Puntuación
La puntuación es la valoración del atractivo de un proyecto mediante preguntas que responden unas personas designadas (evaluadores). Las respuestas se convierten en puntos en dos dimensiones, Beneficios y Complejidad, y el resultado se ve en la tabla de preguntas y en un gráfico. La valoración sigue una plantilla de puntuación que define las preguntas, los pesos y los evaluadores. Una plantilla puede asignarse a muchos proyectos.
La puntuación de un proyecto está en la pestaña Puntuación del proyecto, siempre que el módulo de puntuación esté activado para tu organización (menú principal: Configuración del sistema, pestaña Puntuación, interruptor Habilitado / Desactivado; desactivarlo no borra los datos) y marcado en el proyecto (menú del proyecto, Funcionalidades; consulta Funcionalidades del proyecto). La pestaña es visible para los usuarios con el permiso de proyecto Puntuación (Vista previa o Administración) y para los evaluadores, que obtienen acceso al proyecto mientras dura la evaluación. Las plantillas de puntuación están en el menú principal, en Puntuación, para los usuarios con el permiso de plantillas de puntuación (consulta Usuarios y permisos).
Puntuación del proyecto
Asignar una plantilla
- Abre la pestaña Puntuación en el proyecto.
- Haz clic en el botón Seleccione una plantilla de puntuación (visible para los usuarios con el permiso Administración para la puntuación).
- Elige una plantilla de la lista en la ventana Plantilla de puntuación y haz clic en Guardar.
Si la organización aún no tiene ninguna plantilla, la pestaña muestra el mensaje No hay puntuaciones definidas en el sistema. Tras asignar una plantilla, en el proyecto aparece una copia de sus preguntas. Las personas nombradas en la plantilla como evaluadores obtienen acceso al proyecto, y los gerentes de proyecto pasan a ser evaluadores en las preguntas en las que se eligió Gerente de proyecto.
Cambiar y quitar una plantilla
El botón con el nombre de la plantilla en el campo Plantilla de puntuación abre la misma ventana. Al cambiar la plantilla por otra, la puntuación se crea de nuevo; si alguien ya ha respondido a alguna pregunta, aparece el mensaje Al cambiar el tipo de puntuación se eliminarán todas las valoraciones de la puntuación actual. ¿Está seguro de que desea cambiar la plantilla de puntuación? Los evaluadores anteriores pierden el acceso al proyecto concedido para la puntuación. El botón Borrar de la ventana quita del proyecto la puntuación actual, junto con los puntos; las versiones archivadas permanecen (consulta Puntuaciones archivadas).
Disposición de la pestaña
- la lista Puntuación mostrada alterna entre la versión actual (Actual) y las versiones archivadas,
- la sección Información con la plantilla, la lista de evaluadores (Evaluadores) y la fecha Actualización necesaria (consulta Gestionar evaluadores y Notificar a los evaluadores),
- un gráfico del historial de resultados en las dimensiones Beneficios y Complejidad, con los puntos de las versiones consecutivas,
- la tabla de preguntas, en la que el botón Ver alterna entre la Vista agregada y la Vista comparativa. La vista agregada muestra la Media y el Porcentaje de cada pregunta. La vista comparativa coloca una junto a otra las respuestas de los evaluadores elegidos (hasta tres personas a la vez).
Plantillas de puntuación
Las plantillas de puntuación están en el menú principal, en Puntuación. La lista tiene las columnas Nombre y Descripción; haz clic en un nombre para abrir la plantilla en la pestaña Preguntas. Una plantilla tiene tres pestañas: Preguntas, Evaluadores y Publicar.
Añadir una plantilla
- Haz clic en Añadir en la lista de plantillas.
- En la ventana Añadir una plantilla de puntuación, escribe el nombre (obligatorio) y, si quieres, una descripción, y haz clic en Añadir.
Cambiar el nombre, cambiar la descripción, borrar
El menú de la plantilla (el icono de engranaje junto al nombre) tiene las opciones Editar (nombre y descripción) y Borrar. Borrar una plantilla no se puede deshacer y elimina la puntuación actual en todos los proyectos a los que está asignada la plantilla (el mensaje La eliminación es irreversible y eliminará la puntuación actual en todos los elementos a los que esté asignada. ¿Desea eliminar una puntuación?). Las versiones archivadas en los proyectos permanecen.
Publicar los cambios
Los cambios en las preguntas y en los evaluadores se guardan en la plantilla al instante, pero los proyectos los ven solo después de publicar. La pestaña Publicar muestra la fecha Última publicación y la lista de proyectos que usan la plantilla, con sus gerentes. El botón Publique actualiza la puntuación actual en todos esos proyectos:
- las preguntas nuevas se añaden, las borradas desaparecen y las cambiadas se actualizan,
- las respuestas a las demás preguntas permanecen. Una respuesta cuyo valor de escala elegido ya no está activo en la pregunta se borra,
- todos los evaluadores vuelven al estado No actualizado.
Criterios y preguntas
La pestaña Preguntas de una plantilla muestra un árbol: la dimensión (Beneficios o Complejidad), los criterios dentro de ella y las preguntas dentro de los criterios. Las columnas son Nombre, Peso, Puntuación máxima y Evaluadores. Haz clic en el encabezado Nombre o Puntuación máxima para ordenar el árbol.
Añadir un criterio
- Haz clic en la flecha situada junto al botón Añadir pregunta y elige Añadir criterio.
- En la ventana Añadir criterio, escribe el nombre (obligatorio), elige la dimensión en el campo Dimensión y, si quieres, escribe una descripción.
- Haz clic en Guardar.
La ventana de un criterio existente muestra el número de preguntas y la puntuación máxima. Al borrar un criterio también se borran todas sus preguntas (¿Está seguro de que desea eliminar un criterio?). Las preguntas solo se pueden añadir después de añadir un criterio en la dimensión correspondiente.
