Звіти

Звіти — це запити до поточних даних організації, показані у вигляді таблиці. Звіт показує лише ті проєкти й елементи, до яких користувач має доступ, і лише з тих робочих областей, у яких він має права. Результат завжди формується з поточних даних, тому той самий звіт, відкритий через тиждень, покаже інший стан.

Вкладка Звіти розташована в головному меню і доступна користувачам з ліцензією Повна (див. Ліцензії). Звіт типу Проєкти має також режими перегляду Гант і Огляд. Портфелі проєктів та Огляди теж слугують для детального керування даними проєктів.

Список звітів і групи

Список звітів — це дерево з груп і звітів. Стовпці: Назва, Мої права доступу (Власник, Редагування або Перегляд), Власник і Остання зміна (хто і коли змінив звіт). Групи впорядковують звіти й можуть бути вкладеними. Структура груп у кожного користувача особиста.

1. Натисніть стрілку біля кнопки Новий звіт і оберіть Нова група. Відкриється вікно Додати групу звітів.
2. Введіть назву групи.
3. За потреби оберіть батьківську групу в полі Група.
4. Натисніть Додати. Група з’явиться у списку.

Команда Перемістити до (меню з трьома крапками біля звіту в списку або в перегляді звіту) переміщує звіт до групи. Клацання групи відкриває її редагування, де можна змінити назву й батьківську групу або видалити групу. Видалення групи видаляє всі звіти, які в ній є (застосунок просить підтвердження).

Створення звіту

1. Натисніть Новий звіт у списку звітів. Відкриється вікно Новий звіт з типами звітів.
2. Оберіть тип: Проєкти, Графік, Бюджет, Виконання бюджету, Ризики, Продукти або План (типи для бюджету, ризиків і продуктів доступні, коли ввімкнено відповідний модуль) і натисніть Додати. Відкриється вікно Фільтр з умовами за замовчуванням для обраного типу.
3. Задайте умови (див. Фільтри та результат звіту) і натисніть Фільтрувати. Звіт відкриється з результатом і стовпцями за замовчуванням.
4. Натисніть Зберегти, введіть назву, за потреби оберіть групу і натисніть Зберегти. Звіт з’явиться у списку.

Звіт типу Проєкти має режими Таблиця і Гант, а після збереження — також Огляд (див. Звіт про проєкти у вигляді діаграми Ганта і Графічний огляд звіту).

Разовий звіт (ad hoc)

Звіт — це не підсумок, підготовлений раз і назавжди, а запит, який щоразу під час відкриття отримує поточні дані. Тому результат того самого звіту тиждень тому й сьогодні може відрізнятися, хоча його визначення не змінювалося.

Новий звіт, який ще не збережено, є разовим (ad hoc) звітом. Його можна вільно переглядати: обирати тип, задавати фільтри й дивитися результат. Доки ви не натиснете Зберегти, звіт не існує в системі як окремий запис, і лише його автор бачить його в цьому браузері. Якщо ви залишите сторінку без збереження, застосунок запитає, чи скасувати зміни.

Те саме правило діє для збережених звітів: зміна фільтрів або стовпців одразу перераховує результат із поточних даних. Звіт — це не знімок на день створення: він показує стан проєктів, бюджету чи графіка на момент, коли ви його відкриваєте.

Примітка: збережений звіт бачить лише його власник, доки не надасть до нього доступ іншим (див. Надання доступу до звіту).

Фільтри та результат звіту

Кнопка Фільтри над результатом (з кількістю правил) відкриває вікно Фільтр. Фільтр складається з правил (Нове правило): поля, оператора і значення. Правила об’єднуються в групи за умовою І або АБО, а групи можуть бути вкладеними (Нова група). Доступні поля залежать від типу звіту — у звіті про проєкти це, наприклад, назва, Робочі області, статус проєкту, портфель, керівник проєкту, стан проєкту, дати та атрибути проєкту. Кнопка Фільтрувати застосовує умови. Фільтри можуть змінювати власник звіту та особа з правом Редагування.

Звіт працює в межах робочих областей: він збирає дані лише з проєктів у тих робочих областях, до яких користувач має доступ (див. Робочі області в портфелях, оглядах і звітах). Поле Робочі області у фільтрі звужує результат до обраних бізнес-підрозділів.

Кількість результатів показано під кнопками. Якщо фільтр нічого не повертає, у звіті з’являється повідомлення про відсутність даних.

Рядок підсумків

Якщо у звіті є числові стовпці (наприклад, тривалість або суми бюджету), під заголовками таблиці з’являється рядок підсумків із сумою кожного такого стовпця. Без числових стовпців такого рядка немає.

