Jelentések

A jelentések a szervezet aktuális adataira vonatkozó lekérdezések, amelyek eredménye táblázatban jelenik meg. A jelentés csak azokat a projekteket és elemeket mutatja, amelyekhez a felhasználónak hozzáférése van, és csak azokból a munkaterületekből, amelyekhez jogosultsága van. Az eredmény mindig az aktuális adatokból származik, ezért ugyanaz a jelentés egy héttel később megnyitva más állapotot mutat.

A Jelentések menüpont a főmenüben található, és a Teljes licenccel rendelkező felhasználók számára érhető el (lásd: Felhasználói licencek). A Projektek típusú jelentésnek Gantt és Áttekintés nézete is van. A projektadatok részletes kezelésére a portfóliók és az ellenőrzések is szolgálnak.

A jelentések listája és a csoportok

A jelentéslista csoportokból és jelentésekből álló fastruktúra. Az oszlopok: Név, Jogosultságaim (Tulajdonos, Szerkesztés vagy Előnézet), Tulajdonos és Utolsó változás (ki és mikor módosította a jelentést). A csoportok a jelentések rendszerezésére szolgálnak, és egymásba ágyazhatók. Minden felhasználónak saját csoportszerkezete van, amelyet mások nem látnak.

1. Kattintson az Új jelentés gomb melletti nyílra, és válassza az Új csoport lehetőséget. Megnyílik a Jelentéscsoport hozzáadása ablak.
2. Adja meg a csoport nevét.
3. Ha szükséges, válasszon szülőcsoportot a Csoport mezőben.
4. Kattintson a Hozzáadás gombra. A csoport megjelenik a listán.

A Mozgás parancs (a listán a jelentés melletti vagy a jelentés nézetében lévő hárompontos menüben) áthelyez egy jelentést egy csoportba. A csoportra kattintva megnyílik a szerkesztése, ahol módosíthatja a nevet és a szülőcsoportot, vagy törölheti a csoportot. Egy csoport törlése a benne lévő összes jelentést is törli (az alkalmazás megerősítést kér).

Jelentés létrehozása

1. Kattintson az Új jelentés gombra a jelentéslistán. Megnyílik az Új jelentés ablak a jelentéstípusokkal.
2. Válassza ki a típust: Projektek, Ütemterv, Költségvetés, Költségvetési tényadatok, Kockázatok, Termékek vagy Alapterv (a költségvetés, a kockázatok és a termékek típusa akkor érhető el, ha a megfelelő modul be van kapcsolva), majd kattintson a Hozzáadás gombra. Megnyílik a Szűrő ablak a kiválasztott típus alapértelmezett feltételeivel.
3. Állítsa be a feltételeket (lásd: Szűrők és a jelentés eredménye), és kattintson a Szűrés gombra. A jelentés megnyílik az eredménnyel és az alapértelmezett oszlopokkal.
4. Kattintson a Mentés gombra, adjon meg egy nevet, szükség esetén válasszon csoportot, majd kattintson a Mentés gombra. A jelentés bekerül a listára.

A Projektek típusú jelentésnek Lista és Gantt nézete van, mentés után pedig Áttekintés nézete is (lásd: Projektjelentés Gantt-diagramként és A jelentés grafikus áttekintése).

Ad hoc jelentés

A jelentés nem egyszer s mindenkorra elkészített összesítés — hanem olyan lekérdezés, amely minden megnyitáskor az aktuális adatokat kéri le. Ugyanannak a jelentésnek az eredménye ezért egy héttel ezelőtt és ma különbözhet, bár a meghatározása nem változott.

Az új, még el nem mentett jelentés ad hoc jelentés. Szabadon böngészheti: kiválaszthatja a típust, beállíthatja a szűrőket, és megnézheti az eredményt. Amíg nem kattint a Mentés gombra, a jelentés nem létezik a rendszerben önálló elemként, és csak a szerzője látja, abban a böngészőben. Ha mentés nélkül hagyja el az oldalt, az alkalmazás megkérdezi, hogy el kívánja-e vetni a módosításokat.

