Rapporti

I rapporti sono interrogazioni sui dati correnti dell’organizzazione, il cui risultato viene mostrato come tabella. Un rapporto mostra solo i progetti e gli elementi a cui l’utente ha accesso, e solo degli spazi di lavoro in cui ha dei permessi. Il risultato proviene sempre da dati aggiornati, quindi lo stesso rapporto aperto una settimana dopo mostra uno stato diverso.

La voce Rapporti si trova nel menu principale ed è disponibile per gli utenti con una licenza Completa (vedi Licenze d’uso). Un rapporto di tipo Progetti ha anche le viste Gantt e Panoramica. Anche i portafogli e le revisioni servono a gestire in dettaglio i dati dei progetti.

Elenco dei rapporti e gruppi

L’elenco dei rapporti è un albero di gruppi e rapporti. Le colonne sono Nome, I miei permessi (Proprietario, Modifica o Anteprima), Proprietario e Ultima modifica (chi ha modificato il rapporto e quando). I gruppi servono a organizzare i rapporti e possono essere annidati. Ogni utente ha una propria struttura di gruppi, che gli altri non vedono.

1. Clicca sulla freccia accanto al pulsante Nuovo rapporto e scegli Nuovo gruppo. Si apre la finestra Aggiungi gruppo di report.
2. Inserisci il nome del gruppo.
3. Se vuoi, scegli un gruppo padre nel campo Gruppo.
4. Clicca su Aggiungi. Il gruppo compare nell’elenco.

Il comando Muoversi (nel menu a tre puntini accanto a un rapporto nell’elenco o nella vista del rapporto) sposta un rapporto in un gruppo. Cliccando su un gruppo se ne apre la modifica, dove puoi cambiare il nome e il gruppo padre oppure eliminare il gruppo. L’eliminazione di un gruppo elimina anche tutti i rapporti che contiene (l’applicazione chiede conferma).

Creare un rapporto

1. Clicca su Nuovo rapporto nell’elenco dei rapporti. Si apre la finestra Nuovo rapporto con i tipi di rapporto.
2. Scegli il tipo: Progetti, Cronoprogramma, Budget, Esecuzione del budget, Rischi, Prodotti o Baseline (i tipi budget, rischi e prodotti sono disponibili quando il modulo corrispondente è attivo) e clicca su Aggiungi. Si apre la finestra Filtro con le condizioni predefinite per il tipo scelto.
3. Imposta le condizioni (vedi Filtri e risultato del rapporto) e clicca su Filtra. Il rapporto si apre con il risultato e le colonne predefinite.
4. Clicca su Salva, inserisci un nome, se vuoi scegli un gruppo e clicca su Salva. Il rapporto viene aggiunto all’elenco.

Un rapporto Progetti ha le viste Elenco e Gantt e, una volta salvato, anche la vista Panoramica (vedi Rapporto dei progetti come diagramma di Gantt e Panoramica grafica di un rapporto).

Rapporto ad hoc

Un rapporto non è un riepilogo preparato una volta per tutte: è un’interrogazione che preleva i dati correnti a ogni apertura. Il risultato dello stesso rapporto di una settimana fa e quello di oggi possono quindi differire, anche se la sua definizione non è cambiata.

Un nuovo rapporto non ancora salvato è un rapporto ad hoc. Puoi esplorarlo liberamente: scegliere il tipo, impostare i filtri e guardare il risultato. Finché non clicchi su Salva, il rapporto non esiste nel sistema come elemento a sé e lo vede solo il suo autore, in quel browser. Se lasci la pagina senza salvare, l’applicazione chiede se scartare le modifiche.

La stessa regola vale per i rapporti salvati: la modifica dei filtri o delle colonne ricalcola subito il risultato sui dati correnti. Un rapporto non è un’istantanea del giorno in cui è stato creato — mostra lo stato dei progetti, del budget o del cronoprogramma nel momento in cui lo guardi.

Nota: un rapporto salvato è visibile solo al suo proprietario finché non lo condivide (vedi Condividere un rapporto).

