Uživatelé a oprávnění

Modul Uživatelé (hlavní menu) slouží ke správě účtů, licencí a oprávnění lidí v organizaci. Má tři záložky: Uživatelé, Skupiny a Organizační struktura (viz Organizační struktura).

Modul je dostupný správcům systému. To, co uživatel v aplikaci vidí a co může dělat, závisí na třech věcech: na licenci, na oprávněních v pracovních prostorech a systémových modulech a na oprávněních v samotném projektu (viz Oprávnění v projektu).

Seznam uživatelů

Záložka Uživatelé uvádí všechny uživatele organizace. Tabulka má sloupce Uživatel (jméno a avatar), Oddělení (když je zapnutý modul organizační struktury), Email, Licence, Poslední přihlášení a Stav. Stav je Pozvaný, Aktivní nebo Odstraněno; účet synchronizovaný s adresářem zobrazuje ikonu synchronizace a správce nese štítek Správce.

Nad tabulkou vidíte počet uživatelů s jednotlivými licencemi. U licencí Standardní a Úplná se zobrazuje i limit (například 12/15); překročení limitu je označeno červeně. V demo organizacích se limit nezobrazuje.

Filtr zúží seznam podle jména nebo e-mailu, licence a oddělení. Odstraněné uživatele seznam ve výchozím nastavení skrývá a volba Zobrazit smazané je zobrazí. Tlačítko Export uloží aktuálně viditelný seznam do souboru XLSX se sloupci uživatel, oddělení, e-mail, licence, poslední přihlášení a stav.

Přidání a odstranění uživatelů

Přidání uživatele

1. Otevřete záložku Uživatelé a klikněte na Přidat.
2. Zadejte adresu Email nového uživatele.
3. Klikněte na Odeslat pozvánku. Uživatel se na seznamu objeví se stavem Pozvaný a ihned se otevře okno s jeho licencí a oprávněními.

Pokud adresa v organizaci už existuje, zobrazí se zpráva Uživatel se zadanou e-mailovou adresou existuje. Pozvánka s aktivačním odkazem se odešle na zadanou adresu a znovu ji můžete odeslat z nabídky řádku (Znovu odeslat pozvánku). Odkaz platí omezenou dobu; po jeho vypršení odešlete pozvánku znovu (viz Potvrzení e-mailu při vytvoření účtu).

Odstranění uživatele z organizace

Nabídka řádku (tři tečky) obsahuje příkaz Odstranit z organizace. Po potvrzení uživatel získá stav Odstraněno a ztratí přístup k organizaci a jeho licence se změní na bezplatnou; odebrána jsou také práva správce a osobní tokeny API. Tím se uvolní licence v rámci limitu. Vlastní účet odstranit nelze.

Odstraněného uživatele vrátíte příkazem Obnovit uživatele v nabídce řádku (seznam musí zobrazovat odstraněné uživatele).

Licence

Licence určuje, co uživatel v aplikaci může dělat. Organizace má limity licencí Standardní a Úplná; bezplatné licence jsou neomezené (v demo organizaci nejvýše 100).

• Bezplatná — uživatel vidí úkoly a milníky, ke kterým je přiřazen, a mění jejich stav.
• Standardní — uživatel vidí harmonogram, rozpočet, rizika, produkty a chartu projektu v projektech, kterých se účastní, plně spravuje prvky, ke kterým je přiřazen, a zaznamenává čas na úkolech. Nemá žádná globální oprávnění ani oprávnění k pracovním prostorům.
• Úplná — uživatel má oprávnění udělená jednotlivě nebo přes skupiny: k pracovním prostorům, systémovým modulům a projektům. Jen takový uživatel může být správcem systému, patřit do skupiny a vytvářet projekty.

Licenci změníte seznamem Licence v okně licence a oprávnění (viz Licence a oprávnění uživatele). Změna se uloží okamžitě. Když je limit vyčerpán, zobrazí se okno Překročení počtu licencí s tlačítkem Změnit limit. Snížení licence vyžaduje potvrzení v okně Změna licence, protože uživateli odebírá oprávnění a přístupy. Licenci správce systému změnit nelze.

Licence a oprávnění uživatele

Okno licence a oprávnění se otevře kliknutím na uživatele v seznamu nebo příkazem Licence a oprávnění v nabídce řádku. Změny se ukládají okamžitě a po každé se zobrazí potvrzení.

