Rapoarte

Rapoartele sunt interogări asupra datelor curente ale organizației, afișate sub formă de tabel. Un raport arată doar proiectele și elementele la care utilizatorul are acces și doar din spațiile de lucru în care are permisiuni. Rezultatul provine întotdeauna din datele curente, astfel că același raport, deschis peste o săptămână, arată o altă stare.

Fila Rapoarte se află în meniul principal și este disponibilă utilizatorilor cu licență Completă (vezi Licențe). Un raport de Proiecte are și vizualizările Gantt și Prezentare generală. Portofoliile de proiecte și Revizuirile servesc și ele la gestionarea detaliată a datelor proiectelor.

Lista de rapoarte și grupuri

Lista de rapoarte este un arbore de grupuri și rapoarte. Coloanele sunt Nume, Drepturile mele (Proprietar, Editare sau Previzualizare), Proprietar și Ultima modificare (cine a modificat raportul și când). Grupurile organizează rapoartele și pot fi imbricate. Structura de grupuri a fiecărui utilizator este privată.

1. Faceți clic pe săgeata de lângă butonul Un nou raport și alegeți Grup nou. Se deschide fereastra Adaugă grup de rapoarte.
2. Introduceți numele grupului.
3. Opțional, alegeți un grup părinte în câmpul Grup.
4. Faceți clic pe Adaugă. Grupul apare în listă.

Comanda Mutare (din meniul cu trei puncte de lângă un raport, în listă sau în vizualizarea raportului) mută raportul într-un grup. Un clic pe un grup deschide editarea acestuia, unde schimbați numele și grupul părinte sau ștergeți grupul. Ștergerea unui grup șterge toate rapoartele pe care le conține (aplicația cere confirmare).

Crearea unui raport

1. Faceți clic pe Un nou raport în lista de rapoarte. Se deschide fereastra Un nou raport cu tipurile de rapoarte.
2. Alegeți tipul: Proiecte, Programare, Buget, Execuția bugetului, Riscuri, Produse sau Baza (tipurile de buget, riscuri și produse sunt disponibile când modulul respectiv este activat) și faceți clic pe Adaugă. Se deschide fereastra Filtru cu condițiile implicite pentru tipul ales.
3. Setați condițiile (vezi Filtre și rezultatul raportului) și faceți clic pe Filtrează. Raportul se deschide cu rezultatul și cu coloanele implicite.
4. Faceți clic pe Salvare, introduceți un nume, alegeți opțional un grup și faceți clic pe Salvare. Raportul ajunge în listă.

Un raport de Proiecte are vizualizările Lista și Gantt și, după salvare, și Prezentare generală (vezi Raport de proiecte ca diagramă Gantt și Prezentarea generală grafică a raportului).

Raport ad-hoc

Un raport nu este o sinteză pregătită o dată pentru totdeauna — este o interogare care preia date curente de fiecare dată când este deschisă. Rezultatul aceluiași raport de acum o săptămână și cel de azi pot, așadar, să difere, deși definiția lui nu s-a schimbat.

Un raport nou, care nu a fost salvat, este un raport ad-hoc. Îl puteți explora liber: alegeți tipul, setați filtrele și priviți rezultatul. Până când faceți clic pe Salvare, raportul nu există în sistem ca intrare separată și doar autorul lui îl vede, în acel browser. Dacă părăsiți pagina fără să salvați, aplicația întreabă dacă să renunțe la modificări.

Aceeași regulă se aplică rapoartelor salvate: schimbarea filtrelor sau a coloanelor recalculează imediat rezultatul din datele curente. Un raport nu este o imagine fixă a zilei în care a fost creat — arată starea proiectelor, a bugetului sau a programării în momentul în care îl consultați.

Notă: un raport salvat este văzut doar de proprietarul lui, până când acesta îl partajează (vezi Partajarea unui raport).

