Zprávy

Zprávy jsou dotazy na aktuální data organizace, zobrazené jako tabulka. Zpráva ukazuje jen projekty a prvky, ke kterým má uživatel přístup, a jen z pracovních prostorů, v nichž má oprávnění. Výsledek vždy vychází z aktuálních dat, takže stejná zpráva otevřená o týden později ukáže jiný stav.

Položka Zprávy je v hlavním menu a je dostupná uživatelům s licencí Úplná (viz Licence). Zpráva typu Projekty má navíc zobrazení Gantt a Přehled. K podrobné správě dat projektů slouží také projektová portfolia a přehledy projektů.

Seznam zpráv a skupiny

Seznam zpráv je strom skupin a zpráv. Sloupce jsou Název, Moje oprávnění (Majitel, Úprava nebo Náhled), Majitel a Poslední změna (kdo zprávu změnil a kdy). Skupiny slouží k uspořádání zpráv a lze je vnořovat do sebe. Struktura skupin je u každého uživatele soukromá.

1. Klikněte na šipku vedle tlačítka Nová zpráva a vyberte Nová skupina. Otevře se okno Přidat skupinu sestav.
2. Zadejte název skupiny.
3. Volitelně vyberte nadřazenou skupinu v poli Skupina.
4. Klikněte na Přidat. Skupina se objeví v seznamu.

Příkaz Přesun (nabídka se třemi tečkami u zprávy v seznamu nebo v zobrazení zprávy) přesune zprávu do skupiny. Kliknutím na skupinu otevřete její úpravu, kde změníte název a nadřazenou skupinu nebo skupinu odstraníte. Odstraněním skupiny se odstraní všechny zprávy, které obsahuje (aplikace požádá o potvrzení).

Vytvoření zprávy

1. V seznamu zpráv klikněte na Nová zpráva. Otevře se okno Nová zpráva s typy zpráv.
2. Vyberte typ: Projekty, Harmonogram, Rozpočet, Plnění rozpočtu, Rizika, Produkty nebo Plán (typy rozpočtu, rizik a produktů jsou dostupné po zapnutí příslušného modulu) a klikněte na Přidat. Otevře se okno Filtr s výchozími podmínkami pro zvolený typ.
3. Nastavte podmínky (viz Filtry a výsledek zprávy) a klikněte na Filtrovat. Zpráva se otevře s výsledkem a výchozími sloupci.
4. Klikněte na Uložit, zadejte název, volitelně vyberte skupinu a znovu klikněte na Uložit. Zpráva se objeví v seznamu.

Zpráva typu Projekty má zobrazení Seznam a Gantt a po uložení také Přehled (viz Projektová zpráva jako Ganttův diagram a Grafický přehled zprávy).

Ad-hoc zpráva

Zpráva není souhrn připravený jednou provždy — je to dotaz, který při každém otevření načte aktuální data. Výsledek téže zprávy před týdnem a dnes se proto může lišit, i když se její definice nezměnila.

Nová zpráva, která nebyla uložena, je ad-hoc zpráva. Můžete ji volně procházet: zvolit typ, nastavit filtry a prohlédnout si výsledek. Dokud neklepnete na Uložit, zpráva v systému jako samostatná položka neexistuje a vidí ji jen její autor v tomto prohlížeči. Když stránku opustíte bez uložení, aplikace se zeptá, zda změny zahodit.

Stejné pravidlo platí pro uložené zprávy: změna filtrů nebo sloupců okamžitě přepočítá výsledek z aktuálních dat. Zpráva není snímek ze dne svého vzniku — ukazuje stav projektů, rozpočtu nebo harmonogramu v okamžiku, kdy se na ni díváte.

Poznámka: uložená zpráva je viditelná jen pro svého majitele, dokud ji nezačne sdílet (viz Sdílení zprávy).

