Utilizatori și drepturi

Modulul Utilizatori (meniul principal) servește la gestionarea conturilor, a licențelor și a permisiunilor persoanelor din organizație. Are trei file: Utilizatori, Grupuri și Structura organizatorică (vezi Structura organizației).

Modulul este disponibil administratorilor de sistem. Ce vede și ce poate face un utilizator în aplicație depinde de trei lucruri: licență, permisiunile din spațiile de lucru și din modulele de sistem și permisiunile din proiectul însuși (vezi Permisiunile proiectului).

Lista utilizatorilor

Fila Utilizatori listează toți utilizatorii organizației. Tabelul are coloanele Utilizator (nume și avatar), Departament (când modulul structurii organizatorice este activat), Email, Licență, Ultima conectare și Stare. Starea este Invitat, Activ sau Șters; un cont sincronizat cu un director afișează o pictogramă de sincronizare, iar un administrator poartă eticheta Administrator.

Deasupra tabelului vedeți numărul de utilizatori cu fiecare licență. Pentru licența Standard și cea Completă este afișată și limita (de exemplu 12/15); depășirea limitei este marcată cu roșu. În organizațiile demo limita nu este afișată.

Filtrul restrânge lista după nume sau email, licență și departament. Utilizatorii șterși sunt ascunși implicit, iar opțiunea Afișează eliminați îi arată. Butonul Export salvează lista vizibilă în acel moment ca fișier XLSX cu coloanele utilizator, departament, email, licență, ultima conectare și stare.

Adăugarea și ștergerea utilizatorilor

Adăugarea unui utilizator

1. Deschideți fila Utilizatori și faceți clic pe Adaugă.
2. Introduceți adresa de Email a noului utilizator.
3. Faceți clic pe Trimiteți o invitație. Utilizatorul apare în listă cu starea Invitat, iar fereastra cu licența și permisiunile lui se deschide imediat.

Dacă adresa există deja în organizație, apare mesajul Utilizatorul cu adresa de e-mail specificată există. Invitația cu un link de activare ajunge la adresa indicată și o puteți trimite din nou din meniul rândului (Trimiteți din nou invitația). Link-ul este valabil o perioadă limitată; după expirare, trimiteți din nou invitația (vezi Confirmarea adresei de email la crearea unui cont).

Ștergerea unui utilizator din organizație

Meniul rândului (trei puncte) conține comanda Ștergeți din organizație. După confirmare, utilizatorul primește starea Șters și pierde accesul la organizație, iar licența lui devine Gratuită; sunt retrase și drepturile de administrator și token-urile API personale. Astfel se eliberează o licență din limită. Nu vă puteți șterge propriul cont.

Un utilizator șters este readus cu comanda Restaurare utilizator din meniul rândului (lista trebuie să afișeze utilizatorii șterși).

Licențe

Licența stabilește ce poate face un utilizator în aplicație. Organizația are limite pentru licențele Standard și Completă; licențele Gratuite sunt nelimitate (până la 100 într-o organizație demo).

• Gratuită — utilizatorul vede activitățile și jaloanele la care este alocat și le schimbă starea.
• Standard — utilizatorul vede programarea, bugetul, riscurile, produsele și carta proiectului în proiectele la care participă, gestionează complet elementele la care este alocat și înregistrează timpul pe activități. Nu are permisiuni globale sau de spațiu de lucru.
• Completă — utilizatorul are permisiuni acordate individual sau prin grupuri: pentru spații de lucru, module de sistem și proiecte. Doar un astfel de utilizator poate fi administrator de sistem, poate face parte dintr-un grup și poate crea proiecte.

Schimbați licența cu lista Licență din fereastra licenței și permisiunilor (vezi Licența și permisiunile utilizatorului). Modificarea se salvează imediat. Când limita este epuizată, apare fereastra Depășirea numărului de licențe cu butonul Schimbați limita. Reducerea unei licențe necesită confirmare în fereastra Schimbarea licenței, deoarece retrage permisiunile și accesul utilizatorului. Licența unui administrator de sistem nu poate fi schimbată.

Licența și permisiunile utilizatorului

Fereastra licenței și permisiunilor se deschide când faceți clic pe un utilizator din listă sau folosiți comanda Licență și drepturi din meniul rândului. Modificările se salvează imediat, iar după fiecare apare o confirmare.

