Raporty

Raporty to zapytania do bieżących danych organizacji, wyświetlane jako tabela. Raport pokazuje tylko te projekty i elementy, do których użytkownik ma dostęp, oraz tylko z obszarów pracy, w których ma uprawnienia. Wynik za każdym razem pochodzi z aktualnych danych, więc ten sam raport otwarty za tydzień pokaże inny stan.

Zakładka Raporty jest w menu głównym i dostępna dla użytkowników z uprawnieniem do raportów, czyli z licencją Pełna (zobacz Licencje). Raport typu Projekty ma też widoki Gantt i Podsumowanie. Do szczegółowego zarządzania danymi projektów służą też Portfele i Przeglądy.

Lista raportów i grupy

Lista raportów jest drzewem grup i raportów. Kolumny: Nazwa, Moje uprawnienia (Właściciel, Edycja albo Podgląd), Właściciel i Ostatnia zmiana (kto i kiedy zmienił raport). Grupy porządkują raporty i mogą być zagnieżdżone. Struktura grup każdego użytkownika jest prywatna.

1. Po kliknięciu strzałki obok przycisku Nowy raport należy wybrać opcję Nowa grupa. Otworzy się okno Dodaj grupę raportów.
2. Należy wpisać nazwę grupy.
3. Opcjonalnie należy wybrać grupę nadrzędną w polu Grupa.
4. Po kliknięciu przycisku Dodaj grupa pojawi się na liście.

Aby przenieść raport do grupy, należy w menu z trzema kropkami (przy raporcie na liście albo w widoku raportu) wybrać polecenie Przenieś. Po kliknięciu grupy otworzy się jej edycja, w której można zmienić nazwę i grupę nadrzędną albo usunąć grupę. Usunięcie grupy usuwa wszystkie raporty w niej zawarte, dlatego aplikacja prosi o potwierdzenie.

Tworzenie raportu

1. Po kliknięciu przycisku Nowy raport na liście raportów otworzy się okno Nowy raport z rodzajami raportu.
2. Należy wybrać rodzaj raportu: Projekty, Harmonogram, Budżet, Wykonanie budżetu, Ryzyka, Produkty albo Plan (rodzaje budżetu, ryzyk i produktów są dostępne, gdy włączono odpowiedni moduł), i kliknąć przycisk Dodaj. Otworzy się okno Filtr z domyślnymi warunkami dla wybranego rodzaju.
3. Następnie należy ustawić warunki (zobacz Filtry i wynik raportu) i kliknąć przycisk Filtruj. Raport otworzy się z wynikiem i domyślnymi kolumnami.
4. Na koniec należy kliknąć przycisk Zapisz, wpisać nazwę, opcjonalnie wybrać grupę i ponownie kliknąć Zapisz. Raport zostanie zapisany i trafi na listę.

Raport typu Projekty ma widoki Lista i Gantt, a po zapisaniu także Podsumowanie (zobacz Raport projektów jako wykres Gantta i Podsumowanie graficzne raportu).

Raport ad-hoc

Raport nie jest zestawieniem przygotowanym raz na zawsze — to zapytanie, które przy każdym otwarciu pobiera bieżące dane. Wynik tego samego raportu sprzed tygodnia i dzisiaj może się więc różnić, mimo że jego definicja się nie zmieniła.

Nowy raport, którego nie zapisano, jest raportem ad-hoc. Można go swobodnie przeglądać: wybrać rodzaj, ustawić filtry i obejrzeć wynik. Dopóki nie zostanie kliknięte Zapisz, raport nie istnieje w systemie jako osobny wpis i widzi go tylko jego autor w tej przeglądarce. Po opuszczeniu strony bez zapisania aplikacja pyta, czy porzucić zmiany.

Ta sama zasada obowiązuje w zapisanych raportach: zmiana filtrów albo kolumn od razu przelicza wynik z aktualnych danych. Raport nie jest migawką z dnia utworzenia — pokazuje stan projektów, budżetu czy harmonogramu w chwili oglądania.

Uwaga: zapisany raport widzi tylko jego właściciel, dopóki go nie udostępni (zobacz Udostępnianie raportu).