Filtre și rezultatul raportului

Butonul Filtre de deasupra rezultatului (cu numărul de reguli) deschide fereastra Filtru. Un filtru este alcătuit din reguli (Regulă nouă): un câmp, un operator și o valoare. Regulile se combină în grupuri cu condiția ȘI sau OR, iar grupurile pot fi imbricate (Grup nou). Câmpurile disponibile depind de tipul raportului — într-un raport de proiecte sunt, de exemplu, numele, Spații de lucru, starea proiectului, portofoliul, managerul de proiect, sănătatea proiectului, datele și atributele proiectului. Butonul Filtrează aplică condițiile. Filtrele pot fi modificate de proprietarul raportului și de o persoană cu permisiunea Editare.

Un raport lucrează în cadrul spațiilor de lucru: reunește doar datele proiectelor din spațiile de lucru la care utilizatorul are acces (vezi Spații de lucru în portofolii, revizuiri și rapoarte). Câmpul Spații de lucru dintr-un filtru restrânge rezultatul la unitățile de afaceri selectate.

Numărul de rezultate este afișat sub butoane. Când un filtru nu returnează nimic, raportul afișează un mesaj despre lipsa datelor.

Rândul de totaluri

Dacă un raport are coloane numerice (de exemplu durata sau sumele bugetului), sub antetele tabelului apare un rând de totaluri cu suma fiecărei astfel de coloane. Fără coloane numerice, acest rând nu există.

Coloanele raportului

Butonul Coloane de deasupra rezultatului deschide fereastra Setări coloană, unde alegeți ce câmpuri afișează raportul și în ce ordine.

1. Faceți clic pe Coloane.
2. Trageți o coloană de mâner (la trecerea cursorului apar șase puncte) pentru a-i schimba poziția sau schimbați câmpul din lista de lângă coloană.
3. Faceți clic pe Adaugă coloană pentru a adăuga un alt câmp; lista sugerează doar câmpurile încă nefolosite.
4. Pictograma coșului de gunoi elimină o coloană.
5. Confirmați.

Câmpurile disponibile depind de tipul raportului: un raport de proiecte oferă câmpuri ale proiectului, ale cartei proiectului și ale rolurilor din proiect, un raport de programare — câmpuri de programare, iar un raport de buget și de execuție — câmpuri de buget. Atributele personalizate definite anterior apar și ele în listă. Coloana Departament este vizibilă doar când structura organizațională este activată. Un raport trebuie să aibă cel puțin o coloană.

Într-un raport de proiecte, cele cinci coloane de buget — Buget – ultima bază, Buget execuție, Previziuni bugetare, Abatere buget – ultima bază și Previziuni bugetare + execuție — pot fi adăugate de mai multe ori, fiecare pentru o altă perioadă: Întregul, Anul (un an anume), Luna specifică sau Luna curentă (indicată ca decalaj față de data de azi, de exemplu cu o lună mai devreme sau cu trei luni mai târziu). Astfel, raportul arată perioada potrivită și atunci când este deschis mai târziu.

Notă: într-un raport salvat, modificarea unei coloane se salvează imediat; într-un raport nou, nesalvat, coloanele se salvează împreună cu întregul raport. Browserul reține lățimea coloanelor.

Partajarea unui raport

Un raport salvat poate fi partajat cu alți utilizatori. Îl pot partaja proprietarul și o persoană cu permisiunea Editare; un raport poate fi partajat doar cu utilizatori cu licență Completă.

1. Deschideți un raport salvat (un raport nou trebuie mai întâi salvat).
2. Alegeți Partajarea din meniul cu trei puncte din antetul raportului. Se deschide fereastra Partajarea cu un tabel cu coloanele Nume și prenume și Acces.
3. Faceți clic pe Adaugă utilizator, alegeți persoanele și nivelul de acces.
4. Salvați.

• Editare — utilizatorul modifică filtrele și coloanele raportului și îl partajează, dar nu îl redenumește; comanda de ștergere retrage doar accesul propriu al utilizatorului la raport.
• Previzualizare — utilizatorul doar vizualizează raportul și exportă rezultatul lui.

Utilizatorii adăugați primesc o notificare despre raportul partajat și despre nivelul de acces (vezi Partajarea unui raport, portofoliu sau program). Eliminarea unui utilizator din tabel îi retrage accesul. Proprietarul are întotdeauna acces la raportul său.

