Usuarios y permisos
El módulo Usuarios (menú principal) sirve para gestionar las cuentas, las licencias y los permisos de las personas de la organización. Tiene tres pestañas: Usuarios, Grupos y Estructura organizativa (consulta Estructura organizativa).
El módulo está disponible para los administradores del sistema. Lo que un usuario ve y puede hacer en la aplicación depende de tres cosas: la licencia, los permisos en espacios de trabajo y módulos del sistema, y los permisos en el propio proyecto (consulta Permisos del proyecto).
Lista de usuarios
La pestaña Usuarios enumera todos los usuarios de la organización. La tabla tiene las columnas Usuario (nombre y avatar), Departamento (cuando el módulo de estructura organizativa está activado), Email, Licencia, Último inicio de sesión y Estado. El estado es Invitado, Activo o Suprimido; una cuenta sincronizada con un directorio muestra un icono de sincronización, y un administrador lleva una etiqueta Administrador.
Encima de la tabla ves el número de usuarios con cada licencia. Para las licencias Estándar y Completa también se muestra el límite (por ejemplo 12/15); superar el límite se marca en rojo. En las organizaciones de demostración no se muestra el límite.
El filtro reduce la lista por nombre o correo electrónico, licencia y departamento. Los usuarios eliminados están ocultos de forma predeterminada, y la opción Mostrar eliminados los muestra. El botón Exportación guarda la lista visible en ese momento como un archivo XLSX con las columnas usuario, departamento, correo electrónico, licencia, último inicio de sesión y estado.
Añadir y eliminar usuarios
Añadir un usuario
- Abre la pestaña Usuarios y haz clic en Añadir.
- Escribe la dirección de Email del nuevo usuario.
- Haz clic en Enviar una invitación. El usuario aparece en la lista con el estado Invitado, y se abre de inmediato su ventana de licencia y permisos.
Si la dirección ya está en la organización, aparece el mensaje El usuario con la dirección de correo electrónico especificada existe. La invitación con un enlace de activación se envía a la dirección indicada, y puedes volver a enviarla desde el menú de la fila (Reenviar invitación). El enlace es válido durante un tiempo limitado; cuando caduca, envía la invitación de nuevo (consulta Confirmación del correo electrónico al crear una cuenta).
Eliminar un usuario de la organización
El menú de la fila (tres puntos) contiene el comando Borrar de la organización. Tras la confirmación, el usuario pasa al estado Suprimido y pierde el acceso a la organización, y su licencia cambia a Gratuita; también se le retiran los derechos de administrador y los tokens de API personales. Así se libera una licencia dentro del límite. No puedes eliminar tu propia cuenta.
Un usuario eliminado se recupera con el comando Restaurar usuario del menú de la fila (la lista debe mostrar los usuarios eliminados).
Licencias
La licencia determina lo que un usuario puede hacer en la aplicación. La organización tiene límites de licencias Estándar y Completa; las licencias Gratuitas son ilimitadas (hasta 100 en una organización de demostración).
- Gratuita — el usuario ve las tareas e hitos que tiene asignados y cambia su estado.
- Estándar — el usuario ve el cronograma, el presupuesto, los riesgos, los productos y la carta de proyecto de los proyectos en los que participa, gestiona por completo los elementos que tiene asignados y registra tiempo en las tareas. No tiene permisos globales ni permisos sobre espacios de trabajo.
- Completa — el usuario tiene permisos concedidos individualmente o a través de grupos: sobre espacios de trabajo, módulos del sistema y proyectos. Solo un usuario así puede ser administrador del sistema, pertenecer a un grupo y crear proyectos.
Cambia la licencia con la lista Licencia de la ventana de licencia y permisos (consulta Licencia y permisos del usuario). El cambio se guarda de inmediato. Cuando se agota el límite, aparece la ventana Exceder el número de licencias con el botón Límite de cambios. Reducir una licencia requiere confirmación en la ventana Cambio de licencia, porque quita al usuario sus permisos y accesos. La licencia de un administrador del sistema no se puede cambiar.
Licencia y permisos del usuario
La ventana de licencia y permisos se abre al hacer clic en un usuario de la lista o con el comando Licencia y permisos del menú de la fila. Los cambios se guardan de inmediato y después de cada uno aparece una confirmación.
- Licencia, Jefe y Departamento. El campo Departamento muestra el departamento del usuario y no se puede editar; el departamento se deduce del jefe (consulta Estructura organizativa). Si eliges un jefe que no dirige ningún departamento, aparece la pregunta Creación de un departamento, que ofrece crear un departamento para esa persona.