Стовпці звіту

Кнопка Стовпці над результатом відкриває вікно Налаштування стовпчиків, де ви обираєте, які поля показує звіт і в якому порядку.

1. Натисніть Стовпці.
2. Перетягніть стовпець за маркер (при наведенні курсора з’являється шість крапок), щоб змінити його позицію, або змініть поле у списку біля стовпця.
3. Натисніть Додати стовпець, щоб додати ще одне поле; у списку пропонуються лише поля, які ще не використано.
4. Значок кошика видаляє стовпець.
5. Підтвердьте.

Доступні поля залежать від типу звіту: звіт про проєкти пропонує поля проєкту, паспорта проєкту та ролей у проєкті, звіт про графік — поля графіка, а звіт про бюджет і його виконання — поля бюджету. У списку є й раніше визначені власні атрибути. Стовпець Відділ видно лише тоді, коли ввімкнено організаційну структуру. У звіті має бути принаймні один стовпець.

У звіті про проєкти п’ять бюджетних стовпців — Бюджет – останній план, Бюджет виконання, Бюджетний прогноз, Відхилення бюджету – останній план і Бюджет прогноз + здійснення — можна додавати кілька разів, щоразу для іншого періоду: Усе, Рік (конкретний рік), Конкретний місяць або Поточний місяць (задається як зсув відносно сьогоднішньої дати, наприклад на місяць раніше або на три місяці пізніше). Так звіт показує потрібний період і тоді, коли його відкрито пізніше.

Примітка: у збереженому звіті зміна стовпця зберігається одразу; у новому, ще не збереженому звіті стовпці зберігаються разом з усім звітом. Браузер запам’ятовує ширину стовпців.

Надання доступу до звіту

Збережений звіт можна надати іншим користувачам. Це можуть зробити власник і особа з правом Редагування; надати звіт можна лише користувачам з ліцензією Повна.

1. Відкрийте збережений звіт (новий звіт спершу потрібно зберегти).
2. Оберіть Поширення в меню з трьома крапками в заголовку звіту. Відкриється вікно Поширення з таблицею, у якій є стовпці Ім’я та прізвище і Доступ.
3. Натисніть Додати користувача, оберіть людей і рівень доступу.
4. Збережіть.

• Редагування — користувач змінює фільтри та стовпці звіту й надає до нього доступ іншим, але не перейменовує його; команда видалення скасовує лише його власний доступ до звіту.
• Перегляд — користувач лише переглядає звіт і експортує його результат.

Додані користувачі отримують сповіщення про звіт, до якого їм надано доступ, і про рівень доступу (див. Надання доступу до звіту, портфеля чи програми). Видалення користувача з таблиці скасовує його доступ. Власник завжди має доступ до свого звіту.

Коли власник видаляє звіт, звіт видаляється назавжди, а доступ втрачають усі, кому його було надано. Користувач, якому звіт було надано, під час видалення втрачає лише власний доступ.

Клонування звіту

Клонування створює незалежну копію звіту: той самий тип, фільтри та стовпці, але окремий запис у списку, власником якого стає користувач, що виконав клонування.

1. Відкрийте звіт і оберіть Клонувати в меню з трьома крапками.
2. Виправте назву у вікні Новий звіт (за замовчуванням пропонується назва оригіналу) і за потреби оберіть групу.
3. Натисніть Зберегти. Відкриється редагування нової копії.

Тип звіту, умови фільтрів і стовпці переходять до копії; у звіті про проєкти переходять також графічний огляд і ширина стовпців. Доступ, наданий до оригіналу, і група до копії не переходять — надайте доступ до копії заново й оберіть групу. Клонувати можна будь-який звіт, до якого ви маєте доступ, навіть з правом Перегляд.

Звіт про проєкти у вигляді діаграми Ганта

Звіт типу Проєкти можна переглядати як діаграму Ганта замість списку — зручний спосіб порівняти графіки багатьох проєктів одночасно.

1. Відкрийте звіт типу Проєкти.
2. Над результатом перемкніть режим перегляду з Таблиця на Гант.

Діаграма показує по одній смузі для кожного проєкту, що відповідає фільтрам звіту, разом із залежностями від завдань поза цими проєктами. Кнопка Графік вмикає й вимикає показ таких елементів: контрольних подій, залежностей, дат, керівника проєкту, статусу проєкту, лінії сьогоднішнього дня та двох додаткових смуг дат — Останній план і Перший план. Вона також дає змогу вибрати, за чим розфарбовуються смуги: за прогресом, станом проєкту, статусом проєкту або атрибутом проєкту типу «список». Повзунок масштабу змінює шкалу часу (день, тиждень, місяць, квартал, рік), а кнопка Експорт зберігає діаграму у файл PDF або PNG.

