Felhasználók és jogosultságok

A Felhasználók modul (főmenü) a szervezet tagjainak fiókjait, licencét és jogosultságait kezeli. Három füle van: Felhasználók, Csoportok és Szervezeti felépítés (lásd: Szervezeti felépítés).

A modul a rendszergazdák számára érhető el. Hogy egy felhasználó mit lát és mit tehet az alkalmazásban, három dologtól függ: a licenctől, a munkaterületeken és a rendszermodulokon megadott jogosultságoktól, valamint magában a projektben megadott jogosultságoktól (lásd: Projektjogosultságok).

Felhasználók listája

A Felhasználók fül a szervezet összes felhasználóját listázza. A táblázat oszlopai: Felhasználó (név és avatar), Osztály (ha a szervezeti felépítés modul be van kapcsolva), Email, Licenc, Utolsó bejelentkezés és Állapot. Az állapot Meghívott, Aktív vagy Törölt lehet; a címtárral szinkronizált fiók szinkronizálás ikont mutat, az adminisztrátor mellett pedig egy Adminisztrátor címke látható.

A táblázat felett az egyes licencekkel rendelkező felhasználók száma látható. A Standard és a Teljes licencnél a korlát is megjelenik (például 12/15); a korlát túllépését piros jelzés mutatja. A demó szervezetekben a korlát nem jelenik meg.

A szűrő a listát név vagy e-mail-cím, licenc és osztály szerint szűkíti. A törölt felhasználók alapértelmezés szerint rejtve vannak, a Töröltek mutatása lehetőség pedig megjeleníti őket. Az Exportálás gomb az éppen látható listát XLSX-fájlba menti a felhasználó, osztály, e-mail-cím, licenc, utolsó bejelentkezés és állapot oszlopokkal.

Felhasználók hozzáadása és törlése

Felhasználó hozzáadása

1. Nyissa meg a Felhasználók fület, és kattintson a Hozzáadás gombra.
2. Adja meg az új felhasználó E-mail címét.
3. Kattintson a Meghívó küldése gombra. A felhasználó Meghívott állapottal megjelenik a listán, és azonnal megnyílik a licenc- és jogosultságablaka.

Ha a cím már szerepel a szervezetben, megjelenik ez az üzenet: A megadott e-mail címmel rendelkező felhasználó létezik. A meghívót az aktiváló linkkel a megadott címre küldi az alkalmazás, és a sor menüjéből újra elküldheti (Meghívó újraküldése). A link korlátozott ideig érvényes; lejárata után küldje el újra a meghívót (lásd: E-mail-cím megerősítése fiók létrehozásakor).

Felhasználó törlése a szervezetből

A sor menüje (három pont) tartalmazza a Törlés a szervezetből parancsot. Megerősítés után a felhasználó Törölt állapotot kap, és elveszíti a hozzáférését a szervezethez, a licence pedig ingyenesre változik; az adminisztrátori jogait és a személyes API-tokenjeit is megvonja az alkalmazás. Ezzel felszabadul egy licenc a korláton belül. A saját fiókját nem törölheti.

A törölt felhasználót a sor menüjének Felhasználó visszaállítása parancsa állítja vissza (a listának a törölt felhasználókat is mutatnia kell).

Licencek

A licenc határozza meg, mit tehet a felhasználó az alkalmazásban. A szervezetnek Standard és Teljes licenc korlátai vannak; az ingyenes licencek száma korlátlan (demó szervezetben legfeljebb 100).

• Ingyenes — a felhasználó látja a hozzá rendelt feladatokat és mérföldköveket, és módosítja az állapotukat.
• Standard — a felhasználó látja az ütemtervet, a költségvetést, a kockázatokat, a termékeket és a projektalapokmányt azokban a projektekben, amelyekben részt vesz, teljes körűen kezeli a hozzá rendelt elemeket, és rögzíti a feladatokra fordított időt. Nincsenek globális vagy munkaterületi jogosultságai.
• Teljes — a felhasználó egyénileg vagy csoportokon keresztül kapott jogosultságokkal rendelkezik: munkaterületekre, rendszermodulokra és projektekre. Csak ilyen felhasználó lehet rendszergazda, tartozhat csoportba és hozhat létre projekteket.

A licencet a licenc- és jogosultságablak Licenc listájában módosíthatja (lásd: A felhasználó licence és jogosultságai). A módosítás azonnal mentésre kerül. Ha a korlát elfogyott, megjelenik egy ablak Az engedélyek számának túllépése címmel a Korlát módosítása gombbal. A licenc csökkentéséhez megerősítés szükséges abban az ablakban, amelynek címe Az engedély módosítása, mert megvonja a felhasználó jogosultságait és hozzáférését. A rendszergazda licencét nem lehet módosítani.

A felhasználó licence és jogosultságai

A licenc- és jogosultságablak akkor nyílik meg, ha a listán egy felhasználóra kattint, vagy a sor menüjének Licenc és jogosultságok parancsát használja. A módosítások azonnal mentésre kerülnek, és mindegyik után megjelenik egy visszaigazolás.