Ugyanez a szabály érvényes a mentett jelentésekre is: a szűrők vagy az oszlopok módosítása azonnal újraszámolja az eredményt az aktuális adatokból. A jelentés nem a létrehozása napján készített pillanatfelvétel — a projektek, a költségvetés vagy az ütemterv állapotát mutatja abban a pillanatban, amikor megnézi.

Megjegyzés: a mentett jelentést csak a tulajdonosa látja, amíg meg nem osztja (lásd: Jelentés megosztása).

Szűrők és a jelentés eredménye

Az eredmény feletti Szűrők gomb (a szabályok számával) megnyitja a Szűrő ablakot. A szűrő szabályokból áll (Új szabály): egy mezőből, egy operátorból és egy értékből. A szabályokat az ÉS vagy a VAGY feltétellel lehet csoportokba kapcsolni, és a csoportok egymásba ágyazhatók (Új csoport). Az elérhető mezők a jelentés típusától függnek — projektjelentésben ilyen például a név, a Munkaterületek, a státusz, a portfólió, a projektvezető, a projekt egészsége, a dátumok és a projektattribútumok. A Szűrés gomb alkalmazza a feltételeket. A szűrőket a jelentés tulajdonosa és a Szerkesztés jogosultsággal rendelkező személy módosíthatja.

A jelentésre a munkaterületek korlátai vonatkoznak: csak azoknak a projekteknek az adatait összesíti, amelyek olyan munkaterületen találhatók, amelyhez a felhasználónak hozzáférése van (lásd: Munkaterületek a portfóliókban, ellenőrzésekben és jelentésekben). A szűrő Munkaterületek mezője a kiválasztott szervezeti egységekre szűkíti az eredményt.

Az eredmények száma a gombok alatt látható. Ha a szűrő nem ad vissza semmit, a jelentés az adatok hiányáról szóló üzenetet jelenít meg.

Összesítő sor

Ha a jelentés numerikus oszlopokat tartalmaz (például időtartamot vagy költségvetési összegeket), az oszlopfejlécek alatt megjelenik egy összesítő sor, amely minden ilyen oszlop összegét tartalmazza. Numerikus oszlopok nélkül nincs ilyen sor.

A jelentés oszlopai

Az eredmény feletti Oszlopok gomb megnyitja az Oszlop beállítások ablakot, ahol kiválaszthatja, hogy a jelentés mely mezőket mutassa, és milyen sorrendben.

1. Kattintson az Oszlopok gombra.
2. Húzza az oszlopot a fogantyújánál fogva (rámutatáskor hat pont jelenik meg), hogy megváltoztassa a helyét, vagy váltson mezőt az oszlop melletti listában.
3. Újabb mező hozzáadásához kattintson az Oszlop hozzáadása gombra; a lista csak a még nem használt mezőket kínálja fel.
4. A kuka ikon eltávolít egy oszlopot.
5. Erősítse meg.

Az elérhető mezők a jelentés típusától függnek: a projektjelentés projekt-, projektalapokmány- és projektszerep-mezőket kínál, az ütemtervjelentés ütemtervmezőket, a költségvetési és a tényadatokat bemutató jelentés költségvetési mezőket. A korábban definiált egyéni attribútumok is szerepelnek a listán. Az Osztály oszlop csak akkor látható, ha a szervezeti struktúra be van kapcsolva. A jelentésnek legalább egy oszlopot tartalmaznia kell.

A projektjelentésben az öt költségvetési oszlop — Költségvetés – utolsó alapterv, Költségvetés végrehajtása, Költségvetési előrejelzés, Költségvetési eltérés – utolsó alapterv és Költségvetési előrejelzés + végrehajtás — többször is hozzáadható, mindegyik más időszakra: Teljes, Év (egy konkrét év), Adott hónap vagy Aktuális hónap (a mai dátumhoz viszonyított eltolásként megadva, például egy hónappal korábbi vagy három hónappal későbbi). Így a jelentés később megnyitva is a megfelelő időszakot mutatja.

