Căile de aprobare

O cale de aprobare este un șablon al procesului de decizie prin care trece baza unui proiect (și, odată cu ea, o cartă a proiectului) înainte de aprobare. Se compune din niveluri consecutive, iar fiecare nivel — din persoane care iau o decizie sau oferă o opinie. Căile se află în meniul principal, la Aprobări, în fila Căi de aprobare (vezi Aprobări). Lista are coloana Nume și, atunci când organizația folosește spații de lucru, coloana Spații de lucru. Faceți clic pe un nume pentru a deschide fereastra căii.

Fila este vizibilă utilizatorilor cu permisiunea pentru căile de aprobare într-un spațiu de lucru (vezi Spații de lucru și căi de aprobare). Calea se alege la trimiterea unei baze sau a unei cărți spre aprobare (vezi Aprobarea unei modificări a bazei).

Crearea unei căi de aprobare

1. Deschideți fila Căi de aprobare din secțiunea Aprobări.
2. Faceți clic pe Adaugă. Se deschide fereastra Calea de aprobare.
3. Completați câmpul Nume, alegeți valorile din câmpul Spații de lucru (câmpul se afișează când organizația folosește spații de lucru) și, opțional, completați Descriere. Descrierea se afișează când calea este aleasă în fereastra Aprobare.
4. Faceți clic pe Adaugă nivel și definiți aprobatorii (vezi Niveluri și roluri ale aprobatorilor).
5. Faceți clic pe Adaugă.

Pentru salvare sunt necesare un nume, cel puțin un spațiu de lucru, cel puțin un nivel și, în fiecare nivel, cel puțin o persoană cu acțiunea Decizie. În caz de eroare apare un mesaj, de exemplu Trebuie definit cel puțin un factor de decizie pentru fiecare nivel de aprobare., Același utilizator a fost adăugat de două ori într-un singur nivel. sau Cel puțin un utilizator inactiv este definit în calea de acceptare. Calea se modifică și se șterge în aceeași fereastră (faceți clic pe nume în listă). Ștergerea unei căi nu întrerupe aprobările care au pornit deja de la ea; șabloanele modificate și șterse nu schimbă căile aflate deja în desfășurare în proiecte.

Spații de lucru și căi de aprobare

Fiecare cale este atribuită unuia sau mai multor spații de lucru. Atribuirea hotărăște:

• unde este disponibilă calea — în fereastra Aprobare a unui proiect, lista Calea de aprobare conține numai căile care au un spațiu de lucru comun cu proiectul. Când nu există niciuna, lista afișează Nu există căi de aprobare definite pentru spațiul de lucru. O cale din alt spațiu de lucru nu poate fi folosită (o astfel de trimitere este respinsă),
• cine administrează calea — utilizatorii cu permisiunea Aprobări într-un spațiu de lucru pot adăuga, edita și șterge căile acelui spațiu de lucru și văd fila Căi de aprobare. Lista le arată numai căile spațiilor lor de lucru.

Permisiunea se acordă în permisiunile de spațiu de lucru ale unui utilizator sau ale unui grup de utilizatori: grupul Configurare, coloana Aprobări. Are un singur nivel de acces și oferă administrarea completă a căilor spațiului de lucru. O cale nouă poate fi atribuită numai spațiilor de lucru în care utilizatorul are această permisiune; dacă o are într-un singur spațiu de lucru, câmpul Spații de lucru nu se afișează.

Pentru acordarea permisiunilor de spațiu de lucru, vezi Utilizatori și permisiuni. Despre ce sunt spațiile de lucru, vezi Spații de lucru.

Niveluri și roluri ale aprobatorilor

Niveluri

Nivelurile se parcurg în ordine: nivelul 2 începe abia după ce nivelul 1 s-a încheiat. Adăugați un nivel cu Adaugă nivel, ștergeți-l cu Ștergeți din meniul nivelului și schimbați ordinea trăgând nivelul de mâner. În antetul nivelului, propoziția Aprobare necesară [Toate / Unul dintre] factorii de decizie stabilește câte decizii închid nivelul:

• Toate — nivelul se încheie după deciziile tuturor persoanelor cu acțiunea Decizie,
• Unul dintre — este suficientă decizia primei persoane care decide.

Un nivel se încheie imediat și atunci când un factor de decizie alege Resping sau De îmbunătățit: întreaga aprobare se încheie atunci cu acel rezultat, iar nivelurile următoare nu pornesc.

Aprobatori

Butonul Adaugă aprobator adaugă un rând cu o listă de alegere. Puteți alege:

• Manager de proiect — managerii proiectului în care are loc aprobarea (o valoare dinamică),
• un rol de proiect — persoanele atribuite acelui rol în proiect (o valoare dinamică). Un rol poate apărea într-un nivel o singură dată,
• Manager — superiorul direct al persoanei care trimite cererea de aprobare (o valoare dinamică; superiorul direct se setează în profilul utilizatorului, vezi Utilizatori și permisiuni),
• un anumit utilizator din lista utilizatorilor activi.

Valorile dinamice se determină în momentul trimiterii bazei spre aprobare, din datele acelui proiect. Dacă o persoană apare de două ori într-un nivel (de exemplu ca manager de proiect și ca membru al unui rol de proiect), rămâne o singură înregistrare, cu acțiunea Decizie dacă oricare dintre ele o avea. La trimitere, fereastra Aprobare verifică calea și marchează erorile: niciun manager de proiect, un rol fără persoane sau neadăugat la proiect, niciun superior direct, un utilizator inactiv sau o licență inferioară celei complete. Trimiterea cu eroare este blocată.

Acțiunea aprobatorului

Pentru fiecare aprobator, lista de acțiuni are două valori:

• Decizie — un vot obligatoriu. Nivelul nu se încheie fără decizii (conform setării Toate sau Unul dintre),
• Opinie — un consilier. Poate lăsa un comentariu și o alegere, dar nu închide nivelul.

Meniul rândului aprobatorului are opțiunea Informații pentru aprobator (un mesaj scurt afișat aprobatorului în momentul deciziei, marcat cu o pictogramă de comentariu) și Ștergeți.

Aprobatorii de la nivelul în desfășurare primesc o notificare în aplicație și un e-mail (când notificarea lor În așteptarea aprobării este activată) și acces la proiect pe durata aprobării. Despre desfășurarea aprobării, vezi Planul proiectului.

Calea de aprobare obligatorie

Administratorul organizației decide dacă bazele și cărțile proiectului pot fi aprobate fără o cale de aprobare. Setarea se află în meniul principal: Setări de sistem, fila Aprobări, comutatorul Solicită calea de aprobare (Odată activat, utilizatorii vor fi obligați să selecteze o cale de aprobare înainte de a trimite spre aprobare.). Modificarea se salvează imediat.

• Comutator oprit (valoarea implicită) — lista Calea de aprobare din fereastra Aprobare are opțiunea Nu există cale. Alegerea ei aprobă imediat baza sau carta proiectului, fără aprobatori.
• Comutator pornit — opțiunea Nu există cale lipsește, iar butonul de trimitere este inactiv până la alegerea unei căi. Serverul respinge și trimiterea fără cale. Fiecare bază și fiecare cartă a proiectului trebuie să treacă printr-o cale definită.

Aprobarea fără cale nu poate fi anulată și salvează valorile bazei, cu condiția ca comutatoarele Programare și Buget să fie activate (vezi Aprobarea unei modificări a bazei).