Uživatelé a oprávnění

Modul Uživatelé je ústředním centrem pro správu pracovníků vaší organizace. Umožňuje udělovat přístupy, spravovat licence a definovat hierarchii výkazů.

Modul se nachází v části Administrace > Uživatelé a skládá se ze tří karet:

• Uživatelé: Správa účtů a licencí.
• Skupiny: Správa skupin uživatelů.
• Organizační struktura: Spravujte strom oddělení.

V seznamu se zobrazí klíčové informace včetně jména, e-mailu a Oddělení. Pomocí filtru v postranním panelu můžete zobrazit uživatele patřící do konkrétních organizačních jednotek.

Pozvání nového uživatele

1. Přejděte na kartu Uživatelé.

2. Klikněte na tlačítko + Přidat.

3. Zadejte e-mailovou adresu a klikněte na tlačítko Odeslat pozvánku.

Uživatel se v seznamu zobrazí se statusem „Pozván“.

Přiřazení pracovního prostoru

V nastavení profilu uživatele určuje pole Pracovní prostory rozsah přístupu uživatele.

• Zadání: Uživatele můžete přiřadit k jednomu nebo více Pracovním prostorům.
• Přístupová logika: Uživatel uvidí pouze projekty a použije šablony, které patří k jeho přiděleným Pracovním prostorům.
• Rozsah role: Systémové role se účinně uplatňují pouze v rámci přiřazených pracovních prostorů.

Odstranění stávajících uživatelů

1. Rozbalte skupinu Administrace v hlavním menu a přejděte do modulu Uživatelé.
   Otevře se karta Uživatelé.
2. Najeďte kurzorem na řádek uživatele, kterého chcete z organizace odebrat.
   Na konci řádku se objeví symbol tří teček.a
3. Klikněte na symbol tří teček.
   Otevře se nabídka dostupných možností, včetně možnosti Odstranit z organizace.
4. Klikněte na možnost Remove from Organization (Odebrat z organizace).
   Otevře se okno pro potvrzení odebrání uživatele z organizace.
5. V potvrzovacím okně pro odebrání uživatele z organizace klikněte na tlačítko Odstranit.
   Uživatel bude z organizace odebrán.
   

Informační karta uživatele

Informace o uživatelích jsou klíčové pro řízení zdrojů a komunikaci v organizaci. Pomáhá personalizovat interakce, upravovat oprávnění a sledovat aktivity uživatelů. Na vizitce uživatele mohou být uvedeny důležité údaje, například:

• Jméno avatara: Pomáhá rychle identifikovat uživatele.
• E-mailová adresa: E-mailová adresa: Poskytuje přímý kontakt.
• Kompetence: Ukazuje roli a odpovědnost uživatele.
• Organizační struktura: Označuje oddělení uživatele.
• Manažer: Zobrazuje přímého nadřízeného uživatele.

Po najetí na avatar uživatele se zobrazí jeho vizitka, která ve výchozím nastavení zobrazuje avatar, jméno a e-mailovou adresu.

Chcete-li zobrazit další informace, jako jsou kompetence, organizační struktura a manažer, je třeba integrovat web FlexiProject se službou Microsoft Azure Active Directory. To umožňuje automatickou registraci uživatelů domény na adrese FlexiProject a přístup k dalším informacím o uživatelích.

Pokyny k integraci naleznete v příslušné dokumentaci k FlexiProject a Azure Active Directory.

Export seznamu uživatelů

Aktuální seznam uživatelů můžete exportovat do souboru Microsoft Excel pro účely reportování nebo analýzy.

1. Přejděte na kartu Uživatelé.
2. (Volitelné) Pomocí tlačítka Filtr nebo postranního panelu můžete seznam zúžit (např. podle Oddělení). Export bude respektovat vaše aktivní filtry a zahrne pouze aktuálně viditelné záznamy.
3. Klikněte na tlačítko Export na horním panelu nástrojů.

Systém vygeneruje a stáhne soubor .xlsx obsahující následující sloupce:

• Uživatel ( jméno)
• E-mail
• Typ licence
• Oddělení
• Datum poslední návštěvy
• Stav

Uživatelské licence

FlexiProject nabízí několik typů licencí. V rámci organizace mohou být současně k dispozici různé typy licencí. To umožňuje přiřadit uživatelům úroveň oprávnění přizpůsobenou jejich pozici nebo roli v organizaci.

Bezplatná licence Uživatel s bezplatnou licencí může zobrazit úkoly, které mu byly přiděleny, a označit je jako splněné.

Standardní licence Uživatel se standardní licencí může zobrazit všechny úkoly, rizika, karty projektů a produkty z projektů, na kterých se podílí. Mohou upravovat své úkoly, zaznamenávat pracovní čas a účastnit se projektového chatu.

Úplná licence Uživatel s úplnou licencí má individuální nebo skupinová oprávnění, která určuje správce FlexiProject.

