Projektattribute

Projektattribute sind benutzerdefinierte Felder, die zusätzliche Daten zu einem Projekt aufnehmen: eine Zahl, einen Kunden, eine Kategorie, ein Genehmigungsdatum oder einen aus dem Budget berechneten Wert. Sie definieren sie im Modul Projekte auf der Registerkarte Attribute und tragen die Werte im Bereich Informationen jedes Projekts ein (siehe Projektinformationen).

Attribute können in der Projektliste, in Berichten, in grafischen Übersichten sowie in der Projektcharta und in Überprüfungen angezeigt werden. Unterstützt werden die Typen Kurzer Text, Langer Text, Einzelauswahlliste, Liste mit Mehrfachauswahl, Nummer, Datum, Funktion und Link.

Projektattribute verwalten

Die Registerkarte Attribute befindet sich neben den Registerkarten Projekte und Vorlagen im Modul Projekte. Sie enthält eine Tabelle der Attribute mit den Spalten Name und Typ sowie, wenn die Organisation mehr als einen Arbeitsbereich hat, Arbeitsbereiche.

Attribut hinzufügen

1. Klicken Sie auf Neues Attribut. Das Fenster Attribut hinzufügen wird geöffnet.
2. Tragen Sie im Feld Name einen Namen ein (Pflichtfeld).
3. Geben Sie optional eine Beschreibung ein. Sie erscheint als Tooltip am Informationssymbol neben dem Attributnamen.
4. Schalten Sie optional Attribut in der Projektliste sichtbar ein. Das Attribut steht dann allen Benutzern als Spalte in der Projektliste zur Verfügung (siehe Projektliste).
5. Wählen Sie die Arbeitsbereiche, zu denen das Attribut gehört (das Feld ist sichtbar, wenn die Organisation mehr als einen Arbeitsbereich hat, siehe Arbeitsbereiche).
6. Wählen Sie den Typ des Attributs und die davon abhängigen Einstellungen:
   • Listen – Optionen hinzufügen, jeweils mit Name und Farbe,
   • Nummer – die Anzahl der Dezimalstellen festlegen (0 bis 6),
   • Funktion – im Formeleditor eine Formel erstellen (siehe unten).
7. Speichern.

Hinweis: Der Attributtyp kann nach dem Erstellen nicht mehr geändert werden. Ein neues Attribut erscheint sofort in jedem Projekt der Organisation mit einem leeren Wert. Ein Attribut vom Typ Datum kann mit einem Zeitplanelement des Projekts verknüpft werden, und ein Attribut vom Typ Link erscheint als anklickbarer Attributname.

Attribut löschen

Beim Löschen eines Attributs wird ein Fenster mit der Frage Möchten Sie das Attribut „Name“ wirklich löschen? geöffnet. Das Attribut wird samt den eingegebenen Werten aus allen Projekten der zugehörigen Arbeitsbereiche entfernt. Es wird außerdem aus den Vorlagen der Projektcharta, aus Überprüfungen und aus gespeicherten Berichten entfernt, und Funktionen, die es verwendet haben, verlieren ihr Ergebnis. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.

Projektnummer

Die Projektnummer ist ein Attribut vom Typ Kurzer Text und verhält sich wie jedes andere Attribut: Sie können die Nummer ausblenden, in der Projektliste anzeigen sowie in Berichte, Portfolios und Überprüfungen und in die Vorlage der Projektcharta aufnehmen. Eine Organisation, die keine Nummern verwendet, kann das Attribut in den Attributeinstellungen ausschalten.

