Użytkownicy i uprawnienia

Moduł Użytkownicy (menu Administracja) służy do zarządzania kontami, licencjami i uprawnieniami pracowników organizacji. Ma trzy zakładki: Użytkownicy, Grupy i Struktura organizacyjna (zobacz Struktura organizacyjna).

Dostęp do modułu ma administrator systemu. To, co użytkownik widzi i robi w aplikacji, zależy od trzech rzeczy: licencji, uprawnień do obszarów pracy i modułów systemowych oraz uprawnień w samym projekcie (zobacz Uprawnienia w projekcie).

Lista użytkowników

Zakładka Użytkownicy pokazuje wszystkich użytkowników organizacji. W tabeli są kolumny: Użytkownik (imię, nazwisko i awatar), Dział (gdy włączono moduł struktury organizacyjnej), E-mail, Licencja, Ostatnia wizyta i Status. Status to Zaproszony, Aktywny albo Usunięty; przy koncie zsynchronizowanym z katalogiem widać ikonę synchronizacji, a przy administratorze znacznik Administrator.

Nad tabelą widać liczbę użytkowników z każdą licencją. Przy licencji standardowej i pełnej podaje się też limit (na przykład 12/15); przekroczenie limitu jest zaznaczone na czerwono. W organizacjach demo limit się nie wyświetla.

Filtr zawęża listę według nazwy lub e-maila, licencji i działu. Usunięci użytkownicy są domyślnie ukryci; pokazuje ich opcja Pokaż usuniętych. Przycisk Eksport zapisuje aktualnie widoczną listę w pliku XLSX z kolumnami: użytkownik, dział, e-mail, licencja, ostatnia wizyta i status.

Dodawanie i usuwanie użytkowników

Dodawanie użytkownika

1. Po otwarciu zakładki Użytkownicy należy kliknąć przycisk Dodaj. Otworzy się okno zaproszenia.
2. Następnie należy wpisać adres E-mail nowego użytkownika.
3. Po kliknięciu przycisku Wyślij zaproszenie użytkownik pojawi się na liście ze statusem Zaproszony, a od razu otworzy się okno jego licencji i uprawnień.

Jeśli adres jest już w organizacji, pojawia się komunikat Użytkownik z podanym adresem e-mail istnieje. Zaproszenie z linkiem aktywacyjnym trafia na podany adres i można je wysłać ponownie z menu wiersza (Wyślij ponownie zaproszenie). Link ma ograniczony czas ważności; po jego upływie zaproszenie trzeba wysłać ponownie (zobacz Potwierdzenie adresu e-mail przy zakładaniu konta).

Usuwanie użytkownika z organizacji

Aby usunąć użytkownika, należy w menu wiersza (trzy kropki) wybrać polecenie Usuń z organizacji i potwierdzić. Użytkownik otrzyma status Usunięty, traci dostęp do organizacji, a jego licencja zmienia się na darmową; odbierane są mu też uprawnienia administratora i osobiste tokeny API. Zwalnia to licencję w limicie. Własnego konta nie można usunąć.

Aby przywrócić usuniętego użytkownika, należy w menu wiersza wybrać polecenie Przywróć użytkownika (lista musi pokazywać usuniętych). Użytkownik wróci do organizacji.

Licencje

Licencja określa, co użytkownik może robić w aplikacji. Organizacja ma limity licencji standardowych i pełnych; licencji bezpłatnych jest bez limitu (w organizacji demo do 100).

• Darmowa — użytkownik widzi zadania i kamienie milowe, do których jest przypisany, i zmienia ich status.
• Standardowa — użytkownik widzi harmonogram, budżet, ryzyka, produkty i kartę projektu w projektach, w których uczestniczy, w pełni zarządza elementami, do których jest przypisany, i rejestruje czas pracy na zadaniach. Nie ma uprawnień globalnych ani do obszarów pracy.
• Pełna — użytkownik ma uprawnienia nadawane indywidualnie lub przez grupy: do obszarów pracy, modułów systemowych i projektów. Tylko taki użytkownik może być administratorem systemu, należeć do grupy i tworzyć projekty.

Aby zmienić licencję, należy wybrać nową wartość na liście Licencja w oknie licencji i uprawnień (zobacz Licencja i uprawnienia użytkownika). Zmiana zapisze się od razu. Gdy limit jest wyczerpany, pojawia się okno Przekroczenie liczby licencji z przyciskiem Zmień limit. Obniżenie licencji wymaga potwierdzenia w oknie Zmiana licencji, bo odbiera użytkownikowi uprawnienia i dostępy. Licencji administratora systemu nie można zmienić.

Licencja i uprawnienia użytkownika

Aby otworzyć okno licencji i uprawnień, należy kliknąć użytkownika na liście albo wybrać polecenie Licencja i uprawnienia w menu wiersza. Zmiany zapisują się od razu, po każdej zmianie pojawia się potwierdzenie.