Filtry a výsledek zprávy

Tlačítko Filtry nad výsledkem (s počtem pravidel) otevře okno Filtr. Filtr se skládá z pravidel (Nové pravidlo): pole, operátoru a hodnoty. Pravidla se spojují do skupin podmínkou A nebo NEBO a skupiny lze vnořovat (Nová skupina). Dostupná pole závisejí na typu zprávy — v projektové zprávě jsou to například název, Pracovní prostory, stav, portfolio, vedoucí, kondice, data a atributy projektu. Podmínky použijete tlačítkem Filtrovat. Filtry mohou měnit majitel zprávy i osoba s oprávněním Úprava.

Zpráva se řídí pracovními prostory: zahrnuje jen data z projektů v pracovních prostorech, ke kterým má uživatel přístup (viz Pracovní prostory v portfoliích, přehledech a zprávách). Pole Pracovní prostory ve filtru zúží výsledek na vybrané organizační jednotky.

Počet výsledků se zobrazuje pod tlačítky. Pokud filtr nic nevrátí, zpráva zobrazí hlášení o chybějících datech.

Řádek součtů

Pokud zpráva obsahuje číselné sloupce (například dobu trvání nebo částky rozpočtu), pod záhlavím tabulky se zobrazí řádek se součtem každého takového sloupce. Bez číselných sloupců se tento řádek nezobrazuje.

Sloupce zprávy

Tlačítko Sloupce nad výsledkem otevře okno Nastavení sloupců, kde vyberete, která pole zpráva zobrazuje a v jakém pořadí.

1. Klikněte na Sloupce.
2. Přetažením sloupce za úchyt (po najetí myší se zobrazí šest teček) změníte jeho pozici, nebo změňte pole v seznamu vedle sloupce.
3. Kliknutím na Přidat sloupec přidáte další pole; seznam nabízí jen pole, která ještě nejsou použita.
4. Ikona koše sloupec odebere.
5. Potvrďte.

Dostupná pole závisejí na typu zprávy: projektová zpráva nabízí pole projektu, charty projektu a projektových rolí, zpráva harmonogramu pole harmonogramu, zpráva rozpočtu a plnění pole rozpočtu. V seznamu jsou i dříve definované vlastní atributy. Sloupec Oddělení je viditelný jen při zapnuté organizační struktuře. Zpráva musí mít alespoň jeden sloupec.

V projektové zprávě lze pět rozpočtových sloupců — Rozpočet – poslední plán, Rozpočet plnění, Rozpočet prognóza, Rozpočet odchylka – poslední plán a Rozpočet prognóza + plnění — přidat opakovaně, pokaždé pro jiné období: Celá stránka, Rok, Konkrétní měsíc nebo Aktuální měsíc, zadaný jako posun od dnešního data (například o měsíc dříve nebo o tři měsíce později). Zpráva tak zobrazí správné období i při pozdějším otevření.

Poznámka: v uložené zprávě se změna sloupců ukládá okamžitě; v nové, neuložené zprávě se sloupce uloží společně s celou zprávou. Prohlížeč si pamatuje šířky sloupců.

Sdílení zprávy

Uloženou zprávu lze sdílet s dalšími uživateli. Sdílet ji může majitel a osoba s oprávněním Úprava; zprávu lze sdílet jen s uživateli s licencí Úplná.

1. Otevřete uloženou zprávu (novou zprávu je nutné nejdřív uložit).
2. V nabídce se třemi tečkami v záhlaví zprávy vyberte Sdílení. Otevře se okno Sdílení s tabulkou sloupců Jméno a příjmení a Přístup.
3. Klikněte na Přidat uživatele, vyberte osoby a úroveň přístupu.
4. Uložte.

• Úprava — uživatel mění filtry a sloupce zprávy a sdílí ji, ale nepřejmenuje ji; příkaz odstranění zruší jen jeho vlastní přístup ke zprávě.
• Náhled — uživatel zprávu jen prohlíží a exportuje její výsledek.

Přidaní uživatelé dostanou oznámení o sdílené zprávě a úrovni přístupu (viz Sdílení zprávy, portfolia nebo programu). Odebráním uživatele z tabulky se mu přístup zruší. Majitel má ke své zprávě přístup vždy.

