Scoring

Scoring to ocena atrakcyjności projektu według pytań, na które odpowiadają wyznaczone osoby (oceniający). Odpowiedzi zamieniają się na punkty w dwóch wymiarach, Korzyści i Złożoność, a wynik widać w tabeli pytań i na wykresie. Ocenę wykonuje się według szablonu scoringu, który definiuje pytania, wagi i oceniających. Jeden szablon można przypisać do wielu projektów.

Scoring projektu jest w zakładce Scoring projektu, o ile moduł Scoring jest włączony w organizacji (menu główne: Ustawienia systemowe, zakładka Scoring, przełącznik Włączony / Wyłączony; wyłączenie nie usuwa danych) i zaznaczony w projekcie (menu projektu, Funkcjonalności; zobacz Funkcjonalności projektu). Zakładkę widzi osoba z uprawnieniem projektowym Scoring (Podgląd lub Administracja) oraz oceniający, który dostaje dostęp do projektu na czas oceny. Szablony scoringu są w menu głównym, w pozycji Scoring, dla osoby z uprawnieniem do szablonów scoringu (zobacz Użytkownicy i uprawnienia).

Scoring projektu

Przypisanie szablonu

1. W projekcie należy otworzyć zakładkę Scoring.
2. Następnie należy kliknąć przycisk Wybierz szablon scoringu (widoczny dla osoby z uprawnieniem Administracja do scoringu). Otworzy się okno Szablon scoringu.
3. W tym oknie należy wybrać szablon z listy i kliknąć Zapisz. Szablon zostanie przypisany do projektu.

Jeśli w organizacji nie ma jeszcze żadnego szablonu, zakładka pokazuje komunikat Brak scoringów zdefiniowanych w systemie. Po przypisaniu szablonu w projekcie pojawia się kopia jego pytań. Osoby wskazane w szablonie jako oceniający dostają dostęp do projektu, a kierownicy projektu zostają oceniającymi w pytaniach, w których wskazano Kierownik projektu.

Zmiana i usunięcie szablonu

Przycisk z nazwą szablonu w polu Szablon scoringu otwiera to samo okno. Zmiana szablonu na inny tworzy scoring od nowa; jeśli ktoś już odpowiedział na jakieś pytanie, pojawia się komunikat Zmiana rodzaju scoringu spowoduje usunięcie wszystkich ocen dla aktualnego scoringu. Czy na pewno chcesz zmienić szablon scoringu?. Poprzedni oceniający tracą dostęp do projektu nadany na potrzeby scoringu. Przycisk Usuń w oknie usuwa scoring bieżący z projektu, razem z ocenami; zarchiwizowane wersje zostają (zobacz Archiwalne oceny).

Układ zakładki

• lista Wyświetlany scoring przełącza bieżącą wersję (Aktualny) i wersje zarchiwizowane,
• sekcja Informacje z szablonem, listą oceniających (Oceniający) i datą Wymagana aktualizacja (zobacz Zarządzanie respondentami i Powiadomienie respondentów),
• wykres historii wyników w wymiarach Korzyści i Złożoność, z punktami dla kolejnych wersji,
• tabela pytań, w której przycisk Widok przełącza Widok zbiorczy i Widok porównawczy. Widok zbiorczy pokazuje przy każdym pytaniu Średnią i Procent. Widok porównawczy zestawia odpowiedzi wybranych oceniających obok siebie (do trzech osób naraz).

Formularze scoringu

Szablony scoringu są w menu głównym, w pozycji Scoring. Lista ma kolumny Nazwa i Opis; po kliknięciu nazwy szablon otwiera się w zakładce Pytania. Szablon ma trzy zakładki: Pytania, Oceniający i Publikacja.

Dodanie szablonu

1. Na liście szablonów należy kliknąć przycisk Dodaj. Otworzy się okno Dodaj szablon scoringu.
2. W tym oknie należy wpisać nazwę (wymagana) i, opcjonalnie, opis, a następnie kliknąć Dodaj. Szablon pojawi się na liście.

Zmiana nazwy i opisu, usunięcie

Menu szablonu (ikona koła zębatego obok nazwy) ma opcje Edytuj (nazwa i opis) i Usuń. Usunięcie szablonu jest nieodwracalne i kasuje scoring bieżący we wszystkich projektach, do których szablon jest przypisany (komunikat Usunięcie jest nieodwracalne i spowoduje skasowanie aktualnych scoringów we wszystkich elementach, do których jest on przypisany. Czy chcesz usunąć scoring?). Zarchiwizowane wersje w projektach zostają.

