Ścieżki akceptacji

Ścieżka akceptacji to szablon procesu decyzyjnego, przez który przechodzi plan projektu (a z nim karta projektu) przed zatwierdzeniem. Składa się z kolejnych poziomów, a każdy poziom z osób, które podejmują decyzję albo wydają opinię. Ścieżki są w menu głównym, w pozycji Akceptacje, w zakładce Ścieżki akceptacji (zobacz Akceptacje). Lista ma kolumny Nazwa i, gdy w organizacji są obszary pracy, Obszary pracy. Po kliknięciu nazwy otwiera się okno ścieżki.

Zakładkę widzi osoba z uprawnieniem do ścieżek akceptacji w obszarze pracy (zobacz Obszary pracy i ścieżki akceptacji). Ścieżkę wybiera się przy wysyłaniu planu albo karty do akceptacji (zobacz Akceptacja zmiany planu).

Tworzenie ścieżki akceptacji

1. W sekcji Akceptacje należy otworzyć zakładkę Ścieżki akceptacji. Pojawi się lista ścieżek.
2. Po kliknięciu przycisku Dodaj otworzy się okno Ścieżka akceptacji.
3. W tym oknie należy wpisać Nazwę, wybrać Obszary pracy (pole widoczne, gdy w organizacji są obszary pracy) i, opcjonalnie, wpisać Opis. Opis widać przy wyborze ścieżki w oknie Akceptacja.
4. Następnie należy kliknąć przycisk Dodaj poziom i zdefiniować akceptantów (zobacz Poziomy i role akceptantów). Pojawi się nowy poziom z listą akceptantów.
5. Po kliknięciu przycisku Dodaj ścieżka zostanie zapisana i pojawi się na liście.

Zapisanie wymaga: nazwy, co najmniej jednego obszaru pracy, co najmniej jednego poziomu i w każdym poziomie co najmniej jednej osoby z akcją Decyzja. Przy błędzie pojawia się komunikat, na przykład Należy zdefiniować co najmniej jedną osobę decyzyjną w każdym poziomie akceptacji., Ten sam użytkownik został dodany dwa razy w jednym poziomie. albo W ścieżce akceptacji jest zdefiniowany co najmniej jeden użytkownik nieaktywny. Aby zmienić lub usunąć ścieżkę, należy kliknąć jej nazwę na liście. Otworzy się to samo okno, w którym wprowadza się zmiany albo usuwa ścieżkę. Usunięcie ścieżki nie przerywa akceptacji, które już z niej ruszyły; zmienione i usunięte szablony nie zmieniają ścieżek działających w projektach.

Obszary pracy i ścieżki akceptacji

Każda ścieżka jest przypisana do jednego lub kilku obszarów pracy. Od tego przypisania zależy:

• gdzie ścieżka jest dostępna — w oknie Akceptacja projektu na liście Ścieżka akceptacji są tylko ścieżki mające wspólny obszar pracy z projektem. Gdy takich ścieżek nie ma, lista pokazuje Brak zdefiniowanych ścieżek akceptacji dla obszaru pracy. Ścieżki z innego obszaru nie można użyć (takie wysłanie jest odrzucane),
• kto zarządza ścieżką — dodawać, edytować i usuwać ścieżki obszaru, a także widzieć zakładkę Ścieżki akceptacji, może osoba z uprawnieniem Akceptacje w tym obszarze. Lista pokazuje jej tylko ścieżki jej obszarów.

Uprawnienie nadaje się w uprawnieniach do obszarów pracy użytkownika albo grupy użytkowników: grupa Konfiguracja, kolumna Akceptacje. Ma jeden stopień i daje pełne zarządzanie ścieżkami obszaru. Nową ścieżkę można przypisać tylko do obszarów, w których użytkownik ma to uprawnienie; gdy ma je w jednym, pola Obszary pracy nie ma.

Jak nadawać uprawnienia do obszarów, opisuje dział Użytkownicy i uprawnienia, a czym są obszary — dział Obszary pracy.

