Informes

Los informes son consultas sobre los datos actuales de la organización, que se muestran en forma de tabla. Un informe muestra solo los proyectos y elementos a los que el usuario tiene acceso, y solo de los espacios de trabajo en los que tiene permisos. El resultado procede siempre de los datos actuales, por lo que el mismo informe abierto una semana después muestra un estado distinto.

La opción Informes está en el menú principal y disponible para los usuarios con licencia Completa (consulta Licencias). Un informe de tipo Proyectos tiene además las vistas Gantt y Resumen. Para gestionar los datos de los proyectos con detalle también se usan las carteras de proyectos y las revisiones de proyectos.

Lista de informes y grupos

La lista de informes es un árbol de grupos e informes. Las columnas son Nombre, Mis permisos (Propietario, Edición o Vista previa), Propietario y Último cambio (quién cambió el informe y cuándo). Los grupos organizan los informes y se pueden anidar. La estructura de grupos de cada usuario es privada.

1. Haz clic en la flecha situada junto al botón Nuevo informe y elige Nuevo grupo. Se abre la ventana Añadir grupo de informes.
2. Introduce el nombre del grupo.
3. Si quieres, elige un grupo superior en el campo Grupo.
4. Haz clic en Añadir. El grupo aparece en la lista.

El comando Mover (el menú de tres puntos junto a un informe de la lista o en la vista del informe) mueve un informe a un grupo. Al hacer clic en un grupo se abre su edición, donde cambias el nombre y el grupo superior o eliminas el grupo. Al eliminar un grupo se eliminan todos los informes que contiene (la aplicación pide confirmación).

Crear un informe

1. Haz clic en Nuevo informe en la lista de informes. Se abre la ventana Nuevo informe con los tipos de informe.
2. Elige el tipo: Proyectos, Cronograma, Presupuesto, Ejecución presupuestaria, Riesgos, Productos o Plan (los tipos de presupuesto, riesgos y productos están disponibles cuando el módulo correspondiente está activado) y haz clic en Añadir. Se abre la ventana Filtro con las condiciones predeterminadas para el tipo elegido.
3. Define las condiciones (consulta Filtros y resultado del informe) y haz clic en Filtrar. El informe se abre con el resultado y las columnas predeterminadas.
4. Haz clic en Guardar, escribe un nombre, si quieres elige un grupo y vuelve a hacer clic en Guardar. El informe aparece en la lista.

Un informe de tipo Proyectos tiene las vistas Lista y Gantt y, una vez guardado, también Resumen (consulta Informe de proyectos como diagrama de Gantt y Resumen gráfico de un informe).

Informe ad hoc

Un informe no es un resumen preparado de una vez para siempre: es una consulta que obtiene los datos actuales cada vez que se abre. Por eso, el resultado del mismo informe hace una semana y hoy puede ser distinto, aunque su definición no haya cambiado.

Un informe nuevo que no se ha guardado es un informe ad hoc. Puedes explorarlo libremente: elegir el tipo, definir filtros y ver el resultado. Hasta que hagas clic en Guardar, el informe no existe en el sistema como elemento independiente y solo lo ve su autor en ese navegador. Si sales de la página sin guardar, la aplicación pregunta si quieres descartar los cambios.

La misma regla se aplica a los informes guardados: al cambiar los filtros o las columnas, el resultado se recalcula al instante a partir de los datos actuales. Un informe no es una instantánea del día en que se creó: muestra el estado de los proyectos, del presupuesto o del cronograma en el momento en que lo miras.

Nota: un informe guardado solo lo ve su propietario hasta que lo comparte (consulta Compartir un informe).