Funktionsattribute

Funktion und Formeleditor

Der Wert eines Attributs vom Typ Funktion ist schreibgeschützt und wird automatisch neu berechnet. Erstellen Sie die Formel, indem Sie Elemente aus der Liste in das Feld Formel ziehen. Die Elemente lassen sich neu anordnen und mit dem Kreuz entfernen. Folgende Gruppen stehen zur Verfügung:

• Operatoren – Addition, Subtraktion, Multiplikation, Division und Klammern,
• Werte – eine eigene Zahl, ein eigenes Datum und Heutiges Datum,
• Projektinformationen – Erstellungsdatum,
• Zeitplan – Beginn des Projekts, Ende des Projekts, Dauer des Projekts, Zeitaufwand, Zeiterfassung, Fortschritt sowie Termine, Dauer und Abweichungen gegenüber dem ersten und dem aktuellen Basisplan,
• Budget – Projektkosten, Einnahmen und Budget (geplant und tatsächlich) sowie ihre Werte aus dem ersten und dem aktuellen Basisplan,
• Projektattribute – weitere Attribute vom Typ Nummer und Datum.

Wählen Sie beim Erstellen des Attributs das Ergebnisformat (Zahl oder Datum); es kann später nicht mehr geändert werden. Legen Sie bei einer Zahl die Dezimalstellen fest. Das Feld Berechnungsvorschau zeigt das Ergebnis, sobald die Formel erstellt ist. Mögliche Meldungen:

• Die Formel darf nicht leer sein,
• Division durch Null erkannt,
• Die Formel enthält ungültige Projektattribute,
• Die Formel enthält einen Fehler. Bitte korrigieren Sie die Formel oder versuchen Sie es erneut,
• Maximale Anzahl von Elementen überschritten.

Fehlen einem Projekt die für die Berechnung nötigen Daten, zeigt das Attribut Keine Daten, und bei einem ungültigen Ergebnis zeigt es Fehler.

Mit dem Zeitplan verknüpfte Datumsangaben

Ein Attribut vom Typ Datum kann sein Datum aus dem Projektzeitplan beziehen. Es aktualisiert sich dann selbst, wenn sich das Datum einer Aufgabe oder eines Meilensteins ändert, zum Beispiel ein Abnahmedatum oder das Ende der Planungsphase.

1. Klicken Sie im Bereich Informationen des Projekts (siehe Projektinformationen) auf das Feld des Datumsattributs. Das Fenster Wählen Sie ein Datum wird geöffnet.
2. Wählen Sie Mit Zeitplanelement verknüpfen und dann ein Zeitplanelement aus der Liste.
3. Legen Sie fest, ob das Attribut das Startdatum oder das Enddatum des Elements übernimmt, und bestätigen Sie. Das Feld zeigt das Datum des Elements und ein Kettensymbol.

Wenn sich das Element im Zeitplan verschiebt, ändert sich das Datum des Attributs automatisch. In der Projektcharta, in Überprüfungen und in Projektlisten zeigt ein solches Datum ein Kettensymbol mit dem Tooltip Das Datum ergibt sich aus dem Zeitplanelement. Um das Datum manuell einzugeben, wählen Sie im selben Fenster Wählen Sie aus dem Kalender.

Projektattribute in Berichten

Projektattribute können in Tabellenberichten als Spalten und Filter hinzugefügt werden. Ausgenommen sind Attribute vom Typ Link, die in Berichten nicht verfügbar sind.

1. Wechseln Sie zur Registerkarte Berichte und öffnen Sie einen Bericht.
2. Klicken Sie auf Spalten.
3. Klicken Sie auf Spalte hinzufügen und wählen Sie ein Projektattribut aus der Liste.
4. Speichern.

Attribute vom Typ Funktion verhalten sich in einem Bericht je nach Ergebnisformat wie Zahlen oder Datumswerte, sodass Sie danach sortieren und filtern können.

Mehr zu Berichten finden Sie unter Berichte.

Attribute in der grafischen Übersicht

Die Widgets Projektattribut (Balken- und Kreisdiagramm) in der grafischen Übersicht gruppieren Projekte nach dem gewählten Attribut. Die grafische Übersicht steht in einem Portfolio (siehe Projektportfolios) und in einer Projektüberprüfung (siehe Überprüfungen) zur Verfügung.

