Utenti e permessi
Il modulo Utenti (menu principale) serve a gestire gli account, le licenze e i permessi delle persone dell’organizzazione. Ha tre schede: Utenti, Gruppi e Struttura organizzativa (vedi Struttura organizzativa).
Il modulo è disponibile per gli amministratori di sistema. Ciò che un utente vede e può fare nell’applicazione dipende da tre elementi: la licenza, i permessi negli spazi di lavoro e nei moduli di sistema e i permessi nel progetto stesso (vedi Permessi del progetto).
Elenco degli utenti
La scheda Utenti elenca tutti gli utenti dell’organizzazione. La tabella ha le colonne Utente (nome e avatar), Dipartimento (quando il modulo della struttura organizzativa è attivo), Email, Licenza, Ultimo accesso e Stato. Lo stato è Invitato, Attivo o Soppresso; un account sincronizzato con una directory mostra un’icona di sincronizzazione, e un amministratore porta un’etichetta Amministratore.
Sopra la tabella vedi il numero di utenti per ogni licenza. Per la licenza Standard e Completa viene mostrato anche il limite (per esempio 12/15); il superamento del limite è segnalato in rosso. Nelle organizzazioni demo il limite non viene mostrato.
Il filtro restringe l’elenco in base a nome o e-mail, licenza e dipartimento. Gli utenti eliminati sono nascosti per impostazione predefinita, e l’opzione Mostra cancellati li mostra. Il pulsante Esportazione salva l’elenco attualmente visibile in un file XLSX con le colonne utente, dipartimento, e-mail, licenza, ultimo accesso e stato.
Aggiungere ed eliminare utenti
Aggiunta di un utente
- Apri la scheda Utenti e clicca su Aggiungi.
- Inserisci l’indirizzo E-mail del nuovo utente.
- Clicca su Inviare un invito. L’utente compare nell’elenco con lo stato Invitato, e subito si apre la finestra della sua licenza e dei suoi permessi.
Se l’indirizzo è già presente nell’organizzazione, compare il messaggio L’utente con l’indirizzo e-mail specificato esiste. L’invito con il link di attivazione viene inviato all’indirizzo indicato e puoi inviarlo di nuovo dal menu della riga (Reinvia invito). Il link è valido per un tempo limitato; dopo la scadenza invia di nuovo l’invito (vedi Conferma dell’e-mail alla creazione di un account).
Eliminazione di un utente dall’organizzazione
Il menu della riga (tre puntini) contiene il comando Cancellare dall’organizzazione. Dopo la conferma l’utente ottiene lo stato Soppresso e perde l’accesso all’organizzazione, e la sua licenza diventa Gratuita; vengono tolti anche i diritti di amministratore e i token API personali. Questo libera una licenza entro il limite. Non puoi eliminare il tuo stesso account.
Un utente eliminato si ripristina con il comando Ripristina utente nel menu della riga (l’elenco deve mostrare gli utenti eliminati).
Licenze
La licenza determina che cosa può fare un utente nell’applicazione. L’organizzazione ha dei limiti per le licenze Standard e Completa; le licenze gratuite sono illimitate (fino a 100 in un’organizzazione demo).
- Gratuita — l’utente vede le attività e le pietre miliari che gli sono assegnate e ne cambia lo stato.
- Standard — l’utente vede il cronoprogramma, il budget, i rischi, i prodotti e la carta di progetto nei progetti a cui partecipa, gestisce completamente gli elementi che gli sono assegnati e registra le ore sulle attività. Non ha permessi globali né di spazio di lavoro.
- Completa — l’utente ha permessi concessi singolarmente o tramite gruppi: sugli spazi di lavoro, sui moduli di sistema e sui progetti. Solo un utente di questo tipo può essere amministratore di sistema, appartenere a un gruppo e creare progetti.
Cambia la licenza con l’elenco Licenza nella finestra di licenza e permessi (vedi Licenza e permessi dell’utente). La modifica viene salvata subito. Quando il limite è esaurito compare la finestra Superamento del numero di licenze con il pulsante Limite di modifica. Il declassamento di una licenza richiede una conferma nella finestra Modifica della licenza, perché toglie all’utente i permessi e l’accesso. La licenza di un amministratore di sistema non si può cambiare.
Licenza e permessi dell'utente
La finestra di licenza e permessi si apre cliccando su un utente nell’elenco oppure con il comando Licenza e permessi nel menu della riga. Le modifiche vengono salvate subito, e dopo ognuna compare una conferma.
- Licenza, Responsabile e Dipartimento. Il campo Dipartimento mostra il dipartimento dell’utente e non è modificabile; il dipartimento deriva dal responsabile (vedi Struttura organizzativa). La scelta di un responsabile che non guida alcun dipartimento fa comparire la domanda Creazione di un dipartimento, che propone di creare un dipartimento per quella persona.