Publikacja zmian

Zmiany w pytaniach i oceniających zapisują się w szablonie od razu, ale projekty widzą je dopiero po publikacji. Zakładka Publikacja pokazuje datę Ostatnia publikacja i listę projektów, które używają szablonu, z kierownikami. Przycisk Publikuj aktualizuje scoring bieżący we wszystkich tych projektach:

• pytania nowe są dodawane, usunięte znikają, zmienione są aktualizowane,
• odpowiedzi na pytania, które zostały, zostają. Odpowiedź, której wybrana wartość skali przestała być aktywna w pytaniu, jest kasowana,
• wszyscy oceniający wracają do statusu Nie zaktualizowano.

Kryteria i pytania

Zakładka Pytania szablonu pokazuje drzewo: wymiar (Korzyści albo Złożoność), w nim kryteria, a w kryteriach pytania. Kolumny to Nazwa, Waga, Maksymalna punktacja i Oceniający. Po kliknięciu nagłówka Nazwa lub Maksymalna punktacja drzewo zostanie posortowane.

Dodanie kryterium

1. Należy kliknąć strzałkę obok przycisku Dodaj pytanie i wybrać opcję Dodaj kryterium. Otworzy się okno Dodaj kryterium.
2. W tym oknie należy wpisać nazwę (wymagana), wybrać wymiar (Wymiar) i, opcjonalnie, wpisać opis.
3. Po kliknięciu przycisku Zapisz kryterium zostanie dodane do drzewa.

W oknie istniejącego kryterium widać liczbę pytań i maksymalną liczbę punktów. Usunięcie kryterium usuwa też wszystkie jego pytania (Usunięcie kryterium spowoduje usunięcie wszystkich pytań przypisanych do kryterium. Czy na pewno chcesz usunąć kryterium?). Pytania można dodawać dopiero po dodaniu kryterium w danym wymiarze.

Dodanie pytania

1. Po kliknięciu przycisku Dodaj pytanie otworzy się okno Dodaj pytanie.
2. Należy wpisać Nazwę (wymagana), wybrać Wymiar i Kryterium, wybrać Wagę (od 1 – Bardzo mała do 5 – Bardzo duża) i, opcjonalnie, wpisać Opis.
3. W tabeli Odpowiedzi należy zaznaczyć w kolumnie Aktywne wartości skali (od 0 do 10), które oceniający będzie mógł wybrać, i wpisać opis każdej z nich. Kolumna Punkty pokazuje wartość skali pomnożoną przez wagę. Wymagane są co najmniej dwie aktywne odpowiedzi (Pytanie scoringowe musi zawierać co najmniej dwie odpowiedzi.).
4. W polu Oceniający należy wybrać osoby (zobacz Zarządzanie respondentami).
5. Po kliknięciu przycisku Zapisz pytanie zostanie dodane do kryterium.

Po kliknięciu pytania na liście otwiera się okno Edytuj pytanie, z którego można je także usunąć. Zmiany działają w projektach po publikacji (zobacz Formularze scoringu).

Zarządzanie respondentami

Oceniający, czyli osoby odpowiadające na pytania, wskazuje się w szablonie. Oceniającym może być użytkownik z licencją pełną albo Kierownik projektu (wartość dynamiczna: w każdym projekcie oceniającymi są jego kierownicy).

W pytaniu

W oknie pytania pole Oceniający pozwala wybrać jednego lub kilku oceniających dla tego pytania (zobacz Kryteria i pytania).

Na zakładce Oceniający

1. Należy otworzyć zakładkę Oceniający szablonu. Lista pokazuje wszystkich oceniających ze wszystkich pytań. Dopóki nie ma pytań, zakładka podpowiada Brak pytań w scoringu, aby edytować oceniających należy najpierw zdefiniować pytania.
2. Po kliknięciu przycisku Dodaj otworzy się okno Oceniający.
3. Należy wybrać użytkownika albo Kierownika projektu i kliknąć Zapisz. Otworzy się kolejne okno z listą pytań.
4. W tym oknie należy zaznaczyć pytania, które ma oceniać wybrana osoba (przełącznik Zaznacz wszystko zaznacza wszystkie), i kliknąć Zapisz. Oceniający zostanie dodany do listy.