Odstraní-li zprávu její majitel, odstraní se trvale a všem, komu byla sdílena, se zruší přístup. Uživatel, kterému byla zpráva sdílena, při jejím odstranění přijde jen o svůj vlastní přístup.

Klonování zprávy

Klonováním vznikne nezávislá kopie zprávy: stejný typ, filtry a sloupce, ale samostatná položka v seznamu, jejímž majitelem je uživatel, který ji naklonoval.

1. Otevřete zprávu a v nabídce se třemi tečkami vyberte Klonovat.
2. V okně Nová zpráva upravte název (ve výchozím stavu se nabízí název originálu) a volitelně vyberte skupinu.
3. Klikněte na Uložit. Otevře se úprava nové kopie.

Do kopie se přenese typ zprávy, podmínky filtru a sloupce; u projektové zprávy také grafický přehled a šířky sloupců. Sdílení originálu a skupina se nepřenášejí — kopii sdílejte znovu a vyberte skupinu. Naklonovat lze každou zprávu, ke které máte přístup, i s oprávněním Náhled.

Projektová zpráva jako Ganttův diagram

Zprávu typu Projekty lze místo seznamu zobrazit jako Ganttův diagram — pohodlný způsob, jak porovnat harmonogramy mnoha projektů najednou.

1. Otevřete zprávu typu Projekty.
2. Nad výsledkem přepněte zobrazení z položky Seznam na Gantt.

Diagram ukazuje jeden pruh pro každý projekt, který splňuje filtry zprávy, spolu se závislostmi na úkolech mimo tyto projekty. Tlačítkem Graf zapnete a vypnete milníky, závislosti, data, projektového vedoucího, stav projektu, linii dneška a dvě další pásma s daty plánu — Poslední plán a První plán. Zároveň zde vyberete, podle čeho se pruhy barví: podle pokroku, kondice projektu, stavu projektu nebo atributu projektu typu seznam. Posuvník přiblížení mění časové měřítko (den, týden, měsíc, čtvrtletí, rok) a tlačítko Export uloží diagram jako soubor PDF nebo PNG.

Poznámka: v zobrazení Gantt nelze měnit sloupce ani exportovat výsledek do Excelu — tato tlačítka jsou při zapnutém diagramu nedostupná. Prohlížeč si pamatuje nastavení diagramu (viditelná pásma, barvení, měřítko) zvlášť pro každou zprávu.

Grafický přehled zprávy

Zpráva typu Projekty má zobrazení Přehled: řídicí panel s grafy (widgety), které zobrazují ukazatele projektů ve výsledku zprávy, například kondici, stav, vedoucí projektů, zpoždění oproti plánu a překročení rozpočtu. Zobrazení je vedle zobrazení Seznam a Gantt dostupné jen v uložené zprávě; zprávy jiných typů ho nemají. Grafy se počítají z projektů, které splňují filtry zprávy, vždy z aktuálních dat.

Řídicí panel vidí každý, kdo může zprávu otevřít. Grafy přidávají, mění a uspořádávají majitel zprávy i osoba s oprávněním Úprava (viz Sdílení zprávy). Rozložení panelu je uloženo ve zprávě a je stejné pro všechny uživatele. Při prvním otevření přehledu se zobrazí pět výchozích grafů: kondice projektu, stav projektu, projektový vedoucí, pokrok projektu a překročení rozpočtu.

1. Otevřete uloženou zprávu typu Projekty a klikněte na Přehled vedle zobrazení Seznam a Gantt. Otevře se řídicí panel.
2. Klikněte na Přidat graf. Otevře se okno Přidat graf, vlevo s náhledem grafu a vpravo s nastavením.
3. Vyberte Rozsah údajů a Typ grafu a podle potřeby nastavte seskupení a filtry (viz Rozsah údajů a typy grafů a Filtry jednotlivého grafu). Pole Název nabízí název grafu, který můžete změnit.
4. Klikněte na Přidat. Graf se objeví na řídicím panelu.

