Percorsi di Accettazione

Un percorso di approvazione è un modello del processo decisionale che una baseline di progetto (e con essa una carta di progetto) attraversa prima dell’approvazione. Si compone di livelli consecutivi, e ogni livello di persone che prendono una decisione o esprimono un’opinione. I percorsi si trovano nel menu principale, alla voce Accettazioni, nella scheda Percorsi di approvazione (vedi Accettazioni). L’elenco ha la colonna Nome e, quando l’organizzazione usa gli spazi di lavoro, la colonna Spazi di lavoro. Clicca su un nome per aprire la finestra del percorso.

La scheda è visibile agli utenti che hanno in uno spazio di lavoro il permesso sui percorsi di approvazione (vedi Spazi di lavoro e percorsi di approvazione). Un percorso viene scelto quando si invia una baseline o una carta per l’accettazione (vedi Accettazione di una modifica della baseline).

Creazione di un percorso di approvazione

1. Apri la scheda Percorsi di approvazione nella sezione Accettazioni.
2. Clicca su Aggiungi. Si apre la finestra Percorso di approvazione.
3. Inserisci il Nome, scegli gli Spazi di lavoro (il campo compare quando l’organizzazione usa gli spazi di lavoro) e, se vuoi, una Descrizione. La descrizione viene mostrata quando il percorso è scelto nella finestra Accettazione.
4. Clicca su Aggiungi livello e definisci gli approvatori (vedi Livelli e ruoli degli approvatori).
5. Clicca su Aggiungi.

Per salvare servono un nome, almeno uno spazio di lavoro, almeno un livello e, in ogni livello, almeno una persona con l’azione Decisione. In caso di errore compare un messaggio, per esempio È necessario definire almeno un decisore per ogni livello di accettazione., Lo stesso utente è stato aggiunto due volte in un livello. o Nel percorso di accettazione è definito almeno un utente inattivo. Modifica e cancella un percorso nella stessa finestra (clicca sul nome nell’elenco). La cancellazione di un percorso non interrompe le accettazioni già avviate da esso; i modelli modificati e cancellati non cambiano i percorsi già in corso nei progetti.

Spazi di lavoro e percorsi di approvazione

Ogni percorso è assegnato a uno o più spazi di lavoro. L’assegnazione decide:

• dove il percorso è disponibile — nella finestra Accettazione di un progetto, l’elenco Percorso di approvazione contiene solo i percorsi che condividono uno spazio di lavoro con il progetto. Quando non ce ne sono, l’elenco mostra Nessun percorso di approvazione definito per lo spazio di lavoro. Un percorso di un altro spazio di lavoro non può essere usato (un invio di questo tipo viene rifiutato),
• chi gestisce il percorso — gli utenti con il permesso Accettazioni in uno spazio di lavoro possono aggiungere, modificare e cancellare i percorsi di quello spazio di lavoro e vedono la scheda Percorsi di approvazione. L’elenco mostra loro solo i percorsi dei loro spazi di lavoro.

Il permesso si concede tra i permessi di spazio di lavoro di un utente o di un gruppo di utenti: gruppo Configurazione, colonna Accettazioni. Non ha gradazioni: dà la gestione completa dei percorsi dello spazio di lavoro. Un nuovo percorso può essere assegnato solo agli spazi di lavoro in cui l’utente ha questo permesso; se lo ha in un solo spazio di lavoro, il campo Spazi di lavoro non viene mostrato.

Per concedere i permessi di spazio di lavoro, vedi Utenti e permessi. Per sapere cosa sono gli spazi di lavoro, vedi Spazi di lavoro.

Livelli e ruoli degli approvatori

Livelli

I livelli si percorrono in ordine: il livello 2 inizia solo dopo la conclusione del livello 1. Aggiungi un livello con Aggiungi livello, cancellalo con Cancellare nel menu del livello e cambia l’ordine trascinando un livello per la sua maniglia. Nell’intestazione del livello, la frase Accettazione richiesta [Tutti / Uno dei] decisori definisce quante decisioni chiudono il livello:

• Tutti — il livello termina dopo le decisioni di tutte le persone con l’azione Decisione,
• Uno dei — basta la decisione del primo.

Un livello termina subito anche quando un decisore sceglie Rifiuto o Da migliorare: l’intera accettazione si conclude allora con quel risultato e i livelli successivi non iniziano.

Approvatori

Il pulsante Aggiungi approvatore aggiunge una riga con un elenco di scelta. Puoi scegliere:

• Project Manager — i responsabili del progetto in cui si svolge l’accettazione (un valore dinamico),
• un ruolo di progetto — le persone assegnate a quel ruolo nel progetto (un valore dinamico). Un ruolo può comparire in un livello una sola volta,
• Responsabile — il responsabile diretto della persona che invia la richiesta di accettazione (un valore dinamico; il responsabile si imposta nel profilo dell’utente, vedi Utenti e permessi),
• un utente specifico dall’elenco degli utenti attivi.

I valori dinamici vengono risolti nel momento in cui la baseline viene inviata per l’accettazione, in base ai dati di quel progetto. Se una persona compare due volte in un livello (per esempio come project manager e come membro di un ruolo di progetto), resta una sola voce, con l’azione Decisione se l’aveva una delle due. All’invio, la finestra Accettazione controlla il percorso e segnala gli errori: nessun project manager, un ruolo senza persone o non aggiunto al progetto, nessun responsabile, un utente inattivo o una licenza inferiore a quella completa. L’invio con un errore è bloccato.

Azione dell’approvatore

Per ogni approvatore l’elenco delle azioni ha due valori:

• Decisione — un voto vincolante. Il livello non termina senza decisioni (secondo l’impostazione Tutti o Uno dei),
• Opinione — un consulente. Può lasciare un commento e una scelta, ma non chiude il livello.

Il menu della riga dell’approvatore ha l’opzione Informazioni per l’accettante (un breve messaggio mostrato all’approvatore al momento della decisione, contrassegnato da un’icona di commento) e Cancellare.

Gli approvatori del livello in corso ricevono una notifica nell’applicazione e un’e-mail (quando la loro notifica In attesa di accettazione è attiva) e l’accesso al progetto per la durata dell’accettazione. Per lo svolgimento, vedi Baseline di progetto.

Percorso di approvazione obbligatorio

L’amministratore dell’organizzazione decide se baseline e carte di progetto possono essere accettate senza un percorso di approvazione. L’impostazione si trova nel menu principale: Impostazioni del sistema, scheda Accettazioni, interruttore Richiedi percorso di approvazione (Una volta abilitata, gli utenti dovranno selezionare un percorso di approvazione prima di inviare per l’approvazione.). La modifica viene salvata subito.

• Interruttore disattivato (predefinito) — l’elenco Percorso di approvazione nella finestra Accettazione ha l’opzione Nessun percorso. Sceglierla accetta subito la baseline o la carta, senza approvatori.
• Interruttore attivato — l’opzione Nessun percorso non c’è e il pulsante di invio resta inattivo finché non si sceglie un percorso. Anche il server rifiuta l’invio senza percorso. Ogni baseline e ogni carta devono passare per un percorso definito.

L’accettazione senza percorso non si può annullare e salva i valori della baseline, a condizione che gli interruttori Cronoprogramma e Budget siano attivi (vedi Accettazione di una modifica della baseline).