Ștergerea unui raport de către proprietar îl elimină definitiv și retrage accesul tuturor celor cu care a fost partajat. Un utilizator cu care raportul a fost partajat pierde doar propriul acces atunci când îl șterge.

Clonarea unui raport

Clonarea creează o copie independentă a unui raport: același tip, aceleași filtre și coloane, dar o intrare separată în listă, al cărei proprietar este utilizatorul care a clonat raportul.

1. Deschideți raportul și alegeți Clonează din meniul cu trei puncte.
2. Corectați numele în fereastra Un nou raport (implicit este propus numele originalului) și alegeți opțional un grup.
3. Faceți clic pe Salvare. Se deschide editarea noii copii.

Tipul raportului, condițiile filtrelor și coloanele se transferă în copie; într-un raport de proiecte se transferă și prezentarea generală grafică, precum și lățimea coloanelor. Partajările originalului și grupul nu se transferă — partajați copia din nou și alegeți un grup. Orice raport la care aveți acces poate fi clonat, chiar și cu permisiunea Previzualizare.

Raport de proiecte ca diagramă Gantt

Un raport de Proiecte poate fi vizualizat ca diagramă Gantt, în loc de listă — o modalitate comodă de a compara dintr-o privire programările mai multor proiecte.

1. Deschideți un raport de Proiecte.
2. Deasupra rezultatului, comutați vizualizarea de la Lista la Gantt.

Diagrama arată câte o bară pentru fiecare proiect care îndeplinește filtrele raportului, împreună cu dependențele față de activități din afara acestor proiecte. Butonul Grafic activează și dezactivează: jaloanele, dependențele, datele, managerul de proiect, starea proiectului, linia zilei de azi și două benzi suplimentare de date — Ultima bază și Prima bază. Tot de aici alegeți după ce se colorează barele: progres, sănătatea proiectului, starea proiectului sau un atribut de proiect de tip listă. Glisorul de zoom schimbă scara de timp (zi, săptămână, lună, trimestru, an), iar butonul Export salvează diagrama ca fișier PDF sau PNG.

Notă: în vizualizarea Gantt nu puteți schimba coloanele și nici exporta rezultatul în Excel — aceste butoane sunt indisponibile cât timp diagrama este activă. Browserul reține setările diagramei (benzile vizibile, colorarea, scara) separat pentru fiecare raport.

Prezentarea generală grafică a raportului

Un raport de Proiecte are vizualizarea Prezentare generală: un panou de diagrame (widgeturi) care arată indicatori ai proiectelor din rezultatul raportului, cum ar fi sănătatea, starea, managerii de proiect, întârzierile față de plan și depășirile de buget. Vizualizarea este disponibilă lângă Lista și Gantt doar într-un raport salvat; rapoartele de alte tipuri nu o au. Diagramele sunt calculate din proiectele care îndeplinesc filtrele raportului, întotdeauna din date curente.

Toți cei care pot deschide raportul văd panoul. Diagramele sunt adăugate, modificate și aranjate de proprietarul raportului și de o persoană cu permisiunea Editare (vezi Partajarea unui raport). Aranjarea panoului este stocată în raport și este aceeași pentru toți utilizatorii. La prima deschidere a prezentării generale apar cinci diagrame implicite: sănătatea proiectului, starea proiectului, managerul de proiect, progresul proiectelor și depășirea bugetului.

1. Deschideți un raport de Proiecte salvat și faceți clic pe Prezentare generală, lângă Lista și Gantt. Se deschide panoul.
2. Faceți clic pe Adaugă diagramă. Se deschide fereastra Adaugă diagramă, cu previzualizarea diagramei în stânga și setările în dreapta.
3. Alegeți valorile dorite în câmpurile Interval de date și Tip de diagramă și, dacă este nevoie, setați gruparea și filtrele (vezi Interval de date și tipuri de diagrame și Filtrele unei singure diagrame). Câmpul Nume sugerează un titlu pentru diagramă, pe care îl puteți schimba.
4. Faceți clic pe Adaugă. Diagrama apare pe panou.