Примітка: у режимі Гант не можна змінювати стовпці й експортувати результат в Excel — ці кнопки недоступні, поки діаграму ввімкнено. Браузер запам’ятовує налаштування діаграми (видимі смуги, розфарбування, масштаб) окремо для кожного звіту.

Графічний огляд звіту

Звіт типу Проєкти має режим Огляд: панель діаграм (віджетів), які показують індикатори проєктів із результату звіту, як-от стан, статус, керівників проєктів, відставання від плану та перевищення бюджету. Режим доступний поруч із режимами Таблиця і Гант лише у збереженому звіті; звіти інших типів його не мають. Діаграми обчислюються з проєктів, що відповідають фільтрам звіту, завжди за поточними даними.

Панель бачать усі, хто може відкрити звіт. Діаграми додають, змінюють і розташовують власник звіту та особа з правом Редагування (див. Надання доступу до звіту). Розташування панелі зберігається у звіті й однакове для всіх користувачів. Коли Огляд відкривається вперше, з’являється п’ять діаграм за замовчуванням: стан проєкту, статус проєкту, керівник проєкту, прогрес проєктів і перевищення бюджету.

1. Відкрийте збережений звіт типу Проєкти і натисніть Огляд поруч із режимами Таблиця і Гант. Відкриється панель.
2. Натисніть Додати діаграму. Відкриється вікно Додати діаграму з попереднім переглядом діаграми ліворуч і налаштуваннями праворуч.
3. Оберіть значення в полях Діапазон даних і Тип діаграми та, якщо потрібно, задайте групування й фільтри (див. Діапазон даних і типи діаграм та Фільтри окремої діаграми). Поле Назва пропонує заголовок діаграми, який можна змінити.
4. Натисніть Додати. Діаграма з’явиться на панелі.

Коли ви наводите курсор на стовпець або сектор кругової діаграми, підказка перелічує проєкти, з яких складається цей елемент діаграми.

Примітка: у режимі Огляд кнопки Стовпці та Експорт недоступні, так само як у режимі Гант.

Діапазон даних і типи діаграм

У вікні Додати діаграму поле Діапазон даних визначає, що підраховує діаграма:

• група Проєкти: Проєкти (кількість проєктів) та атрибути проєктів типу «число» й типу «функція», що повертає число (див. Діаграми для числових атрибутів і атрибутів-функцій);
• група Графік: Прогрес завдань і Прогрес контрольних подій. Враховуються лише незавершені завдання й контрольні події (з прогресом, відмінним від 100%) проєктів звіту. Діаграма розрізняє три групи: Запізнілі (дата завершення раніша за сьогоднішню), Без затримок (дата завершення — сьогодні або пізніше) і Без дат (дати завершення немає);
• група Ризики: Ризики і Матриця (матриця ймовірності та впливу; наведіть курсор на клітинку, щоб побачити ризики в ній). Група доступна, коли ввімкнено модуль ризиків.

Поле Тип діаграми має п’ять значень: Круговий, Стовпцевий, Лічильник (одне число), Відсоток (коло з підписом «кількість / всього», тобто частка елементів, що відповідають фільтрам діаграми, серед усіх елементів діапазону даних) і Список (назви проєктів, ризиків, завдань або контрольних подій з їхньою кількістю в заголовку). Не кожен тип доступний у кожному діапазоні: тип Відсоток не пропонується в групі Графік, а тип Список — для числових атрибутів. Для діапазонів Прогрес завдань і Прогрес контрольних подій типи Лічильник і Список показують одну з трьох груп, яку обирають у полі Затримка.

Для кругових і стовпцевих діаграм у групах Проєкти і Ризики поле Групування визначає, як розподіляються дані:

• проєкти: Робочі області, Статус проєкту, Стан проєкту, Керівник проєкту, Прогрес проєктів (Запізнілі, Без затримок або Немає базового плану; запізнілий проєкт — це проєкт, дата завершення якого пізніша, ніж в останньому плані), Перевищення бюджету (Перевищений, Не перевищено або Немає базового плану, залежно від відхилення бюджету від останнього плану) та кожен атрибут проєкту типу «список» з одним або кількома варіантами вибору (див. Атрибути в графічному огляді);
• ризики: Категорія і Статус.

Для кругових і стовпцевих діаграм можна також задати Мітки (Значення і Відсоток), а для діаграм керівників проєктів і категорій ризиків — ще й Колір (палітра кольорів).

Діаграми, що залежать від модуля бюджету (Перевищення бюджету) або модуля ризиків, показують повідомлення Віджет неактивний, коли модуль вимкнено.

