Scoring

Scoring ist die Bewertung der Attraktivität eines Projekts anhand von Fragen, die dazu bestimmte Personen (Bewerter) beantworten. Die Antworten werden in zwei Dimensionen in Punkte umgerechnet, Vorteile und Komplexität, und das Ergebnis ist in der Fragentabelle und in einem Diagramm sichtbar. Die Bewertung folgt einer Scoring-Vorlage, die Fragen, Gewichte und Bewerter festlegt. Eine Vorlage kann vielen Projekten zugewiesen werden.

Das Scoring eines Projekts befindet sich auf der Registerkarte Scoring des Projekts, sofern das Scoring-Modul für Ihre Organisation aktiviert ist (Hauptmenü: Systemeinstellungen, Registerkarte Scoring, Schalter Aktiviert / Aus; das Ausschalten löscht keine Daten) und im Projekt angehakt ist (Projektmenü, Funktionalitäten; siehe Projektfunktionalitäten). Die Registerkarte ist für Benutzer mit der Projektberechtigung Scoring (Vorschau oder Verwaltung) und für Bewerter sichtbar, die für die Dauer der Bewertung Zugriff auf das Projekt erhalten. Scoring-Vorlagen befinden sich im Hauptmenü unter Scoring für Benutzer mit der Berechtigung für Scoring-Vorlagen (siehe Benutzer und Berechtigungen).

Projekt-Scoring

Vorlage zuweisen

1. Öffnen Sie die Registerkarte Scoring im Projekt.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Wählen Sie eine Bewertungsvorlage (sichtbar für Benutzer mit der Berechtigung Verwaltung für Scoring).
3. Wählen Sie im Fenster Scoring-Vorlage eine Vorlage aus der Liste und klicken Sie auf Speichern.

Hat die Organisation noch keine Vorlage, zeigt die Registerkarte die Meldung Keine Scorings im System definiert. Nach der Zuweisung einer Vorlage erscheint im Projekt eine Kopie ihrer Fragen. Personen, die in der Vorlage als Bewerter genannt sind, erhalten Zugriff auf das Projekt, und die Projektleiter werden zu Bewertern bei den Fragen, bei denen Projektleiter gewählt wurde.

Vorlage ändern und entfernen

Die Schaltfläche mit dem Namen der Vorlage im Feld Scoring-Vorlage öffnet dasselbe Fenster. Wird die Vorlage gegen eine andere getauscht, wird das Scoring neu erstellt; hat bereits jemand eine Frage beantwortet, erscheint die Meldung Wenn Sie die Art der Bewertung ändern, werden alle Bewertungen für die aktuelle Bewertung entfernt. Sind Sie sicher, dass Sie die Bewertungsvorlage ändern möchten? Bisherige Bewerter verlieren den für das Scoring erteilten Projektzugriff. Die Schaltfläche Löschen im Fenster entfernt das aktuelle Scoring samt Punkten aus dem Projekt; archivierte Versionen bleiben erhalten (siehe Archivierte Scorings).

Aufbau der Registerkarte

• die Liste Angezeigtes Scoring wechselt zwischen der aktuellen Version (Aktuell) und archivierten Versionen,
• der Abschnitt Informationen mit der Vorlage, der Liste der Bewerter (Bewerter) und dem Datum Aktualisierung erforderlich (siehe Bewerter verwalten und Bewerter benachrichtigen),
• ein Diagramm des Ergebnisverlaufs in den Dimensionen Vorteile und Komplexität mit Punkten für aufeinanderfolgende Versionen,
• die Fragentabelle, in der die Schaltfläche Siehe zwischen Zusammenfassende Ansicht und Vergleichende Betrachtung umschaltet. Die zusammenfassende Ansicht zeigt für jede Frage den Durchschnitt und Prozent. Die vergleichende Ansicht stellt die Antworten ausgewählter Bewerter nebeneinander (bis zu drei Personen gleichzeitig).

Scoring-Vorlagen

Scoring-Vorlagen befinden sich im Hauptmenü unter Scoring. Die Liste hat die Spalten Name und Beschreibung; ein Klick auf einen Namen öffnet die Vorlage auf der Registerkarte Fragen. Eine Vorlage hat drei Registerkarten: Fragen, Bewerter und Veröffentlichen.

Vorlage hinzufügen

1. Klicken Sie in der Vorlagenliste auf Hinzufügen.
2. Geben Sie im Fenster Eine Bewertungsvorlage hinzufügen den Namen (Pflichtfeld) und optional eine Beschreibung ein und klicken Sie auf Hinzufügen.

