Utenti e permessi

Il modulo Utenti è l’hub centrale per la gestione della forza lavoro della tua organizzazione. Ti permette di concedere l’accesso, gestire le licenze e definire la gerarchia dei rapporti.

Situato in Amministrazione > Utenti, il modulo è composto da tre schede:

• Utenti: Gestisci gli account e le licenze.
• Gruppi: Gestisci i gruppi di utenti.
• Struttura organizzativa: Gestisci l’albero dei dipartimenti.

L’elenco mostra le informazioni chiave, tra cui Nome, Email e Dipartimento. Puoi utilizzare il filtro della barra laterale per visualizzare gli utenti appartenenti a specifiche unità organizzative.

Invitare un nuovo utente

1. Vai alla scheda Utenti.

2. Clicca sul pulsante + Aggiungi.

3. Inserisci l’indirizzo e-mail e clicca su Invia invito.

L’utente apparirà nell’elenco con lo stato “Invitato”.

Assegnazione di Spazi di Lavoro

Nelle impostazioni del profilo utente, il campo Spazi di lavoro determina l’ambito di accesso dell’utente.

• Assegnazione: Puoi assegnare un utente a uno o più Spazi di lavoro.
• Logica di accesso: Un utente potrà vedere solo i progetti e utilizzare i modelli appartenenti agli Spazi di lavoro che gli sono stati assegnati.
• Ambito di applicazione dei ruoli: I ruoli di sistema si applicano efficacemente solo agli Spazi di lavoro assegnati.

Rimozione di utenti esistenti

1. Espandi il gruppo Amministrazione dal menu principale, quindi vai al modulo Utenti.
   Si aprirà la scheda Utenti.
2. Passa il cursore sulla riga dell’utente che vuoi rimuovere dall’organizzazione.
   Alla fine della riga apparirà il simbolo di tre punti. a
3. Clicca sul simbolo dei tre puntini.
   Si aprirà un menu di opzioni disponibili, tra cui Elimina dall’organizzazione.
4. Clicca sull’opzione Rimuovi dall’organizzazione.
   Si aprirà la finestra di conferma per la rimozione di un utente dall’organizzazione.
5. Nella finestra di conferma della rimozione di un utente dall’organizzazione, clicca sul pulsante Elimina.
   L’utente verrà rimosso dall’organizzazione.
   

Scheda informativa per l'utente

Le informazioni sugli utenti sono fondamentali per la gestione delle risorse e della comunicazione in un’organizzazione. Aiuta a personalizzare le interazioni, a regolare le autorizzazioni e a tracciare le attività degli utenti. Il biglietto da visita di un utente può mostrare dettagli importanti come:

• Nome dell’avatar: aiuta a identificare rapidamente l’utente.
• Indirizzo e-mail: Fornisce un metodo di contatto diretto.
• Competenza: Mostra il ruolo e le responsabilità dell’utente.
• Struttura organizzativa: Indica il reparto dell’utente.
• Manager: Rivela il diretto superiore dell’utente.

Passando il mouse sull’avatar di un utente si scopre il suo biglietto da visita, che per impostazione predefinita mostra l’avatar, il nome e l’indirizzo e-mail.

Per visualizzare altre informazioni come Competenze, Struttura Organizzativa e Manager, devi integrare FlexiProject con Microsoft Azure Active Directory. Ciò consente la registrazione automatica degli utenti del dominio in FlexiProject e l’accesso a informazioni aggiuntive sull’utente.

Per le istruzioni sull’integrazione, consulta la documentazione relativa a FlexiProject e Azure Active Directory.

Esportazione dell’elenco degli utenti

Puoi esportare l’elenco attuale degli utenti in un file di Microsoft Excel a scopo di reportistica o analisi.

1. Vai alla scheda Utenti.
2. (Opzionale) Utilizza il pulsante Filtro o la barra laterale per restringere l’elenco (ad esempio, per Dipartimento). L’Esportazione rispetterà i filtri attivi e includerà solo i record attualmente visibili.
3. Clicca sul pulsante Esportazione situato nella barra degli strumenti superiore.

Il sistema genererà e scaricherà un file .xlsx contenente le seguenti colonne:

• Utente (nome)
• E-mail
• Tipo di licenza
• Dipartimento
• Data dell‘ultima visita
• Stato

Licenze d'uso

FlexiProject offre diversi tipi di licenza. All’interno di un’organizzazione possono essere disponibili contemporaneamente diversi tipi di licenza. Ciò consente di assegnare agli utenti un livello di autorizzazione adeguato alla loro posizione o ruolo nell’organizzazione.

Licenza gratuita Un utente con licenza gratuita può visualizzare le attività che gli sono state assegnate e segnarle come completate.

Licenza Standard Un utente con una licenza standard può visualizzare tutte le attività, i rischi, le schede di progetto e i prodotti dei progetti a cui partecipa. Possono modificare i loro compiti, registrare i tempi di lavoro e partecipare alla chat di progetto.

Licenza Completa Un utente con licenza completa ha i permessi, individualmente o attraverso l’assegnazione di gruppi, come stabilito dall’amministratore di FlexiProject.

Concessione di permessi agli utenti

1. Nel menu principale, espandere il gruppo Amministrazione, quindi passare al modulo Utenti.
2. Passa il cursore sulla riga dell’utente a cui vuoi concedere i diritti individuali.
   Alla fine della riga apparirà il simbolo dei tre puntini.
   