Megjegyzés: a mentett jelentésben az oszlopmódosítás azonnal mentésre kerül; az új, még el nem mentett jelentésben az oszlopok a teljes jelentéssel együtt mentődnek. A böngésző megjegyzi az oszlopok szélességét.

Jelentés megosztása

A mentett jelentést megoszthatja más felhasználókkal. A tulajdonos és a Szerkesztés jogosultsággal rendelkező személy oszthatja meg; jelentés csak Teljes licenccel rendelkező felhasználókkal osztható meg.

1. Nyisson meg egy mentett jelentést (az új jelentést előbb el kell menteni).
2. A jelentés fejlécében lévő hárompontos menüben válassza a Megosztás lehetőséget. Megnyílik a Megosztás ablak a Teljes név és a Hozzáférés oszlopot tartalmazó táblázattal.
3. Kattintson a Felhasználó hozzáadása gombra, válassza ki a személyeket és a hozzáférési szintet.
4. Mentse el.

• Szerkesztés — a felhasználó módosíthatja a jelentés szűrőit és oszlopait, és megoszthatja a jelentést, de nem nevezheti át; a törlés parancs csak a saját hozzáférését vonja vissza a jelentéshez.
• Előnézet — a felhasználó csak megtekinti a jelentést, és exportálja az eredményét.

A hozzáadott felhasználók értesítést kapnak a megosztott jelentésről és a hozzáférési szintről (lásd: Jelentés, portfólió vagy program megosztása). A felhasználó eltávolítása a táblázatból visszavonja a hozzáférését. A tulajdonosnak mindig van hozzáférése a jelentéséhez.

Ha a tulajdonos törli a jelentést, az véglegesen törlődik, és mindenkitől visszavonódik a hozzáférés, akivel megosztották. Az a felhasználó, akivel a jelentést megosztották, csak a saját hozzáférését veszíti el, ha törli.

Jelentés klónozása

A klónozás egy jelentés független másolatát hozza létre: azonos típussal, szűrőkkel és oszlopokkal, de külön elemként a listán, amelynek tulajdonosa a klónozó felhasználó.

1. Nyissa meg a jelentést, és a hárompontos menüben válassza a Klónozás lehetőséget.
2. Javítsa ki a nevet az Új jelentés ablakban (alapértelmezés szerint az eredeti jelentés neve szerepel), és szükség esetén válasszon csoportot.
3. Kattintson a Mentés gombra. Megnyílik az új másolat szerkesztése.

A jelentés típusa, a szűrési feltételek és az oszlopok átkerülnek a másolatba; projektjelentésben a grafikus áttekintés és az oszlopszélességek is. Az eredeti megosztásai és csoportja nem kerülnek át — a másolatot újra meg kell osztani, és csoportot kell választani. Bármelyik jelentés klónozható, amelyhez hozzáférése van, az Előnézet jogosultsággal is.

Projektjelentés Gantt-diagramként

A Projektek típusú jelentés lista helyett Gantt-diagramként is megtekinthető — kényelmes módja annak, hogy egyszerre több projekt ütemtervét hasonlítsa össze.

1. Nyisson meg egy Projektek típusú jelentést.
2. Az eredmény felett váltson a nézetet Lista helyett Gantt nézetre.

A diagram minden, a jelentés szűrőinek megfelelő projekthez egy sávot mutat, valamint az ezeken a projekteken kívüli feladatokkal fennálló függőségeket. A Grafikon gombbal be- és kikapcsolhatók a mérföldkövek, a függőségek, a dátumok, a projektvezető, a projekt státusza, a mai nap vonala és két további dátumsáv — az Utolsó alapterv és az Első alapterv. Itt azt is kiválaszthatja, hogy mi szerint legyenek színezve a sávok: haladás, projekt egészsége, projekt státusza vagy egy lista típusú projektattribútum. A nagyítás csúszkája módosítja az időskálát (nap, hét, hónap, negyedév, év), az Exportálás gomb pedig PDF- vagy PNG-fájlba menti a diagramot.

