Benutzer und Berechtigungen

Das Modul Benutzer (Hauptmenü) dient zur Verwaltung der Konten, Lizenzen und Berechtigungen der Personen in der Organisation. Es hat drei Registerkarten: Benutzer, Gruppen und Organisationsstruktur (siehe Organisationsstruktur).

Das Modul steht Systemadministratoren zur Verfügung. Was ein Benutzer in der Anwendung sieht und tun kann, hängt von drei Dingen ab: von der Lizenz, von den Berechtigungen in Arbeitsbereichen und Systemmodulen und von den Berechtigungen im Projekt selbst (siehe Projektberechtigungen).

Benutzerliste

Die Registerkarte Benutzer listet alle Benutzer der Organisation auf. Die Tabelle hat die Spalten Benutzer (Name und Avatar), Abteilung (wenn das Modul Organisationsstruktur aktiviert ist), Email, Lizenz, Letzter Login und Status. Der Status lautet Eingeladen, Aktiv oder Gelöscht; ein mit einem Verzeichnis synchronisiertes Konto zeigt ein Synchronisierungssymbol, und ein Administrator trägt eine Kennzeichnung Administrator.

Über der Tabelle sehen Sie die Anzahl der Benutzer mit der jeweiligen Lizenz. Für die Lizenzen Standard und Voll wird außerdem das Limit angezeigt (zum Beispiel 12/15); eine Überschreitung des Limits ist rot markiert. In Demo-Organisationen wird das Limit nicht angezeigt.

Der Filter schränkt die Liste nach Name oder E-Mail, Lizenz und Abteilung ein. Gelöschte Benutzer sind standardmäßig ausgeblendet, und die Option Gelöschte anzeigen blendet sie ein. Die Schaltfläche Export speichert die aktuell sichtbare Liste als XLSX-Datei mit den Spalten Benutzer, Abteilung, E-Mail, Lizenz, letzter Login und Status.

Benutzer hinzufügen und löschen

Benutzer hinzufügen

1. Öffnen Sie die Registerkarte Benutzer und klicken Sie auf Hinzufügen.
2. Geben Sie die Email-Adresse des neuen Benutzers ein.
3. Klicken Sie auf Einladung senden. Der Benutzer erscheint in der Liste mit dem Status Eingeladen, und sein Fenster für Lizenz und Berechtigungen wird sofort geöffnet.

Wenn die Adresse bereits in der Organisation vorhanden ist, erscheint die Meldung Der Benutzer mit der angegebenen E-Mail Adresse existiert. Die Einladung mit einem Aktivierungslink geht an die angegebene Adresse, und Sie können sie im Zeilenmenü erneut senden (Einladung erneut senden). Der Link ist nur begrenzte Zeit gültig; nach Ablauf senden Sie die Einladung erneut (siehe E-Mail-Bestätigung beim Erstellen eines Kontos).

Benutzer aus der Organisation löschen

Das Zeilenmenü (drei Punkte) enthält den Befehl Aus der Organisation löschen. Nach der Bestätigung erhält der Benutzer den Status Gelöscht und verliert den Zugriff auf die Organisation, und seine Lizenz wechselt zu Kostenlos; Administratorrechte und persönliche API-Token werden ebenfalls entzogen. Dadurch wird eine Lizenz innerhalb des Limits frei. Ihr eigenes Konto können Sie nicht löschen.

Ein gelöschter Benutzer wird mit dem Befehl Benutzer wiederherstellen im Zeilenmenü zurückgeholt (die Liste muss gelöschte Benutzer anzeigen).

Lizenzen

Die Lizenz bestimmt, was ein Benutzer in der Anwendung tun kann. Die Organisation hat Limits für die Lizenzen Standard und Voll; kostenlose Lizenzen sind unbegrenzt (in einer Demo-Organisation bis zu 100).

