Berichte

Tabellenberichte in FlexiProject zeigen Projektdaten in Echtzeit in einem strukturierten, tabellarischen Format an. Die Daten werden automatisch gefiltert, so dass Sie nur die Projekte sehen, für die Sie eine Zugriffsberechtigung haben. Diese Funktion unterstützt die strategische Entscheidungsfindung, indem sie Einblicke in Projektfortschritt, Budgets, Risiken, Aufgaben und mehr bietet. Beachten Sie, dass Projektportfolios und Projektüberprüfungen zwar Tabellenberichte für die detaillierte Datenverwaltung verwenden, die Projektberichte jedoch auch eine grafische Zusammenfassung für interaktive Dashboards enthalten.

Erstellen von Berichtsgruppen

Organisieren Sie Ihre Berichte zur besseren Übersichtlichkeit in persönlichen Gruppen.

Hinweis: Die Berichtsstruktur eines jeden Benutzers ist privat.

1. Navigieren Sie zur Registerkarte Berichte.
2. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Neuer Bericht und wählen Sie dann Neue Gruppe.
3. Geben Sie einen Namen für die Gruppe ein.
4. (Optional) Wählen Sie eine übergeordnete Gruppe, wenn Sie diese Gruppe verschachteln möchten.
5. Klicken Sie auf Speichern. Die neue Gruppe erscheint in Ihrer Berichtsliste.

Einen neuen Bericht erstellen

Erstellen Sie Berichte aus aktuellen Projektdaten, indem Sie Filter und Bedingungen anwenden.

1. Navigieren Sie zur Registerkarte Berichte.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Bericht.
3. Wählen Sie im Fenster Neuer Bericht den Berichtstyp aus, den Sie erstellen möchten (denken Sie bei Projektberichten daran, dass eine grafische Zusammenfassung auf der Registerkarte Zusammenfassung verfügbar ist).
4. Klicken Sie auf Hinzufügen.
5. Legen Sie im Fenster Filter die gewünschten Filter und logischen Bedingungen fest.
6. Klicken Sie auf Filter, um den Bericht mit den entsprechenden Daten anzuzeigen.

Der Bericht ist jetzt im Ad-hoc-Modus. Da es sich um eine temporäre Abfrage handelt, können Sie ihn nicht mehr verwenden, nachdem Sie ihn gespeichert haben. Wenn Sie den Bericht speichern und optional veröffentlichen möchten, folgen Sie den Schritten in den nächsten Kapiteln.

Speichern eines Ad-hoc-Berichts

Nachdem Sie Ihren Bericht erstellt haben, speichern Sie ihn, damit er in Ihrer persönlichen Berichtsliste erscheint. Standardmäßig ist ein neuer Bericht nur vorübergehend zugänglich.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
2. Geben Sie im Fenster Neuer Bericht einen Berichtsnamen ein.
3. (Optional) Wählen Sie eine Gruppe, um Ihren Bericht zu organisieren.
4. Klicken Sie auf Speichern, um den Bericht dauerhaft zu speichern.

Einen Bericht freigeben

Geben Sie Ihren gespeicherten Bericht für andere Benutzer frei, indem Sie bestimmte Zugriffsrechte erteilen.

1. Öffnen Sie den Bericht aus der Liste, indem Sie auf seinen Namen klicken. Wenn Sie gerade einen neuen Bericht erstellt haben, speichern Sie ihn zuerst.
2. Suchen Sie das Zahnradsymbol in der Symbolleiste des Berichts und klicken Sie darauf.
3. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Option Freigeben, um das Fenster für die Zugriffsverwaltung zu öffnen.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer hinzufügen. Geben Sie in das Suchfeld den Namen oder die E-Mail-Adresse des Benutzers ein und wählen Sie ihn dann aus den Ergebnissen aus.
5. Wählen Sie für jeden hinzugefügten Benutzer die Zugriffsstufe:
   • Bearbeiten – Der Benutzer kann den Bericht ändern (Filter, Spalten usw.), ihn aber nicht löschen.
   • Ansicht – Der Benutzer kann den Bericht nur ansehen und exportieren.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Nach dem Speichern erhalten die hinzugefügten Benutzer eine Benachrichtigung über den gemeinsamen Bericht und die ihnen zugewiesene Zugriffsstufe.