Filtry i wynik raportu

Po kliknięciu przycisku Filtry nad wynikiem (z liczbą reguł) otworzy się okno Filtr. Filtr składa się z reguł (Nowa reguła): pole, operator i wartość. Reguły łączy się w grupy warunkiem ORAZ albo LUB i można zagnieżdżać grupy (Nowa grupa). Dostępne pola zależą od rodzaju raportu — w raporcie projektów są to na przykład nazwa, Obszar pracy, status, portfel, kierownik, kondycja, daty i atrybuty projektu. Po kliknięciu przycisku Filtruj warunki zostaną zastosowane do wyniku. Filtry zmienia właściciel raportu i osoba z uprawnieniem Edycja.

Raport działa w granicach obszarów pracy: agreguje dane tylko z projektów w obszarach, do których użytkownik ma dostęp (zobacz Obszary pracy w portfelach, przeglądach i raportach). Pole Obszar pracy w filtrze zawęża wynik do wybranych jednostek biznesowych.

Pod przyciskami widać liczbę wyników. Gdy filtr nie zwraca niczego, raport pokazuje komunikat o braku danych.

Wiersz podsumowujący

Jeśli raport ma kolumny liczbowe (na przykład czas trwania albo kwoty budżetu), pod nagłówkami tabeli pojawia się wiersz podsumowujący z sumą każdej takiej kolumny. Bez kolumn liczbowych wiersza nie ma.

Kolumny raportu

Po kliknięciu przycisku Kolumny nad wynikiem otworzy się okno Ustawienia kolumn, w którym wybiera się, jakie pola raport pokazuje i w jakiej kolejności.

1. Należy kliknąć przycisk Kolumny. Otworzy się okno Ustawienia kolumn.
2. Aby zmienić pozycję kolumny, należy przeciągnąć ją za uchwyt (sześć kropek pojawia się po najechaniu) albo zmienić pole z listy przy kolumnie. Kolumna przesunie się na nowe miejsce.
3. Po kliknięciu przycisku Dodaj kolumnę pojawi się kolejne pole; lista podpowiada tylko pola jeszcze nieużyte.
4. Po kliknięciu ikony kosza kolumna zostanie usunięta.
5. Na koniec należy zatwierdzić zmiany. Wynik raportu zostanie pokazany z nowym zestawem kolumn.

Dostępne pola zależą od rodzaju raportu: raport projektów oferuje pola projektu, karty projektu i ról projektowych, raport harmonogramu — pola harmonogramu, raport budżetu i wykonania — pola budżetowe. Na liście są też wcześniej zdefiniowane atrybuty niestandardowe. Kolumna Dział jest widoczna tylko przy włączonej strukturze organizacyjnej. Raport musi mieć co najmniej jedną kolumnę.

W raporcie projektów pięć kolumn budżetowych — Budżet – ostatni plan, Budżet wykonanie, Budżet prognoza, Budżet odchylenie – ostatni plan i Budżet prognoza + wykonanie — można dodać wielokrotnie, każdą dla innego okresu: Całość, konkretny Rok, Konkretny miesiąc albo Obecny miesiąc podany jako przesunięcie względem dzisiejszej daty (na przykład miesiąc wcześniej albo trzy miesiące później). Dzięki temu raport pokazuje właściwy okres także przy późniejszym otwarciu.

Uwaga: w zapisanym raporcie zmiana kolumn zapisuje się od razu; w nowym, niezapisanym raporcie kolumny zapisują się razem z całym raportem. Szerokość kolumn zapamiętuje przeglądarka.

Udostępnianie raportu

Zapisany raport można udostępnić innym użytkownikom. Udostępniać może właściciel i osoba z uprawnieniem Edycja; raport można udostępnić tylko użytkownikom z licencją Pełna.

1. Należy otworzyć zapisany raport (nowy raport trzeba najpierw zapisać).
2. Następnie z menu z trzema kropkami w nagłówku raportu należy wybrać pozycję Udostępnianie. Otworzy się okno Udostępnianie z tabelą Imię i Nazwisko i Dostęp.
3. Po kliknięciu przycisku Dodaj użytkownika należy wybrać osoby i poziom dostępu. Osoby pojawią się w tabeli.
4. Na koniec należy zapisać zmiany. Wybrane osoby zyskają dostęp do raportu i dostaną powiadomienie.

• Edycja — użytkownik zmienia filtry i kolumny raportu oraz go udostępnia, ale nie zmienia jego nazwy; polecenie usunięcia odbiera tylko jemu dostęp do raportu.
• Podgląd — użytkownik tylko ogląda raport i eksportuje jego wynik.