Po kliknięciu osoby na liście otwiera się to samo okno wyboru pytań; przycisk Usuń w oknie odbiera jej wszystkie pytania. Oceniający musi mieć przypisane co najmniej jedno pytanie (Oceniający musi być przypisany co najmniej do jednego pytania). Zmiany trafiają do projektów po publikacji szablonu.

W projekcie oceniający dostaje dostęp do projektu (uprawnienie do oceny) na czas trwania bieżącego scoringu i widzi swoje pytania na zakładce Scoring.

Powiadomienie respondentów

Oceniających powiadamia się przez wyznaczenie terminu aktualizacji ocen.

1. Najpierw należy przypisać szablon do projektu (zobacz Scoring projektu).
2. Następnie należy kliknąć datę w polu Wymagana aktualizacja w sekcji Oceniający. Otworzy się okno Wymagana aktualizacja.
3. W tym oknie należy wybrać datę i, opcjonalnie, włączyć przełącznik Zmień status wszystkich ocen na „Nie zaktualizowano”.
4. Po kliknięciu przycisku Zapisz termin zostanie ustawiony, a oceniający dostaną powiadomienie (zasady niżej).

Powiadomienie w aplikacji, a także wiadomość e-mail dla osób, które mają włączone powiadomienie Aktualizacja scoringu, dostają wszyscy oceniający projektu, gdy:

• termin ustawia się po raz pierwszy albo
• włączony jest przełącznik statusu, który zeruje wszystkie oceny do statusu Nie zaktualizowano.

Sama zmiana daty na kolejną, bez przełącznika, nikogo nie powiadamia. Powiadomienia nie idą w projekcie zarchiwizowanym ani przy wyłączonym module Scoring. Termin można zmienić tylko dla bieżącej wersji, ma go osoba z uprawnieniem Administracja do scoringu.

Wprowadzenie oceny

1. Należy otworzyć zakładkę Scoring w projekcie albo przejść do niej z linku w wiadomości e-mail.
2. Po kliknięciu własnego nazwiska na liście Oceniający otworzy się okno Ocena.
3. Przy każdym pytaniu należy wybrać odpowiedź z listy. Opis pytania widać po najechaniu na ikonę informacji przy jego nazwie.
4. Po kliknięciu przycisku Zapisz ocena zostanie zapisana.

Zapisanie ustawia status Zaktualizowano z datą i zieloną kropką przy nazwisku oceniającego. Zmieniać można tylko własną ocenę. Ocenę innego oceniającego i wersję zarchiwizowaną widać, ale nie da się jej edytować. Przy pytaniach, które nie zostały przypisane do oceniającego, widać ikonę kłódki.

Okno pokazuje też status oceny (Zaktualizowano lub Nie zaktualizowano) i termin Wymagana aktualizacja:. Wyniki wszystkich oceniających są w tabeli pytań na zakładce Scoring.

Archiwalne oceny

Archiwizacja

1. W projekcie należy otworzyć zakładkę Scoring (wyświetlany jest bieżący scoring).
2. Po kliknięciu przycisku Zarchiwizuj otworzy się okno Scoring z proponowaną nazwą (bieżąca data i godzina).
3. Należy sprawdzić lub zmienić nazwę i zapisać. Bieżąca wersja scoringu trafi do archiwum.

Archiwizacja zapisuje bieżący stan scoringu w historii: szablon, pytania, oceniających i ich odpowiedzi. Scoring bieżący pozostaje z dotychczasowymi ocenami, więc po archiwizacji można ustawić nowy termin i zerować statusy (zobacz Powiadomienie respondentów), aby oceniający zaktualizowali oceny. Zapisane wersje tworzą historię widoczną na wykresie.

Przeglądanie i zmiana nazwy

Na liście Wyświetlany scoring wybiera się wersję zarchiwizowaną. Widać wtedy datę Data zarchiwizowania scoringu, oceny oceniających i wyniki w tabeli pytań, wszystko tylko do odczytu. Przycisk Zmień nazwę zmienia nazwę wersji.

Usunięcie

Aby usunąć wersję zarchiwizowaną, należy kliknąć przycisk Usuń przy tej wersji i potwierdzić (Czy chcesz usunąć zarchiwizowany scoring?). Usunięcie jest nieodwracalne. Archiwizację, zmianę nazwy i usunięcie ma osoba z uprawnieniem Administracja do scoringu.