Користувачі та права доступу

Модуль “Користувачі” – це центральний вузол для управління персоналом вашої організації. Він дозволяє надавати доступ, керувати ліцензіями та визначати ієрархію звітності.

Модуль знаходиться в розділі Адміністрування > Користувачі і складається з трьох вкладок:

• Користувачі: Керуйте обліковими записами та ліцензіями.
• Групи: Керування групами користувачів.
• Організаційна структура: Керуйте деревом відділів.

У списку відображається ключова інформація, включаючи ім’я, електронну пошту та Відділ. Ви можете використовувати фільтр на бічній панелі, щоб переглянути користувачів, які належать до певних організаційних підрозділів.

Запрошення нового користувача

1. Перейдіть на вкладку Користувачі.

2. Натисніть кнопку + Додати.

3. Введіть адресу електронної пошти та натисніть Надіслати запрошення.

Користувач з’явиться у списку зі статусом “Запрошений”.

Призначення робочої області

У налаштуваннях профілю користувача поле “Робочі області ” визначає область доступу користувача.

• Призначення: Ви можете призначити користувача до однієї або декількох робочих областей.
• Логіка доступу: Користувач бачитиме лише проекти і використовуватиме шаблони, що належать до призначеної йому робочої області.
• Область дії ролі: Системні ролі ефективно застосовуються лише в межах призначених робочих областей.

Видалення існуючих користувачів

1. Розгорніть групу “Адміністрування” у головному меню, а потім перейдіть до модуля “Користувачі”.
   Відкриється вкладка “Користувачі”.
2. Наведіть курсор на рядок користувача, якого ви хочете видалити з організації.
   В кінці рядка з’явиться символ трьох крапок.a
3. Натисніть на символ з трьома крапками.
   Відкриється меню з доступними опціями, серед яких Видалити з організації.
4. Натисніть кнопку Видалити з організації.
   Відкриється вікно підтвердження видалення користувача з організації.
5. У вікні підтвердження видалення користувача з організації натисніть кнопку Видалити.
   Користувача буде видалено з організації.
   

Інформаційна картка користувача

Інформація про користувачів має вирішальне значення для управління ресурсами та комунікацією в організації. Він допомагає персоналізувати взаємодію, налаштовувати дозволи та відстежувати дії користувачів. На візитці користувача можуть відображатися такі важливі дані, як:

• Ім’я аватара: Допомагає швидко ідентифікувати користувача.
• Адреса електронної пошти: Забезпечує прямий спосіб зв’язку.
• Компетентність: Показує роль та обов’язки користувача.
• Організаційна структура: Вказує на відділ користувача.
• Керівник: Показує безпосереднього керівника користувача.

При наведенні на аватар користувача відкривається його візитна картка, яка за замовчуванням містить аватар, ім’я та адресу електронної пошти.

Щоб побачити більше інформації, наприклад, про компетенції, організаційну структуру та керівника, вам потрібно інтегрувати FlexiProject з Microsoft Azure Active Directory. Це дозволить автоматично реєструвати користувачів домену в FlexiProject та отримувати доступ до додаткової інформації про користувачів.

Будь ласка, зверніться до відповідної документації FlexiProject та Azure Active Directory для отримання інструкцій з інтеграції.

Експорт списку користувачів

Ви можете здійснити експорт поточного списку користувачів у файл Microsoft Excel для створення звітів або аналізу.

1. Перейдіть на вкладку Користувачі.
2. (Необов’язково) Використовуйте кнопку “Фільтр” або бічну панель, щоб звузити список (наприклад, за Відділом). Експорт буде виконано з урахуванням ваших активних фільтрів і включатиме лише ті записи, які ви бачите в даний момент.
3. Натисніть кнопку “Експорт ” на верхній панелі інструментів.

Система згенерує і завантажить файл .xlsx, що містить наступні стовпці:

• Користувач ( Ім’я)
• Електронна пошта
• Тип ліцензії
• Відділ
• Дата останнього візиту
• Статус

Користувацькі ліцензії

FlexiProject пропонує кілька типів ліцензій. Різні типи ліцензій можуть бути доступні одночасно в межах однієї організації. Це дозволяє призначити користувачам рівень авторизації відповідно до їхньої посади або ролі в організації.

Вільна ліцензія Користувач з вільною ліцензією може переглядати призначені йому завдання і позначати їх як виконані.

Стандартна ліцензія Користувач зі стандартною ліцензією може переглядати всі завдання, ризики, картки проектів і продукти з проектів, в яких він бере участь. Вони можуть редагувати свої завдання, фіксувати робочий час і брати участь у проектному чаті.

Повна ліцензія Користувач з повною ліцензією має дозволи, індивідуальні або через групові призначення, як визначено адміністратором FlexiProject.