• Kostenlos — der Benutzer sieht die Aufgaben und Meilensteine, denen er zugewiesen ist, und ändert deren Status.
• Standard — der Benutzer sieht in den Projekten, an denen er teilnimmt, den Zeitplan, das Budget, die Risiken, die Produkte und die Projektcharta, verwaltet die Elemente, denen er zugewiesen ist, vollständig und erfasst Zeit für Aufgaben. Er hat keine globalen Berechtigungen und keine Berechtigungen für Arbeitsbereiche.
• Voll — der Benutzer hat Berechtigungen, die einzeln oder über Gruppen erteilt werden: für Arbeitsbereiche, Systemmodule und Projekte. Nur ein solcher Benutzer kann Systemadministrator sein, einer Gruppe angehören und Projekte erstellen.

Die Lizenz ändern Sie mit der Liste Lizenz im Fenster für Lizenz und Berechtigungen (siehe Lizenz und Berechtigungen des Benutzers). Die Änderung wird sofort gespeichert. Wenn das Limit ausgeschöpft ist, erscheint das Fenster Überschreitung der Anzahl der Lizenzen mit der Schaltfläche Limit ändern. Das Herabstufen einer Lizenz muss im Fenster Änderung der Lizenz bestätigt werden, weil dem Benutzer dadurch Berechtigungen und Zugriffe entzogen werden. Die Lizenz eines Systemadministrators kann nicht geändert werden.

Lizenz und Berechtigungen des Benutzers

Das Fenster für Lizenz und Berechtigungen öffnet sich, wenn Sie in der Liste auf einen Benutzer klicken oder im Zeilenmenü den Befehl Lizenz und Berechtigungen verwenden. Änderungen werden sofort gespeichert, und nach jeder erscheint eine Bestätigung.

• Lizenz, Vorgesetzter und Abteilung. Das Feld Abteilung zeigt die Abteilung des Benutzers und kann nicht bearbeitet werden; die Abteilung ergibt sich aus dem Vorgesetzten (siehe Organisationsstruktur). Wenn Sie einen Vorgesetzten wählen, der keine Abteilung leitet, erscheint die Frage Erstellung einer Abteilung, die anbietet, für diese Person eine Abteilung zu erstellen.
• Systemadministrator — ein Schalter, der mit der Lizenz Voll verfügbar ist. Ein Administrator hat volle Rechte an allen Elementen und Zugriff auf den administrativen Teil (Benutzer, Systemeinstellungen); die übrigen Abschnitte des Fensters werden dann nicht benötigt und verschwinden.
• Bei einer Lizenz Voll und einem Benutzer, der kein Administrator ist, werden drei weitere Abschnitte angezeigt: Gruppen (wählen Sie die Gruppen, zu denen der Benutzer gehört), Arbeitsbereiche (siehe Berechtigungen für Arbeitsbereiche) und Systemmodule (siehe Berechtigungen für Systemmodule).

Persönlich und über Gruppen erteilte Berechtigungen addieren sich; es gilt die höhere. Eine Berechtigung, die aus einer Gruppe stammt, ist gesperrt, und wenn Sie mit der Maus darüberfahren, werden die Gruppennamen angezeigt.

Berechtigungen für Arbeitsbereiche

Der Abschnitt Arbeitsbereiche ist eine Tabelle: Eine Zeile ist ein Arbeitsbereich, und die Spalten sind Berechtigungen. Ein angehaktes Kontrollkästchen erteilt die Berechtigung in diesem Arbeitsbereich. Die Tabelle befindet sich im Benutzerfenster und im Gruppenfenster.

• Projekte: Hinzufügen — Projekte im Arbeitsbereich erstellen; Vorschau — Zugriff auf alle Projekte des Arbeitsbereichs; Administration — vollständige Verwaltung aller Projekte des Arbeitsbereichs (sie hakt außerdem die beiden anderen Kontrollkästchen an und sperrt sie).
• Konfiguration: Vorlagen (Projektvorlagen), Attribute (Projektattribute), Chartas (Vorlagen für Projektchartas), Akzeptanzen (Vorlagen für Genehmigungspfade) — Verwaltung dieser Elemente im Arbeitsbereich.