Dodani użytkownicy dostają powiadomienie o udostępnionym raporcie i poziomie dostępu (zobacz Udostępnienie raportu, portfela i programu). Usunięcie użytkownika z tabeli odbiera mu dostęp. Właściciel zawsze ma dostęp do swojego raportu.

Usunięcie raportu przez właściciela usuwa go trwale i odbiera dostęp wszystkim, którym go udostępniono. Użytkownik, któremu raport udostępniono, po usunięciu traci tylko własny dostęp.

Klonowanie raportu

Klonowanie tworzy niezależną kopię raportu: ten sam rodzaj, te same filtry i kolumny, ale osobny wpis na liście, którego właścicielem jest użytkownik klonujący.

1. Należy otworzyć raport i z menu z trzema kropkami wybrać pozycję Klonuj. Otworzy się okno Nowy raport.
2. Następnie należy poprawić nazwę w oknie Nowy raport (domyślnie podpowiada się nazwa oryginału) i opcjonalnie wybrać grupę.
3. Po kliknięciu przycisku Zapisz zostanie utworzona kopia raportu i otworzy się jej edycja.

Do kopii przechodzą rodzaj raportu, warunki filtra i kolumny; w raporcie projektów także podsumowanie graficzne i szerokości kolumn. Nie przechodzą udostępnienia oryginału ani grupa — trzeba udostępnić kopię od nowa i wybrać grupę. Klonować można każdy raport, do którego jest dostęp, także z uprawnieniem Podgląd.

Raport projektów jako wykres Gantta

Raport typu Projekty można obejrzeć jako wykres Gantta zamiast listy — wygodnie porównuje się w nim harmonogramy wielu projektów naraz.

1. Należy otworzyć raport typu Projekty.
2. Następnie nad wynikiem należy przełączyć widok z Lista na Gantt. Wynik pojawi się jako wykres Gantta.

Wykres pokazuje po jednym pasku dla każdego projektu spełniającego filtry raportu, razem z zależnościami do zadań spoza tych projektów. Przycisk Wykres włącza i wyłącza: kamienie milowe, zależności, daty, kierownika projektu, status projektu, linię dnia dzisiejszego oraz dwa dodatkowe pasma dat — Ostatni plan i Pierwszy plan. Tam wybiera się też, według czego kolorować paski: postępu, kondycji projektu, statusu projektu albo atrybutu projektu typu lista. Skalę czasu (dzień, tydzień, miesiąc, kwartał, rok) zmienia suwak powiększenia, a przycisk Eksport zapisuje wykres jako plik PDF albo PNG.

Uwaga: w widoku Gantt nie można zmieniać kolumn ani eksportować wyniku do Excela — te przyciski są niedostępne, dopóki wykres jest włączony. Ustawienia wykresu (widoczne pasma, kolorowanie, skala) przeglądarka zapamiętuje osobno dla każdego raportu.

Podsumowanie graficzne raportu

Raport typu Projekty ma widok Podsumowanie: pulpit z wykresami (widżetami), które pokazują wskaźniki projektów z wyniku raportu, na przykład kondycję, statusy, kierowników, opóźnienia względem planu i przekroczenia budżetu. Widok jest dostępny obok widoków Lista i Gantt tylko w zapisanym raporcie; raporty innych rodzajów go nie mają. Wykresy liczą się z projektów spełniających filtry raportu, zawsze z bieżących danych.

Pulpit widzi każdy, kto ma dostęp do raportu. Wykresy dodaje, zmienia i układa właściciel raportu oraz osoba z uprawnieniem Edycja (zobacz Udostępnianie raportu). Układ pulpitu zapisuje się w raporcie i jest taki sam dla wszystkich użytkowników. Przy pierwszym otwarciu widoku pojawia się pięć wykresów domyślnych: kondycja projektów, status projektu, kierownik projektu, postęp projektów i przekroczenie budżetu.

1. Po otwarciu zapisanego raportu typu Projekty należy kliknąć widok Podsumowanie, obok widoków Lista i Gantt. Otworzy się pulpit z wykresami.
2. Po kliknięciu przycisku Dodaj wykres otworzy się okno Dodaj wykres z podglądem wykresu po lewej stronie i ustawieniami po prawej.
3. Należy wybrać Zakres danych i Rodzaj wykresu, a w razie potrzeby ustawić grupowanie i filtry (zobacz Zakres danych i rodzaje wykresów oraz Filtry pojedynczego wykresu). W polu Nazwa podpowiada się tytuł wykresu, który można zmienić.
4. Po kliknięciu przycisku Dodaj wykres pojawi się na pulpicie.