• Licență, Manager și Departament. Câmpul Departament afișează departamentul utilizatorului și nu poate fi editat; departamentul rezultă din manager (vezi Structura organizației). Alegerea unui manager care nu conduce niciun departament afișează întrebarea Crearea unui departament, care propune crearea unui departament pentru acea persoană.
• Administrator de sistem — un comutator disponibil cu licența Completă. Un administrator are drepturi depline asupra tuturor elementelor și acces la partea administrativă (Utilizatori, Setări de sistem); celelalte secțiuni ale ferestrei nu mai sunt necesare atunci și dispar.
• Pentru o licență Completă și un utilizator care nu este administrator, se afișează încă trei secțiuni: Grupuri (alegeți grupurile din care face parte utilizatorul), Spații de lucru (vezi Permisiunile spațiilor de lucru) și Module de sistem (vezi Permisiunile modulelor de sistem).

Permisiunile acordate personal și prin grupuri se adună; se aplică cea mai mare. O permisiune care provine dintr-un grup este blocată, iar trecerea cursorului peste ea afișează numele grupurilor.

Permisiunile spațiilor de lucru

Secțiunea Spații de lucru este un tabel: un rând este un spațiu de lucru, iar coloanele sunt permisiuni. O casetă bifată acordă permisiunea în acel spațiu de lucru. Tabelul se află în fereastra utilizatorului și în fereastra grupului.

• Proiecte: Adăugare — crearea proiectelor în spațiul de lucru; Previzualizare — acces la toate proiectele spațiului de lucru; Administrare — gestionarea completă a tuturor proiectelor spațiului de lucru (bifează și blochează și celelalte două casete).
• Configurare: Șabloane (șabloane de proiect), Atribute (atribute de proiect), Carte de proiect (șabloane de cartă a proiectului), Aprobări (șabloane de căi de aprobare) — gestionarea acestor elemente în spațiul de lucru.

O permisiune care provine dintr-un grup este bifată și blocată. Treceți cursorul peste ea pentru a vedea din ce grup provine. Spațiile de lucru și efectele permisiunilor sunt descrise în Spații de lucru: accesul la proiectele spațiului de lucru și efectul asupra șabloanelor, atributelor, cartelor proiectului și căilor de aprobare.

Notă: doar un utilizator cu licență Completă are permisiuni de spațiu de lucru. Un administrator de sistem are acces la toate spațiile de lucru fără ca vreo permisiune să-i fie acordată.

Permisiunile modulelor de sistem

Secțiunea Module de sistem stabilește accesul la module în întreaga organizație. Pentru fiecare modul alegeți una dintre opțiuni:

• Programe — Participant (vizualizarea doar a programelor alocate), Asistent (și crearea de programe noi), Administrator.
• Portofolii de proiecte — Participant (vizualizarea doar a portofoliilor alocate), Asistent (și crearea de portofolii noi), Administrator.
• Timp de lucru — Proprii și subordonați (evidența propriului timp și vizualizarea evidenței timpului subordonaților), Administrator.
• Resurse — Fără acces, Proprii și subordonați (vizibilitate completă asupra propriei încărcări și a încărcării subordonaților), Administrator (vezi Resurse).
• Strategie — Fără acces, Previzualizare, Administrator.
• Punctaj — Fără acces, Administrator.
• Revizuiri — Fără acces, Administrator.

Opțiunea Administrator oferă acces la toate elementele modulului și posibilitatea de a le edita. Opțiunile mai mici decât cea acordată de un grup sunt blocate.

Permisiunile proiectului

Permisiunile pentru filele individuale ale proiectului (programare, buget, riscuri, produse și altele) se acordă în proiectul însuși, în setările de permisiuni. Ele sunt descrise în Permisiunile proiectului. O licență Standard limitează nivelul maxim de permisiune dintr-un proiect.

Grupuri de utilizatori

Un grup reunește utilizatori care trebuie să aibă aceleași permisiuni. Doar utilizatorii cu licență Completă fac parte din grupuri, iar un utilizator poate fi în mai multe grupuri. Fila Grupuri afișează o listă cu coloanele Nume, Descriere și Utilizatori (numărul de membri și primele avatare).

Crearea unui grup

1. Faceți clic pe Adaugă în fila Grupuri.
2. Completați câmpul Nume (obligatoriu), opțional Descriere, și alegeți Utilizatori.
3. Confirmați. După salvare se deschide fereastra Editați grupul.

Editarea unui grup

Faceți clic pe numele unui grup pentru a deschide fereastra Editați grupul. Numele și descrierea se salvează când părăsiți câmpul. Mai jos se află tabelul Spații de lucru, secțiunea Module de sistem (vezi Permisiunile spațiilor de lucru și Permisiunile modulelor de sistem) și lista membrilor. Eliminați un membru cu crucea din rândul lui și adăugați alții cu butonul Adaugă utilizatori. Permisiunile se salvează imediat și se aplică tuturor membrilor grupului.

Ștergerea unui grup cu butonul Ștergeți necesită confirmare și retrage permisiunile pe care membrii lui le primeau din acel grup.