Punctaj

Punctajul este o evaluare a atractivității unui proiect prin întrebări la care răspund persoane desemnate (evaluatori). Răspunsurile sunt transformate în puncte pe două dimensiuni, Beneficii și Complexitate, iar rezultatul este vizibil în tabelul de întrebări și pe o diagramă. Evaluarea urmează un șablon de punctaj care definește întrebările, ponderile și evaluatorii. Un șablon poate fi atribuit mai multor proiecte.

Punctajul unui proiect se află în fila Punctaj a proiectului, cu condiția ca modulul Punctaj să fie activat pentru organizația dvs. (meniul principal: Setări de sistem, fila Punctaj, comutatorul Activat / Oprit; dezactivarea lui nu șterge date) și bifat în proiect (meniul proiectului, Funcționalități; vezi Funcționalitățile proiectului). Fila este vizibilă utilizatorilor cu permisiunea de proiect Punctaj (Previzualizare sau Administrație) și evaluatorilor, care primesc acces la proiect pe durata evaluării. Șabloanele de punctaj se află în meniul principal, la Punctaj, pentru utilizatorii cu permisiunea pentru șabloanele de punctaj (vezi Utilizatori și permisiuni).

Punctajul proiectului

Atribuirea unui șablon

1. Deschideți fila Punctaj din proiect.
2. Faceți clic pe butonul Selectați un șablon de punctaj (vizibil utilizatorilor cu permisiunea Administrație pentru punctaj).
3. Alegeți un șablon din listă în fereastra Șablon de punctaj și faceți clic pe Salvare.

Dacă organizația nu are încă niciun șablon, fila afișează mesajul Nu există scorizări definite în sistem. După atribuirea unui șablon, în proiect apare o copie a întrebărilor lui. Persoanele indicate în șablon ca evaluatori primesc acces la proiect, iar managerii de proiect devin evaluatori la întrebările la care a fost ales Manager de proiect.

Schimbarea și eliminarea unui șablon

Butonul cu numele șablonului din câmpul Șablon de punctaj deschide aceeași fereastră. Schimbarea șablonului cu altul creează punctajul din nou; dacă cineva a răspuns deja la vreo întrebare, apare mesajul Schimbarea tipului de punctaj va elimina toate evaluările pentru punctajul actual. Sunteți sigur că doriți să schimbați șablonul de punctaj? Evaluatorii anteriori pierd accesul la proiect acordat pentru punctaj. Butonul Ștergeți din fereastră elimină din proiect punctajul curent, împreună cu evaluările; versiunile arhivate rămân (vezi Punctaje arhivate).

Structura filei

• lista Punctajul afișat comută între versiunea curentă (Curent) și versiunile arhivate,
• secțiunea Informații cu șablonul, lista evaluatorilor (Evaluatori) și data Actualizare necesară (vezi Administrarea evaluatorilor și Notificarea evaluatorilor),
• o diagramă a istoricului rezultatelor pe dimensiunile Beneficii și Complexitate, cu puncte pentru versiunile consecutive,
• tabelul de întrebări, în care butonul Vezi comută între Vizualizare sumară și Vedere comparativă. Vizualizarea sumară arată Media și Procent pentru fiecare întrebare. Vederea comparativă așază alăturat răspunsurile evaluatorilor aleși (până la trei persoane simultan).

Șabloane de punctaj

Șabloanele de punctaj se află în meniul principal, la Punctaj. Lista are coloanele Nume și Descriere; faceți clic pe un nume pentru a deschide șablonul în fila Întrebări. Un șablon are trei file: Întrebări, Evaluatori și Publicație.

Adăugarea unui șablon

1. Faceți clic pe Adaugă în lista de șabloane.
2. În fereastra Adaugă un șablon de punctaj, introduceți numele (obligatoriu) și, opțional, o descriere, apoi faceți clic pe Adaugă.

