Berichte

Berichte sind Abfragen der aktuellen Daten der Organisation, die als Tabelle angezeigt werden. Ein Bericht zeigt nur die Projekte und Elemente, auf die der Benutzer Zugriff hat, und nur aus Arbeitsbereichen, in denen er Berechtigungen besitzt. Das Ergebnis stammt immer aus den aktuellen Daten — derselbe Bericht zeigt eine Woche später also einen anderen Stand.

Der Menüpunkt Berichte befindet sich im Hauptmenü und steht Benutzern mit der Lizenzart Voll zur Verfügung (siehe Lizenzen). Ein Bericht vom Typ Projekte hat zusätzlich die Ansichten Gantt und Übersicht. Zur detaillierten Verwaltung von Projektdaten dienen außerdem Projektportfolios und Überprüfungen von Projekten.

Berichtsliste und Gruppen

Die Berichtsliste ist ein Baum aus Gruppen und Berichten. Die Spalten sind Name, Meine Berechtigungen (Eigentümer, Bearbeitung oder Vorschau), Eigentümer und Letzte Änderung (wer den Bericht wann geändert hat). Gruppen ordnen die Berichte und können verschachtelt werden. Die Gruppenstruktur ist für jeden Benutzer privat.

1. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Neuer Bericht und wählen Sie Neue Gruppe. Das Fenster Berichtsgruppe hinzufügen wird geöffnet.
2. Geben Sie den Gruppennamen ein.
3. Wählen Sie optional im Feld Gruppe eine übergeordnete Gruppe aus.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen. Die Gruppe erscheint in der Liste.

Der Befehl Verschieben (das Dreipunktmenü neben einem Bericht in der Liste oder in der Berichtsansicht) verschiebt einen Bericht in eine Gruppe. Ein Klick auf eine Gruppe öffnet deren Bearbeitung, in der Sie den Namen und die übergeordnete Gruppe ändern oder die Gruppe löschen. Beim Löschen einer Gruppe werden alle darin enthaltenen Berichte gelöscht (die Anwendung bittet um Bestätigung).

Bericht erstellen

1. Klicken Sie in der Berichtsliste auf Neuer Bericht. Das Fenster Neuer Bericht mit den Berichtstypen wird geöffnet.
2. Wählen Sie den Typ: Projekte, Zeitplan, Budget, Budgetausführung, Risiken, Produkte oder Basisplan (die Typen für Budget, Risiken und Produkte stehen zur Verfügung, wenn das jeweilige Modul aktiviert ist), und klicken Sie auf Hinzufügen. Das Fenster Filter mit den Standardbedingungen für den gewählten Typ wird geöffnet.
3. Legen Sie die Bedingungen fest (siehe Filter und Berichtsergebnis) und klicken Sie auf Filtern. Der Bericht wird mit dem Ergebnis und den Standardspalten geöffnet.
4. Klicken Sie auf Speichern, geben Sie einen Namen ein, wählen Sie optional eine Gruppe und klicken Sie erneut auf Speichern. Der Bericht erscheint in der Liste.

Ein Bericht vom Typ Projekte hat die Ansichten Liste und Gantt und nach dem Speichern auch Übersicht (siehe Projektbericht als Gantt-Diagramm und Grafische Übersicht eines Berichts).

Ad-hoc-Bericht

Ein Bericht ist keine einmal und für immer erstellte Zusammenfassung — er ist eine Abfrage, die bei jedem Öffnen die aktuellen Daten abruft. Das Ergebnis desselben Berichts kann daher vor einer Woche und heute unterschiedlich sein, auch wenn sich seine Definition nicht geändert hat.

Ein neuer Bericht, der nicht gespeichert wurde, ist ein Ad-hoc-Bericht. Sie können ihn frei durchsehen: Typ wählen, Filter setzen und das Ergebnis ansehen. Solange Sie nicht auf Speichern klicken, existiert der Bericht im System nicht als eigener Eintrag, und nur sein Autor sieht ihn in diesem Browser. Wenn Sie die Seite ohne Speichern verlassen, fragt die Anwendung, ob die Änderungen verworfen werden sollen.