Megjegyzés: a Gantt nézetben nem módosíthatja az oszlopokat, és nem exportálhatja az eredményt Excelbe — ezek a gombok nem érhetők el, amíg a diagram be van kapcsolva. A böngésző jelentésenként külön megjegyzi a diagram beállításait (látható sávok, színezés, skála).

A jelentés grafikus áttekintése

A Projektek típusú jelentésnek van Áttekintés nézete: diagramokból (widgetekből) álló irányítópult, amely a jelentés eredményében szereplő projektek mutatóit jeleníti meg, például az egészséget, a státuszt, a projektvezetőket, a tervhez képesti késéseket és a költségvetés-túllépéseket. A nézet a Lista és a Gantt mellett csak mentett jelentésben érhető el; más típusú jelentéseknek nincs ilyen nézete. A diagramok a jelentés szűrőinek megfelelő projektekből számolódnak, mindig az aktuális adatokból.

Az irányítópultot mindenki látja, aki megnyithatja a jelentést. A diagramokat a jelentés tulajdonosa és a Szerkesztés jogosultsággal rendelkező személy adhatja hozzá, módosíthatja és rendezheti el (lásd: Jelentés megosztása). Az irányítópult elrendezése a jelentésben van tárolva, és minden felhasználó számára azonos. Az Áttekintés nézet első megnyitásakor öt alapértelmezett diagram jelenik meg: projekt egészsége, projekt státusz, projektvezető, a projektek előrehaladása és költségvetés túllépése.

1. Nyisson meg egy mentett Projektek típusú jelentést, és kattintson az Áttekintés gombra a Lista és a Gantt mellett. Megnyílik az irányítópult.
2. Kattintson a Diagram hozzáadása gombra. Megnyílik a Diagram hozzáadása ablak, bal oldalon a diagram előnézetével, jobb oldalon a beállításokkal.
3. Válassza ki a diagram adatait és típusát (mezők: Az adatok köre, Diagram típusa), és szükség esetén állítsa be a csoportosítást és a szűrőket (lásd: Az adatok köre és a diagramtípusok és Egyetlen diagram szűrői). A Név mező javaslatot tesz a diagram címére, amelyet módosíthat.
4. Kattintson a Hozzáadás gombra. A diagram megjelenik az irányítópulton.

Ha egy oszlopra vagy kördiagram-szeletre mutat, a buboréksúgó felsorolja a diagram adott elemét alkotó projekteket.

Megjegyzés: az Áttekintés nézetben az Oszlopok és az Exportálás gomb nem érhető el, ahogyan a Gantt nézetben sem.

Az adatok köre és a diagramtípusok

A Diagram hozzáadása ablakban azt, hogy a diagram mit számol, az adatok körét megadó mező határozza meg (Az adatok köre):

• a Projektek csoport: Projektek (a projektek száma), valamint a szám típusú és a számot visszaadó függvény típusú projektattribútumok (lásd: Diagramok numerikus és függvényattribútumokhoz);
• az Ütemterv csoport: Feladatok haladása és Mérföldkövek előrehaladása. Csak a jelentés projektjeinek be nem fejezett feladatait és mérföldköveit (a haladás nem 100%) számolja a rendszer. A diagram három csoportot különböztet meg: Késleltetett (a befejezés dátuma korábbi a mai napnál), Nincs késés (a befejezés dátuma ma vagy később van) és Nincsenek dátumok (nincs befejezési dátum);
• a Kockázatok csoport: Kockázatok és Mátrix (valószínűségi és hatásmátrix; egy cellára mutatva láthatók a benne lévő kockázatok). A csoport akkor érhető el, ha a kockázatok modul be van kapcsolva.

