Benutzer und Berechtigungen

Das Modul Benutzer ist die zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung der Mitarbeiter Ihres Unternehmens. Es ermöglicht Ihnen, Zugriff zu gewähren, Lizenzen zu verwalten und die Berichtshierarchie zu definieren.

Das Modul befindet sich unter Verwaltung > Benutzer und besteht aus drei Registerkarten:

• Benutzer: Verwalten Sie Konten und Lizenzen.
• Gruppen: Verwalten Sie Benutzergruppen.
• Organisatorische Struktur: Verwalten Sie den Abteilungsbaum.

In der Liste werden wichtige Informationen wie Name, E-Mail und Abteilung angezeigt. Sie können den Filter in der Seitenleiste verwenden, um Benutzer anzuzeigen, die zu bestimmten Organisationseinheiten gehören.

Einen neuen Benutzer einladen

1. Gehen Sie auf die Registerkarte Benutzer.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Hinzufügen.

3. Geben Sie die E-Mail Adresse ein und klicken Sie auf Einladung senden.

Der Benutzer wird in der Liste mit dem Status „Eingeladen“ angezeigt.

Zuweisung von Arbeitsbereichen

In den Einstellungen des Benutzerprofils bestimmt das Feld Arbeitsbereiche den Zugriffsbereich des Benutzers.

• Zuweisung: Sie können einen Benutzer einem oder mehreren Arbeitsbereichen zuweisen.
• Zugriffslogik: Ein Benutzer kann nur Projekte sehen und Vorlagen verwenden, die zu den ihm zugewiesenen Arbeitsbereichen gehören.
• Umfang der Rolle: Systemrollen gelten effektiv nur innerhalb der zugewiesenen Arbeitsbereiche.

Umzüge bestehender Benutzer

1. Erweitern Sie die Gruppe Administration im Hauptmenü und gehen Sie dann zum Modul Benutzer.
   Die Registerkarte Benutzer wird geöffnet.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile des Benutzers, den Sie aus der Organisation entfernen möchten.
   Am Ende der Zeile erscheint ein Symbol aus drei Punkten. a
3. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten.
   Es öffnet sich ein Menü mit den verfügbaren Optionen, darunter Aus der Organisation löschen.
4. Klicken Sie auf die Option Aus der Organisation entfernen.
   Das Bestätigungsfenster zum Entfernen eines Benutzers aus der Organisation wird geöffnet.
5. Klicken Sie im Bestätigungsfenster zum Entfernen eines Benutzers aus der Organisation auf die Schaltfläche Löschen.
   Der Benutzer wird aus der Organisation entfernt.
   

Informationskarte für Benutzer

Benutzerinformationen sind für die Verwaltung von Ressourcen und die Kommunikation in einer Organisation von entscheidender Bedeutung. Sie hilft bei der Personalisierung von Interaktionen, der Anpassung von Berechtigungen und der Verfolgung von Benutzeraktivitäten. Auf der Visitenkarte eines Nutzers können wichtige Details wie:

• Avatarname: Hilft bei der schnellen Identifizierung des Benutzers.
• E-Mail Adresse: Bietet eine direkte Kontaktmöglichkeit.
• Befähigung: Zeigt die Rolle und die Verantwortlichkeiten des Benutzers an.
• Organisatorische Struktur: Gibt die Abteilung des Benutzers an.
• Vorgesetzter: Zeigt den direkten Vorgesetzten des Benutzers an.

Wenn Sie den Mauszeiger über den Avatar eines Benutzers bewegen, wird dessen Visitenkarte angezeigt, die standardmäßig den Avatar, den Namen und die E-Mail-Adresse enthält.

Um weitere Informationen wie Kompetenzen, Organisationsstruktur und Manager zu sehen, müssen Sie FlexiProject mit Microsoft Azure Active Directory integrieren. Dies ermöglicht die automatische Registrierung von Domänenbenutzern in FlexiProject und den Zugriff auf zusätzliche Benutzerinformationen.

Anweisungen zur Integration finden Sie in der entsprechenden Dokumentation von FlexiProject und Azure Active Directory.