Când treceți cu cursorul peste o bară sau o felie a diagramei circulare, o casetă informativă enumeră proiectele din care este alcătuit acel element al diagramei.

Notă: în vizualizarea Prezentare generală, butoanele Coloane și Export sunt indisponibile, la fel ca în vizualizarea Gantt.

Interval de date și tipuri de diagrame

În fereastra Adaugă diagramă, câmpul Interval de date definește ce numără diagrama:

• grupul Proiecte: Proiecte (numărul de proiecte) și atributele de proiect de tip număr și de tip funcție care returnează un număr (vezi Diagrame pentru atribute numerice și de funcție);
• grupul Programare: Progresul activităților și Progres jaloanelor. Sunt incluse doar activitățile și jaloanele nefinalizate (cu progres diferit de 100%) din proiectele raportului. Diagrama distinge trei grupuri: Întârziate (data de sfârșit este anterioară zilei de azi), Nu există întârzieri (data de sfârșit este azi sau mai târziu) și Nu există date (fără dată de sfârșit);
• grupul Riscuri: Riscuri și Matrice (o matrice de probabilitate și impact; treceți cu cursorul peste o celulă pentru a vedea riscurile din ea). Grupul este disponibil când modulul de riscuri este activat.

Câmpul Tip de diagramă are cinci valori: Circular, Coloană, Contor (un singur număr), Procent (un cerc cu „număr / total”, adică ponderea elementelor care îndeplinesc filtrele diagramei în totalul elementelor din intervalul de date) și Lista (numele proiectelor, ale riscurilor, ale activităților sau ale jaloanelor, cu numărul lor în antet). Nu fiecare tip este disponibil în fiecare interval: Procent nu este oferit în grupul Programare, iar Lista nu este oferită pentru atributele numerice. Pentru Progresul activităților și Progres jaloanelor, Contor și Lista arată unul dintre cele trei grupuri, ales în câmpul Întârziere.

Pentru diagramele circulare și cu coloane din grupurile Proiecte și Riscuri, câmpul Gruparea definește modul de împărțire a datelor:

• proiecte: Spații de lucru, Starea proiectului, Sănătatea proiectului, Manager de proiect, Progres proiectelor (Întârziate, Nu există întârzieri sau Fără plan de bază; întârziat înseamnă că data de sfârșit a proiectului este mai târzie decât în ultima bază), Depășirea bugetului (Depășit, În limitele bugetului sau Fără plan de bază, pe baza abaterii bugetului față de ultima bază) și fiecare atribut de proiect de tip listă cu alegere unică sau cu selecție multiplă (vezi Atribute în rezumatul grafic);
• riscuri: Categoria și Stare.

Pentru diagramele circulare și cu coloane puteți seta și Etichete (Valoare și Procent), iar pentru diagramele managerilor de proiect și ale categoriilor de riscuri și Culoare (o paletă de culori).

Diagramele care depind de modulul de buget (Depășirea bugetului) sau de modulul de riscuri afișează mesajul Widgetul este inactiv când modulul este dezactivat.

Diagrame pentru atribute numerice și de funcție

Grupul Proiecte al câmpului Interval de date conține și atributele de proiect de tip număr și atributele de tip funcție care returnează un număr. Diagrama unui astfel de atribut însumează valorile lui din proiectele raportului, în loc să numere proiecte. Un proiect fără valoare în atribut nu contribuie la sumă.

1. Faceți clic pe Adaugă diagramă și, în câmpul Interval de date, alegeți un atribut numeric sau de funcție din grupul Proiecte.
2. Alegeți valoarea din câmpul Tip de diagramă. O diagramă de tip Circular sau Coloană împarte suma după proprietatea aleasă în câmpul Gruparea, de exemplu starea proiectului, spațiul de lucru sau propriul atribut de tip listă. Contor arată un singur număr: suma atributului pentru proiectele care îndeplinesc filtrele diagramei. Procent arată această sumă în raport cu suma tuturor proiectelor raportului.
3. Opțional, setați filtre (vezi Filtrele unei singure diagrame). Faceți clic pe Adaugă. Diagrama apare pe panou.