Po najechaniu na słupek albo wycinek koła pojawia się podpowiedź z listą projektów, które tworzą ten element wykresu.

Uwaga: w widoku Podsumowanie przyciski Kolumny i Eksport są niedostępne, podobnie jak w widoku Gantt.

Zakres danych i rodzaje wykresów

W oknie Dodaj wykres pole Zakres danych określa, co wykres liczy:

• grupa Projekty: Projekty (liczba projektów) oraz atrybuty projektu typu liczba i funkcja zwracająca liczbę (zobacz Wykresy dla atrybutów liczbowych i funkcyjnych);
• grupa Harmonogram: Postęp zadań i Postęp kamieni milowych. Uwzględniane są tylko niezakończone zadania i kamienie milowe (postęp inny niż 100%) z projektów raportu. Wykres rozróżnia trzy grupy: Opóźnione (data zakończenia wcześniejsza niż dzisiejsza), Bez opóźnień (data zakończenia dzisiejsza albo późniejsza) i Brak dat (brak daty zakończenia);
• grupa Ryzyka: Ryzyka oraz Matryca (macierz prawdopodobieństwa i wpływu; po najechaniu na pole widać ryzyka z tej komórki). Grupa jest dostępna, gdy włączono moduł ryzyk.

Pole Rodzaj wykresu ma pięć wartości: Kołowy, Kolumnowy, Licznik (jedna liczba), Procent (koło z zapisem „liczba / suma”, czyli udział elementów spełniających filtry wykresu we wszystkich elementach danego zakresu) oraz Lista (nazwy projektów, ryzyk, zadań albo kamieni milowych, a w nagłówku ich liczba). Nie każdy rodzaj jest dostępny w każdym zakresie: Procent nie występuje w grupie Harmonogram, a Lista nie występuje przy atrybutach liczbowych. W zakresie Postęp zadań i Postęp kamieni milowych wykres typu Licznik i Lista pokazuje jedną z trzech grup, wybraną w polu Opóźnienie.

Dla wykresów kołowych i kolumnowych w grupach Projekty i Ryzyka pole Grupowanie określa, według czego dzielone są dane:

• projekty: Obszary pracy, Status projektu, Kondycja projektu, Kierownik projektu, Postęp projektów (Opóźnione, Bez opóźnień albo Brak planu bazowego; opóźnienie oznacza, że data zakończenia projektu jest późniejsza niż w ostatnim planie), Przekroczenie budżetu (Przekroczony, Nieprzekroczony albo Brak planu bazowego, według odchylenia budżetu od ostatniego planu) oraz każdy atrybut projektu typu lista jednokrotnego lub wielokrotnego wyboru (zobacz Atrybuty w podsumowaniu graficznym);
• ryzyka: Kategoria i Status.

Dla wykresów kołowych i kolumnowych można też ustawić Etykiety (Wartość i Procent), a dla wykresów kierowników projektów i kategorii ryzyk także Kolor (paleta kolorów).

Wykresy zależne od modułu budżetu (Przekroczenie budżetu) albo modułu ryzyk pokazują komunikat Widżet jest nieaktywny, gdy moduł jest wyłączony.

Wykresy dla atrybutów liczbowych i funkcyjnych

W grupie Projekty pola Zakres danych są też atrybuty projektu typu liczba oraz atrybuty typu funkcja, które zwracają liczbę. Wykres z takiego atrybutu sumuje jego wartości z projektów raportu, zamiast liczyć projekty. Projekt bez wartości w atrybucie nie zwiększa sumy.

1. Po kliknięciu przycisku Dodaj wykres należy w polu Zakres danych wybrać atrybut liczbowy albo funkcyjny z grupy Projekty.
2. Następnie należy wybrać Rodzaj wykresu. Wykres Kołowy lub Kolumnowy dzieli sumę według właściwości wybranej w polu Grupowanie, na przykład statusu projektu, obszaru pracy albo własnego atrybutu typu lista. Licznik pokazuje jedną liczbę: sumę atrybutu z projektów spełniających filtry wykresu. Procent pokazuje tę sumę w stosunku do sumy ze wszystkich projektów raportu.
3. Opcjonalnie można ustawić filtry (zobacz Filtry pojedynczego wykresu). Po kliknięciu przycisku Dodaj wykres pojawi się na pulpicie.