Poziomy i role akceptantów

Poziomy

Poziomy przechodzi się po kolei: poziom 2 rusza dopiero po zakończeniu poziomu 1. Poziom dodaje się przyciskiem Dodaj poziom, usuwa opcją Usuń w menu poziomu, a kolejność zmienia przeciągnięciem poziomu za uchwyt. W nagłówku poziomu zdanie Wymagana akceptacja [wszystkich / jednej z] osób decyzyjnych określa, ile decyzji zamyka poziom:

• wszystkich — poziom kończy się po decyzjach wszystkich osób z akcją Decyzja,
• jednej z — wystarcza decyzja pierwszej z nich.

Poziom kończy się też natychmiast, gdy któraś osoba decyzyjna wybierze Odrzucam albo Do poprawy: cała akceptacja kończy się wtedy tym wynikiem, a kolejne poziomy nie ruszają.

Akceptanci

Przycisk Dodaj akceptanta dodaje wiersz z listą wyboru. Można wskazać:

• Kierownik projektu — kierowników projektu, w którym akceptacja się odbywa (wartość dynamiczna),
• rolę projektową — osoby przypisane do tej roli w projekcie (wartość dynamiczna). Rola może być w poziomie tylko raz,
• Przełożony — przełożony osoby, która wysyła wniosek do akceptacji (wartość dynamiczna; przełożonego wskazuje się w profilu użytkownika, zobacz Użytkownicy i uprawnienia),
• konkretnego użytkownika z listy aktywnych użytkowników.

Wartości dynamiczne są rozstrzygane w chwili wysłania planu do akceptacji, według danych danego projektu. Jeśli wskazana osoba jest w poziomie dwa razy (na przykład jako kierownik projektu i jako członek roli projektowej), zostaje jeden wpis, z akcją Decyzja, gdy któraś z nich ją miała. Przy wysyłaniu okno Akceptacja sprawdza ścieżkę i oznacza błędy: brak kierownika projektu, rola bez przypisanych osób lub niedodana do projektu, brak przełożonego, nieaktywny użytkownik albo licencja niższa niż pełna. Wysłanie z błędem jest zablokowane.

Akcja akceptanta

Przy każdym akceptancie lista Akcja ma dwie wartości:

• Decyzja — głos wiążący. Poziom nie kończy się bez decyzji (zgodnie z ustawieniem wszystkich albo jednej z),
• Opinia — doradca. Może zostawić komentarz i wybór, ale nie zamyka poziomu.

Menu wiersza akceptanta zawiera opcje Informacje dla akceptanta (krótka wiadomość widoczna dla akceptanta przy decyzji, oznaczona ikoną komentarza) i Usuń.

Akceptanci na poziomie w toku dostają powiadomienie w aplikacji i wiadomość e-mail (gdy mają włączone powiadomienie Oczekująca akceptacja) oraz dostęp do projektu na czas akceptacji. Przebieg opisuje dział Plan projektu.

Wymagana ścieżka akceptacji

Administrator organizacji decyduje, czy plany i karty projektu można zatwierdzać bez ścieżki akceptacji. Ustawienie jest w menu głównym: Ustawienia systemowe, zakładka Akceptacje, przełącznik Wymagaj ścieżki akceptacji (Po włączeniu użytkownicy będą zobowiązani do wybrania ścieżki akceptacji przed wysłaniem do zatwierdzenia.). Zmiana zapisuje się od razu.

• Przełącznik wyłączony (stan domyślny) — na liście Ścieżka akceptacji w oknie Akceptacja jest opcja Brak ścieżki. Jej wybór zatwierdza plan albo kartę od razu, bez akceptantów.
• Przełącznik włączony — opcji Brak ścieżki nie ma, a przycisk wysłania jest nieaktywny do czasu wyboru ścieżki. Serwer też odrzuca wysłanie bez ścieżki. Każdy plan i każda karta muszą przejść przez zdefiniowaną ścieżkę.

Zatwierdzenie bez ścieżki jest nieodwracalne i zapisuje wartości planowe, o ile przełączniki Harmonogram i Budżet są włączone (zobacz Akceptacja zmiany planu).