Dieselbe Regel gilt für gespeicherte Berichte: Wenn Sie Filter oder Spalten ändern, wird das Ergebnis sofort aus den aktuellen Daten neu berechnet. Ein Bericht ist kein Schnappschuss vom Tag seiner Erstellung — er zeigt den Stand der Projekte, des Budgets oder des Zeitplans in dem Moment, in dem Sie ihn ansehen.

Hinweis: Ein gespeicherter Bericht ist nur für seinen Eigentümer sichtbar, solange er ihn nicht teilt (siehe Bericht teilen).

Filter und Berichtsergebnis

Die Schaltfläche Filter über dem Ergebnis (mit der Anzahl der Regeln) öffnet das Fenster Filter. Ein Filter besteht aus Regeln (Neue Regel): einem Feld, einem Operator und einem Wert. Regeln werden mit der Bedingung UND oder OR zu Gruppen zusammengefasst, und Gruppen können verschachtelt werden (Neue Gruppe). Welche Felder zur Verfügung stehen, hängt vom Berichtstyp ab — in einem Projektbericht sind es zum Beispiel Name, Arbeitsbereiche, Status, Portfolio, Leiter, Zustand, Datumsangaben und Projektattribute. Die Schaltfläche Filtern wendet die Bedingungen an. Den Filter können der Eigentümer des Berichts und jede Person mit der Berechtigung Bearbeitung ändern.

Ein Bericht richtet sich nach den Arbeitsbereichen: Er wertet nur Daten aus Projekten in Arbeitsbereichen aus, auf die der Benutzer Zugriff hat (siehe Arbeitsbereiche in Portfolios, Überprüfungen und Berichten). Das Feld Arbeitsbereiche in einem Filter schränkt das Ergebnis auf ausgewählte Geschäftsbereiche ein.

Die Anzahl der Ergebnisse wird unter den Schaltflächen angezeigt. Liefert ein Filter nichts, zeigt der Bericht eine Meldung an, dass keine Daten vorhanden sind.

Summenzeile

Enthält ein Bericht numerische Spalten (zum Beispiel Dauer oder Budgetbeträge), erscheint unter den Tabellenüberschriften eine Summenzeile mit der Summe jeder dieser Spalten. Ohne numerische Spalten gibt es diese Zeile nicht.

Berichtsspalten

Die Schaltfläche Spalten über dem Ergebnis öffnet das Fenster Spalteneinstellungen, in dem Sie festlegen, welche Felder der Bericht anzeigt und in welcher Reihenfolge.

1. Klicken Sie auf Spalten.
2. Ziehen Sie eine Spalte am Griff (beim Darüberfahren erscheinen sechs Punkte), um ihre Position zu ändern, oder wählen Sie über die Liste neben der Spalte ein anderes Feld.
3. Klicken Sie auf Spalte hinzufügen, um ein weiteres Feld hinzuzufügen; die Liste schlägt nur Felder vor, die noch nicht verwendet werden.
4. Das Papierkorb-Symbol entfernt eine Spalte.
5. Bestätigen Sie.

Welche Felder verfügbar sind, hängt vom Berichtstyp ab: Ein Projektbericht bietet Felder des Projekts, der Projektcharta und der Projektrollen, ein Zeitplanbericht Zeitplanfelder, ein Bericht zu Budget und Ausführung Budgetfelder. Auch bereits definierte benutzerdefinierte Attribute stehen in der Liste. Die Spalte Abteilung ist nur sichtbar, wenn die Organisationsstruktur eingeschaltet ist. Ein Bericht muss mindestens eine Spalte haben.

In einem Projektbericht können die fünf Budgetspalten — Budget – letzter Basisplan, Budgetausführung, Budgetprognose, Budgetabweichung – letzter Basisplan und Budgetprognose + Ausführung — mehrfach hinzugefügt werden, jeweils für einen anderen Zeitraum: Ganzes, Jahr, Spezifischer Monat oder Aktueller Monat, angegeben als Verschiebung gegenüber dem heutigen Datum (zum Beispiel einen Monat früher oder drei Monate später). So zeigt der Bericht auch bei späterem Öffnen den richtigen Zeitraum an.