- Administrador del sistema — un interruptor disponible con la licencia Completa. Un administrador tiene plenos derechos sobre todos los elementos y acceso a la parte administrativa (Usuarios, Configuración del sistema); las demás secciones de la ventana dejan de ser necesarias y desaparecen.
- Para una licencia Completa y un usuario que no es administrador se muestran tres secciones más: Grupos (elige los grupos a los que pertenece el usuario), Espacios de trabajo (consulta Permisos de espacios de trabajo) y Módulos del sistema (consulta Permisos de los módulos del sistema).
Los permisos concedidos personalmente y a través de grupos se suman; se aplica el más alto. Un permiso que procede de un grupo está bloqueado, y al pasar el cursor sobre él se muestran los nombres de los grupos.
Permisos de espacios de trabajo
La sección Espacios de trabajo es una tabla: una fila es un espacio de trabajo y las columnas son permisos. Una casilla marcada concede el permiso en ese espacio de trabajo. La tabla está en la ventana del usuario y en la ventana del grupo.
- Proyectos: Adición — crear proyectos en el espacio de trabajo; Vista previa — acceso a todos los proyectos del espacio de trabajo; Administración — gestión completa de todos los proyectos del espacio de trabajo (también marca y bloquea las otras dos casillas).
- Configuración: Plantillas (plantillas de proyecto), Atributos (atributos de proyecto), Cartas (plantillas de cartas de proyecto), Aceptaciones (plantillas de rutas de aprobación) — gestión de estos elementos en el espacio de trabajo.
Un permiso que procede de un grupo está marcado y bloqueado. Pasa el cursor sobre él para ver de qué grupo procede. Los espacios de trabajo y los efectos de los permisos se describen en Espacios de trabajo: acceso a los proyectos del espacio de trabajo y el efecto en las plantillas, los atributos, las cartas y las rutas de aprobación.
Nota: solo un usuario con licencia Completa tiene permisos sobre espacios de trabajo. Un administrador del sistema tiene acceso a todos los espacios de trabajo sin que se le conceda ningún permiso.
Permisos de los módulos del sistema
La sección Módulos del sistema define el acceso a los módulos en toda la organización. Para cada módulo, elige una de las opciones:
- Programas — Participante (ver solo los programas asignados), Asistente (crear además otros nuevos), Administrador.
- Carteras de proyectos — Participante (ver solo las carteras asignadas), Asistente (crear además otras nuevas), Administrador.
- Registro de tiempo — Propios y subordinados (registrar tu propio tiempo y ver el registro de tiempo de tus subordinados), Administrador.
- Recursos — Sin acceso, Propios y subordinados (visibilidad completa de la propia carga de trabajo y de la de los subordinados), Administrador (consulta Recursos en la organización).
- Estrategia — Sin acceso, Vista previa, Administrador.
- Puntuación — Sin acceso, Administrador.
- Revisiones — Sin acceso, Administrador.
La opción Administrador da acceso a todos los elementos del módulo y la posibilidad de editarlos. Las opciones inferiores a la que concede un grupo están bloqueadas.
Permisos del proyecto
Los permisos de cada pestaña del proyecto (cronograma, presupuesto, riesgos, productos y otras) se conceden en el propio proyecto, en la configuración de permisos. Se describen en Permisos del proyecto. Una licencia Estándar limita el nivel de permiso más alto en un proyecto.
Grupos de usuarios
Un grupo reúne a los usuarios que deben tener los mismos permisos. Solo pertenecen a grupos los usuarios con licencia Completa, y un usuario puede estar en varios grupos. La pestaña Grupos muestra una lista con las columnas Nombre, Descripción y Usuarios (el número de miembros y los primeros avatares).
Crear un grupo
- Haz clic en Añadir en la pestaña Grupos.
- Rellena el campo Nombre (obligatorio), opcionalmente el campo Descripción, y elige a los miembros en el campo Usuarios.
- Confirma. Después de guardar, se abre la ventana Editar grupo.
Editar un grupo
Haz clic en el nombre de un grupo para abrir la ventana Editar grupo. El nombre y la descripción se guardan al salir del campo. Debajo están la tabla Espacios de trabajo y la sección Módulos del sistema (consulta Permisos de espacios de trabajo y Permisos de los módulos del sistema) y la lista de miembros. Quita un miembro con la cruz de su fila y añade otros nuevos con el botón Añadir usuarios. Los permisos se guardan de inmediato y se aplican a todos los miembros del grupo.
Borrar un grupo con el botón Borrar requiere confirmación y retira los permisos que sus miembros obtuvieron de ese grupo.
