Usuarios y permisos

El módulo Usuarios es el eje central para gestionar la plantilla de tu organización. Te permite conceder acceso, gestionar licencias y definir la jerarquía de informes.

Situado en Administración > Usuarios, el módulo consta de tres pestañas:

• Usuarios: Gestiona cuentas y licencias.
• Grupos: Gestiona los grupos de usuarios.
• Estructura organizativa: Gestiona el árbol de Departamentos.

La lista muestra información clave, como Nombre, Correo electrónico y Departamento. Puedes utilizar el filtro de la barra lateral para ver los usuarios que pertenecen a unidades organizativas específicas.

Invitar a un nuevo usuario

1. Ve a la pestaña Usuarios.

2. Haz clic en el botón + Añadir.

3. Introduce la dirección de correo electrónico y pulsa Enviar invitación.

El usuario aparecerá en la lista con el estado «Invitado».

Asignación de Espacios de trabajo

En la configuración del Perfil de Usuario, el campo Espacios de trabajo determina el ámbito de acceso del usuario.

• Asignación: Puedes asignar un usuario a uno o varios Espacios de trabajo.
• Lógica de acceso: Un usuario sólo verá los proyectos y utilizará las plantillas que pertenezcan a sus Espacios de trabajo asignados.
• Alcance de las funciones: Las funciones del sistema sólo se aplican de forma efectiva en los Espacios de trabajo asignados.

Bajas de usuarios existentes

1. Despliega el grupo Administración del menú principal y, a continuación, ve al módulo Usuarios.
   Se abrirá la pestaña Usuarios.
2. Pasa el cursor por encima de la línea del usuario que quieras eliminar de la organización.
   Aparecerá un símbolo de tres puntos al final de la línea.a
3. Haz clic en el símbolo de los tres puntos.
   Se abrirá un menú de opciones disponibles, entre las que se encuentra Eliminar de la organización.
4. Haz clic en la opción Eliminar de la organización.
   Se abrirá la ventana de confirmación para eliminar un usuario de la organización.
5. En la ventana de confirmación para eliminar un usuario de la organización, haz clic en el botón Eliminar.
   El usuario será eliminado de la organización.
   

Tarjeta de información del usuario

La información de los usuarios es fundamental para gestionar los recursos y la comunicación en una organización. Ayuda a personalizar las interacciones, ajustar los permisos y realizar un seguimiento de las actividades de los usuarios. La tarjeta de visita de un usuario puede mostrar detalles importantes como:

• Nombre del avatar: Ayuda a identificar rápidamente al usuario.
• Dirección de correo electrónico: Proporciona un método de contacto directo.
• Competencia: Muestra el papel y las responsabilidades del usuario.
• Estructura organizativa: Indica el departamento del usuario.
• Director: Revela el supervisor inmediato del usuario.

Al pasar el ratón por encima del avatar de un usuario, aparece su tarjeta de visita, que por defecto muestra el avatar, el nombre y la dirección de correo electrónico.

Para ver más información, como Competencias, Estructura Organizativa y Gestor, tienes que integrar FlexiProject con Microsoft Azure Active Directory. Esto permite el registro automático de los usuarios del dominio en FlexiProject y el acceso a información adicional sobre los usuarios.

Consulta la documentación correspondiente de FlexiProject y Azure Active Directory para obtener instrucciones sobre la integración.

Exportación de la Lista de Usuarios

Puedes exportar la lista actual de usuarios a un archivo de Microsoft Excel para realizar informes o análisis.

1. Ve a la pestaña Usuarios.
2. (Opcional) Utiliza el botón Filtrar o la barra lateral para restringir la lista (por ejemplo, por Departamento). La Exportación respetará tus filtros activos y sólo incluirá los registros visibles en ese momento.
3. Pulsa el botón Exportación situado en la barra de herramientas superior.

El sistema generará y descargará un archivo .xlsx con las siguientes columnas:

• Usuario (Nombre)
• Correo electrónico
• Tipo de licencia
• Departamento
• Fecha de la última visita
• Estado

Licencias de uso

FlexiProject ofrece varios tipos de licencias. En una organización pueden estar disponibles simultáneamente distintos tipos de licencias. Esto le permite asignar a los usuarios un nivel de autorización adaptado a su cargo o función en la organización.

Licencia gratuita Un usuario con licencia gratuita puede ver las tareas que se le han asignado y marcarlas como completadas.

Licencia Estánd ar Un usuario con una licencia Estándar puede ver todas las Tareas, Riesgos, Fichas de Proyecto y Productos de los proyectos en los que participa. Pueden editar sus tareas, registrar el tiempo de trabajo y participar en el chat del proyecto.

Licencia Comple ta Un usuario con licencia completa tiene permisos, individualmente o a través de asignaciones de grupo, según determine el administrador de FlexiProject.