Exportieren der Benutzerliste

Sie können die aktuelle Liste der Benutzer zu Berichts- oder Analysezwecken in eine Microsoft Excel-Datei exportieren.

1. Navigieren Sie zur Registerkarte Benutzer.
2. (Optional) Verwenden Sie die Schaltfläche Filter oder die Seitenleiste, um die Liste einzugrenzen (z.B. nach Abteilung). Der Export berücksichtigt Ihre aktiven Filter und enthält nur die aktuell sichtbaren Datensätze.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren in der oberen Symbolleiste.

Das System generiert und lädt eine .xlsx Datei herunter, die die folgenden Spalten enthält:

• Benutzer (Name)
• E-Mail
• Lizenz-Typ
• Abteilung
• Datum des letzten Besuchs
• Status

Benutzerlizenzen

FlexiProject bietet mehrere Arten von Lizenzen an. Innerhalb einer Organisation können verschiedene Arten von Lizenzen gleichzeitig verfügbar sein. Auf diese Weise können Sie Benutzern eine Berechtigungsstufe zuweisen, die auf ihre Position oder Rolle im Unternehmen zugeschnitten ist.

Kostenlose Lizenz Ein Benutzer mit einer kostenlosen Lizenz kann die ihm zugewiesenen Aufgaben einsehen und als erledigt markieren.

Standard-Lizenz Ein Benutzer mit einer Standard-Lizenz kann alle Aufgaben, Risiken, Projektkarten und Produkte der Projekte, an denen er beteiligt ist, einsehen. Sie können ihre Aufgaben bearbeiten, die Arbeitszeit erfassen und an einem Projekt-Chat teilnehmen.

Volle Lizenz Ein Benutzer mit einer vollen Lizenz hat die vom FlexiProject-Administrator festgelegten Berechtigungen, einzeln oder über Gruppenzuweisungen.

Berechtigungen für Benutzer erteilen

1. Erweitern Sie im Hauptmenü die Gruppe Administration und navigieren Sie dann zum Modul Benutzer.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile des Benutzers, dem Sie individuelle Rechte erteilen möchten.
   Am Ende der Zeile erscheint ein Drei-Punkte-Symbol.
   
3. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol. Ein Menü mit den verfügbaren Optionen, einschließlich der Option Lizenz und Berechtigungen, wird geöffnet.
4. Klicken Sie auf Lizenz und Berechtigungen.
   Das Fenster Lizenz und Berechtigungen für den ausgewählten Benutzer wird geöffnet.
5. Wählen Sie im Abschnitt Lizenz des Fensters Lizenz und Berechtigungen des Benutzers die Option Voll aus der Liste aus, um die einzelnen Berechtigungen anzupassen.
   Der Abschnitt Berechtigungen wird im Fenster Lizenz und Berechtigungen des Benutzers angezeigt.
6. Klicken Sie im Abschnitt Berechtigungen nacheinander auf jedes Feld und wählen Sie eine Berechtigungsstufe aus, um die individuellen Berechtigungen des ausgewählten Benutzers anzupassen.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
   Mit dieser Aktion werden die individuellen Berechtigungen für den Benutzer gespeichert.
   

Erstellen Sie eine Benutzergruppe

Die Erstellung von Gruppen und die Zuweisung von Benutzern zu diesen Gruppen vereinfacht die Verwaltung ihrer Berechtigungen. Benutzer können mehreren Gruppen gleichzeitig zugewiesen werden. Ein Benutzer, der einer Gruppe angehört, erhält die für diese Gruppe festgelegten Berechtigungen, es sei denn, seine Berechtigungen oder die einer anderen Gruppe sind höher.

Erstellen Sie eine Benutzergruppe

1. Erweitern Sie die Gruppe Verwaltung im Hauptmenü und gehen Sie dann zum Modul Gruppen.
   Die Registerkarte Gruppen wird geöffnet.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
   Das Fenster Gruppe hinzufügen wird geöffnet.
3. Geben Sie in das Feld Name den Namen der Gruppe ein.
4. Wählen Sie den Typ der neuen Gruppe aus der Liste im Feld Typ.
5. Optional: Klicken Sie auf das Feld Beschreibung und geben Sie eine Beschreibung der Gruppe ein.
6. Wählen Sie aus der Liste die Benutzer aus, die Sie der Gruppe zuordnen möchten.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
   Die neue Gruppe wird hinzugefügt und in der Liste auf der Registerkarte Gruppen angezeigt. Die Registerkarte „Berechtigungen“ der neuen Gruppe wird geöffnet.