Діаграми для числових атрибутів і атрибутів-функцій

Група Проєкти поля Діапазон даних містить також атрибути проєктів типу «число» й атрибути типу «функція», що повертають число. Діаграма такого атрибута сумує його значення за проєктами звіту, а не підраховує проєкти. Проєкт без значення в атрибуті до суми не додається.

1. Натисніть Додати діаграму і в полі Діапазон даних оберіть числовий атрибут або атрибут-функцію з групи Проєкти.
2. Оберіть значення в полі Тип діаграми. Діаграма типу Круговий або Стовпцевий розподіляє суму за властивістю, обраною в полі Групування, наприклад за статусом проєкту, робочою областю або власним атрибутом типу «список». Тип Лічильник показує одне число: суму атрибута за проєктами, що відповідають фільтрам діаграми. Тип Відсоток показує цю суму відносно суми за всіма проєктами звіту.
3. За потреби задайте фільтри (див. Фільтри окремої діаграми). Натисніть Додати. Діаграма з’явиться на панелі.

Кількість десяткових знаків на діаграмі береться з визначення атрибута. Атрибути проєктів описано в розділі Атрибути проєктів.

Фільтри окремої діаграми

Кожна діаграма має власний фільтр, незалежний від фільтра звіту. Фільтр діаграми звужує дані лише цієї діаграми; результат звіту й інші діаграми не змінюються. Діаграми груп Проєкти і Ризики мають фільтри; діаграми групи Графік — ні.

Типові приклади: виключити архівні проєкти, показати в матриці лише ризики з обраним статусом або обмежити діаграму проєктами в певних статусах.

1. У вікні Додати діаграму або Редагувати діаграму натисніть Додати опції у розділі Фільтр. З’явиться новий рядок фільтра.
2. У першому полі рядка оберіть критерій, а в другому — значення, які мають залишитися на діаграмі. Попередній перегляд діаграми оновлюється після кожної зміни.
3. Додайте інші критерії тією самою кнопкою; кожен критерій можна використати один раз, а значок кошика видаляє рядок. Діаграма показує елементи, що відповідають усім критеріям одночасно.
4. Натисніть Додати (під час редагування — Зберегти). Фільтр зберігається разом із діаграмою й застосовується щоразу, коли відкривається режим перегляду.

Критерії для проєктів: Статус проєкту, Керівник проєкту, Архівування проєкту, Робоча область, Стан проєкту, Дата початку, Дата кінця, Перевищення бюджету, Прогрес проєктів, Назва та атрибути проєктів типів «дата», «число» і «список» (з одним і кількома варіантами вибору). Критерії для ризиків: Статус (ризиків), Ймовірність (ризиків), Вплив (ризиків), Категорія (ризику), Архівування проєкту, Робоча область і Назва; останні три стосуються проєктів, яким належать ризики.

Критерій Робоча область звужує діаграму до обраних бізнес-підрозділів (див. Робочі області в портфелях, оглядах і звітах).

Розташування панелі, редагування та видалення діаграм

Діаграми розташовано на сітці. Перетягування діаграми за рядок заголовка переміщує її, а перетягування за кут змінює розмір; мінімальна ширина — два стовпці сітки. Кожна зміна розташування зберігається одразу (повідомлення підтверджує збережені зміни) і застосовується для всіх користувачів звіту. Люди без права редагувати звіт бачать панель без можливості переміщувати діаграми й без меню.

Коли ви наводите курсор на рядок заголовка діаграми, з’являється значок меню з такими командами:

• Редагувати відкриває вікно Редагувати діаграму з поточними налаштуваннями. Можна змінити назву, діапазон даних, тип діаграми, групування та фільтри. Кнопка Зберегти зберігає зміни, а кнопка Видалити у цьому вікні видаляє діаграму;
• Клонувати створює копію діаграми з тими самими налаштуваннями та з додаванням до назви « – копія». Діаграму без даних для відображення клонувати не можна (повідомлення Неможливо клонувати. Відсутність даних для відображення перешкоджає клонуванню цього елемента);
• Видалити видаляє діаграму після підтвердження.

Клонування звіту копіює й його панель (див. Клонування звіту). Портфелі й огляди мають схожі панелі.

Експорт звіту

Кнопка Експорт над результатом зберігає звіт у режимі таблиці як файл Excel (.xlsx) з видимими стовпцями. Кнопка видима, коли звіт має результати, і доступна також з правом Перегляд. Назва файлу складається з назви звіту та дати.

1. Відкрийте звіт, за потреби змінивши фільтри й стовпці.
2. Натисніть Експорт. Браузер завантажить файл.

У режимі Гант експорт в Excel недоступний; діаграма має власну кнопку Експорт для PDF або PNG (див. Звіт про проєкти у вигляді діаграми Ганта).