Filtri e risultato del rapporto

Il pulsante Filtri sopra il risultato (con il numero delle regole) apre la finestra Filtro. Un filtro è composto da regole (Nuova regola): un campo, un operatore e un valore. Le regole si combinano in gruppi con la condizione E oppure O, e i gruppi possono essere annidati (Nuovo gruppo). I campi disponibili dipendono dal tipo di rapporto — in un rapporto dei progetti sono per esempio il nome, Spazi di lavoro, lo stato, il portafoglio, il Project Manager, lo stato di salute, le date e gli attributi di progetto. Il pulsante Filtra applica le condizioni. I filtri possono essere modificati dal proprietario del rapporto e da chi ha il permesso Modifica.

Un rapporto è limitato agli spazi di lavoro a cui l’utente ha accesso: aggrega solo i dati dei progetti presenti in questi spazi (vedi Spazi di lavoro in portafogli, revisioni e rapporti). Il campo Spazi di lavoro in un filtro restringe il risultato alle unità organizzative scelte.

Il numero dei risultati è mostrato sotto i pulsanti. Quando un filtro non restituisce nulla, il rapporto mostra un messaggio di assenza di dati.

Riga di riepilogo

Se un rapporto ha colonne numeriche (per esempio la durata o gli importi del budget), sotto le intestazioni compare una riga di riepilogo con la somma di ciascuna di queste colonne. Senza colonne numeriche questa riga non c’è.

Colonne del rapporto

Il pulsante Colonne sopra il risultato apre la finestra Impostazioni della colonna, dove scegli quali campi mostra il rapporto e in quale ordine.

1. Clicca su Colonne.
2. Trascina una colonna dalla sua maniglia (al passaggio del mouse compaiono sei puntini) per cambiarne la posizione, oppure cambia il campo dall’elenco accanto alla colonna.
3. Clicca su Aggiungi colonna per aggiungere un altro campo; l’elenco propone solo i campi non ancora utilizzati.
4. L’icona del cestino rimuove una colonna.
5. Conferma.

I campi disponibili dipendono dal tipo di rapporto: un rapporto dei progetti offre campi del progetto, della carta di progetto e dei ruoli nel progetto, un rapporto del cronoprogramma — campi del cronoprogramma, un rapporto di budget o di esecuzione del budget — campi di budget. Nell’elenco ci sono anche gli attributi personalizzati definiti in precedenza. La colonna Dipartimento è visibile solo quando la struttura organizzativa è attiva. Un rapporto deve avere almeno una colonna.

In un rapporto dei progetti, le cinque colonne di budget — Budget – ultima baseline, Budget – esecuzione, Budget di previsione, Deviazione budget – ultima baseline e Budget previsionale + esecuzione — possono essere aggiunte più volte, ciascuna per un periodo diverso: Intero, un Anno preciso, un Mese specifico oppure il Mese corrente, indicato come scostamento rispetto alla data odierna (per esempio un mese prima o tre mesi dopo). In questo modo il rapporto mostra il periodo giusto anche quando viene aperto più tardi.

Nota: in un rapporto salvato la modifica di una colonna viene salvata subito; in un nuovo rapporto non salvato le colonne vengono salvate insieme all’intero rapporto. Il browser ricorda la larghezza delle colonne.

Condividere un rapporto

Un rapporto salvato può essere condiviso con altri utenti. Possono condividerlo il proprietario e chi ha il permesso Modifica; un rapporto può essere condiviso solo con utenti che hanno una licenza Completa.

1. Apri un rapporto salvato (un nuovo rapporto va prima salvato).
2. Scegli Condivisione dal menu a tre puntini nell’intestazione del rapporto. Si apre la finestra Condivisione con una tabella con le colonne Nome e cognome e Accesso.
3. Clicca su Aggiungi utente, scegli le persone e il livello di accesso.
4. Salva.

• Modifica — l’utente cambia i filtri e le colonne del rapporto e lo condivide, ma non lo rinomina; il comando di eliminazione ritira solo il suo accesso al rapporto.
• Anteprima — l’utente può solo visualizzare il rapporto ed esportarne il risultato.

Gli utenti aggiunti ricevono una notifica sul rapporto condiviso e sul livello di accesso (vedi Condividere un rapporto, un portafoglio o un programma). La rimozione di un utente dalla tabella ne ritira l’accesso. Il proprietario ha sempre accesso al proprio rapporto.