Liczba miejsc dziesiętnych na wykresie pochodzi z definicji atrybutu. Atrybuty projektu opisuje dział Atrybuty projektu.

Filtry pojedynczego wykresu

Każdy wykres ma własny filtr, niezależny od filtra raportu. Filtr wykresu zawęża dane tylko tego wykresu; wynik raportu i pozostałe wykresy się nie zmieniają. Filtry mają wykresy z grup Projekty i Ryzyka; wykresy z grupy Harmonogram filtra nie mają.

Typowe zastosowania: pominięcie projektów zarchiwizowanych, pokazanie w matrycy tylko ryzyk o wybranym statusie albo ograniczenie wykresu do projektów w wybranych statusach.

1. W oknie Dodaj wykres albo Edytuj wykres należy w sekcji Filtr kliknąć przycisk Dodaj opcje. Pojawi się nowy wiersz filtra.
2. W pierwszym polu wiersza należy wybrać kryterium, a w drugim wartości, które mają zostać na wykresie. Podgląd wykresu odświeża się po każdej zmianie.
3. Kolejne kryteria dodaje się tym samym przyciskiem; każde kryterium można użyć tylko raz, a wiersz usuwa ikona kosza. Wykres pokazuje elementy spełniające wszystkie kryteria jednocześnie.
4. Po kliknięciu przycisku Dodaj (przy edycji Zapisz) filtr zostanie zapamiętany razem z wykresem i będzie stosowany przy każdym otwarciu widoku.

Kryteria dla projektów: Status projektu, Kierownik Projektu, Archiwizacja projektu, Obszar pracy, Kondycja projektu, Data startu, Data końca, Przekroczenie budżetu, Postęp projektów, Nazwa oraz atrybuty projektu typu data, liczba i lista (jednokrotnego i wielokrotnego wyboru). Kryteria dla ryzyk: Status (ryzyk), Prawdopodobieństwo (ryzyk), Wpływ (ryzyk), Kategoria (ryzyka), Archiwizacja projektu, Obszar pracy i Nazwa; dwa ostatnie dotyczą projektów, do których należą ryzyka.

Kryterium Obszar pracy zawęża wykres do wybranych jednostek biznesowych (zobacz Obszary pracy w portfelach, przeglądach i raportach).

Układ pulpitu, edycja i usuwanie wykresów

Wykresy są ułożone na siatce. Przeciągnięcie wykresu za pasek tytułu przenosi go w nowe miejsce, a przeciągnięcie jego rogu zmienia rozmiar; najmniejsza szerokość to dwie kolumny siatki. Każda zmiana układu zapisuje się od razu (pojawia się komunikat o zapisaniu zmian) i obowiązuje wszystkich użytkowników raportu. Osoby bez prawa edycji raportu widzą pulpit bez możliwości przesuwania wykresów i bez menu.

Po najechaniu na pasek tytułu wykresu pojawia się ikona menu z poleceniami:

• Edytuj otwiera okno Edytuj wykres z bieżącymi ustawieniami. Można w nim zmienić nazwę, zakres danych, rodzaj wykresu, grupowanie i filtry. Zmiany zapisuje przycisk Zapisz, a przycisk Usuń w tym oknie usuwa wykres;
• Klonuj tworzy kopię wykresu z tymi samymi ustawieniami i dopiskiem „ – kopia” w nazwie. Klonowanie jest niemożliwe, gdy wykres nie ma danych do wyświetlenia (komunikat Nie można sklonować. Brak danych do wyświetlenia uniemożliwia sklonowanie tego elementu);
• Usuń usuwa wykres po potwierdzeniu.

Klonowanie raportu kopiuje także jego pulpit (zobacz Klonowanie raportu). Analogiczne pulpity mają portfele i przeglądy.

Eksport raportu

Po kliknięciu przycisku Eksport nad wynikiem raport w widoku listy zostanie zapisany jako plik Excel (.xlsx) z widocznymi kolumnami. Przycisk jest widoczny, gdy raport ma wyniki, i dostępny także z uprawnieniem Podgląd. Nazwa pliku składa się z nazwy raportu i daty.

1. Należy otworzyć raport i w razie potrzeby zmienić filtry i kolumny.
2. Po kliknięciu przycisku Eksport przeglądarka pobierze plik.

W widoku Gantt eksport do Excela jest niedostępny; wykres zapisuje własny przycisk Eksport w formacie PDF lub PNG (zobacz Raport projektów jako wykres Gantta).