Filtros y resultado del informe

El botón Filtros situado sobre el resultado (con el número de reglas) abre la ventana Filtro. Un filtro se compone de reglas (Nueva regla): un campo, un operador y un valor. Las reglas se combinan en grupos con la condición Y u O, y los grupos se pueden anidar (Nuevo grupo). Los campos disponibles dependen del tipo de informe; en un informe de proyectos son, por ejemplo, el nombre, Espacios de trabajo, el estado, la cartera, el gerente, la salud, las fechas y los atributos de proyecto. El botón Filtrar aplica las condiciones. Pueden cambiar los filtros el propietario del informe y cualquier persona con el permiso Edición.

Los informes se basan en los espacios de trabajo: solo incluyen datos de proyectos de los espacios de trabajo a los que el usuario tiene acceso (consulta Espacios de trabajo en carteras, revisiones e informes). El campo Espacios de trabajo de un filtro limita el resultado a las unidades de negocio seleccionadas.

El número de resultados se muestra debajo de los botones. Cuando un filtro no devuelve nada, el informe muestra un aviso de que no hay datos.

Fila de totales

Si un informe tiene columnas numéricas (por ejemplo, la duración o los importes del presupuesto), debajo de los encabezados de la tabla aparece una fila de totales con la suma de cada una de esas columnas. Sin columnas numéricas, esa fila no existe.

Columnas del informe

El botón Columnas situado sobre el resultado abre la ventana Ajustes de columna, donde eliges qué campos muestra el informe y en qué orden.

1. Haz clic en Columnas.
2. Arrastra una columna por su asa (al pasar el cursor aparecen seis puntos) para cambiar su posición, o cambia el campo en la lista junto a la columna.
3. Haz clic en Añadir columna para añadir otro campo; la lista solo propone los campos que aún no se han usado.
4. El icono de la papelera elimina una columna.
5. Confirma.

Los campos disponibles dependen del tipo de informe: un informe de proyectos ofrece campos del proyecto, de la carta de proyecto y de los roles del proyecto; un informe de cronograma, campos del cronograma; un informe de presupuesto y ejecución, campos del presupuesto. En la lista también están los atributos personalizados definidos previamente. La columna Departamento solo es visible cuando la estructura organizativa está activada. Un informe debe tener al menos una columna.

En un informe de proyectos, las cinco columnas de presupuesto — Presupuesto – último plan, Ejecución presupuestaria, Previsión presupuestaria, Desviación presupuestaria – último plan y Previsión presupuestaria + ejecución — se pueden añadir varias veces, cada una para un período distinto: Todo, Año, Mes específico o Mes en curso, indicado como un desplazamiento respecto a la fecha de hoy (por ejemplo, un mes antes o tres meses después). Así el informe muestra el período correcto también cuando se abre más tarde.

Nota: en un informe guardado, el cambio de columnas se guarda al instante; en un informe nuevo sin guardar, las columnas se guardan junto con todo el informe. El navegador recuerda el ancho de las columnas.

Compartir un informe

Un informe guardado se puede compartir con otros usuarios. Pueden compartirlo el propietario y una persona con el permiso Edición; un informe solo se puede compartir con usuarios con licencia Completa.

1. Abre un informe guardado (un informe nuevo hay que guardarlo primero).
2. Elige Compartir en el menú de tres puntos de la cabecera del informe. Se abre la ventana Compartir con una tabla de Nombre y apellidos y Acceso.
3. Haz clic en Añadir usuario y elige a las personas y el nivel de acceso.
4. Guarda.

• Edición — el usuario cambia los filtros y las columnas del informe y lo comparte, pero no lo renombra; el comando de eliminación solo retira su propio acceso al informe.
• Vista previa — el usuario solo ve el informe y exporta su resultado.

Los usuarios añadidos reciben una notificación sobre el informe compartido y el nivel de acceso (consulta Compartir un informe, una cartera o un programa). Al quitar a un usuario de la tabla se le retira el acceso. El propietario siempre tiene acceso a su informe.

Cuando el propietario elimina un informe, este se elimina de forma permanente y se retira el acceso a todos aquellos con quienes se había compartido. Un usuario con quien se ha compartido el informe pierde solo su propio acceso cuando lo elimina.