Umbenennen, Beschreibung ändern, löschen

Das Vorlagenmenü (das Zahnradsymbol neben dem Namen) enthält die Optionen bearbeiten (Name und Beschreibung) und Löschen. Das Löschen einer Vorlage kann nicht rückgängig gemacht werden und entfernt das aktuelle Scoring in allen Projekten, denen die Vorlage zugewiesen ist (die Meldung Die Löschung ist nicht rückgängig zu machen und löscht das aktuelle Scoring in allen Elementen, denen es zugeordnet ist. Möchten Sie ein Scoring löschen?). Archivierte Versionen in Projekten bleiben erhalten.

Änderungen veröffentlichen

Änderungen an Fragen und Bewertern werden sofort in der Vorlage gespeichert, die Projekte sehen sie aber erst nach der Veröffentlichung. Die Registerkarte Veröffentlichen zeigt das Datum Letzte Veröffentlichung und die Liste der Projekte, die die Vorlage verwenden, mit ihren Leitern. Die Schaltfläche Veröffentlichen aktualisiert das aktuelle Scoring in allen diesen Projekten:

• neue Fragen werden hinzugefügt, gelöschte verschwinden, geänderte werden aktualisiert,
• Antworten auf die übrigen Fragen bleiben erhalten. Eine Antwort, deren gewählter Skalenwert in der Frage nicht mehr aktiv ist, wird gelöscht,
• alle Bewerter kehren in den Status Nicht aktualisiert zurück.

Kriterien und Fragen

Die Registerkarte Fragen einer Vorlage zeigt einen Baum: die Dimension (Vorteile oder Komplexität), darin die Kriterien und in den Kriterien die Fragen. Die Spalten sind Name, Gewicht, Maximale Punktzahl und Bewerter. Ein Klick auf die Überschrift Name oder Maximale Punktzahl sortiert den Baum.

Kriterium hinzufügen

1. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Frage hinzufügen und wählen Sie Kriterium hinzufügen.
2. Geben Sie im Fenster Kriterium hinzufügen den Namen (Pflichtfeld) ein, wählen Sie im Feld Dimension die Dimension und geben Sie optional eine Beschreibung ein.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Das Fenster eines vorhandenen Kriteriums zeigt die Anzahl der Fragen und die maximale Punktzahl. Das Löschen eines Kriteriums löscht auch alle seine Fragen (Wenn Sie ein Kriterium löschen, werden alle Fragen, die diesem Kriterium zugeordnet sind, ebenfalls gelöscht. Sind Sie sicher, dass Sie ein Kriterium löschen möchten?). Fragen können erst hinzugefügt werden, nachdem in der jeweiligen Dimension ein Kriterium hinzugefügt wurde.

Frage hinzufügen

1. Klicken Sie auf Frage hinzufügen. Das Fenster Frage hinzufügen wird geöffnet.
2. Füllen Sie die Felder Name (Pflichtfeld), Dimension, Kriterium und Gewicht (von 1 – Sehr klein bis 5 – Sehr groß) und optional Beschreibung aus.
3. Haken Sie in der Tabelle Antworten in der Spalte Aktiv die Skalenwerte (von 0 bis 10) an, die ein Bewerter wählen können soll, und geben Sie zu jedem eine Beschreibung ein. Die Spalte Punkte zeigt den Skalenwert multipliziert mit dem Gewicht. Mindestens zwei aktive Antworten sind erforderlich (Die Scoring-Frage muss mindestens zwei Antworten enthalten.).
4. Wählen Sie im Feld Bewerter Personen aus (siehe Bewerter verwalten).
5. Klicken Sie auf Speichern.

Ein Klick auf eine Frage in der Liste öffnet das Fenster Frage bearbeiten, in dem Sie sie auch löschen können. Änderungen wirken sich in Projekten nach der Veröffentlichung aus (siehe Scoring-Vorlagen).

Bewerter verwalten

Bewerter, also die Personen, die die Fragen beantworten, werden in der Vorlage festgelegt. Ein Bewerter kann ein Benutzer mit Volllizenz oder der Projektleiter sein (ein dynamischer Wert: In jedem Projekt sind die Bewerter dessen Leiter).

In einer Frage

Im Fragenfenster können Sie im Feld Bewerter einen oder mehrere Bewerter für diese Frage auswählen (siehe Kriterien und Fragen).

Auf der Registerkarte „Bewerter“

1. Öffnen Sie die Registerkarte Bewerter der Vorlage. Die Liste zeigt alle Bewerter aller Fragen. Solange es keine Fragen gibt, zeigt die Registerkarte die Meldung Keine Fragen im Scoring, um die Bewerter zu bearbeiten, müssen Sie zuerst die Fragen definieren.
2. Klicken Sie auf Hinzufügen. Das Fenster Bewerter wird geöffnet.
3. Wählen Sie einen Benutzer oder den Projektleiter und klicken Sie auf Speichern.
4. Haken Sie im nächsten Fenster die Fragen an, die die gewählte Person bewerten soll (der Schalter Alle markieren hakt alle an), und klicken Sie auf Speichern.