Hinweis: In einem gespeicherten Bericht wird eine Spaltenänderung sofort gespeichert; in einem neuen, nicht gespeicherten Bericht werden die Spalten zusammen mit dem gesamten Bericht gespeichert. Der Browser merkt sich die Spaltenbreiten.

Bericht teilen

Ein gespeicherter Bericht kann mit anderen Benutzern geteilt werden. Der Eigentümer und eine Person mit der Berechtigung Bearbeitung können ihn teilen; ein Bericht kann nur mit Benutzern mit der Lizenzart Voll geteilt werden.

1. Öffnen Sie einen gespeicherten Bericht (ein neuer Bericht muss zuerst gespeichert werden).
2. Wählen Sie im Dreipunktmenü in der Kopfzeile des Berichts Teilen. Das Fenster Teilen wird mit einer Tabelle aus Vor- und Nachname und Zugang geöffnet.
3. Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen und wählen Sie Personen und die Zugriffsebene aus.
4. Speichern Sie.

• Bearbeitung — der Benutzer ändert die Filter und Spalten des Berichts und teilt ihn, benennt ihn aber nicht um; der Löschbefehl entzieht nur den eigenen Zugriff auf den Bericht.
• Vorschau — der Benutzer sieht den Bericht nur an und exportiert sein Ergebnis.

Hinzugefügte Benutzer erhalten eine Benachrichtigung über den geteilten Bericht und die Zugriffsebene (siehe Bericht, Portfolio oder Programm teilen). Das Entfernen eines Benutzers aus der Tabelle entzieht ihm den Zugriff. Der Eigentümer hat immer Zugriff auf seinen Bericht.

Wenn der Eigentümer einen Bericht löscht, wird er dauerhaft gelöscht, und allen, mit denen er geteilt wurde, wird der Zugriff entzogen. Ein Benutzer, mit dem der Bericht geteilt wurde, verliert beim Löschen nur seinen eigenen Zugriff.

Bericht klonen

Beim Klonen entsteht eine unabhängige Kopie eines Berichts: mit demselben Typ, denselben Filtern und Spalten, aber als eigener Eintrag in der Liste, dessen Eigentümer der Benutzer ist, der ihn geklont hat.

1. Öffnen Sie den Bericht und wählen Sie im Dreipunktmenü Klonen.
2. Korrigieren Sie im Fenster Neuer Bericht den Namen (standardmäßig wird der Name des Originals vorgeschlagen) und wählen Sie optional eine Gruppe.
3. Klicken Sie auf Speichern. Die Bearbeitung der neuen Kopie wird geöffnet.

Berichtstyp, Filterbedingungen und Spalten werden in die Kopie übernommen; bei einem Projektbericht auch die grafische Übersicht und die Spaltenbreiten. Die Freigaben des Originals und die Gruppe werden nicht übernommen — teilen Sie die Kopie neu und wählen Sie eine Gruppe. Jeder Bericht, auf den Sie Zugriff haben, kann geklont werden, auch mit der Berechtigung Vorschau.

Projektbericht als Gantt-Diagramm

Ein Bericht vom Typ Projekte kann statt als Liste auch als Gantt-Diagramm angezeigt werden — eine praktische Möglichkeit, die Zeitpläne vieler Projekte auf einmal zu vergleichen.

1. Öffnen Sie einen Bericht vom Typ Projekte.
2. Schalten Sie über dem Ergebnis die Ansicht von Liste auf Gantt um.

Das Diagramm zeigt für jedes Projekt, das die Berichtsfilter erfüllt, einen Balken, zusammen mit den Abhängigkeiten zu Aufgaben außerhalb dieser Projekte. Mit der Schaltfläche Diagramm schalten Sie Meilensteine, Abhängigkeiten, Datumsangaben, den Projektleiter, den Projektstatus, die Heute-Linie und zwei zusätzliche Datumsbänder ein und aus — Letzter Basisplan und Erster Basisplan. Außerdem wählen Sie dort aus, wonach die Balken eingefärbt werden: nach Fortschritt, Projektzustand, Projektstatus oder einem Projektattribut vom Typ Liste. Der Zoom-Schieberegler ändert den Zeitmaßstab (Tag, Woche, Monat, Quartal, Jahr), und die Schaltfläche Export speichert das Diagramm als PDF- oder PNG-Datei.