Clonar un informe

Al clonar se crea una copia independiente de un informe: el mismo tipo, los mismos filtros y columnas, pero como elemento aparte en la lista, cuyo propietario es el usuario que lo ha clonado.

1. Abre el informe y elige Clonar en el menú de tres puntos.
2. Corrige el nombre en la ventana Nuevo informe (por defecto se propone el nombre del original) y, si quieres, elige un grupo.
3. Haz clic en Guardar. Se abre la edición de la nueva copia.

El tipo de informe, las condiciones de filtro y las columnas pasan a la copia; en un informe de proyectos, también el resumen gráfico y el ancho de las columnas. Los accesos compartidos del original y el grupo no pasan a la copia: comparte la copia de nuevo y elige un grupo. Se puede clonar cualquier informe al que tengas acceso, también con el permiso Vista previa.

Informe de proyectos como diagrama de Gantt

Un informe de tipo Proyectos se puede ver como un diagrama de Gantt en lugar de una lista: una forma cómoda de comparar a la vez los cronogramas de muchos proyectos.

1. Abre un informe de tipo Proyectos.
2. Sobre el resultado, cambia la vista de Lista a Gantt.

El diagrama muestra una barra por cada proyecto que cumple los filtros del informe, junto con las dependencias con tareas ajenas a esos proyectos. Con el botón Gráfico se activan y desactivan los hitos, las dependencias, las fechas, el gerente del proyecto, el estado del proyecto, la línea de hoy y dos bandas de fechas adicionales: Último plan y Primer plan. También permite elegir según qué se colorean las barras: el progreso, la salud del proyecto, el estado del proyecto o un atributo de proyecto de tipo lista. El control deslizante de zoom cambia la escala de tiempo (día, semana, mes, trimestre, año) y el botón Exportación guarda el diagrama como archivo PDF o PNG.

Nota: en la vista Gantt no se pueden cambiar las columnas ni exportar el resultado a Excel: esos botones no están disponibles mientras el diagrama está activo. El navegador recuerda la configuración del diagrama (bandas visibles, coloreado, escala) por separado para cada informe.

Resumen gráfico de un informe

Un informe de tipo Proyectos tiene la vista Resumen: un cuadro de mando con gráficos (widgets) que muestran indicadores de los proyectos del resultado del informe, como la salud, el estado, los gerentes de proyecto, los retrasos respecto al plan y las superaciones del presupuesto. La vista está disponible junto a Lista y Gantt solo en un informe guardado; los informes de otros tipos no la tienen. Los gráficos se calculan a partir de los proyectos que cumplen los filtros del informe, siempre con los datos actuales.

Todas las personas que pueden abrir el informe ven el cuadro de mando. Los gráficos los añaden, cambian y organizan el propietario del informe y una persona con el permiso Edición (consulta Compartir un informe). La disposición del cuadro de mando se guarda en el informe y es la misma para todos los usuarios. Cuando se abre el resumen por primera vez, aparecen cinco gráficos predeterminados: salud del proyecto, estado del proyecto, gerente de proyecto, progreso del proyecto y superación del presupuesto.

1. Abre un informe de tipo Proyectos guardado y haz clic en Resumen, junto a Lista y Gantt. Se abre el cuadro de mando.
2. Haz clic en Añadir gráfico. Se abre la ventana Añadir gráfico, con una vista previa del gráfico a la izquierda y los ajustes a la derecha.
3. Elige el Rango de datos y el Tipo de gráfico y, si hace falta, define la agrupación y los filtros (consulta Rango de datos y tipos de gráfico y Filtros de un gráfico individual). El campo Nombre propone un título para el gráfico, que puedes cambiar.
4. Haz clic en Añadir. El gráfico aparece en el cuadro de mando.

Cuando pasas el cursor sobre una columna o un sector de un gráfico circular, un cuadro emergente enumera los proyectos que componen ese elemento del gráfico.