L’eliminazione di un rapporto da parte del proprietario lo elimina definitivamente e ritira l’accesso a tutti coloro con cui era condiviso. Un utente con cui il rapporto è stato condiviso perde solo il proprio accesso quando lo elimina.

Clonare un rapporto

La clonazione crea una copia indipendente di un rapporto: stesso tipo, stessi filtri e stesse colonne, ma come voce separata nell’elenco, di cui è proprietario l’utente che l’ha clonato.

1. Apri il rapporto e scegli Clona dal menu a tre puntini.
2. Correggi il nome nella finestra Nuovo rapporto (per impostazione predefinita viene proposto il nome dell’originale) e, se vuoi, scegli un gruppo.
3. Clicca su Salva. Si apre la modifica della nuova copia.

Il tipo di rapporto, le condizioni dei filtri e le colonne passano alla copia; in un rapporto dei progetti anche la panoramica grafica e la larghezza delle colonne. Le condivisioni dell’originale e il gruppo non passano alla copia — condividi di nuovo la copia e scegli un gruppo. Ogni rapporto a cui hai accesso può essere clonato, anche con il permesso Anteprima.

Rapporto dei progetti come diagramma di Gantt

Un rapporto Progetti può essere visualizzato come diagramma di Gantt invece che come elenco — un modo comodo per confrontare contemporaneamente i cronoprogrammi di molti progetti.

1. Apri un rapporto Progetti.
2. Sopra il risultato passa dalla vista Elenco alla vista Gantt.

Il diagramma mostra una barra per ogni progetto che soddisfa i filtri del rapporto, insieme alle dipendenze con attività esterne a questi progetti. Con il pulsante Grafico si attivano e disattivano le pietre miliari, le dipendenze, le date, il Project Manager, lo stato del progetto, la linea di oggi e due fasce di date aggiuntive — Ultima baseline e Prima baseline. Permette anche di scegliere in base a cosa colorare le barre: avanzamento, stato di salute del progetto, stato del progetto o un attributo di progetto di tipo elenco. Il cursore dello zoom cambia la scala temporale (giorno, settimana, mese, trimestre, anno) e il pulsante Esportazione salva il diagramma come file PDF o PNG.

Nota: nella vista Gantt non puoi cambiare le colonne né esportare il risultato in Excel — questi pulsanti non sono disponibili finché il diagramma è attivo. Il browser ricorda le impostazioni del diagramma (fasce visibili, colorazione, scala) separatamente per ogni rapporto.

Panoramica grafica di un rapporto

Un rapporto Progetti ha una vista Panoramica: una dashboard di grafici (widget) che mostrano indicatori dei progetti presenti nel risultato del rapporto, come lo stato di salute, lo stato, i Project Manager, i ritardi rispetto al piano e i superamenti del budget. La vista è disponibile accanto a Elenco e Gantt solo in un rapporto salvato; i rapporti di altri tipi non ce l’hanno. I grafici sono calcolati sui progetti che soddisfano i filtri del rapporto, sempre su dati correnti.

La dashboard la vede chiunque possa aprire il rapporto. I grafici vengono aggiunti, modificati e disposti dal proprietario del rapporto e da chi ha il permesso Modifica (vedi Condividere un rapporto). La disposizione della dashboard è salvata nel rapporto ed è la stessa per tutti gli utenti. Alla prima apertura della Panoramica compaiono cinque grafici predefiniti: stato di salute dei progetti, stato del progetto, Project Manager, progresso dei progetti e superamento del budget.

1. Apri un rapporto Progetti salvato e clicca su Panoramica accanto a Elenco e Gantt. Si apre la dashboard.
2. Clicca su Aggiungi grafico. Si apre la finestra Aggiungi grafico, con l’anteprima del grafico a sinistra e le impostazioni a destra.
3. Scegli l’Intervallo di dati e il Tipo di grafico e, se serve, imposta il raggruppamento e i filtri (vedi Intervallo di dati e tipi di grafico e Filtri di un singolo grafico). Il campo Nome suggerisce un titolo per il grafico, che puoi modificare.
4. Clicca su Aggiungi. Il grafico compare nella dashboard.