Ein Klick auf eine Person in der Liste öffnet dasselbe Fenster zur Fragenauswahl; die Schaltfläche Löschen im Fenster entzieht ihr alle Fragen. Ein Bewerter muss mindestens einer Frage zugeordnet sein (Der Evaluator muss mindestens einer Frage zugeordnet sein). Änderungen erreichen die Projekte nach der Veröffentlichung der Vorlage.

In einem Projekt erhält ein Bewerter für die Dauer des aktuellen Scorings Projektzugriff (die Berechtigung zum Bewerten) und sieht seine Fragen auf der Registerkarte Scoring.

Bewerter benachrichtigen

Bewerter werden benachrichtigt, indem ein Termin für die Aktualisierung der Punkte festgelegt wird.

1. Weisen Sie dem Projekt eine Vorlage zu (siehe Projekt-Scoring).
2. Klicken Sie im Abschnitt Bewerter auf das Datum im Feld Aktualisierung erforderlich. Das Fenster Aktualisierung erforderlich wird geöffnet.
3. Wählen Sie ein Datum und aktivieren Sie optional den Schalter Ändern Sie den Status aller Bewertungen auf „Nicht aktualisiert“.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Eine Benachrichtigung in der Anwendung und eine E-Mail (für Personen, bei denen die Benachrichtigung Aktualisierung des Punktestandes aktiviert ist) gehen an alle Bewerter des Projekts, wenn:

• der Termin zum ersten Mal festgelegt wird oder
• der Statusschalter aktiviert ist, der alle Bewertungen in den Status Nicht aktualisiert zurücksetzt.

Wird nur das Datum auf einen späteren Termin geändert, ohne den Schalter, wird niemand benachrichtigt. In einem archivierten Projekt oder bei ausgeschaltetem Scoring-Modul werden keine Benachrichtigungen gesendet. Der Termin kann nur für die aktuelle Version und nur von Benutzern mit der Berechtigung Verwaltung für Scoring geändert werden.

Bewertung eingeben

1. Öffnen Sie die Registerkarte Scoring im Projekt oder verwenden Sie den Link in der E-Mail.
2. Klicken Sie in der Liste Bewerter auf Ihren eigenen Namen. Das Fenster Bewertung wird geöffnet.
3. Wählen Sie für jede Frage eine Antwort aus der Liste. Die Beschreibung der Frage ist sichtbar, wenn Sie mit der Maus über das Info-Symbol neben ihrem Namen fahren.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Das Speichern setzt den Status Aktualisiert mit Datum und einem grünen Punkt neben dem Namen des Bewerters. Sie können nur Ihre eigene Bewertung ändern. Die Bewertung eines anderen Bewerters und eine archivierte Version sind sichtbar, aber nicht bearbeitbar. Fragen, die dem Bewerter nicht zugewiesen wurden, zeigen ein Schlosssymbol.

Das Fenster zeigt außerdem den Bewertungsstatus (Aktualisiert oder Nicht aktualisiert) und den Termin Aktualisierung erforderlich:. Die Ergebnisse aller Bewerter stehen in der Fragentabelle auf der Registerkarte Scoring.

Archivierte Scorings

Archivieren

1. Öffnen Sie die Registerkarte Scoring im Projekt (das aktuelle Scoring wird angezeigt).
2. Klicken Sie auf Archivieren. Das Fenster Scoring wird mit einem vorgeschlagenen Namen geöffnet (aktuelles Datum und Uhrzeit).
3. Prüfen oder ändern Sie den Namen und speichern Sie.

Beim Archivieren wird der aktuelle Stand des Scorings in der Historie gespeichert: Vorlage, Fragen, Bewerter und ihre Antworten. Das aktuelle Scoring behält seine Punkte, sodass Sie nach dem Archivieren einen neuen Termin festlegen und die Status zurücksetzen können (siehe Bewerter benachrichtigen), damit die Bewerter ihre Punkte aktualisieren. Die gespeicherten Versionen bilden die im Diagramm angezeigte Historie.

Ansehen und umbenennen

Wählen Sie in der Liste Angezeigtes Scoring eine archivierte Version aus. Sie sehen dann das Datum der Archivierung des Scoring, die Bewertungen der Bewerter und die Ergebnisse in der Fragentabelle, alles schreibgeschützt. Die Schaltfläche Umbenennen benennt die Version um.

Löschen

Die Schaltfläche Löschen neben einer archivierten Version löscht sie nach Bestätigung (Möchten Sie das archivierte Scoring löschen?). Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden. Archivieren, Umbenennen und Löschen erfordern die Berechtigung Verwaltung für Scoring.