oder mehreren Arbeitsbereichen zugeordnet. Die Zuordnung bestimmt:

• wo der Pfad verfügbar ist — im Fenster Akzeptanz eines Projekts enthält die Liste Genehmigungspfad nur Pfade, die mit dem Projekt einen Arbeitsbereich teilen. Gibt es keine, zeigt die Liste Keine Genehmigungspfade für den Arbeitsbereich definiert. Ein Pfad aus einem anderen Arbeitsbereich kann nicht verwendet werden (ein solches Senden wird abgelehnt),
• wer den Pfad verwaltet — Benutzer mit der Berechtigung Akzeptanzen in einem Arbeitsbereich können die Pfade dieses Arbeitsbereichs hinzufügen, bearbeiten und löschen und sehen die Registerkarte Genehmigungspfade. Die Liste zeigt ihnen nur die Pfade ihrer Arbeitsbereiche.

Die Berechtigung wird in den Arbeitsbereichsberechtigungen eines Benutzers oder einer Benutzergruppe erteilt: Gruppe Konfiguration, Spalte Akzeptanzen. Sie hat nur eine Stufe und gewährt die volle Verwaltung der Pfade des Arbeitsbereichs. Ein neuer Pfad kann nur Arbeitsbereichen zugeordnet werden, in denen der Benutzer diese Berechtigung hat; hat er sie nur in einem Arbeitsbereich, wird das Feld Arbeitsbereiche nicht angezeigt.

Wie Arbeitsbereichsberechtigungen erteilt werden, steht in Benutzer und Berechtigungen. Was Arbeitsbereiche sind, erklärt Arbeitsbereiche.

Ebenen und Genehmigerrollen

Ebenen

Ebenen werden der Reihe nach durchlaufen: Ebene 2 beginnt erst, nachdem Ebene 1 beendet ist. Eine Ebene fügen Sie mit Ebene hinzufügen hinzu, löschen sie mit Löschen im Ebenenmenü und ändern die Reihenfolge, indem Sie eine Ebene am Griff ziehen. Im Kopf der Ebene legt der Satz Akzeptanz erforderlich [Alle / Einer der] Entscheidungsträger fest, wie viele Entscheidungen die Ebene abschließen:

• Alle — die Ebene endet nach den Entscheidungen aller Personen mit der Aktion Entscheidung,
• Einer der — die Entscheidung der ersten Person genügt.

Eine Ebene endet auch sofort, wenn ein Entscheidungsträger Ich lehne ab oder Noch zu verbessern wählt: Die gesamte Genehmigung endet dann mit diesem Ergebnis, und weitere Ebenen starten nicht.

Genehmiger

Die Schaltfläche Genehmiger hinzufügen fügt eine Zeile mit einer Auswahlliste hinzu. Zur Auswahl stehen:

• Projektleiter — die Leiter des Projekts, in dem die Genehmigung stattfindet (ein dynamischer Wert),
• eine Projektrolle — die Personen, die dieser Rolle im Projekt zugewiesen sind (ein dynamischer Wert). Eine Rolle kann nur einmal in einer Ebene vorkommen,
• Vorgesetzter — der Vorgesetzte der Person, die den Genehmigungsantrag sendet (ein dynamischer Wert; der Vorgesetzte wird im Benutzerprofil festgelegt, siehe Benutzer und Berechtigungen),
• ein bestimmter Benutzer aus der Liste der aktiven Benutzer.

Dynamische Werte werden in dem Moment aufgelöst, in dem der Basisplan zur Genehmigung gesendet wird, und zwar aus den Daten dieses Projekts. Ist eine Person zweimal in einer Ebene (zum Beispiel als Projektleiter und als Mitglied einer Projektrolle), bleibt ein Eintrag bestehen, mit der Aktion Entscheidung, wenn einer von beiden sie hatte. Beim Senden prüft das Fenster Akzeptanz den Pfad und markiert Fehler: kein Projektleiter, eine Rolle ohne Personen oder nicht zum Projekt hinzugefügt, kein Vorgesetzter, ein inaktiver Benutzer oder eine Lizenz unterhalb von Voll. Das Senden mit einem Fehler wird blockiert.

Aktion des Genehmigers

Für jeden Genehmiger hat die Aktionsliste zwei Werte:

• Entscheidung — eine verbindliche Stimme. Die Ebene endet nicht ohne Entscheidungen (je nach Einstellung Alle oder Einer der),
• Stellungnahme — ein Berater. Er kann einen Kommentar und eine Auswahl hinterlassen, schließt die Ebene aber nicht ab.

Das Menü der Genehmigerzeile enthält die Option Informationen für den Akzeptanten (eine kurze Nachricht, die dem Genehmiger bei der Entscheidung angezeigt wird, gekennzeichnet durch ein Kommentarsymbol) und Löschen.

Genehmiger der laufenden Ebene erhalten eine Benachrichtigung in der Anwendung und eine E-Mail (wenn ihre Benachrichtigung Akzeptanz ausstehend aktiviert ist) sowie für die Dauer der Genehmigung Zugriff auf das Projekt. Zum Ablauf siehe Projektplan.

Genehmigungspfad erforderlich

Der Administrator der Organisation legt fest, ob Basispläne und Projektchartas ohne Genehmigungspfad genehmigt werden können. Die Einstellung befindet sich im Hauptmenü: Systemeinstellungen, Registerkarte Akzeptanzen, Schalter Genehmigungspfad erforderlich (Wenn aktiviert, müssen Benutzer vor dem Senden zur Genehmigung einen Genehmigungspfad auswählen.). Die Änderung wird sofort gespeichert.

• Schalter aus (Standard) — die Liste Genehmigungspfad im Fenster Akzeptanz enthält die Option Kein Pfad. Ihre Wahl genehmigt den Basisplan oder die Projektcharta sofort, ohne Genehmiger.
• Schalter an — die Option Kein Pfad fehlt, und die Schaltfläche zum Senden ist inaktiv, bis ein Pfad gewählt ist. Auch der Server lehnt das Senden ohne Pfad ab. Jeder Basisplan und jede Projektcharta muss einen definierten Pfad durchlaufen.

Eine Genehmigung ohne Pfad kann nicht rückgängig gemacht werden und speichert die Werte des Basisplans, sofern die Schalter Zeitplan und Budget aktiviert sind (siehe Änderung des Basisplans genehmigen).