Conceder permisos a los usuarios

1. En el menú principal, expanda el grupo Administración y vaya al módulo Usuarios.
2. Pasa el cursor por encima de la línea del usuario al que quieras conceder derechos individuales.
   Aparecerá un símbolo de tres puntos al final de la línea.
   
3. Haz clic en el símbolo de los tres puntos. Se abrirá un menú de opciones disponibles, incluida la opción Licencia y permisos.
4. Haz clic en Licencia y permisos.
   Se abrirá la ventana de licencia y permisos del usuario seleccionado.
5. En la sección Licencia de la ventana de licencia y permisos del usuario, selecciona Completa en la lista para personalizar los permisos individuales.
   La sección Permisos estará visible en la ventana de licencia y permisos del usuario.
6. En la sección Permisos, haga clic en cada campo sucesivamente y seleccione un nivel de permiso para personalizar los permisos individuales del usuario seleccionado.
7. Pulsa el botón Guardar.
   Esta acción guardará los permisos individuales del usuario.
   

Crear un grupo de usuarios

Crear grupos y asignarles usuarios simplifica la gestión de sus privilegios. Los usuarios pueden ser asignados a varios grupos simultáneamente. Un usuario perteneciente a un grupo recibe los permisos especificados para ese grupo a menos que sus permisos o los de otro grupo sean superiores.

Crear un grupo de usuarios

1. Despliega el grupo Administración del menú principal y, a continuación, ve al módulo Grupos.
   Se abrirá la pestaña Grupos.
2. Haz clic en el botón Añadir.
   Se abrirá la ventana Añadir Grupo.
3. En el campo Nombre, introduzca el nombre del grupo.
4. Seleccione el tipo del nuevo grupo en la lista del campo Tipo.
5. Opcional: Haga clic en el campo Descripción e introduzca una descripción del grupo.
6. Seleccione de la lista los usuarios que desea asignar al grupo.
7. Pulsa el botón Guardar.
   El nuevo grupo se añadirá y aparecerá en la lista de la pestaña Grupos. Se abrirá la pestaña Permisos del nuevo grupo.

Añadir usuarios a un grupo

1. Despliegue el grupo Administración del menú principal y, a continuación, vaya al módulo Grupos.
2. Abre un grupo existente haciendo clic en su nombre o crea uno nuevo.
   

   Consulta: Crear un grupo de usuarios

3. Una vez dentro del grupo, ve a la vista Usuarios.
   
4. Haz clic en el botón Añadir. Se abrirá la ventana Añadir usuarios.
5. Seleccione los usuarios que desea asignar al grupo en la lista del campo Usuarios.
6. Haz clic en el botón Guardar.
   Ya has añadido los usuarios seleccionados al grupo. Verás sus nombres en la lista de la pestaña Usuarios dentro del grupo.

Gestionar los permisos de grupo

1. Despliega el grupo Administración del menú principal y, a continuación, ve al módulo Grupos.
   Se abrirá la pestaña Grupos.
2. Abra un grupo existente haciendo clic en su nombre o cree uno nuevo. La pestaña se abrirá por defecto en la vista Permisos.
   

   Consulte la sección: Crear grupo de usuarios

3. Haga clic en cada campo sucesivamente y seleccione el nivel de permiso para establecer los permisos de los miembros del grupo para los respectivos módulos del programa.
4. Pulsa el botón Guardar.
   Guardarás los permisos. El sistema asignará los permisos especificados para ese grupo a los usuarios actuales, a menos que tengan permisos superiores individualmente o desde otro grupo.

Estructura de permisos

En FlexiProject, el nivel de licencia del usuario determina el acceso a los permisos de los distintos módulos y funcionalidades del proyecto.

Permisos globales

Puede asignar permisos a los usuarios de dos maneras:

1. Permisos individuales: Concede derechos específicos directamente a usuarios individuales en la pestaña Administración/Usuarios.
2. Permisos de Grupo: Asigna permisos a grupos de usuarios en la pestaña Administración/Grupos.

Los permisos globales se aplican a los módulos principales, incluidos:

• Proyectos
• Carteras
• Informes
• Tiempo de trabajo
• Recursos
• Estrategia
• PMO
• Tarjetas de proyecto
• Puntuación
• Reseñas
• Vías de aceptación

Además, los Administradores del Sistema tienen acceso a funciones administrativas adicionales, como:

• Gestión de usuarios
• Dirección del grupo
• Ajustes del sistema

Permisos específicos del proyecto

Dentro de cada proyecto, puedes personalizar aún más los permisos de usuario en la pestaña Configuración/Permisos. Estos permisos se aplican sólo al proyecto seleccionado e incluyen el acceso a:

• Programa
• Presupuesto
• Riesgos
• Productos
• Recursos
• Tiempo de trabajo
• Puntuación
• Plan
• Reseñas
• Carta del Proyecto
• Ajustes

Gestionando cuidadosamente los permisos de los usuarios, puedes garantizar la seguridad de los datos y controlar el acceso a la información sensible.