- Amministratore di sistema — un interruttore disponibile con la licenza Completa. Un amministratore ha pieni diritti su tutti gli elementi e accesso alla parte amministrativa (Utenti, Impostazioni del sistema); le altre sezioni della finestra allora non servono e scompaiono.
- Per una licenza Completa e un utente che non è amministratore vengono mostrate altre tre sezioni: Gruppi (scegli i gruppi a cui l’utente appartiene), Spazi di lavoro (vedi Permessi negli spazi di lavoro) e Moduli di sistema (vedi Permessi dei moduli di sistema).
I permessi concessi personalmente e tramite gruppi si sommano; vale quello più alto. Un permesso che proviene da un gruppo è bloccato, e passandoci sopra con il mouse si vedono i nomi dei gruppi.
Permessi negli spazi di lavoro
La sezione Spazi di lavoro è una tabella: una riga è uno spazio di lavoro e le colonne sono permessi. Una casella selezionata concede il permesso in quello spazio di lavoro. La tabella si trova nella finestra dell’utente e nella finestra del gruppo.
- Progetti: Aggiunta — creazione di progetti nello spazio di lavoro; Visualizzazione — accesso a tutti i progetti dello spazio di lavoro; Amministrazione — gestione completa di tutti i progetti dello spazio di lavoro (seleziona e blocca anche le altre due caselle).
- Configurazione: Modelli (modelli di progetto), Attributi (attributi di progetto), Carte (modelli di carte di progetto), Accettazioni (modelli di percorsi di approvazione) — gestione di questi elementi nello spazio di lavoro.
Un permesso che proviene da un gruppo è selezionato e bloccato. Passaci sopra con il mouse per vedere da quale gruppo proviene. Gli spazi di lavoro e gli effetti dei permessi sono descritti in Spazi di lavoro: accesso ai progetti dello spazio di lavoro ed effetto su modelli, attributi, carte e percorsi di approvazione.
Nota: solo un utente con licenza Completa ha permessi di spazio di lavoro. Un amministratore di sistema ha accesso a tutti gli spazi di lavoro senza che gli venga concesso alcun permesso.
Permessi dei moduli di sistema
La sezione Moduli di sistema imposta l’accesso ai moduli in tutta l’organizzazione. Per ogni modulo scegli una delle opzioni:
- Programmi — Partecipante (vedere solo i programmi assegnati), Assistente (creare anche nuovi programmi), Amministratore.
- Portafogli di progetti — Partecipante (vedere solo i portafogli assegnati), Assistente (creare anche nuovi portafogli), Amministratore.
- Registrazione ore — Personali e subordinati (registrare le proprie ore e vedere la registrazione delle ore dei subordinati), Amministratore.
- Risorse — Nessun accesso, Personali e subordinati (piena visibilità sul proprio carico di lavoro e su quello dei subordinati), Amministratore (vedi Risorse).
- Strategia — Nessun accesso, Anteprima, Amministratore.
- Punteggio — Nessun accesso, Amministratore.
- Revisioni — Nessun accesso, Amministratore.
L’opzione Amministratore dà accesso a tutti gli elementi del modulo e la possibilità di modificarli. Le opzioni inferiori a quella concessa da un gruppo sono bloccate.
Permessi di progetto
I permessi per le singole schede del progetto (cronoprogramma, budget, rischi, prodotti e altre) si concedono nel progetto stesso, nelle impostazioni dei permessi. Sono descritti in Permessi del progetto. Una licenza Standard limita il livello di permesso più alto in un progetto.
Gruppi di utenti
Un gruppo riunisce gli utenti che devono avere gli stessi permessi. Appartengono ai gruppi solo gli utenti con licenza Completa, e un utente può far parte di più gruppi. La scheda Gruppi mostra un elenco con le colonne Nome, Descrizione e Utenti (il numero di membri e i primi avatar).
Creazione di un gruppo
- Clicca su Aggiungi nella scheda Gruppi.
- Inserisci il Nome (obbligatorio), facoltativamente una Descrizione, e scegli gli Utenti.
- Conferma. Dopo il salvataggio si apre la finestra Modifica gruppo.
Modifica di un gruppo
Clicca sul nome di un gruppo per aprire la finestra Modifica gruppo. Il nome e la descrizione vengono salvati quando esci dal campo. Sotto ci sono la tabella Spazi di lavoro e la sezione Moduli di sistema (vedi Permessi negli spazi di lavoro e Permessi dei moduli di sistema) e l’elenco dei membri. Rimuovi un membro con la croce nella sua riga e aggiungine di nuovi con il pulsante Aggiungi utenti. I permessi vengono salvati subito e valgono per tutti i membri del gruppo.
L’eliminazione di un gruppo con il pulsante Cancellare richiede una conferma e toglie i permessi che i suoi membri ricevevano da quel gruppo.