• Zur Gruppierung können nur Attribute vom Typ Einzelauswahlliste und Liste mit Mehrfachauswahl verwendet werden. Jeder Attributwert bildet einen eigenen Balken oder ein eigenes Kreissegment.
• Farbe und Reihenfolge der Werte stammen aus der Attributdefinition.
• Projekte ohne Wert kommen in die Kategorie Keine. Ein Wert, den kein Projekt hat, erscheint nicht im Diagramm.
• Bei einer Liste mit Mehrfachauswahl wird ein Projekt mit mehreren Werten in jedem passenden Balken gezählt, sodass die Summe die Anzahl der Projekte übersteigen kann.
• Standardmäßig zeigt ein Balken oder Segment die Anzahl der Projekte. Im Widget-Editor können Sie ein Zahlenattribut oder eine Funktion wählen, die eine Zahl liefert – das Widget summiert dann deren Werte.
• Der Widget-Titel entspricht standardmäßig dem Namen des Gruppierungsattributs und kann geändert werden.

Für Attribute vom Typ Datum, Kurzer Text, Langer Text und Link gibt es kein Widget in der grafischen Übersicht.

Projektattribute in der Projektcharta und in Überprüfungen

Projektcharta. Projektattribute können als Felder der Vorlage der Projektcharta hinzugefügt werden (siehe Vorlage der Projektcharta erstellen). In der Charta zeigt das Feld den Attributwert aus dem Projekt und richtet sich nach dem Attributtyp: Ein Datum hat einen Kalender, eine Zahl ein Zahlenfeld mit der konfigurierten Genauigkeit und eine Liste eine Auswahlliste mit farbigen Optionen. Attribute vom Typ Funktion zeigen den aus der Formel berechneten Wert.

Ein mit einem Zeitplanelement verknüpftes Attribut vom Typ Datum hat neben dem Feld ein Kettensymbol mit dem Tooltip Das Datum ergibt sich aus dem Zeitplanelement. Ein solches Datum ändert sich im Zeitplan oder durch Ändern der Verknüpfung (siehe Projektinformationen).

Überprüfung. Projektattribute stehen in einer Überprüfung als Spalten in den Projektlisten zur Verfügung. Die Werte werden wie in anderen Projekttabellen dargestellt: ein Datum mit dem Symbol der Zeitplanverknüpfung, eine Zahl mit der Genauigkeit des Attributs, eine Liste mit Farben und eine Funktion mit ihrem Ergebnis oder der Meldung Keine Daten oder Fehler. Ein Attribut vom Typ Link erscheint als anklickbarer Attributname. Die Arbeit mit Überprüfungen wird unter Überprüfungen beschrieben.

Arbeitsbereiche und Projektattribute

Jedes Projektattribut ist einem oder mehreren Arbeitsbereichen zugeordnet (das Feld Arbeitsbereiche im Attributfenster, sichtbar, wenn die Organisation mehr als einen Arbeitsbereich hat). Der Arbeitsbereich entscheidet, wer das Attribut konfigurieren darf, nicht welche Projekte einen Wert enthalten: Das Attribut ist in allen Projekten der Organisation verfügbar.

• Die Registerkarte Attribute ist für Benutzer mit der Berechtigung für Projektattribute sichtbar.
• Ein Administrator oder ein Benutzer mit der Berechtigung für Attribute in mindestens einem Arbeitsbereich kann ein neues Attribut hinzufügen. Diese Berechtigung wird in der Spalte Attribute im Abschnitt Konfiguration der Arbeitsbereichsberechtigungen festgelegt (siehe Arbeitsbereiche und Benutzer).
• Ein Administrator oder ein Benutzer mit dieser Berechtigung in mindestens einem der Arbeitsbereiche des Attributs kann ein Attribut bearbeiten. Zum Hinzufügen oder Entfernen eines Arbeitsbereichs bei einem Attribut ist die Berechtigung in diesem Arbeitsbereich erforderlich.
• Das Löschfenster listet die Arbeitsbereiche auf, aus denen das Attribut entfernt wird, auch jene, in denen Sie keine Attributberechtigungen haben.