Utilizatori și drepturi

Modulul Utilizatori este punctul central pentru gestionarea forței de muncă a organizației dumneavoastră. Acesta vă permite să acordați acces, să gestionați licențele și să definiți ierarhia de raportare.

Situat în Administrare > Utilizatori, modulul este format din trei file:

• Utilizatori: Gestionați conturile și licențele.
• Grupuri: Gestionați grupurile de utilizatori.
• Structura organizațională: Gestionați arborele departamentului.

Lista afișează informații cheie, inclusiv Nume, E-mail și Departament. Puteți utiliza filtrul din bara laterală pentru a vizualiza utilizatorii care aparțin anumitor unități organizaționale.

Invitarea unui utilizator nou

1. Mergeți la fila Utilizatori.

2. Faceți clic pe butonul + Adaugă.

3. Introduceți adresa de e-mail și faceți clic pe Trimitere invitație.

Utilizatorul va apărea pe listă cu statutul „Invitat”.

Atribuirea Spațiilor de lucru

În setările Profilului utilizatorului, câmpul Spații de lucru determină domeniul de acces al utilizatorului.

• Atribuire: Puteți atribui un utilizator la unul sau mai multe spații de lucru.
• Logica de acces: Un utilizator va vedea numai proiectele și va utiliza numai șabloanele care aparțin Spațiilor de lucru care îi sunt atribuite.
• Domeniul de aplicare al rolului: Rolurile de sistem se aplică efectiv numai în cadrul spațiilor de lucru atribuite.

Înlăturarea utilizatorilor existenți

1. Extindeți grupul Administrare din meniul principal, apoi mergeți la modulul Utilizatori.
   Se va deschide fila Utilizatori.
2. Plasați cursorul pe linia utilizatorului pe care doriți să îl eliminați din organizație.
   La sfârșitul liniei va apărea un simbol format din trei puncte.a
3. Faceți clic pe simbolul cu trei puncte.
   Se va deschide un meniu de opțiuni disponibile, inclusiv Ștergeți din organizație.
4. Faceți clic pe opțiunea Eliminare din organizație.
   Se va deschide fereastra de confirmare pentru eliminarea unui utilizator din organizație.
5. În fereastra de confirmare pentru eliminarea unui utilizator din organizație, faceți clic pe butonul Ștergere.
   Utilizatorul va fi eliminat din organizație.
   

Card de informații pentru utilizator

Informațiile despre utilizatori sunt esențiale pentru gestionarea resurselor și a comunicării în cadrul unei organizații. Aceasta ajută la personalizarea interacțiunilor, la ajustarea permisiunilor și la urmărirea activităților utilizatorilor. Cartea de vizită a unui utilizator poate arăta detalii importante precum:

• Numele avatarului: Ajută la identificarea rapidă a utilizatorului.
• Adresa de e-mail: Oferă o metodă de contact direct.
• Competență: Arată rolul și responsabilitățile utilizatorului.
• Structura organizatorică: Indică departamentul utilizatorului.
• Manager: Dezvăluie superiorul direct al utilizatorului.

Dacă treceți peste avatarul unui utilizator, se afișează cartea de vizită a acestuia, care, în mod implicit, arată Avatarul, numele și adresa de e-mail.

Pentru a vedea mai multe informații precum Competențe, Structură organizațională și Manager, trebuie să integrați FlexiProject cu Microsoft Azure Active Directory. Acest lucru permite înregistrarea automată a utilizatorilor domeniului în FlexiProject și accesul la informații suplimentare despre utilizatori.

Vă rugăm să consultați documentația relevantă FlexiProject și Azure Active Directory pentru instrucțiuni de integrare.

Exportul listei de utilizatori

Puteți exporta lista curentă de utilizatori într-un fișier Microsoft Excel pentru raportare sau analiză.

1. Navigați la fila Utilizatori.
2. (Opțional) Utilizați butonul Filtru sau bara laterală pentru a restrânge lista (de exemplu, în funcție de Departament). Exportul va respecta filtrele active și va include numai înregistrările vizibile în prezent.
3. Faceți clic pe butonul Export situat în bara de instrumente de sus.

Sistemul va genera și va descărca un fișier .xlsx care conține următoarele coloane:

• Utilizator (Nume)
• E-mail
• Tipul de licență
• Departament
• Data ultimei vizite
• Statut

Licențe utilizator

FlexiProject oferă mai multe tipuri de licențe. Diferite tipuri de licențe pot fi disponibile simultan în cadrul unei organizații. Acest lucru vă permite să atribuiți utilizatorilor un nivel de autorizare adaptat la poziția sau rolul lor în cadrul organizației.

Licență gratuită Un utilizator cu licență gratuită poate vizualiza Activitățile care i-au fost atribuite și le poate marca ca fiind finalizate.

Licență Standard Un utilizator cu o licență Standard poate vizualiza toate Activitățile, Riscurile, Cardurile de proiect și Produsele din proiectele la care participă. Aceștia își pot edita sarcinile, pot înregistra timpul de lucru și pot participa la discuții pe chat în cadrul proiectului.

Licență completă Un utilizator cu o licență completă are permisiuni, individual sau prin atribuiri de grup, astfel cum sunt stabilite de administratorul FlexiProject.