A Diagram típusa mezőnek öt értéke van: Kördiagram, Oszlop, Számláló (egyetlen szám), Százalék (egy kör „darabszám / összesen” felirattal, vagyis a diagram szűrőinek megfelelő elemek aránya az adatkör összes eleméhez képest) és Lista (projektek, kockázatok, feladatok vagy mérföldkövek nevei, a számukkal a fejlécben). Nem minden típus érhető el minden adatkörnél: a Százalék nem választható az Ütemterv csoportban, a Lista pedig a numerikus attribútumoknál nem. A Feladatok haladása és a Mérföldkövek előrehaladása esetén a Számláló és a Lista a három csoport egyikét mutatja, amelyet a Késés mezőben kell kiválasztani.

A Projektek és a Kockázatok csoport kör- és oszlopdiagramjainál a Csoportosítás mező határozza meg az adatok felosztását:

• projektek: Munkaterületek, Projekt státusz, Projekt egészsége, Projektvezető, A projektek előrehaladása (Késleltetett, Nincs késés vagy Nincs alapterv; késleltetett az a projekt, amelynek befejezési dátuma későbbi, mint az utolsó alaptervben), Költségvetés túllépése (Túllépve, Költségvetésen belül vagy Nincs alapterv, a költségvetésnek az utolsó alaptervtől való eltérése alapján) és minden egyszeres vagy többszörös választású lista típusú projektattribútum (lásd: Attribútumok a grafikus összefoglalóban);
• kockázatok: Kategória és Állapot.

A kör- és oszlopdiagramoknál a Címkék is beállíthatók (Érték és Százalék), a projektvezetők és a kockázati kategóriák diagramjainál pedig a Szín is (színpaletta).

A költségvetés modulhoz (Költségvetés túllépése) vagy a kockázatok modulhoz kötődő diagramok a Widget inaktív üzenetet jelenítik meg, ha a modul ki van kapcsolva.

Diagramok numerikus és függvényattribútumokhoz

A Projektek csoport az adatkör kiválasztásánál (Az adatok köre) a szám típusú projektattribútumokat és a számot visszaadó függvény típusú attribútumokat is tartalmazza. Az ilyen attribútum diagramja a projektek számolása helyett összegzi az attribútum értékeit a jelentés projektjein. Az a projekt, amelynek nincs értéke az attribútumban, nem ad hozzá az összeghez.

1. Kattintson a Diagram hozzáadása gombra, majd — az adatkör megadásánál (Az adatok köre) — válasszon numerikus vagy függvény típusú attribútumot a Projektek csoportból.
2. A Diagram típusa mezőben válasszon típust. A Kördiagram vagy Oszlop típusú diagram az összeget a Csoportosítás mezőben kiválasztott tulajdonság szerint osztja fel, például a projekt státusza, a munkaterület vagy a saját lista típusú attribútum szerint. A Számláló egyetlen számot mutat: az attribútum összegét a diagram szűrőinek megfelelő projekteken. A Százalék ezt az összeget a jelentés összes projektjén vett összeghez viszonyítva mutatja.
3. Szükség esetén állítson be szűrőket (lásd: Egyetlen diagram szűrői). Kattintson a Hozzáadás gombra. A diagram megjelenik az irányítópulton.

A diagramon megjelenő tizedesjegyek száma az attribútum definíciójából származik. A projektattribútumokat a Projekt attribútumok fejezet írja le.

Egyetlen diagram szűrői

Minden diagramnak saját szűrője van, amely független a jelentés szűrőjétől. A diagram szűrője csak az adott diagram adatait szűkíti; a jelentés eredménye és a többi diagram nem változik. A Projektek és a Kockázatok csoport diagramjainak van szűrője; az Ütemterv csoport diagramjainak nincs.

Tipikus felhasználás: az archivált projektek kihagyása, a mátrixban csak a kiválasztott állapotú kockázatok megjelenítése, vagy a diagram korlátozása a kiválasztott státuszú projektekre.