Hinweis: In der Ansicht Gantt können Sie weder Spalten ändern noch das Ergebnis nach Excel exportieren — diese Schaltflächen sind bei eingeschaltetem Diagramm nicht verfügbar. Der Browser merkt sich die Diagrammeinstellungen (sichtbare Bänder, Einfärbung, Maßstab) für jeden Bericht getrennt.

Grafische Übersicht eines Berichts

Ein Bericht vom Typ Projekte hat die Ansicht Übersicht: ein Dashboard mit Diagrammen (Widgets), die Kennzahlen der Projekte im Berichtsergebnis zeigen, zum Beispiel Zustand, Status, Projektleiter, Verzögerungen gegenüber dem Plan und Budgetüberschreitungen. Die Ansicht steht neben Liste und Gantt nur in einem gespeicherten Bericht zur Verfügung; Berichte anderer Typen haben sie nicht. Die Diagramme werden aus den Projekten berechnet, die die Berichtsfilter erfüllen, immer aus den aktuellen Daten.

Das Dashboard sehen alle, die den Bericht öffnen können. Diagramme werden vom Eigentümer des Berichts und von einer Person mit der Berechtigung Bearbeitung hinzugefügt, geändert und angeordnet (siehe Bericht teilen). Das Layout des Dashboards wird im Bericht gespeichert und ist für alle Benutzer gleich. Wenn die Übersicht zum ersten Mal geöffnet wird, erscheinen fünf Standarddiagramme: Projektzustand, Projektstatus, Projektleiter, Projektfortschritt und Budgetüberschreitung.

1. Öffnen Sie einen gespeicherten Bericht vom Typ Projekte und klicken Sie auf Übersicht neben Liste und Gantt. Das Dashboard wird geöffnet.
2. Klicken Sie auf Diagramm hinzufügen. Das Fenster Diagramm hinzufügen wird geöffnet, links mit einer Vorschau des Diagramms und rechts mit den Einstellungen.
3. Wählen Sie den Datenbereich und den Diagrammtyp und legen Sie bei Bedarf Gruppierung und Filter fest (siehe Datenbereich und Diagrammtypen und Filter eines einzelnen Diagramms). Das Feld Name schlägt einen Titel für das Diagramm vor, den Sie ändern können.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen. Das Diagramm erscheint auf dem Dashboard.

Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf eine Säule oder ein Segment eines Kreisdiagramms zeigen, listet ein Tooltip die Projekte auf, aus denen dieses Element des Diagramms besteht.

Hinweis: In der Ansicht Übersicht sind die Schaltflächen Spalten und Export nicht verfügbar, genau wie in der Ansicht Gantt.

Datenbereich und Diagrammtypen

Im Fenster Diagramm hinzufügen legt das Feld Datenbereich fest, was das Diagramm zählt:

• die Gruppe Projekte: Projekte (die Anzahl der Projekte) sowie Projektattribute vom Typ Zahl und vom Typ Funktion, die eine Zahl zurückgibt (siehe Diagramme für numerische Attribute und Funktionsattribute);
• die Gruppe Zeitplan: Fortschritt der Aufgaben und Fortschritt der Meilensteine. Berücksichtigt werden nur nicht abgeschlossene Aufgaben und Meilensteine (Fortschritt ungleich 100 %) der Berichtsprojekte. Das Diagramm unterscheidet drei Gruppen: Verspätet (das Enddatum liegt vor dem heutigen Tag), Keine Verzögerungen (das Enddatum ist heute oder später) und Keine Datumsangaben (kein Enddatum);
• die Gruppe Risiken: Risiken und Matrix (eine Matrix aus Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen; zeigen Sie auf eine Zelle, um die darin enthaltenen Risiken zu sehen). Die Gruppe steht zur Verfügung, wenn das Risikomodul eingeschaltet ist.