Eine Berechtigung, die aus einer Gruppe stammt, ist angehakt und gesperrt. Fahren Sie mit der Maus darüber, um zu sehen, aus welcher Gruppe sie stammt. Arbeitsbereiche und die Auswirkungen der Berechtigungen sind unter Arbeitsbereiche beschrieben: Zugriff auf Projekte eines Arbeitsbereichs und die Auswirkung auf Vorlagen, Attribute, Chartas und Genehmigungspfade.

Hinweis: Nur ein Benutzer mit einer Lizenz Voll hat Berechtigungen für Arbeitsbereiche. Ein Systemadministrator hat Zugriff auf alle Arbeitsbereiche, ohne dass ihm Berechtigungen erteilt werden.

Berechtigungen für Systemmodule

Der Abschnitt Systemmodule legt den Zugriff auf Module in der gesamten Organisation fest. Wählen Sie für jedes Modul eine der Optionen:

• Programme — Teilnehmer (nur zugewiesene Programme ansehen), Assistent (auch neue erstellen), Administrator.
• Projektportfolios — Teilnehmer (nur zugewiesene Portfolios ansehen), Assistent (auch neue erstellen), Administrator.
• Zeiterfassung — Eigene und Untergebene (die eigene Zeit erfassen und die Zeiterfassung der Untergebenen sehen), Administrator.
• Ressourcen — Kein Zugang, Eigene und Untergebene (vollständiger Einblick in die eigene Arbeitsbelastung und die der Untergebenen), Administrator (siehe Ressourcen in der Organisation).
• Strategie — Kein Zugang, Vorschau, Administrator.
• Scoring — Kein Zugang, Administrator.
• Überprüfungen — Kein Zugang, Administrator.

Die Option Administrator gibt Zugriff auf alle Elemente des Moduls und die Möglichkeit, sie zu bearbeiten. Optionen, die niedriger sind als die von einer Gruppe erteilte, sind gesperrt.

Projektberechtigungen

Berechtigungen für einzelne Registerkarten eines Projekts (Zeitplan, Budget, Risiken, Produkte und andere) werden im Projekt selbst in den Berechtigungseinstellungen erteilt. Sie sind unter Projektberechtigungen beschrieben. Eine Standardlizenz begrenzt die höchste Berechtigungsstufe in einem Projekt.

Benutzergruppen

Eine Gruppe fasst Benutzer zusammen, die dieselben Berechtigungen haben sollen. Nur Benutzer mit einer Lizenz Voll gehören zu Gruppen, und ein Benutzer kann in mehreren Gruppen sein. Die Registerkarte Gruppen zeigt eine Liste mit den Spalten Name, Beschreibung und Benutzer (die Anzahl der Mitglieder und die ersten Avatare).

Gruppe erstellen

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Gruppen auf Hinzufügen.
2. Füllen Sie das Feld Name aus (erforderlich), optional das Feld Beschreibung, und wählen Sie im Feld Benutzer die Mitglieder aus.
3. Bestätigen Sie. Nach dem Speichern wird das Fenster Gruppe bearbeiten geöffnet.

Gruppe bearbeiten

Klicken Sie auf einen Gruppennamen, um das Fenster Gruppe bearbeiten zu öffnen. Name und Beschreibung werden gespeichert, wenn Sie das Feld verlassen. Darunter befinden sich die Tabelle Arbeitsbereiche und der Abschnitt Systemmodule (siehe Berechtigungen für Arbeitsbereiche und Berechtigungen für Systemmodule) sowie die Mitgliederliste. Ein Mitglied entfernen Sie mit dem Kreuz in seiner Zeile, neue fügen Sie mit der Schaltfläche Benutzer hinzufügen hinzu. Berechtigungen werden sofort gespeichert und gelten für alle Mitglieder der Gruppe.

Das Löschen einer Gruppe mit der Schaltfläche Löschen muss bestätigt werden und entzieht die Berechtigungen, die ihre Mitglieder aus dieser Gruppe erhalten haben.