Надайте дозволи користувачам

1. У головному меню розгорніть групу Адміністрування, а потім перейдіть до модуля Користувачі.
2. Наведіть курсор на рядок користувача, якому ви хочете надати індивідуальні права.
   В кінці рядка з’явиться символ з трьома крапками.
   
3. Натисніть на символ з трьома крапками. Відкриється меню з доступними опціями, включаючи опцію “Ліцензія та дозволи”.
4. Натисніть Ліцензія та дозволи.
   Відкриється вікно ліцензії та дозволів для обраного користувача.
5. У розділі Ліцензія у вікні ліцензії та дозволів користувача виберіть Повні зі списку, щоб налаштувати індивідуальні дозволи.
   Розділ Дозволи буде видно у вікні ліцензії та дозволів користувача.
6. У розділі “Дозволи” натисніть на кожне поле по черзі і виберіть рівень дозволу, щоб налаштувати індивідуальні дозволи обраного користувача.
7. Натисніть кнопку Зберегти.
   Ця дія збереже індивідуальні дозволи для користувача.
   

Створіть групу користувачів

Створення груп і призначення користувачів до них спрощує управління їхніми привілеями. Користувачі можуть бути призначені до кількох груп одночасно. Користувач, який належить до групи, отримує дозволи, визначені для цієї групи, якщо тільки його дозволи або дозволи іншої групи не є вищими.

Створіть групу користувачів

1. Розгорніть групу Адміністрування у головному меню, а потім перейдіть до модуля Групи.
   Відкриється вкладка Групи.
2. Натисніть кнопку Додати.
   Відкриється вікно Додати групу.
3. У полі Назва введіть назву групи.
4. Виберіть тип нової групи зі списку в полі Тип.
5. Необов’язково: Натисніть на поле Опис і введіть опис групи.
6. Виберіть користувачів, яких ви хочете призначити до групи, зі списку.
7. Натисніть кнопку Зберегти.
   Нова група буде додана і відображена у списку на вкладці Групи. Відкриється вкладка Дозволи в новій групі.

Додавання користувачів до групи

1. Розгорніть групу “Адміністрування” у головному меню, а потім перейдіть до модуля “Групи”.
2. Відкрийте існуючу групу, натиснувши на її назву, або створіть нову.
   

   Див: Створення групи користувачів

3. Опинившись у групі, перейдіть до перегляду Користувачі.
   
4. Натисніть кнопку Додати. Відкриється вікно Додавання користувачів.
5. Виберіть користувачів, яких ви хочете призначити до групи, зі списку в полі Користувачі.
6. Натисніть кнопку Зберегти.
   Ви додали вибраних користувачів до групи. Ви побачите їхні імена у списку на вкладці “Користувачі” в групі.

Керування груповими дозволами

1. Розгорніть групу Адміністрування у головному меню, а потім перейдіть до модуля Групи.
   Відкриється вкладка Групи.
2. Відкрийте існуючу групу, натиснувши на її назву, або створіть нову. За замовчуванням вкладка буде відкрита у поданні Дозволи.
   

   Зверніться до розділу: Створення групи користувачів

3. Клікніть по черзі на кожне поле і виберіть рівень дозволу, щоб встановити права доступу членів групи до відповідних програмних модулів.
4. Натисніть кнопку Зберегти.
   Ви збережете дозволи. Система призначить вказані дозволи для цієї групи поточним користувачам, якщо тільки вони не мають вищих дозволів індивідуально або від іншої групи.

Структура дозволів

В FlexiProject рівень ліцензії користувача визначає доступ до прав доступу до різних модулів і функцій проекту.

Глобальні дозволи

Ви можете призначити дозволи користувачам двома способами:

1. Індивідуальні дозволи: Надайте певні права безпосередньо окремим користувачам на вкладці Адміністрування/Користувачі.
2. Групові дозволи: Призначте дозволи групам користувачів на вкладці Адміністрування/Групи.

Глобальні дозволи поширюються на основні модулі, в тому числі:

• Проекти
• Портфоліо
• Звіти
• Час роботи
• Ресурси
• Стратегія
• ПМО
• Картки проектів
• Підрахунок балів
• Відгуки
• Шляхи прийняття

Крім того, системні адміністратори мають доступ до додаткових адміністративних функцій, зокрема:

• Керування користувачами
• Управління групою
• Налаштування системи

Дозволи для конкретних проектів

У межах кожного проекту ви можете додатково налаштувати права користувачів на вкладці Налаштування/Права. Ці дозволи застосовуються лише до вибраного проєкту і включають доступ до:

• Розклад
• Бюджет
• Ризики
• Продукти
• Ресурси
• Час роботи
• Підрахунок балів
• План
• Відгуки
• Статут проекту
• Налаштування

Ретельно керуючи правами користувачів, ви можете забезпечити безпеку даних і контролювати доступ до конфіденційної інформації.