Nota: en la vista Resumen los botones Columnas y Exportación no están disponibles, igual que en la vista Gantt.

Rango de datos y tipos de gráfico

En la ventana Añadir gráfico, el campo Rango de datos define qué cuenta el gráfico:

• el grupo Proyectos: Proyectos (el número de proyectos) y los atributos de proyecto de tipo número y de tipo función que devuelve un número (consulta Gráficos de atributos numéricos y de función);
• el grupo Cronograma: Progreso de las tareas y Progreso de los hitos. Solo se incluyen las tareas e hitos sin terminar (progreso distinto del 100 %) de los proyectos del informe. El gráfico distingue tres grupos: Retrasados (la fecha de fin es anterior a hoy), Sin retrasos (la fecha de fin es hoy o posterior) y Sin fechas (sin fecha de fin);
• el grupo Riesgos: Riesgos y Matriz (una matriz de probabilidad e impacto; pasa el cursor sobre una celda para ver los riesgos que contiene). El grupo está disponible cuando el módulo de riesgos está activado.

El campo Tipo de gráfico tiene cinco valores: Circular, Columna, Contador (un único número), Porcentaje (un círculo con «recuento / total», es decir, la proporción de elementos que cumplen los filtros del gráfico entre todos los elementos del rango de datos) y Lista (nombres de proyectos, riesgos, tareas o hitos, con su número en el encabezado). No todos los tipos están disponibles en todos los rangos: Porcentaje no se ofrece en el grupo Cronograma, y Lista no se ofrece para los atributos numéricos. En Progreso de las tareas y Progreso de los hitos, un Contador y una Lista muestran uno de los tres grupos, que se elige en el campo Retraso.

En los gráficos circulares y de columnas de los grupos Proyectos y Riesgos, el campo Agrupación define cómo se dividen los datos:

• proyectos: Espacios de trabajo, Estado del proyecto, Salud del proyecto, Gerente de proyecto, Progreso de los proyectos (Retrasadas, Sin retrasos o Sin plan base; retrasado significa que la fecha de fin del proyecto es posterior a la del último plan), Superación del presupuesto (Excedido, Dentro del presupuesto o Sin plan base, según la desviación del presupuesto respecto al último plan) y todos los atributos de proyecto de tipo lista de selección única o múltiple (consulta Atributos en el resumen gráfico);
• riesgos: Categoría y Estado.

En los gráficos circulares y de columnas también puedes definir Etiquetas (Valor y Porcentaje) y, en los gráficos de gerentes de proyecto y de categorías de riesgos, también Color (una paleta de colores).

Los gráficos que dependen del módulo de presupuesto (Superación del presupuesto) o del módulo de riesgos muestran el mensaje El widget está inactivo cuando el módulo está desactivado.

Gráficos de atributos numéricos y de función

El grupo Proyectos del campo Rango de datos también contiene atributos de proyecto de tipo número y atributos de tipo función que devuelven un número. Un gráfico de un atributo de este tipo suma sus valores de los proyectos del informe en lugar de contar proyectos. Un proyecto sin valor en el atributo no se incluye en la suma.

1. Haz clic en Añadir gráfico y, en el campo Rango de datos, elige un atributo numérico o de función del grupo Proyectos.
2. Elige el Tipo de gráfico. Un gráfico Circular o de Columna divide la suma según la propiedad elegida en el campo Agrupación, por ejemplo el estado del proyecto, el espacio de trabajo o un atributo de lista propio. Un Contador muestra un número: la suma del atributo en los proyectos que cumplen los filtros del gráfico. Porcentaje muestra esa suma en relación con la suma de todos los proyectos del informe.
3. Si quieres, define filtros (consulta Filtros de un gráfico individual). Haz clic en Añadir. El gráfico aparece en el cuadro de mando.

El número de decimales del gráfico procede de la definición del atributo. Los atributos de proyecto se describen en Atributos de proyectos.