Když najedete myší na sloupec nebo výseč kruhového grafu, zobrazí se bublina se seznamem projektů, které tvoří daný prvek grafu.

Poznámka: v zobrazení Přehled jsou tlačítka Sloupce a Export nedostupná, stejně jako v zobrazení Gantt.

Rozsah údajů a typy grafů

V okně Přidat graf pole Rozsah údajů určuje, co graf počítá:

• skupina Projekty: Projekty (počet projektů) a atributy projektu typu číslo a typu funkce, která vrací číslo (viz Grafy číselných atributů a atributů typu funkce);
• skupina Harmonogram: Pokrok úkolů a Pokrok v milnících. Zahrnuty jsou jen nedokončené úkoly a milníky (pokrok jiný než 100 %) projektů ve zprávě. Graf rozlišuje tři skupiny: Opožděné (datum konce je dřívější než dnes), Žádné zpoždění (datum konce je dnes nebo později) a Žádná data (bez data konce);
• skupina Rizika: Rizika a Matrice (matice pravděpodobnosti a dopadu; po najetí na buňku se zobrazí rizika v ní). Skupina je dostupná, když je zapnutý modul rizik.

Pole Typ grafu má pět hodnot: Kruhový, Sloupec, Počítadlo (jedno číslo), Procento (kruh s údajem „počet / celkem“, tedy podíl prvků splňujících filtry grafu mezi všemi prvky rozsahu údajů) a Seznam (názvy projektů, rizik, úkolů nebo milníků s jejich počtem v záhlaví). Ne každý typ je dostupný v každém rozsahu: Procento se ve skupině Harmonogram nenabízí a Seznam se nenabízí u číselných atributů. U Pokrok úkolů a Pokrok v milnících zobrazuje Počítadlo a Seznam jednu ze tří skupin, kterou vyberete v poli Zpoždění.

U kruhových a sloupcových grafů ve skupinách Projekty a Rizika pole Seskupení určuje, jak se data rozdělí:

• projekty: Pracovní prostory, Stav projektu, Kondice projektu, Projektový vedoucí, Pokrok v projektech (Opožděné, Žádné zpoždění nebo Žádný základní plán; opožděný znamená, že datum konce projektu je pozdější než v posledním plánu), Překročení rozpočtu (Překročený, Nepřekročeno nebo Žádný základní plán podle odchylky rozpočtu od posledního plánu) a každý atribut projektu typu seznam s jednou nebo více volbami (viz Atributy v grafickém přehledu);
• rizika: Kategorie a Stav.

U kruhových a sloupcových grafů můžete nastavit také Popisky (Hodnota a Procento) a u grafů projektových vedoucích a kategorií rizik také Barva (barevná paleta).

Grafy, které závisejí na modulu rozpočtu (Překročení rozpočtu) nebo na modulu rizik, zobrazí při vypnutém modulu hlášení Widget je neaktivní.

Grafy číselných atributů a atributů typu funkce

Skupina Projekty v poli Rozsah údajů obsahuje také atributy projektu typu číslo a atributy typu funkce, které vracejí číslo. Graf takového atributu sčítá jeho hodnoty z projektů ve zprávě místo počítání projektů. Projekt bez hodnoty v atributu se do součtu nezapočítá.

1. Klikněte na Přidat graf a v poli Rozsah údajů vyberte ze skupiny Projekty číselný atribut nebo atribut typu funkce.
2. Vyberte Typ grafu. Graf Kruhový nebo Sloupec rozdělí součet podle vlastnosti zvolené v poli Seskupení, například podle stavu projektu, pracovního prostoru nebo vlastního atributu typu seznam. Počítadlo ukáže jedno číslo: součet atributu přes projekty, které splňují filtry grafu. Procento ukáže tento součet v poměru k součtu přes všechny projekty zprávy.
3. Volitelně nastavte filtry (viz Filtry jednotlivého grafu). Klikněte na Přidat. Graf se objeví na řídicím panelu.