Redenumirea, schimbarea descrierii, ștergerea

Meniul șablonului (pictograma roată dințată de lângă nume) are opțiunile Editați (nume și descriere) și Ștergeți. Ștergerea unui șablon nu poate fi anulată și elimină punctajul curent din toate proiectele cărora le este atribuit șablonul (mesajul Ștergerea este ireversibilă și va șterge punctajul curent în toate elementele cărora le este atribuit. Doriți să ștergeți un punctaj?). Versiunile arhivate din proiecte rămân.

Publicarea modificărilor

Modificările întrebărilor și ale evaluatorilor se salvează imediat în șablon, dar proiectele le văd abia după publicare. Fila Publicație arată data Ultima publicare și lista proiectelor care folosesc șablonul, cu managerii lor. Butonul Publică actualizează punctajul curent în toate aceste proiecte:

• întrebările noi sunt adăugate, cele șterse dispar, iar cele modificate sunt actualizate,
• răspunsurile la celelalte întrebări rămân. Un răspuns a cărui valoare aleasă din scară nu mai este activă în întrebare este șters,
• toți evaluatorii revin la starea Neactualizat.

Criterii și întrebări

Fila Întrebări a unui șablon arată un arbore: dimensiunea (Beneficii sau Complexitate), criteriile din ea și întrebările din criterii. Coloanele sunt Nume, Greutate, Punctaj maxim și Evaluatori. Faceți clic pe antetul Nume sau Punctaj maxim pentru a sorta arborele.

Adăugarea unui criteriu

1. Faceți clic pe săgeata de lângă butonul Adaugă întrebare și alegeți Adaugă un criteriu.
2. În fereastra Adaugă un criteriu, introduceți numele (obligatoriu), alegeți dimensiunea (Dimensiune) și, opțional, o descriere.
3. Faceți clic pe Salvare.

Fereastra unui criteriu existent arată numărul de întrebări și punctajul maxim. Ștergerea unui criteriu șterge și toate întrebările lui (Ștergerea unui criteriu va șterge toate întrebările atribuite criteriului respectiv. Sunteți sigur că doriți să ștergeți un criteriu?). Întrebările pot fi adăugate abia după adăugarea unui criteriu în dimensiunea respectivă.

Adăugarea unei întrebări

1. Faceți clic pe Adaugă întrebare. Se deschide fereastra Adaugă întrebare.
2. Completați câmpurile Nume (obligatoriu), Dimensiune, Criteriul și Greutate (de la 1 – Foarte mică la 5 – Foarte mare) și, opțional, Descriere.
3. În tabelul Răspunsuri, bifați în coloana Activ valorile scării (de la 0 la 10) pe care un evaluator le va putea alege și introduceți o descriere pentru fiecare. Coloana Puncte arată valoarea scării înmulțită cu greutatea. Sunt necesare cel puțin două răspunsuri active (Întrebarea de punctaj trebuie să conțină cel puțin două răspunsuri.).
4. Alegeți persoanele în câmpul Evaluatori (vezi Administrarea evaluatorilor).
5. Faceți clic pe Salvare.

Faceți clic pe o întrebare din listă pentru a deschide fereastra Editați întrebarea, în care o puteți și șterge. Modificările au efect în proiecte după publicare (vezi Șabloane de punctaj).

Administrarea evaluatorilor

Evaluatorii, persoanele care răspund la întrebări, se stabilesc în șablon. Un evaluator poate fi un utilizator cu licență completă sau Manager de proiect (o valoare dinamică: în fiecare proiect, evaluatorii sunt managerii lui).

La o întrebare

În fereastra întrebării, câmpul Evaluatori permite alegerea unuia sau mai multor evaluatori pentru acea întrebare (vezi Criterii și întrebări).

În fila Evaluatori

1. Deschideți fila Evaluatori a șablonului. Lista arată toți evaluatorii tuturor întrebărilor. Cât timp nu există întrebări, fila afișează Nu există întrebări în punctaj, pentru a edita evaluatorii trebuie mai întâi să definiți întrebările.
2. Faceți clic pe Adaugă. Se deschide fereastra Evaluator.
3. Alegeți un utilizator sau Manager de proiect și faceți clic pe Salvare.
4. În fereastra următoare, bifați întrebările pe care persoana aleasă le va evalua (comutatorul Marcați toate le bifează pe toate) și faceți clic pe Salvare.