3. Fare clic sul simbolo dei tre punti. Si aprirà un menu di opzioni disponibili, tra cui l’opzione Licenza e permessi.
4. Clicca su Licenza e permessi.
   Si aprirà la finestra delle licenze e dei permessi per l’utente selezionato.
5. Nella sezione Licenza della finestra delle licenze e dei permessi dell’utente, seleziona Completo dall’elenco per personalizzare i singoli permessi.
   La sezione Permessi sarà visibile nella finestra delle licenze e dei permessi dell’utente.
6. Nella sezione Autorizzazioni, fare clic su ciascun campo e selezionare un livello di autorizzazione per personalizzare le autorizzazioni individuali dell’utente selezionato.
7. Clicca sul pulsante Salva.
   Questa azione salverà i permessi individuali dell’utente.
   

Creare un gruppo di utenti

La creazione di gruppi e l’assegnazione di utenti ad essi semplifica la gestione dei loro privilegi. Gli utenti possono essere assegnati a più gruppi contemporaneamente. Un utente appartenente a un gruppo riceve le autorizzazioni specificate per quel gruppo, a meno che le sue autorizzazioni o quelle di un altro gruppo non siano superiori.

Creare un gruppo di utenti

1. Espandi il gruppo Amministrazione dal menu principale, quindi vai al modulo Gruppi.
   Si aprirà la scheda Gruppi.
2. Clicca sul pulsante Aggiungi.
   Si aprirà la finestra Aggiungi gruppo.
3. Nel campo Nome, inserire il nome del gruppo.
4. Selezionare il tipo di gruppo dall’elenco nel campo Tipo.
5. Facoltativo: Fare clic sul campo Descrizione e inserire una descrizione del gruppo.
6. Selezionare dall’elenco gli utenti che si desidera assegnare al gruppo.
7. Clicca sul pulsante Salva.
   Il nuovo gruppo verrà aggiunto e visualizzato nell’elenco della scheda Gruppi. Si aprirà la scheda Autorizzazioni del nuovo gruppo.

Aggiungere utenti a un gruppo

1. Espandere il gruppo Amministrazione dal menu principale, quindi passare al modulo Gruppi.
2. Apri un gruppo esistente cliccando sul suo nome o creane uno nuovo.
   

   Consulta: Creare un gruppo di utenti

3. Una volta all’interno del gruppo, andate a vedere gli Utenti.
   
4. Fare clic sul pulsante Aggiungi. Si aprirà la finestra Aggiungi utenti.
5. Selezionare gli utenti che si desidera assegnare al gruppo dall’elenco nel campo Utenti.
6. Clicca sul pulsante Salva.
   Ora hai aggiunto gli utenti selezionati al gruppo. I loro nomi saranno visualizzati nell’elenco della scheda Utenti del gruppo.

Gestione delle autorizzazioni di gruppo

1. Espandi il gruppo Amministrazione dal menu principale, quindi vai al modulo Gruppi.
   Si aprirà la scheda Gruppi.
2. Aprire un gruppo esistente facendo clic sul suo nome o crearne uno nuovo. Per impostazione predefinita, la scheda si aprirà nella vista Autorizzazioni.
   

   Consultare la sezione: Creare un gruppo di utenti

3. Fare clic su ciascun campo e selezionare il livello di autorizzazione per impostare le autorizzazioni dei membri del gruppo per i rispettivi moduli del programma.
4. Clicca sul pulsante Salva.
   Salverai le autorizzazioni. Il sistema assegnerà agli utenti attuali le autorizzazioni specificate per quel gruppo, a meno che non abbiano autorizzazioni più elevate individualmente o da un altro gruppo.

Struttura dei permessi

In FlexiProject, il livello di licenza dell’utente determina l’accesso ai permessi per diversi moduli e funzionalità del progetto.

Permessi globali

È possibile assegnare le autorizzazioni agli utenti in due modi:

1. Permessi individuali: Concedi diritti specifici direttamente ai singoli utenti nella scheda Amministrazione/Utenti.
2. Autorizzazioni di gruppo: Assegna i permessi a gruppi di utenti nella scheda Amministrazione/Gruppi.

I permessi globali si applicano ai moduli principali, tra cui:

• Progetti
• Portafogli
• Rapporti
• Tempo di lavoro
• Risorse
• Strategia
• PMO
• Schede progetto
• Punteggio
• Recensioni
• Percorsi di accettazione

Inoltre, gli amministratori di sistema hanno accesso ad altre funzioni amministrative, tra cui:

• Gestione degli utenti
• Gestione del gruppo
• Impostazioni del sistema

Autorizzazioni specifiche del progetto

All’interno di ogni progetto, puoi personalizzare ulteriormente i permessi degli utenti nella scheda Impostazioni/Permessi. Questi permessi si applicano solo al progetto selezionato e comprendono l’accesso a:

• Programma
• Bilancio
• I rischi
• Prodotti
• Risorse
• Tempo di lavoro
• Punteggio
• Piano
• Recensioni
• Carta del progetto
• Impostazioni

Gestendo attentamente i permessi degli utenti, puoi garantire la sicurezza dei dati e controllare l’accesso alle informazioni sensibili.