Quando passi il mouse su una colonna o su una fetta del grafico, un suggerimento elenca i progetti che compongono quell’elemento.

Nota: nella vista Panoramica i pulsanti Colonne ed Esportazione non sono disponibili, come nella vista Gantt.

Intervallo di dati e tipi di grafico

Nella finestra Aggiungi grafico, il campo Intervallo di dati definisce che cosa conta il grafico:

• il gruppo Progetti: Progetti (il numero dei progetti) e gli attributi di progetto di tipo numero e di tipo funzione che restituisce un numero (vedi Grafici per attributi numerici e attributi di funzione);
• il gruppo Cronoprogramma: Progresso delle attività e Progresso delle pietre miliari. Vengono incluse solo le attività e le pietre miliari non concluse (avanzamento diverso da 100%) dei progetti del rapporto. Il grafico distingue tre gruppi: In ritardo (la data di fine è precedente a oggi), Nessun ritardo (la data di fine è oggi o successiva) e Nessuna data (nessuna data di fine);
• il gruppo Rischi: Rischi e Matrice (una matrice di probabilità e impatto; passa il mouse su una cella per vedere i rischi al suo interno). Il gruppo è disponibile quando il modulo dei rischi è attivo.

Il campo Tipo di grafico ha cinque valori: Circolare, Colonna, Contatore (un singolo numero), Percentuale (un cerchio con «conteggio / totale», cioè la quota degli elementi che soddisfano i filtri del grafico su tutti gli elementi dell’intervallo di dati) ed Elenco (i nomi di progetti, rischi, attività o pietre miliari, con il loro numero nell’intestazione). Non tutti i tipi sono disponibili per ogni intervallo: Percentuale non è proposta nel gruppo Cronoprogramma, ed Elenco non è proposto per gli attributi numerici. Per Progresso delle attività e Progresso delle pietre miliari, un Contatore e un Elenco mostrano uno dei tre gruppi, scelto nel campo Ritardo.

Per i grafici circolari e a colonne dei gruppi Progetti e Rischi, il campo Raggruppamento definisce come vengono suddivisi i dati:

• progetti: Spazi di lavoro, Stato del progetto (la fase), Stato del progetto (lo stato di salute), Project Manager, Progresso dei progetti (In ritardo, Nessun ritardo o Nessun piano di base; in ritardo significa che la data di fine del progetto è successiva a quella nell’ultima baseline), Superamento del budget (Superato, Entro il budget o Nessun piano di base, in base allo scostamento del budget dall’ultima baseline) e ogni attributo di progetto di tipo elenco a scelta singola o a selezione multipla (vedi Attributi nel riepilogo grafico);
• rischi: Categoria e Stato.

Per i grafici circolari e a colonne puoi impostare anche le Etichette (Valore e Percentuale) e, per i grafici dei Project Manager e delle categorie di rischio, anche il Colore (una tavolozza di colori).

I grafici che dipendono dal modulo budget (Superamento del budget) o dal modulo dei rischi mostrano il messaggio Il widget è inattivo quando il modulo è disattivato.

Grafici per attributi numerici e attributi di funzione

Il gruppo Progetti del campo Intervallo di dati contiene anche gli attributi di progetto di tipo numero e gli attributi di tipo funzione che restituiscono un numero. Un grafico di un attributo di questo tipo somma i suoi valori sui progetti del rapporto invece di contare i progetti. Un progetto senza valore nell’attributo non contribuisce alla somma.

1. Clicca su Aggiungi grafico e, nel campo Intervallo di dati, scegli un attributo numerico o di funzione dal gruppo Progetti.
2. Scegli il Tipo di grafico. Un grafico Circolare o Colonna suddivide la somma in base alla proprietà scelta nel campo Raggruppamento, per esempio lo stato del progetto, lo spazio di lavoro o un tuo attributo di tipo elenco. Un Contatore mostra un solo numero: la somma dell’attributo sui progetti che soddisfano i filtri del grafico. Percentuale mostra tale somma rispetto alla somma su tutti i progetti del rapporto.
3. Se vuoi, imposta i filtri (vedi Filtri di un singolo grafico). Clicca su Aggiungi. Il grafico compare nella dashboard.