Das Feld Diagrammtyp hat fünf Werte: Kreisdiagramm, Säule, Zähler (eine einzelne Zahl), Prozent (ein Kreis mit „Anzahl / Gesamt“, also dem Anteil der Elemente, die die Diagrammfilter erfüllen, an allen Elementen des Datenbereichs) und Liste (Namen von Projekten, Risiken, Aufgaben oder Meilensteinen, mit ihrer Anzahl in der Kopfzeile). Nicht jeder Typ ist in jedem Bereich verfügbar: Prozent wird in der Gruppe Zeitplan nicht angeboten und Liste nicht für numerische Attribute. Bei Fortschritt der Aufgaben und Fortschritt der Meilensteine zeigen ein Zähler und eine Liste eine der drei Gruppen an, die Sie im Feld Verzögerung auswählen.

Bei Kreis- und Säulendiagrammen in den Gruppen Projekte und Risiken legt das Feld Gruppierung fest, wie die Daten aufgeteilt werden:

• Projekte: Arbeitsbereiche, Projektstatus, Projektzustand, Projektleiter, Fortschritt der Projekte (Verspätet, Keine Verzögerungen oder Kein Basisplan; verspätet bedeutet, dass das Enddatum des Projekts später liegt als im letzten Basisplan), Budgetüberschreitung (Überschritten, Im Rahmen des Budgets oder Kein Basisplan, abhängig von der Budgetabweichung gegenüber dem letzten Basisplan) und jedes Projektattribut vom Typ Liste mit Einzel- oder Mehrfachauswahl (siehe Attribute in der grafischen Übersicht);
• Risiken: Kategorie und Status.

Bei Kreis- und Säulendiagrammen können Sie außerdem Beschriftungen (Wert und Prozent) und bei Diagrammen zu Projektleitern und Risikokategorien auch Farbe (eine Farbpalette) festlegen.

Diagramme, die vom Budgetmodul (Budgetüberschreitung) oder vom Risikomodul abhängen, zeigen bei ausgeschaltetem Modul die Meldung Widget ist inaktiv an.

Diagramme für numerische Attribute und Funktionsattribute

Die Gruppe Projekte des Feldes Datenbereich enthält auch Projektattribute vom Typ Zahl und Attribute vom Typ Funktion, die eine Zahl zurückgeben. Ein Diagramm eines solchen Attributs summiert dessen Werte aus den Berichtsprojekten, statt Projekte zu zählen. Ein Projekt ohne Wert im Attribut geht nicht in die Summe ein.

1. Klicken Sie auf Diagramm hinzufügen und wählen Sie im Feld Datenbereich aus der Gruppe Projekte ein numerisches Attribut oder ein Funktionsattribut aus.
2. Wählen Sie den Diagrammtyp. Ein Kreisdiagramm oder eine Säule teilt die Summe nach der im Feld Gruppierung gewählten Eigenschaft auf, zum Beispiel nach Projektstatus, Arbeitsbereich oder einem eigenen Listenattribut. Ein Zähler zeigt eine Zahl: die Summe des Attributs über die Projekte, die die Diagrammfilter erfüllen. Prozent zeigt diese Summe im Verhältnis zur Summe über alle Projekte des Berichts.
3. Legen Sie optional Filter fest (siehe Filter eines einzelnen Diagramms). Klicken Sie auf Hinzufügen. Das Diagramm erscheint auf dem Dashboard.

Die Anzahl der Dezimalstellen im Diagramm ergibt sich aus der Definition des Attributs. Projektattribute werden unter Projektattribute beschrieben.

Filter eines einzelnen Diagramms

Jedes Diagramm hat einen eigenen Filter, unabhängig vom Berichtsfilter. Ein Diagrammfilter schränkt nur die Daten dieses Diagramms ein; das Berichtsergebnis und die anderen Diagramme ändern sich nicht. Diagramme der Gruppen Projekte und Risiken haben Filter; Diagramme der Gruppe Zeitplan haben keine.

Typische Anwendungen: archivierte Projekte ausschließen, in der Matrix nur Risiken mit einem gewählten Status anzeigen oder ein Diagramm auf Projekte mit ausgewählten Status beschränken.