Faceți clic pe o persoană din listă pentru a deschide aceeași fereastră de selectare a întrebărilor; butonul Ștergeți din fereastră îi retrage toate întrebările. Un evaluator trebuie să aibă atribuită cel puțin o întrebare (Evaluatorului trebuie să i se atribuie cel puțin o întrebare). Modificările ajung în proiecte după publicarea șablonului.

Într-un proiect, un evaluator primește acces la proiect (permisiunea de a evalua) pe durata punctajului curent și își vede întrebările în fila Punctaj.

Notificarea evaluatorilor

Evaluatorii sunt notificați prin stabilirea unui termen pentru actualizarea evaluărilor.

1. Atribuiți un șablon proiectului (vezi Punctajul proiectului).
2. Faceți clic pe dată în câmpul Actualizare necesară din secțiunea Evaluatori. Se deschide fereastra Actualizare necesară.
3. Alegeți o dată și, opțional, activați comutatorul Modificați statutul tuturor evaluărilor la „Neactualizat”.
4. Faceți clic pe Salvare.

O notificare în aplicație, și un e-mail pentru persoanele care au activată notificarea Actualizarea punctajului, ajunge la toți evaluatorii proiectului atunci când:

• termenul este stabilit pentru prima dată sau
• comutatorul de stare este activat, ceea ce readuce toate evaluările la starea Neactualizat.

Schimbarea numai a datei cu una ulterioară, fără comutator, nu notifică pe nimeni. Notificările nu se trimit într-un proiect arhivat sau când modulul Punctaj este oprit. Termenul poate fi schimbat numai pentru versiunea curentă, de către utilizatorii cu permisiunea Administrație pentru punctaj.

Introducerea unei evaluări

1. Deschideți fila Punctaj din proiect sau folosiți linkul din e-mail.
2. Faceți clic pe propriul nume din lista Evaluatori. Se deschide fereastra Evaluare.
3. Alegeți un răspuns din listă pentru fiecare întrebare. Descrierea întrebării este vizibilă când treceți cursorul peste pictograma de informații de lângă numele ei.
4. Faceți clic pe Salvare.

Salvarea setează starea Actualizat, cu data și un punct verde lângă numele evaluatorului. Puteți modifica numai propria evaluare. Evaluarea altui evaluator și o versiune arhivată sunt vizibile, dar nu pot fi editate. Întrebările care nu au fost atribuite evaluatorului afișează o pictogramă de lacăt.

Fereastra afișează și starea evaluării (Actualizat sau Neactualizat) și termenul Actualizare necesară:. Rezultatele tuturor evaluatorilor se află în tabelul de întrebări din fila Punctaj.

Punctaje arhivate

Arhivarea

1. Deschideți fila Punctaj din proiect (este afișat punctajul curent).
2. Faceți clic pe Arhivează. Se deschide fereastra Punctaj cu un nume propus (data și ora curente).
3. Verificați sau schimbați numele și salvați.

Arhivarea salvează în istoric starea curentă a punctajului: șablonul, întrebările, evaluatorii și răspunsurile lor. Punctajul curent își păstrează evaluările, astfel încât după arhivare puteți stabili un nou termen și reseta stările (vezi Notificarea evaluatorilor) pentru ca evaluatorii să-și actualizeze evaluările. Versiunile salvate alcătuiesc istoricul afișat pe diagramă.

Vizualizarea și redenumirea

În lista Punctajul afișat, alegeți o versiune arhivată. Vedeți atunci Data la care a fost arhivat punctajul, evaluările evaluatorilor și rezultatele din tabelul de întrebări, toate numai pentru citire. Butonul Redenumire redenumește versiunea.

Ștergerea

Butonul Ștergeți de lângă o versiune arhivată o șterge după confirmare (Doriți să ștergeți punctajul arhivat?). Ștergerea nu poate fi anulată. Arhivarea, redenumirea și ștergerea necesită permisiunea Administrație pentru punctaj.