Użytkownicy i uprawnienia

Moduł Users to centralne centrum zarządzania pracownikami organizacji. Umożliwia przyznawanie dostępu, zarządzanie licencjami i definiowanie hierarchii raportów.

Znajdujący się w sekcji Administracja > Użytkownicy moduł składa się z trzech zakładek:

• Użytkownicy: Zarządzanie kontami i licencjami.
• Grupy: Zarządzanie grupami użytkowników.
• Struktura organizacyjna: Zarządzanie drzewem Działów.

Lista wyświetla kluczowe informacje, w tym imię i nazwisko, adres e-mail i Dział. Możesz użyć filtra paska bocznego, aby wyświetlić użytkowników należących do określonych jednostek organizacyjnych.

Zapraszanie nowego użytkownika

1. Przejdź do zakładki Użytkownicy.

2. Kliknij przycisk + Dodaj.

3. Wprowadź adres e-mail i kliknij przycisk Wyślij zaproszenie.

Użytkownik pojawi się na liście ze statusem „Zaproszony”.

Przypisanie obszaru pracy

W ustawieniach profilu użytkownika pole Obszary pracy określa zakres dostępu użytkownika.

• Przypisanie: Można przypisać użytkownika do jednego lub wielu Obszarów pracy.
• Logika dostępu: Użytkownik będzie widział tylko projekty i używał szablonów należących do przypisanych mu Obszarów pracy.
• Zakres ról: Role systemowe mają skuteczne zastosowanie tylko w obrębie przypisanych Obszarów pracy.

Usuwanie istniejących użytkowników

1. Rozwiń grupę Administracja w menu głównym, a następnie przejdź do modułu Użytkownicy.
   Otworzy się zakładka Użytkownicy.
2. Najedź kursorem na wiersz użytkownika, którego chcesz usunąć z organizacji.
   Na końcu wiersza pojawi się symbol trzech kropek.a
3. Kliknij symbol z trzema kropkami.
   Otworzy się menu dostępnych opcji, w tym Usuń z organizacji.
4. Wybierz opcję Usuń z organizacji.
   Otworzy się okno potwierdzenia usunięcia użytkownika z organizacji.
5. W oknie potwierdzenia usunięcia użytkownika z organizacji kliknij przycisk Usuń.
   Użytkownik zostanie usunięty z organizacji.
   

Karta informacyjna użytkownika

Informacje o użytkownikach mają kluczowe znaczenie dla zarządzania zasobami i komunikacją w organizacji. Pomaga personalizować interakcje, dostosowywać uprawnienia i śledzić działania użytkowników. Wizytówka użytkownika może zawierać ważne szczegóły, takie jak:

• Nazwa awatara: Pomaga szybko zidentyfikować użytkownika.
• Adres e-mail: Zapewnia bezpośrednią metodę kontaktu.
• Kompetencje: Pokazuje rolę i obowiązki użytkownika.
• Struktura organizacyjna: Wskazuje dział użytkownika.
• Menedżer: Wyświetla bezpośredniego przełożonego użytkownika.

Najechanie kursorem na awatar użytkownika powoduje wyświetlenie jego wizytówki, która domyślnie zawiera awatar, imię i nazwisko oraz adres e-mail.

Aby zobaczyć więcej informacji, takich jak kompetencje, struktura organizacyjna i menedżer, należy zintegrować FlexiProject z Microsoft Azure Active Directory. Umożliwia to automatyczną rejestrację użytkowników domeny w FlexiProject i dostęp do dodatkowych informacji o użytkownikach.

Instrukcje integracji można znaleźć w odpowiedniej dokumentacji FlexiProject i Azure Active Directory.

Eksport listy użytkowników

Bieżącą listę użytkowników można wyeksportować do pliku programu Microsoft Excel na potrzeby raportów lub analiz.

1. Przejdź do zakładki Użytkownicy.
2. (Opcjonalnie) Użyj przycisku Filtruj lub paska bocznego, aby zawęzić listę (np. według Działu). Eksport będzie uwzględniał aktywne filtry i zawierał tylko aktualnie widoczne rekordy.
3. Kliknij przycisk Eksport znajdujący się na górnym pasku narzędzi.

System wygeneruje i pobierze plik .xlsx zawierający następujące kolumny:

• Użytkownik (Nazwa)
• E-mail
• Typ licencji
• Dział
• Data ostatniej wizyty
• Status

Licencje użytkownika

FlexiProject oferuje kilka rodzajów licencji. Różne typy licencji mogą być dostępne jednocześnie w organizacji. Pozwala to przypisać użytkownikom poziom uprawnień dostosowany do ich pozycji lub roli w organizacji.

Licencja bezpłatna Użytkownik z licencją bezpłatną może przeglądać przypisane mu Zadania i oznaczać je jako ukończone.

Licencja Standardowa Użytkownik z licencją standardową może przeglądać wszystkie Zadania, Ryzyka, karty projektów i produkty z projektów, w których uczestniczy. Mogą edytować swoje zadania, rejestrować czas pracy i uczestniczyć w czacie projektu.

Pełna licencja Użytkownik z pełną licencją ma uprawnienia, indywidualnie lub poprzez przypisanie do grupy, określone przez administratora FlexiProject.