Acordarea de permisiuni utilizatorilor

1. În meniul principal, extindeți grupul Administrare, apoi navigați la modulul Utilizatori.
2. Plasați cursorul pe linia utilizatorului căruia doriți să îi acordați drepturi individuale.
   La sfârșitul liniei va apărea un simbol cu trei puncte.
   
3. Faceți clic pe simbolul cu trei puncte. Se va deschide un meniu cu opțiunile disponibile, inclusiv opțiunea License and Permissions (Licență și permisiuni).
4. Faceți clic pe Licență și permisiuni.
   Se va deschide fereastra de licență și permisiuni pentru utilizatorul selectat.
5. În secțiunea Licență din fereastra de licență și permisiuni a utilizatorului, selectați Complet din listă pentru a personaliza permisiunile individuale.
   Secțiunea Permisiuni va fi vizibilă în fereastra de licență și permisiuni a utilizatorului.
6. În secțiunea Permisiuni, faceți clic pe fiecare câmp în parte și selectați un nivel de permisiune pentru a personaliza permisiunile individuale ale utilizatorului selectat.
7. Faceți clic pe butonul Salvare.
   Această acțiune va salva permisiunile individuale pentru utilizator.
   

Creați un grup de utilizatori

Crearea de grupuri și atribuirea utilizatorilor în cadrul acestora simplifică gestionarea privilegiilor acestora. Utilizatorii pot fi repartizați simultan în mai multe grupuri. Un utilizator care aparține unui grup primește permisiunile specificate pentru acel grup, cu excepția cazului în care permisiunile sale sau ale unui alt grup sunt mai mari.

Creați un grup de utilizatori

1. Extindeți grupul Administrare din meniul principal, apoi mergeți la modulul Grupuri.
   Se va deschide fila Grupuri.
2. Faceți clic pe butonul Adăugare.
   Se va deschide fereastra Adăugare grup.
3. În câmpul Name (Nume), introduceți numele grupului.
4. Selectați tipul noului grup din lista din câmpul Type (Tip).
5. Opțional: Faceți clic pe câmpul Descriere și introduceți o descriere a grupului.
6. Selectați din listă utilizatorii pe care doriți să îi atribuiți grupului.
7. Faceți clic pe butonul Salvare.
   Noul grup va fi adăugat și afișat în lista din fila Grupuri. Se va deschide fila Permissions (Permisiuni) din noul grup.

Adăugarea de utilizatori la un grup

1. Extindeți grupul Administrare din meniul principal, apoi navigați la modulul Grupuri.
2. Deschideți un grup existent făcând clic pe numele acestuia sau creați unul nou.
   

   Consultați: Crearea unui grup de utilizatori

3. Odată intrat în grup, mergeți la vizualizarea Utilizatori.
   
4. Faceți clic pe butonul Add (Adăugare). Se va deschide fereastra Add Users (Adăugare utilizatori).
5. Selectați utilizatorii pe care doriți să îi atribuiți grupului din lista din câmpul Users (Utilizatori).
6. Faceți clic pe butonul Salvare.
   Acum ați adăugat utilizatorii selectați la grup. Veți vedea numele acestora în lista din fila Utilizatori din cadrul grupului.

Gestionați permisiunile de grup

1. Extindeți grupul Administrare din meniul principal, apoi mergeți la modulul Grupuri.
   Se va deschide fila Grupuri.
2. Deschideți un grup existent făcând clic pe numele acestuia sau creați unul nou. În mod implicit, fila se va deschide în vizualizarea Permisiuni.
   

   Consultați: Crearea unui grup de utilizatori

3. Faceți clic pe fiecare câmp în parte și selectați nivelul de permisiune pentru a seta permisiunile membrilor grupului pentru modulele de program respective.
4. Faceți clic pe butonul Salvare.
   Veți salva permisiunile. Sistemul va atribui utilizatorilor actuali permisiunile specificate pentru grupul respectiv, cu excepția cazului în care aceștia au permisiuni mai mari individual sau din partea unui alt grup.

Structura permisiunii

În FlexiProject, nivelul de licență al utilizatorului determină accesul la permisiuni pentru diferite module și funcționalități ale proiectului.

Permisiuni globale

Puteți atribui permisiuni utilizatorilor în două moduri:

1. Permisiuni individuale: Acordați drepturi specifice direct utilizatorilor individuali în fila Administrare/Utilizatori.
2. Permisiuni de grup: Atribuiți permisiuni grupurilor de utilizatori în fila Administrare/Grupuri.

Permisiunile globale se aplică modulelor de bază, inclusiv:

• Proiecte
• Portofolii
• Rapoarte
• Timp de lucru
• Resurse
• Strategie
• PMO
• Carduri de proiect
• Punctaj
• Recenzii
• Căi de acceptare

În plus , administratorii de sistem au acces la funcții administrative suplimentare, inclusiv:

• Gestionarea utilizatorilor
• Conducerea grupului
• Setări de sistem

Permisiuni specifice proiectului

În cadrul fiecărui proiect, puteți personaliza în continuare permisiunile utilizatorului în fila Settings/Permissions (Setări/Permisiuni ). Aceste permisiuni se aplică numai proiectului selectat și includ acces la:

• Program
• Buget
• Riscuri
• Produse
• Resurse
• Timp de lucru
• Punctaj
• Plan
• Recenzii
• Carta proiectului
• Setări

Prin gestionarea atentă a permisiunilor utilizatorilor, puteți asigura securitatea datelor și controla accesul la informații sensibile.