• Licence, Vedoucí a Oddělení. Pole Oddělení ukazuje oddělení uživatele a nelze ho upravovat; oddělení vyplývá z vedoucího (viz Organizační struktura). Výběr vedoucího, který nevede žádné oddělení, vyvolá dotaz Vytvoření oddělení, který nabídne vytvoření oddělení pro tuto osobu.
• Správce systému — přepínač dostupný s licencí Úplná. Správce má plná práva ke všem prvkům a přístup do administrativní části (Uživatelé, Nastavení systému); ostatní sekce okna už nejsou potřeba a zmizí.
• U licence Úplná a uživatele, který není správcem, se zobrazují další tři sekce: Skupiny (vyberete skupiny, do kterých uživatel patří), Pracovní prostory (viz Oprávnění k pracovním prostorům) a Systémové moduly (viz Oprávnění k systémovým modulům).

Oprávnění udělená osobně a přes skupiny se sčítají; platí vyšší z nich. Oprávnění pocházející ze skupiny je zamčené a po najetí myší na něj se zobrazí názvy skupin.

Oprávnění k pracovním prostorům

Sekce Pracovní prostory je tabulka: řádek je pracovní prostor a sloupce jsou oprávnění. Zaškrtnuté políčko uděluje oprávnění v daném pracovním prostoru. Tabulka je v okně uživatele i v okně skupiny.

• Projekty: Přidávání — vytváření projektů v pracovním prostoru; Náhled — přístup ke všem projektům pracovního prostoru; Administrace — plná správa všech projektů pracovního prostoru (zaškrtne a zamkne také zbývající dvě políčka).
• Konfigurace: Šablony (šablony projektů), Atributy (atributy projektů), Charty (šablony chart projektů), Přijetí (šablony schvalovacích cest) — správa těchto prvků v pracovním prostoru.

Oprávnění pocházející ze skupiny je zaškrtnuté a zamčené. Po najetí myší na něj se zobrazí, ze které skupiny pochází. Pracovní prostory a účinky oprávnění popisuje článek Pracovní prostory: přístup k projektům pracovního prostoru a vliv na šablony, atributy, charty a schvalovací cesty.

Poznámka: oprávnění k pracovním prostorům má jen uživatel s licencí Úplná. Správce systému má přístup ke všem pracovním prostorům, aniž by mu byla udělena jakákoli oprávnění.

Oprávnění k systémovým modulům

Sekce Systémové moduly nastavuje přístup k modulům v celé organizaci. U každého modulu vyberte jednu z možností:

• Programy — Účastník (zobrazuje jen přiřazené programy), Průvodce (může také vytvářet nové), Správce.
• Projektová portfolia — Účastník (zobrazuje jen přiřazená portfolia), Průvodce (může také vytvářet nová), Správce.
• Sledování času — Vlastní a podřízení (zaznamenáváte svůj čas a vidíte sledování času svých podřízených), Správce.
• Zdroje — Žádný přístup, Vlastní a podřízení (úplný přehled o vlastní pracovní zátěži a zátěži podřízených), Správce (viz Zdroje v organizaci).
• Strategie — Žádný přístup, Náhled, Správce.
• Bodování — Žádný přístup, Správce.
• Přehledy — Žádný přístup, Správce.

Možnost Správce dává přístup ke všem prvkům modulu a možnost je upravovat. Možnosti nižší než ta, kterou uděluje skupina, jsou zamčené.

Oprávnění v projektu

Oprávnění k jednotlivým záložkám projektu (harmonogram, rozpočet, rizika, produkty a další) se udělují přímo v projektu v nastavení oprávnění. Popisuje je článek Oprávnění v projektu. Licence Standardní omezuje nejvyšší úroveň oprávnění v projektu.

Skupiny uživatelů

Skupina spojuje uživatele, kteří mají mít stejná oprávnění. Do skupin patří jen uživatelé s licencí Úplná a jeden uživatel může být v několika skupinách. Záložka Skupiny zobrazuje seznam se sloupci Název, Popis a Uživatelé (počet členů a první avatary).

Vytvoření skupiny

1. Klikněte na Přidat na záložce Skupiny.
2. Zadejte Název (povinný), případně Popis a členy vyberte v poli Uživatelé.
3. Potvrďte. Po uložení se otevře okno Upravit skupinu.

Úprava skupiny

Kliknutím na název skupiny otevřete okno Upravit skupinu. Název a popis se uloží při opuštění pole. Níže jsou tabulka Pracovní prostory a sekce Systémové moduly (viz Oprávnění k pracovním prostorům a Oprávnění k systémovým modulům) a seznam členů. Člena odeberete křížkem v jeho řádku a nové přidáte tlačítkem Přidat uživatele. Oprávnění se ukládají okamžitě a platí pro všechny členy skupiny.

Odstranění skupiny tlačítkem Odstranit vyžaduje potvrzení a odebírá oprávnění, která členové z této skupiny získali.