• Licencja, Przełożony i Dział. Pole Dział pokazuje dział użytkownika i nie jest edytowalne; dział wynika z przełożonego (zobacz Struktura organizacyjna). Wybór przełożonego, który nie kieruje żadnym działem, wywołuje pytanie Utworzenie działu z propozycją założenia działu dla tej osoby.
• Administrator systemu — przełącznik dostępny przy licencji pełnej. Administrator ma pełne uprawnienia do wszystkich elementów i dostęp do części administracyjnej (Użytkownicy, Ustawienia systemowe); pozostałe sekcje okna nie są wtedy potrzebne i znikają.
• Dla licencji pełnej i użytkownika bez roli administratora widać jeszcze trzy sekcje: Grupy (wybór grup, do których należy użytkownik), Obszary pracy (zobacz Uprawnienia do obszarów pracy) i Moduły systemowe (zobacz Uprawnienia do modułów systemowych).

Uprawnienia nadane osobiście i przez grupy sumują się; obowiązuje wyższe z nich. Uprawnienie pochodzące z grupy jest zablokowane, a po najechaniu widać nazwy grup.

Uprawnienia do obszarów pracy

Sekcja Obszary pracy to tabela: wiersz to obszar pracy, kolumny to uprawnienia. Pole zaznaczone daje uprawnienie w danym obszarze. Tabela jest w oknie użytkownika i w oknie grupy.

• Projekty: Dodawanie — zakładanie projektów w obszarze; Podgląd — wgląd we wszystkie projekty obszaru; Administracja — pełne zarządzanie wszystkimi projektami obszaru (zaznacza też dwa pozostałe pola i je blokuje).
• Konfiguracja: Szablony (szablony projektów), Atrybuty (atrybuty projektu), Karty (szablony kart projektu), Akceptacje (szablony ścieżek akceptacji) — zarządzanie tymi elementami w obszarze.

Uprawnienie pochodzące z grupy jest zaznaczone i zablokowane. Po najechaniu widać, z jakiej grupy pochodzi. Obszary pracy i skutki uprawnień opisuje dział Obszary pracy: dostęp do projektów obszaru oraz wpływ na szablony, atrybuty, karty i ścieżki akceptacji.

Uwaga: uprawnienia do obszarów pracy ma tylko użytkownik z licencją pełną. Administrator systemu ma dostęp do wszystkich obszarów bez nadawania uprawnień.

Uprawnienia do modułów systemowych

Sekcja Moduły systemowe ustala dostęp do modułów w całej organizacji. Dla każdego modułu wybiera się jedną z opcji:

• Programy — Uczestnik (wgląd tylko w przypisane programy), Kreator (także tworzenie nowych), Administrator.
• Portfele projektów — Uczestnik (wgląd tylko w przypisane portfele), Kreator (także tworzenie nowych), Administrator.
• Czas pracy — Własny i podwładnych (rejestrowanie własnego czasu pracy i wgląd w czas pracy podwładnych), Administrator.
• Zasoby — Brak dostępu, Własny i podwładnych (pełny wgląd w obciążenie własne i podwładnych), Administrator (zobacz Zasoby).
• Strategia — Brak dostępu, Podgląd, Administrator.
• Scoring — Brak dostępu, Administrator.
• Przeglądy — Brak dostępu, Administrator.

Opcja Administrator daje wgląd do wszystkich elementów modułu i możliwość ich edycji. Opcje niższe od nadanych przez grupę są zablokowane.

Uprawnienia w projekcie

Uprawnienia do poszczególnych zakładek projektu (harmonogram, budżet, ryzyka, produkty i inne) nadaje się w samym projekcie, w ustawieniach uprawnień. Opisuje je dział Uprawnienia w projekcie. Standardowa licencja ogranicza najwyższy poziom uprawnień w projekcie.

Grupy użytkowników

Grupa łączy użytkowników, którzy mają mieć te same uprawnienia. Do grupy należą tylko użytkownicy z licencją pełną, jeden użytkownik może być w wielu grupach. Zakładka Grupy pokazuje listę z kolumnami Nazwa, Opis i Użytkownicy (liczba członków i pierwsze awatary).

Tworzenie grupy

1. Po kliknięciu przycisku Dodaj na zakładce Grupy otworzy się okno nowej grupy.
2. Należy wpisać Nazwę (wymagana), opcjonalnie Opis, i wybrać Użytkowników.
3. Po zapisaniu grupa pojawi się na liście, a następnie otworzy się okno Edytuj grupę.

Edycja grupy

Po kliknięciu nazwy grupy otworzy się okno Edytuj grupę. Nazwa i opis zapisują się po opuszczeniu pola. Poniżej są tabela Obszary pracy i sekcja Moduły systemowe (zobacz Uprawnienia do obszarów pracy i Uprawnienia do modułów systemowych) oraz lista członków. Aby usunąć członka, należy kliknąć krzyżyk przy jego wierszu, a aby dodać nowych, przycisk Dodaj użytkowników. Uprawnienia zapisują się od razu i obowiązują wszystkich członków grupy.

Po kliknięciu przycisku Usuń należy potwierdzić usunięcie grupy. Jej członkowie stracą uprawnienia, które mieli z tej grupy.