Il numero di cifre decimali nel grafico deriva dalla definizione dell’attributo. Gli attributi di progetto sono descritti in Attributi dei progetti.

Filtri di un singolo grafico

Ogni grafico ha un proprio filtro, indipendente dal filtro del rapporto. Il filtro di un grafico restringe solo i dati di quel grafico; il risultato del rapporto e gli altri grafici non cambiano. I grafici dei gruppi Progetti e Rischi hanno i filtri; quelli del gruppo Cronoprogramma no.

Usi tipici: escludere i progetti archiviati, mostrare nella matrice solo i rischi con uno stato scelto, oppure limitare un grafico ai progetti in determinati stati.

1. Nella finestra Aggiungi grafico o Modifica grafico, clicca su Aggiungi opzioni nella sezione Filtro. Compare una nuova riga di filtro.
2. Nel primo campo della riga scegli un criterio e nel secondo i valori che devono restare nel grafico. L’anteprima del grafico si aggiorna dopo ogni modifica.
3. Aggiungi altri criteri con lo stesso pulsante; ogni criterio può essere usato una sola volta e l’icona del cestino rimuove una riga. Il grafico mostra gli elementi che soddisfano contemporaneamente tutti i criteri.
4. Clicca su Aggiungi (Salva in fase di modifica). Il filtro viene salvato con il grafico e applicato a ogni apertura della vista.

Criteri per i progetti: Stato del progetto (la fase), Project Manager, Archiviazione del progetto, Spazio di lavoro, Stato del progetto (lo stato di salute), Data di inizio, Data di fine, Superamento del budget, Progresso dei progetti, Nome e attributi di progetto di tipo data, numero ed elenco (scelta singola e selezione multipla). Criteri per i rischi: Stato (rischi), Probabilità (rischi), Impatto (rischi), Categoria (rischio), Archiviazione del progetto, Spazio di lavoro e Nome; gli ultimi tre si riferiscono ai progetti a cui appartengono i rischi.

Il criterio Spazio di lavoro restringe il grafico alle unità organizzative scelte (vedi Spazi di lavoro in portafogli, revisioni e rapporti).

Disposizione della dashboard, modifica ed eliminazione dei grafici

I grafici sono disposti su una griglia. Trascinando un grafico dalla barra del titolo lo si sposta, e trascinando il suo angolo lo si ridimensiona; la larghezza minima è di due colonne della griglia. Ogni modifica della disposizione viene salvata subito (un messaggio conferma il salvataggio) e vale per tutti gli utenti del rapporto. Chi non ha il permesso di modificare il rapporto vede la dashboard senza poter spostare i grafici e senza il menu.

Quando passi il mouse sulla barra del titolo di un grafico, compare un’icona di menu con questi comandi:

• Modifica apre la finestra Modifica grafico con le impostazioni attuali. Puoi cambiare il nome, l’intervallo di dati, il tipo di grafico, il raggruppamento e i filtri. Il pulsante Salva salva le modifiche e il pulsante Cancellare in questa finestra elimina il grafico;
• Clona crea una copia del grafico con le stesse impostazioni e con il suffisso «- copia» aggiunto al nome. Un grafico senza dati da visualizzare non può essere clonato (messaggio Impossibile clonare. Nessun dato da visualizzare impedisce la clonazione di questo elemento.);
• Cancellare elimina il grafico dopo la conferma.

La clonazione di un rapporto copia anche la sua dashboard (vedi Clonare un rapporto). Anche i portafogli e le revisioni hanno dashboard simili.

Esportare un rapporto

Il pulsante Esportazione sopra il risultato salva il rapporto nella vista elenco come file Excel (.xlsx) con le colonne visibili. Il pulsante è visibile quando il rapporto ha dei risultati ed è disponibile anche con il permesso Anteprima. Il nome del file è composto dal nome del rapporto e dalla data.

1. Apri il rapporto, modificando se serve i filtri e le colonne.
2. Clicca su Esportazione. Il browser scarica il file.

Nella vista Gantt l’esportazione in Excel non è disponibile; il diagramma ha un proprio pulsante Esportazione per PDF o PNG (vedi Rapporto dei progetti come diagramma di Gantt).