Benutzer zu einer Gruppe hinzufügen

1. Erweitern Sie die Gruppe Administration im Hauptmenü und navigieren Sie dann zum Modul Gruppen.
2. Öffnen Sie eine bestehende Gruppe, indem Sie auf ihren Namen klicken, oder erstellen Sie eine neue Gruppe.
   

   Siehe dazu: Eine Benutzergruppe erstellen

3. Sobald Sie sich in der Gruppe befinden, gehen Sie zur Ansicht Benutzer.
   
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Das Fenster Benutzer hinzufügen wird geöffnet.
5. Wählen Sie aus der Liste im Feld Benutzer die Benutzer aus, die Sie der Gruppe zuordnen möchten.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
   Sie haben nun die ausgewählten Benutzer zu der Gruppe hinzugefügt. Ihre Namen werden in der Liste auf der Registerkarte Benutzer innerhalb der Gruppe angezeigt.

Verwalten von Gruppenberechtigungen

1. Erweitern Sie die Gruppe Verwaltung im Hauptmenü und gehen Sie dann zum Modul Gruppen.
   Die Registerkarte Gruppen wird geöffnet.
2. Öffnen Sie eine bestehende Gruppe, indem Sie auf ihren Namen klicken, oder erstellen Sie eine neue Gruppe. Die Registerkarte wird standardmäßig in der Ansicht „Berechtigungen“ geöffnet.
   

   Siehe dazu den Abschnitt: Benutzergruppe erstellen

3. Klicken Sie nacheinander auf jedes Feld und wählen Sie die Berechtigungsstufe, um die Berechtigungen der Gruppenmitglieder für die jeweiligen Programmmodule festzulegen.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
   Sie werden die Berechtigungen speichern. Das System weist den aktuellen Benutzern die angegebenen Berechtigungen für diese Gruppe zu, es sei denn, sie haben individuell oder über eine andere Gruppe höhere Berechtigungen.

Struktur der Genehmigungen

In FlexiProject bestimmt die Lizenzstufe des Benutzers den Zugriff auf die Berechtigungen für verschiedene Module und Projektfunktionalitäten.

Globale Berechtigungen

Sie können den Benutzern auf zwei Arten Berechtigungen zuweisen:

1. Individuelle Berechtigungen: Gewähren Sie einzelnen Benutzern auf der Registerkarte Verwaltung/Benutzer bestimmte Rechte direkt.
2. Gruppenberechtigungen: Weisen Sie Benutzergruppen auf der Registerkarte Verwaltung/Gruppen Berechtigungen zu.

Globale Berechtigungen gelten für Kernmodule, einschließlich:

• Projekte
• Portfolios
• Berichte
• Arbeitszeit
• Ressourcen
• Strategie
• PMO
• Projekt-Karten
• Scoring
• Bewertungen
• Wege der Akzeptanz

Darüber hinaus haben Systemadministratoren Zugriff auf zusätzliche Verwaltungsfunktionen, darunter:

• Benutzerverwaltung
• Management der Gruppe
• Systemeinstellungen

Projektspezifische Berechtigungen

Innerhalb jedes Projekts können Sie auf der Registerkarte Einstellungen/Berechtigungen die Benutzerberechtigungen weiter anpassen. Diese Berechtigungen gelten nur für das ausgewählte Projekt und umfassen den Zugriff auf:

• Zeitplan
• Budget
• Risiken
• Produkte
• Ressourcen
• Arbeitszeit
• Scoring
• Plan
• Bewertungen
• Projekt-Charta
• Einstellungen

Durch eine sorgfältige Verwaltung der Benutzerberechtigungen können Sie die Datensicherheit gewährleisten und den Zugriff auf sensible Informationen kontrollieren.