Filtros de un gráfico individual

Cada gráfico tiene su propio filtro, independiente del filtro del informe. El filtro de un gráfico limita solo los datos de ese gráfico; el resultado del informe y los demás gráficos no cambian. Los gráficos de los grupos Proyectos y Riesgos tienen filtros; los del grupo Cronograma no.

Usos habituales: dejar fuera los proyectos archivados, mostrar en la matriz solo los riesgos con un estado elegido o limitar un gráfico a los proyectos en determinados estados.

1. En la ventana Añadir gráfico o Editar gráfico, haz clic en Añadir opciones en la sección Filtro. Aparece una nueva fila de filtro.
2. En el primer campo de la fila elige un criterio, y en el segundo los valores que deben quedarse en el gráfico. La vista previa del gráfico se actualiza tras cada cambio.
3. Añade más criterios con el mismo botón; cada criterio se puede usar una sola vez, y el icono de la papelera elimina una fila. El gráfico muestra los elementos que cumplen todos los criterios a la vez.
4. Haz clic en Añadir (Guardar al editar). El filtro se guarda con el gráfico y se aplica cada vez que se abre la vista.

Criterios para proyectos: Estado del proyecto, Gerente de proyecto, Archivación del proyecto, Espacio de trabajo, Salud del proyecto, Fecha de inicio, Fecha final, Superación del presupuesto, Progreso de los proyectos, Nombre y los atributos de proyecto de tipo fecha, número y lista (de selección única y múltiple). Criterios para riesgos: Estado (de riesgos), Probabilidad (de riesgos), Impacto (de riesgos), Categoría (de riesgo), Archivación del proyecto, Espacio de trabajo y Nombre; los tres últimos se refieren a los proyectos a los que pertenecen los riesgos.

El criterio Espacio de trabajo limita el gráfico a las unidades de negocio elegidas (consulta Espacios de trabajo en carteras, revisiones e informes).

Disposición del cuadro de mando, edición y eliminación de gráficos

Los gráficos se colocan en una cuadrícula. Al arrastrar un gráfico por su barra de título se mueve, y al arrastrar su esquina se cambia su tamaño; el ancho mínimo es de dos columnas de la cuadrícula. Cada cambio de disposición se guarda al instante (un mensaje confirma los cambios guardados) y se aplica a todos los usuarios del informe. Las personas sin derecho a editar el informe ven el cuadro de mando sin poder mover los gráficos y sin el menú.

Cuando pasas el cursor sobre la barra de título de un gráfico, aparece un icono de menú con estos comandos:

• Editar abre la ventana Editar gráfico con la configuración actual. Puedes cambiar el nombre, el rango de datos, el tipo de gráfico, la agrupación y los filtros. El botón Guardar guarda los cambios, y el botón Borrar de esta ventana borra el gráfico;
• Clonar crea una copia del gráfico con la misma configuración y con « – copia» añadido al nombre. Un gráfico sin datos que mostrar no se puede clonar (mensaje No se puede clonar. La falta de datos para mostrar impide la clonación de este elemento.);
• Borrar borra el gráfico tras pedir confirmación.

Al clonar un informe también se copia su cuadro de mando (consulta Clonar un informe). Las carteras y las revisiones tienen cuadros de mando similares.

Exportar un informe

El botón Exportación situado sobre el resultado guarda el informe en la vista de lista como un archivo de Excel (.xlsx) con las columnas visibles. El botón es visible cuando el informe tiene resultados y también está disponible con el permiso Vista previa. El nombre del archivo se compone del nombre del informe y la fecha.

1. Abre el informe y, si hace falta, cambia los filtros y las columnas.
2. Haz clic en Exportación. El navegador descarga el archivo.

En la vista Gantt no está disponible la exportación a Excel; el diagrama tiene su propio botón Exportación para PDF o PNG (consulta Informe de proyectos como diagrama de Gantt).