Nadawanie indywidualnych uprawnień użytkownikom

1. W menu głównym rozwiń grupę Administracja, a następnie przejdź do modułu Użytkownicy.
2. Najedź kursorem na wiersz użytkownika, któremu chcesz przyznać indywidualne uprawnienia.
   Na końcu linii pojawi się symbol z trzema kropkami.
   
3. Kliknij symbol z trzema kropkami. Otworzy się menu dostępnych opcji, w tym opcja Licencja i uprawnienia.
4. Wybierz opcję Licencja i uprawnienia.
   Otworzy się okno licencji i uprawnień dla wybranego użytkownika.
5. W sekcji Licencja w oknie licencji i uprawnień użytkownika wybierz opcję Pełna z listy, aby dostosować indywidualne uprawnienia.
   Sekcja Uprawnienia będzie widoczna w oknie licencji i uprawnień użytkownika.
6. W sekcji Uprawnienia kliknij kolejno każde pole i wybierz poziom uprawnień, aby dostosować indywidualne uprawnienia wybranego użytkownika.
7. Kliknij przycisk Zapisz.
   Ta akcja spowoduje zapisanie indywidualnych uprawnień dla użytkownika.
   

Tworzenie grupy użytkowników

Tworzenie grup i przypisywanie do nich użytkowników upraszcza zarządzanie ich uprawnieniami. Użytkownicy mogą być przypisani do wielu grup jednocześnie. Użytkownik należący do grupy otrzymuje uprawnienia określone dla tej grupy, chyba że jego uprawnienia lub uprawnienia innej grupy są wyższe.

Tworzenie grupy użytkowników

1. Rozwiń grupę Administracja w menu głównym, a następnie przejdź do modułu Grupy.
   Otworzy się karta Grupy.
2. Kliknij przycisk Dodaj.
   Otworzy się okno dodawania grupy.
3. W polu Nazwa wprowadź nazwę grupy.
4. Wybierz typ nowej grupy z listy w polu Typ.
5. Opcjonalnie: Kliknij pole Opis i wprowadź opis grupy.
6. Wybierz z listy użytkowników, których chcesz przypisać do grupy.
7. Kliknij przycisk Zapisz.
   Nowa grupa zostanie dodana i wyświetlona na liście w zakładce Grupy. Zostanie otwarta karta Uprawnienia w nowej grupie.

Dodawanie użytkowników do grupy

1. Rozwiń grupę Administracja w menu głównym, a następnie przejdź do modułu Grupy.
2. Otwórz istniejącą grupę, klikając jej nazwę, lub utwórz nową.
   

   Patrz: Tworzenie grupy użytkowników

3. Po wejściu do grupy przejdź do widoku Użytkownicy.
   
4. Kliknij przycisk Dodaj.
   Otworzy się okno dodawania użytkowników.
5. Z listy w polu Użytkownicy wybierz użytkowników, których chcesz przypisać do grupy.
6. Kliknij przycisk Zapisz.
   Wybrani użytkownicy zostali dodani do grupy. Ich nazwy będą widoczne na liście w zakładce Użytkownicy w grupie.

Zarządzanie uprawnieniami grup użytkowników

1. Rozwiń grupę Administracja w menu głównym, a następnie przejdź do modułu Grupy.
   Otworzy się karta Grupy.
2. Otwórz istniejącą grupę, klikając jej nazwę, lub utwórz nową. Zakładka domyślnie otworzy się w widoku Uprawnienia.
   

   Patrz sekcja: Utwórz grupę użytkowników

3. Kliknij kolejno każde pole i wybierz poziom uprawnień, aby ustawić uprawnienia członków grupy dla odpowiednich modułów programu.
4. Kliknij przycisk Zapisz.
   Uprawnienia zostaną zapisane. System przypisze uprawnienia określone dla tej grupy bieżącym użytkownikom, chyba że mają oni wyższe uprawnienia indywidualnie lub z innej grupy.

Struktura uprawnień

W FlexiProject poziom licencji użytkownika określa uprawnienia dostępu do różnych modułów i funkcjonalności projektu.

Uprawnienia globalne

Uprawnienia można przypisywać użytkownikom na dwa sposoby:

• Na karcie Administracja/Użytkownicy można przyznać użytkownikom indywidualne uprawnienia.
• Na karcie Administracja/Grupy można dodawać użytkowników do grup ze zdefiniowanymi uprawnieniami.

Uprawnienia globalne są nadawane do następujących modułów:

• Projekt
• Portfele projektów
• Raporty
• Czas pracy
• Zasoby
• Strategia
• PMO
• Karty projektów
• Scoring
• Recenzje
• Ścieżki akceptacji

Ponadto użytkownicy z rolą Administratora systemu mają dostęp do grupy Administracja w menu głównym i należących do niej modułów:

• Użytkownicy
• Grupy
• Ustawienia systemowe

Uprawnienia specyficzne dla projektu

W ramach każdego projektu można przyznać użytkownikom określone uprawnienia projektowe. Odbywa się to w zakładce Ustawienia/Uprawnienia projektu. Uprawnienia te dotyczą tylko wybranego projektu i są nadawane do zakładek:

• Harmonogram
• Budżet
• Ryzyko
• Produkty
• Zasoby
• Czas pracy
• Scoring
• Plan
• Recenzje
• Karta projektu
• Ustawienia