Anpassen der Berichtsvorschau

Passen Sie die Anzeige Ihres Berichts an, indem Sie die Filter ändern und die Spalten verwalten.

Editieren von Filtern

1. Öffnen Sie einen vorhandenen Bericht oder erstellen Sie einen neuen Bericht.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter.
3. Passen Sie die Filter und Bedingungen an.
4. Klicken Sie auf Filter, um die Ansicht zu aktualisieren.

Hinweis: Berichte funktionieren nur innerhalb der Grenzen von Arbeitsbereichen. Das System aggregiert nur Daten von Projekten, die sich in Arbeitsbereichen befinden, auf die Sie Zugriff haben. Mit dem Filter „Arbeitsbereiche„ können Sie Daten für bestimmte Geschäftsbereiche isolieren. Jeder Benutzer hat nur Zugriff auf die Arbeitsbereiche, denen er zugewiesen ist. Andere Arbeitsbereiche sind nicht verfügbar.

Spalten verwalten

Hinzufügen einer Spalte

1. Öffnen Sie den Bericht und klicken Sie auf die Schaltfläche Spalten.
2. Klicken Sie im Fenster Spalteneinstellungen auf Spalte hinzufügen und wählen Sie die gewünschte Spalte aus.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Entfernen einer Säule

1. Öffnen Sie den Bericht und klicken Sie auf die Schaltfläche Spalten.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Spalte und klicken Sie auf das „x“, das erscheint.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Ändern der Reihenfolge der Spalten

1. Öffnen Sie den Bericht und klicken Sie auf die Schaltfläche Spalten.
2. Bewegen Sie im Fenster Spalten den Mauszeiger über eine Spaltenüberschrift, bis das Symbol mit den sechs Punkten zum Ziehen erscheint.
3. Ziehen Sie die Spalte an die neue Position.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Zusammenfassung Zeile

Jeder Bericht, der Spalten mit numerischen Daten enthält (z.B. Dauer, Budget), zeigt automatisch eine zusammenfassende Zeile. Sie befindet sich am oberen Rand der Tabelle, direkt unter den Spaltenüberschriften, und zeigt den Gesamtwert für jede numerische Spalte an. Wenn der Bericht keine solchen Daten enthält, wird die Zusammenfassungszeile nicht angezeigt.

Einen Bericht exportieren

Exportieren Sie die Daten Ihrer Tabellenberichte anhand der sichtbaren Spalten in eine Excel-Datei (.xlsx).

1. Öffnen Sie den Bericht, den Sie exportieren möchten.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren.
3. Es wird eine Excel-Datei mit den Daten der aktuellen Ansicht heruntergeladen. Passen Sie bei Bedarf vor dem Exportieren die Filter oder die Sichtbarkeit der Spalten an.

Grafische Zusammenfassung in Projektberichten

Projektberichte bieten ein zusätzliches visuelles Dashboard – die grafische Zusammenfassung -, das eine interaktive, grafische Darstellung der wichtigsten Projektmetriken bietet. Diese Ansicht wird pro Bericht gespeichert und ist neben den Ansichten Liste und Roadmap zugänglich.

Wie Sie die grafische Zusammenfassung aufrufen:

1. 1. stiften Sie den Projektbericht, indem Sie auf seinen Namen in Ihrer Berichtsliste klicken. Wenn es ein neuer Bericht ist, speichern Sie ihn zuerst.
   2. Neben den Ansichten Liste und Roadmap sehen Sie die Option für die grafische Zusammenfassung.
   3. Klicken Sie auf die Ansicht. Ein Fenster mit den Projektdaten des Berichts wird angezeigt. Sie können die Widgets und die Konfiguration nach Bedarf anpassen. Das Layout der grafischen Zusammenfassung wird für jeden Bericht einzeln gespeichert, so dass Ihre individuelle Konfiguration erhalten bleibt.

Weitere Einzelheiten zur Konfiguration der grafischen Zusammenfassung finden Sie in der grafischen Zusammenfassung (Dashboards).