1. A Diagram hozzáadása vagy a Diagram szerkesztése ablakban kattintson az Opciók hozzáadása gombra a Szűrő szakaszban. Megjelenik egy új szűrősor.
2. A sor első mezőjében válasszon egy szempontot, a másodikban pedig azokat az értékeket, amelyeknek a diagramon maradniuk kell. A diagram előnézete minden módosítás után frissül.
3. További szempontokat ugyanazzal a gombbal adhat hozzá; minden szempont csak egyszer használható, a kuka ikon pedig eltávolít egy sort. A diagram azokat az elemeket mutatja, amelyek egyszerre megfelelnek az összes szempontnak.
4. Kattintson a Hozzáadás (szerkesztéskor a Mentés) gombra. A szűrő a diagrammal együtt mentésre kerül, és a nézet minden megnyitásakor érvényesül.

Szempontok a projektekhez: Projekt státusz, Projektvezető, Projekt archiválás, Munkaterület, Projekt egészsége, Kezdő dátum, Végdátum, Költségvetés túllépése, A projektek előrehaladása, Név, valamint dátum, szám és lista típusú (egyszeres és többszörös választású) projektattribútumok. Szempontok a kockázatokhoz: Státusz (kockázat), Valószínűség (kockázat), Hatás (kockázat), Kategória (kockázat), Projekt archiválás, Munkaterület és Név; az utolsó három azokra a projektekre vonatkozik, amelyekhez a kockázatok tartoznak.

A Munkaterület szempont a diagramot a kiválasztott szervezeti egységekre szűkíti (lásd: Munkaterületek a portfóliókban, ellenőrzésekben és jelentésekben).

Az irányítópult elrendezése, a diagramok szerkesztése és törlése

A diagramok rácson helyezkednek el. A diagram címsávjánál fogva húzva mozgathatja, a sarkát húzva pedig átméretezheti; a minimális szélesség két rácsoszlop. Minden elrendezésváltoztatás azonnal mentésre kerül (üzenet erősíti meg a mentést), és a jelentés összes felhasználójára érvényes. Azok a személyek, akik nem szerkeszthetik a jelentést, az irányítópultot menü nélkül látják, és nem mozgathatják a diagramokat.

Ha a diagram címsávjára mutat, megjelenik egy menüikon a következő parancsokkal:

• A Szerkesztés parancs megnyitja a Diagram szerkesztése ablakot az aktuális beállításokkal. Módosíthatja a nevet, az adatkört, a diagram típusát, a csoportosítást és a szűrőket. A Mentés gomb elmenti a módosításokat, az ablakban lévő Törlés gomb pedig törli a diagramot;
• A Klónozás parancs a diagram másolatát hozza létre ugyanazokkal a beállításokkal, a névhez pedig hozzáfűzi a „ – másolat” toldalékot. A megjelenítendő adatok nélküli diagram nem klónozható (üzenet: Klónozás nem lehetséges. A megjelenítendő adatok hiánya megakadályozza az elem klónozását.);
• A Törlés parancs megerősítés után törli a diagramot.

A jelentés klónozása az irányítópultját is másolja (lásd: Jelentés klónozása). A portfóliók és az ellenőrzések hasonló irányítópultokkal rendelkeznek.

Jelentés exportálása

Az eredmény feletti Exportálás gomb Excel (.xlsx) fájlba menti a jelentést listanézetben, a látható oszlopokkal. A gomb akkor látható, ha a jelentésnek van eredménye, és az Előnézet jogosultsággal is elérhető. A fájl neve a jelentés nevéből és a dátumból áll.

1. Nyissa meg a jelentést, szükség esetén módosítsa a szűrőket és az oszlopokat.
2. Kattintson az Exportálás gombra. A böngésző letölti a fájlt.

A Gantt nézetben az Excelbe exportálás nem érhető el; a diagramnak saját Exportálás gombja van PDF- vagy PNG-fájlhoz (lásd: Projektjelentés Gantt-diagramként).