• Licenc, Felettes és Osztály. Az Osztály mező a felhasználó osztályát mutatja, és nem szerkeszthető; az osztály a felettesből következik (lásd: Szervezeti felépítés). Ha olyan felettest választ, aki nem vezet osztályt, megjelenik egy kérdés Osztály létrehozása címmel, amely felajánlja, hogy létrehoz egy osztályt ennek a személynek.
• Rendszergazda — a Teljes licenccel elérhető kapcsoló. A rendszergazda minden elemre teljes joggal rendelkezik, és hozzáfér az adminisztrációs részhez (Felhasználók, Rendszerbeállítások); az ablak többi szakaszára ekkor nincs szükség, ezért eltűnnek.
• Teljes licenc és nem adminisztrátor felhasználó esetén még három szakasz jelenik meg: Csoportok (válassza ki a csoportokat, amelyekhez a felhasználó tartozik), Munkaterületek (lásd: Munkaterületi jogosultságok) és Rendszermodulok (lásd: A rendszermodulok jogosultságai).

A személyesen és a csoportokon keresztül kapott jogosultságok összeadódnak; a magasabb érvényesül. A csoporttól származó jogosultság zárolt, a fölé vitt egérmutató pedig megmutatja a csoportok nevét.

Munkaterületi jogosultságok

A Munkaterületek szakasz egy táblázat: egy sor egy munkaterület, az oszlopok pedig a jogosultságok. A bejelölt négyzet megadja a jogosultságot az adott munkaterületen. A táblázat a felhasználó ablakában és a csoport ablakában is megtalálható.

• Projektek: Hozzáadás — projektek létrehozása a munkaterületen; Előnézet — hozzáférés a munkaterület összes projektjéhez; Adminisztráció — a munkaterület összes projektjének teljes körű kezelése (a másik két négyzetet is bejelöli és zárolja).
• Konfiguráció: Sablonok (projektsablonok), Attribútumok (projektattribútumok), Alapokmányok (projektalapokmány-sablonok), Jóváhagyások (jóváhagyási útvonal sablonok) — ezeknek az elemeknek a kezelése a munkaterületen.

A csoporttól származó jogosultság be van jelölve és zárolva van. Vigye fölé az egérmutatót, hogy lássa, melyik csoporttól származik. A munkaterületeket és a jogosultságok hatását a Munkaterületek című rész írja le: hozzáférés a munkaterület projektjeihez és hatás a sablonokra, attribútumokra, alapokmányokra és jóváhagyási útvonalakra.

Megjegyzés: csak a Teljes licenccel rendelkező felhasználónak vannak munkaterületi jogosultságai. A rendszergazda minden munkaterülethez hozzáfér anélkül, hogy bármilyen jogosultságot megkapna.

A rendszermodulok jogosultságai

A Rendszermodulok szakasz a modulokhoz való hozzáférést állítja be az egész szervezetre. Minden modulnál válassza ki az egyik lehetőséget:

• Programok — Résztvevő (csak a hozzárendelt programok megtekintése), Varázsló (újak létrehozása is), Adminisztrátor.
• Projektportfóliók — Résztvevő (csak a hozzárendelt portfóliók megtekintése), Varázsló (újak létrehozása is), Adminisztrátor.
• Munkaidő — Saját és beosztottak (a saját idő rögzítése és a beosztottak munkaidő-rögzítésének megtekintése), Adminisztrátor.
• Erőforrások — Nincs hozzáférés, Saját és beosztottak (teljes rálátás a saját és a beosztottak terheltségére), Adminisztrátor (lásd: Erőforrások).
• Stratégia — Nincs hozzáférés, Előnézet, Adminisztrátor.
• Értékelés — Nincs hozzáférés, Adminisztrátor.
• Ellenőrzések — Nincs hozzáférés, Adminisztrátor.

Az Adminisztrátor lehetőség hozzáférést ad a modul összes eleméhez, és lehetővé teszi azok szerkesztését. A csoport által megadottnál alacsonyabb lehetőségek zárolva vannak.

Projektjogosultságok

A projekt egyes füleire (ütemterv, költségvetés, kockázatok, termékek és mások) vonatkozó jogosultságokat magában a projektben, a jogosultságbeállításokban lehet megadni. A Projektjogosultságok című rész írja le őket. A Standard licenc korlátozza a legmagasabb jogosultsági szintet a projektben.

Felhasználói csoportok

A csoport azokat a felhasználókat egyesíti, akiknek ugyanazokkal a jogosultságokkal kell rendelkezniük. Csak a Teljes licenccel rendelkező felhasználók tartoznak csoportokba, és egy felhasználó több csoportban is lehet. A Csoportok fül egy listát mutat a következő oszlopokkal: Név, Leírás és Felhasználók (a tagok száma és az első avatarok).

Csoport létrehozása

1. Kattintson a Csoportok fülön a Hozzáadás gombra.
2. Adja meg a Név mezőben a nevet (kötelező), igény szerint a Leírás mezőben a leírást, és válassza ki a Felhasználók mezőben a felhasználókat.
3. Erősítse meg. Mentés után megnyílik a Csoport szerkesztése ablak.

Csoport szerkesztése

Egy csoport nevére kattintva megnyílik a Csoport szerkesztése ablak. A nevet és a leírást az alkalmazás akkor menti, amikor elhagyja a mezőt. Lent található a Munkaterületek táblázat és a Rendszermodulok szakasz (lásd: Munkaterületi jogosultságok és A rendszermodulok jogosultságai), valamint a tagok listája. A tagot a sorában lévő kereszttel távolíthatja el, újakat pedig a Felhasználók hozzáadása gombbal adhat hozzá. A jogosultságok azonnal mentésre kerülnek, és a csoport összes tagjára érvényesek.

A csoport törlése a Törlés gombbal megerősítést igényel, és megvonja a tagoktól azokat a jogosultságokat, amelyeket ettől a csoporttól kaptak.