Počet desetinných míst v grafu vychází z definice atributu. Atributy projektu jsou popsány v části Atributy projektů.

Filtry jednotlivého grafu

Každý graf má vlastní filtr, nezávislý na filtru zprávy. Filtr grafu zužuje jen data tohoto grafu; výsledek zprávy a ostatní grafy se nemění. Filtr lze nastavit u grafů ze skupin Projekty a Rizika; grafy ze skupiny Harmonogram filtr nemají.

Typické použití: vynechání archivovaných projektů, zobrazení jen rizik s vybraným stavem v matici nebo omezení grafu na projekty ve vybraných stavech.

1. V okně Přidat graf nebo Upravit graf klikněte na Přidat možnosti v sekci Filtr. Objeví se nový řádek filtru.
2. V prvním poli řádku vyberte kritérium a ve druhém hodnoty, které mají v grafu zůstat. Náhled grafu se po každé změně obnoví.
3. Další kritéria přidáte stejným tlačítkem; každé kritérium lze použít jednou a ikona koše odebere řádek. Graf zobrazí prvky, které splňují všechna kritéria současně.
4. Klikněte na Přidat (při úpravě na Uložit). Filtr se uloží spolu s grafem a použije se při každém otevření zobrazení.

Kritéria pro projekty: Stav projektu, Projektový vedoucí, Archivace projektu, Pracovní prostor, Kondice projektu, Datum zahájení, Datum ukončení, Překročení rozpočtu, Pokrok v projektech, Název a atributy projektu typu datum, číslo a seznam (s jednou nebo více volbami). Kritéria pro rizika: Stav (rizika), Pravděpodobnost (rizika), Dopad (rizika), Kategorie (rizika), Archivace projektu, Pracovní prostor a Název; poslední tři se týkají projektů, do kterých rizika patří.

Kritérium Pracovní prostor zúží graf na vybrané organizační jednotky (viz Pracovní prostory v portfoliích, přehledech a zprávách).

Rozložení panelu, úprava a odstranění grafů

Grafy jsou umístěny v mřížce. Přetažením grafu za jeho záhlaví graf přesunete a přetažením rohu změníte jeho velikost; minimální šířka je dva sloupce mřížky. Každá změna rozložení se uloží ihned (potvrdí ji hlášení o uložení změn) a platí pro všechny uživatele zprávy. Osoby bez práva upravovat zprávu vidí panel bez možnosti přesouvat grafy a bez nabídky.

Když najedete myší na záhlaví grafu, objeví se ikona nabídky s těmito příkazy:

• Upravit otevře okno Upravit graf s aktuálním nastavením. Můžete změnit název, rozsah údajů, typ grafu, seskupení a filtry. Tlačítko Uložit změny uloží a tlačítko Odstranit v tomto okně graf odstraní;
• Klonovat vytvoří kopii grafu se stejným nastavením a s dodatkem „ – kopie“ v názvu. Graf bez dat k zobrazení nelze klonovat (hlášení Nelze klonovat. Žádná data k zobrazení neumožňují klonování této položky.);
• Odstranit graf po potvrzení odstraní.

Klonováním zprávy se zkopíruje i její řídicí panel (viz Klonování zprávy). Podobné řídicí panely mají portfolia a přehledy.

Export zprávy

Tlačítko Export nad výsledkem uloží zprávu v zobrazení seznamu jako soubor Excelu (.xlsx) s viditelnými sloupci. Tlačítko je viditelné, když má zpráva výsledky, a je dostupné i s oprávněním Náhled. Název souboru tvoří název zprávy a datum.

1. Otevřete zprávu a podle potřeby změňte filtry a sloupce.
2. Klikněte na Export. Prohlížeč soubor stáhne.

V zobrazení Gantt není export do Excelu dostupný; diagram má vlastní tlačítko Export pro PDF nebo PNG (viz Projektová zpráva jako Ganttův diagram).