Añadir una pregunta
- Haz clic en Añadir pregunta. Se abre la ventana Añadir pregunta.
- Rellena los campos Nombre (obligatorio), Dimensión, Criterio y Peso (de 1 – Muy pequeño a 5 – Muy grande) y, si quieres, Descripción.
- En la tabla Respuestas, marca en la columna Activo los valores de la escala (de 0 a 10) que podrá elegir un evaluador y escribe una descripción para cada uno. La columna Puntos muestra el valor de la escala multiplicado por el peso. Se necesitan al menos dos respuestas activas (La pregunta de puntuación debe contener al menos dos respuestas.).
- Elige personas en el campo Evaluadores (consulta Gestionar evaluadores).
- Haz clic en Guardar.
Haz clic en una pregunta de la lista para abrir la ventana Editar pregunta, donde también puedes borrarla. Los cambios surten efecto en los proyectos después de publicar (consulta Plantillas de puntuación).
Gestionar evaluadores
Los evaluadores, las personas que responden a las preguntas, se definen en la plantilla. Un evaluador puede ser un usuario con licencia completa o el Gerente de proyecto (un valor dinámico: en cada proyecto los evaluadores son sus gerentes).
En una pregunta
En la ventana de la pregunta, el campo Evaluadores permite elegir uno o varios evaluadores para esa pregunta (consulta Criterios y preguntas).
En la pestaña Evaluadores
- Abre la pestaña Evaluadores de la plantilla. La lista muestra todos los evaluadores de todas las preguntas. Mientras no haya preguntas, la pestaña muestra No hay preguntas en la puntuación, para editar los evaluadores primero debe definir las preguntas.
- Haz clic en Añadir. Se abre la ventana Evaluador.
- Elige un usuario o el Gerente de proyecto y haz clic en Guardar.
- En la ventana siguiente, marca las preguntas que debe evaluar la persona elegida (el interruptor Marcar todo las marca todas) y haz clic en Guardar.
Haz clic en una persona de la lista para abrir la misma ventana de selección de preguntas; el botón Borrar de la ventana le quita todas las preguntas. Un evaluador debe tener asignada al menos una pregunta (El evaluador debe tener asignada al menos una pregunta). Los cambios llegan a los proyectos después de publicar la plantilla.
En un proyecto, un evaluador obtiene acceso al proyecto (el permiso para evaluar) mientras dure la puntuación actual y ve sus preguntas en la pestaña Puntuación.
Notificar a los evaluadores
Los evaluadores reciben una notificación al fijar un plazo para actualizar las puntuaciones.
- Asigna una plantilla al proyecto (consulta Puntuación del proyecto).
- Haz clic en la fecha del campo Actualización necesaria en la sección Evaluadores. Se abre la ventana Actualización necesaria.
- Elige una fecha y, si quieres, activa el interruptor Cambiar el estado de todas las evaluaciones a «No actualizado».
- Haz clic en Guardar.
Una notificación en la aplicación, y un correo electrónico para quienes tienen activada la notificación Actualización de la puntuación, llega a todos los evaluadores del proyecto cuando:
- el plazo se fija por primera vez, o
- el interruptor de estado está activado, lo que restablece todas las puntuaciones al estado No actualizado.
Cambiar solo la fecha a una posterior, sin el interruptor, no notifica a nadie. No se envían notificaciones en un proyecto archivado ni cuando el módulo de puntuación está desactivado. El plazo solo se puede cambiar en la versión actual y por los usuarios con el permiso Administración para la puntuación.
Introducir una evaluación
- Abre la pestaña Puntuación en el proyecto o usa el enlace del correo electrónico.
- Haz clic en tu propio nombre en la lista Evaluadores. Se abre la ventana Evaluación.
- Elige una respuesta de la lista para cada pregunta. La descripción de la pregunta se ve al pasar el cursor sobre el icono de información junto a su nombre.
- Haz clic en Guardar.
Al guardar se establece el estado Actualizado, con la fecha y un punto verde junto al nombre del evaluador. Solo puedes cambiar tu propia evaluación. La evaluación de otro evaluador y una versión archivada se ven, pero no se pueden editar. Las preguntas que no se asignaron al evaluador muestran un icono de candado.
La ventana también muestra el estado de la evaluación (Actualizado o No actualizado) y el plazo Actualización necesaria:. Los resultados de todos los evaluadores están en la tabla de preguntas de la pestaña Puntuación.
Puntuaciones archivadas
Archivar
- Abre la pestaña Puntuación en el proyecto (se muestra la puntuación actual).
- Haz clic en Archivar. Se abre la ventana Puntuación con un nombre propuesto (la fecha y la hora actuales).
- Comprueba o cambia el nombre y guarda.
Al archivar, el estado actual de la puntuación se guarda en el historial: la plantilla, las preguntas, los evaluadores y sus respuestas. La puntuación actual conserva sus puntos, de modo que, después de archivar, puedes fijar un nuevo plazo y restablecer los estados (consulta Notificar a los evaluadores) para que los evaluadores actualicen sus puntos. Las versiones guardadas forman el historial que se muestra en el gráfico.
Ver y cambiar el nombre
En la lista Puntuación mostrada, elige una versión archivada. Verás entonces la Fecha en que se archivó la puntuación, las evaluaciones de los evaluadores y los resultados en la tabla de preguntas, todo de solo lectura. El botón Cambiar nombre cambia el nombre de la versión.
Borrar
El botón Borrar junto a una versión archivada la borra tras confirmar (¿Desea eliminar la puntuación archivada?). Borrar no se puede deshacer. Archivar, cambiar el nombre y borrar requieren el permiso Administración para la puntuación.