Numărul de zecimale de pe diagramă provine din definiția atributului. Atributele de proiect sunt descrise în Atribute de proiect.

Filtrele unei singure diagrame

Fiecare diagramă are propriul filtru, independent de filtrul raportului. Filtrul unei diagrame restrânge doar datele acelei diagrame; rezultatul raportului și celelalte diagrame nu se schimbă. Diagramele din grupurile Proiecte și Riscuri au filtre; cele din grupul Programare nu au.

Utilizări tipice: excluderea proiectelor arhivate, afișarea în matrice doar a riscurilor cu o stare aleasă sau limitarea unei diagrame la proiectele aflate în anumite stări.

1. În fereastra Adaugă diagramă sau Editați diagrama, faceți clic pe Adaugă opțiuni în secțiunea Filtru. Apare un nou rând de filtru.
2. În primul câmp al rândului alegeți un criteriu, iar în al doilea valorile care trebuie să rămână pe diagramă. Previzualizarea diagramei se actualizează după fiecare modificare.
3. Adăugați alte criterii cu același buton; fiecare criteriu poate fi folosit o singură dată, iar pictograma coșului de gunoi elimină un rând. Diagrama arată elementele care îndeplinesc toate criteriile simultan.
4. Faceți clic pe Adaugă (Salvare la editare). Filtrul este salvat împreună cu diagrama și aplicat de fiecare dată când vizualizarea este deschisă.

Criterii pentru proiecte: Starea proiectului, Manager de proiect, Arhivarea proiectului, Spațiu de lucru, Sănătatea proiectului, Data de începere, Data de încheiere, Depășirea bugetului, Progres proiectelor, Nume și atribute de proiect de tip dată, număr și listă (alegere unică și selecție multiplă). Criterii pentru riscuri: Stare (riscuri), Probabilitate (riscuri), Impact (riscuri), Categoria (riscului), Arhivarea proiectului, Spațiu de lucru și Nume; ultimele trei se referă la proiectele cărora le aparțin riscurile.

Criteriul Spațiu de lucru restrânge diagrama la unitățile de afaceri alese (vezi Spații de lucru în portofolii, revizuiri și rapoarte).

Aranjarea panoului, editarea și ștergerea diagramelor

Diagramele sunt așezate pe o grilă. Tragerea unei diagrame de bara de titlu o mută, iar tragerea de colț îi schimbă dimensiunea; lățimea minimă este de două coloane ale grilei. Fiecare modificare a aranjării este salvată imediat (un mesaj confirmă modificările salvate) și se aplică tuturor utilizatorilor raportului. Persoanele fără dreptul de a edita raportul văd panoul fără a putea muta diagramele și fără meniu.

Când treceți cu cursorul peste bara de titlu a unei diagrame, apare o pictogramă de meniu cu aceste comenzi:

• Editați deschide fereastra Editați diagrama cu setările curente. Puteți schimba numele, intervalul de date, tipul diagramei, gruparea și filtrele. Butonul Salvare salvează modificările, iar butonul Ștergeți din această fereastră șterge diagrama;
• Clonează creează o copie a diagramei cu aceleași setări și cu „ – copie” adăugat la nume. O diagramă fără date de afișat nu poate fi clonată (mesajul Nu se poate clona. Lipsa datelor de afișat împiedică clonarea acestui element);
• Ștergeți șterge diagrama după confirmare.

Clonarea unui raport copiază și panoul lui (vezi Clonarea unui raport). Portofoliile și revizuirile au panouri asemănătoare.

Exportul unui raport

Butonul Export de deasupra rezultatului salvează raportul, în vizualizarea listă, ca fișier Excel (.xlsx) cu coloanele vizibile. Butonul este vizibil când raportul are rezultate și este disponibil și cu permisiunea Previzualizare. Numele fișierului este alcătuit din numele raportului și data.

1. Deschideți raportul, schimbând filtrele și coloanele dacă este nevoie.
2. Faceți clic pe Export. Browserul descarcă fișierul.

În vizualizarea Gantt, exportul în Excel nu este disponibil; diagrama are propriul buton Export pentru PDF sau PNG (vezi Raport de proiecte ca diagramă Gantt).