Udělování oprávnění uživatelům

1. V hlavním menu rozbalte skupinu Správa a přejděte do modulu Uživatelé.
2. Najeďte kurzorem na řádek uživatele, kterému chcete udělit individuální práva.
   Na konci řádku se objeví symbol tří teček.
   
3. Klikněte na symbol tří teček. Otevře se nabídka dostupných možností, včetně možnosti Licence a oprávnění.
4. Klikněte na položku Licence a oprávnění.
   Otevře se okno licence a oprávnění pro vybraného uživatele.
5. V části Licence v okně Licence a oprávnění uživatele vyberte ze seznamu možnost Úplné a přizpůsobte si jednotlivá oprávnění.
   V okně Licence a oprávnění uživatele se zobrazí část Oprávnění.
6. V části Oprávnění klikněte postupně na jednotlivá pole a vyberte úroveň oprávnění, abyste přizpůsobili jednotlivá oprávnění vybraného uživatele.
7. Klikněte na tlačítko Uložit.
   Tato akce uloží jednotlivá oprávnění uživatele.
   

Vytvoření skupiny uživatelů

Vytváření skupin a přiřazování uživatelů do nich zjednodušuje správu jejich oprávnění. Uživatelé mohou být přiřazeni do více skupin současně. Uživatel patřící do skupiny získá oprávnění určená pro tuto skupinu, pokud jeho oprávnění nebo oprávnění jiné skupiny nejsou vyšší.

Vytvoření skupiny uživatelů

1. V hlavním menu rozbalte skupinu Správa a přejděte do modulu Skupiny.
   Otevře se karta Skupiny.
2. Klikněte na tlačítko Přidat.
   Otevře se okno Přidat skupinu.
3. Do pole Název zadejte název skupiny.
4. V poli Typ vyberte ze seznamu typ nové skupiny.
5. Volitelně: Klikněte na pole Popis a zadejte popis skupiny.
6. Ze seznamu vyberte uživatele, které chcete přiřadit do skupiny.
7. Klikněte na tlačítko Uložit.
   Nová skupina bude přidána a zobrazena v seznamu na kartě Skupiny. V nové skupině se otevře karta Oprávnění.

Přidání uživatelů do skupiny

1. V hlavním menu rozbalte skupinu Správa a přejděte do modulu Skupiny.
2. Otevřete existující skupinu kliknutím na její název nebo vytvořte novou.
   

   Viz: Vytvoření skupiny uživatelů

3. Po vstupu do skupiny přejděte do zobrazení Uživatelé.
   
4. Klikněte na tlačítko Přidat. Otevře se okno Přidat uživatele.
5. Ze seznamu v poli Uživatelé vyberte uživatele, které chcete přiřadit do skupiny.
6. Klikněte na tlačítko Uložit.
   Nyní jste přidali vybrané uživatele do skupiny. Jejich jména se zobrazí v seznamu na kartě Uživatelé ve skupině.

Správa oprávnění skupiny

1. V hlavním menu rozbalte skupinu Správa a přejděte do modulu Skupiny.
   Otevře se karta Skupiny.
2. Otevřete existující skupinu kliknutím na její název nebo vytvořte novou. Karta se ve výchozím nastavení otevře v zobrazení Oprávnění.
   

   Viz: Vytvořit skupinu uživatelů

3. Klikněte postupně na jednotlivá pole a výběrem úrovně oprávnění nastavte oprávnění členů skupiny pro příslušné moduly programu.
4. Klikněte na tlačítko Uložit.
   Oprávnění uložíte. Systém přiřadí aktuálním uživatelům zadaná oprávnění pro danou skupinu, pokud nemají vyšší oprávnění jednotlivě nebo z jiné skupiny.

Struktura povolení

Na adrese FlexiProject určuje úroveň licence uživatele přístup k oprávněním pro různé moduly a funkce projektu.

Globální oprávnění

Oprávnění můžete uživatelům přiřadit dvěma způsoby:

1. Individuální oprávnění: Na kartě Administrace/Uživatelé můžete jednotlivým uživatelům přímo přidělovat konkrétní práva.
2. Oprávnění skupiny: Na kartě Správa/skupiny přiřaďte oprávnění skupinám uživatelů.

Globální oprávnění se vztahují na základní moduly, včetně:

• Projekty
• Portfolio
• Zprávy
• Pracovní doba
• Zdroje
• Strategie
• PMO
• Karty projektu
• Bodování
• Recenze
• Cesty k přijetí

Kromě toho mají správci systému přístup k dalším funkcím správy, včetně:

• Správa uživatelů
• Řízení skupiny
• Nastavení systému

Oprávnění pro konkrétní projekt

V rámci každého projektu můžete na kartě Nastavení/Oprávnění dále upravit oprávnění uživatelů. Tato oprávnění se vztahují pouze na vybraný projekt a zahrnují přístup k:

• Plán
• Rozpočet
• Rizika
• Produkty
• Zdroje
• Pracovní doba
• Bodování
• Plán
• Recenze
• Charta projektu
• Nastavení

Pečlivou správou uživatelských oprávnění můžete zajistit bezpečnost dat a řídit přístup k citlivým informacím.