1. Klicken Sie im Fenster Diagramm hinzufügen oder Diagramm bearbeiten auf Optionen hinzufügen (im Abschnitt Filter). Eine neue Filterzeile erscheint.
2. Wählen Sie im ersten Feld der Zeile ein Kriterium und im zweiten die Werte, die im Diagramm bleiben sollen. Die Diagrammvorschau wird nach jeder Änderung aktualisiert.
3. Weitere Kriterien fügen Sie mit derselben Schaltfläche hinzu; jedes Kriterium kann nur einmal verwendet werden, und das Papierkorb-Symbol entfernt eine Zeile. Das Diagramm zeigt die Elemente, die alle Kriterien gleichzeitig erfüllen.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen (beim Bearbeiten auf Speichern). Der Filter wird mit dem Diagramm gespeichert und bei jedem Öffnen der Ansicht angewendet.

Kriterien für Projekte: Projektstatus, Projektleiter, Projektarchivierung, Arbeitsbereich, Projektzustand, Startdatum, Enddatum, Budgetüberschreitung, Fortschritt der Projekte, Name sowie Projektattribute der Typen Datum, Zahl und Liste (Einzel- und Mehrfachauswahl). Kriterien für Risiken: Status (Risiken), Wahrscheinlichkeit (Risiken), Auswirkungen (Risiken), Kategorie (Risiken), Projektarchivierung, Arbeitsbereich und Name; die letzten drei beziehen sich auf die Projekte, zu denen die Risiken gehören.

Das Kriterium Arbeitsbereich schränkt das Diagramm auf ausgewählte Geschäftsbereiche ein (siehe Arbeitsbereiche in Portfolios, Überprüfungen und Berichten).

Dashboard-Layout, Bearbeiten und Löschen von Diagrammen

Die Diagramme sind in einem Raster angeordnet. Wenn Sie ein Diagramm an seiner Titelleiste ziehen, verschieben Sie es; wenn Sie an seiner Ecke ziehen, ändern Sie seine Größe. Die Mindestbreite beträgt zwei Rasterspalten. Jede Layoutänderung wird sofort gespeichert (eine Meldung bestätigt die gespeicherten Änderungen) und gilt für alle Benutzer des Berichts. Personen ohne das Recht, den Bericht zu bearbeiten, sehen das Dashboard, ohne Diagramme verschieben zu können und ohne das Menü.

Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf die Titelleiste eines Diagramms zeigen, erscheint ein Menüsymbol mit diesen Befehlen:

• Der Befehl bearbeiten öffnet das Fenster Diagramm bearbeiten mit den aktuellen Einstellungen. Sie können den Namen, den Datenbereich, den Diagrammtyp, die Gruppierung und die Filter ändern. Die Schaltfläche Speichern speichert die Änderungen, und die Schaltfläche Löschen in diesem Fenster löscht das Diagramm;
• Der Befehl Klonen erstellt eine Kopie des Diagramms mit denselben Einstellungen und dem Zusatz „ – Kopie“ im Namen. Ein Diagramm ohne anzuzeigende Daten kann nicht geklont werden (die Meldung Kann nicht geklont werden. Keine anzuzeigenden Daten verhindern das Klonen dieses Artikels);
• Der Befehl Löschen löscht das Diagramm nach einer Bestätigung.

Beim Klonen eines Berichts wird auch sein Dashboard kopiert (siehe Bericht klonen). Ähnliche Dashboards haben Portfolios und Überprüfungen.

Bericht exportieren

Die Schaltfläche Export über dem Ergebnis speichert den Bericht in der Listenansicht als Excel-Datei (.xlsx) mit den sichtbaren Spalten. Die Schaltfläche ist sichtbar, wenn der Bericht Ergebnisse hat, und steht auch mit der Berechtigung Vorschau zur Verfügung. Der Dateiname besteht aus dem Berichtsnamen und dem Datum.

1. Öffnen Sie den Bericht und ändern Sie bei Bedarf Filter und Spalten.
2. Klicken Sie auf Export. Der Browser lädt die Datei herunter.

In der Ansicht Gantt ist der Export nach Excel nicht verfügbar; das Diagramm hat eine eigene Schaltfläche Export für PDF oder PNG (siehe Projektbericht als Gantt-Diagramm).