Atribute proiectelor

Atributele de proiect sunt câmpuri personalizate care rețin date suplimentare despre un proiect: un număr, un client, o categorie, o dată de aprobare sau o valoare calculată din buget. Atributele se definesc în modulul Proiecte, în fila Atribute, iar valorile se introduc în panoul Informații al fiecărui proiect (vezi Informații despre proiect).

Atributele pot fi afișate în lista de proiecte, în rapoarte, în rezumate grafice, în carta proiectului și în revizuiri. Tipurile acceptate sunt Text scurt, Text lung, Listă cu selecție unică, Lista cu opțiuni multiple, Număr, Data, Funcție și Link.

Gestionarea atributelor de proiect

Fila Atribute se află lângă filele Proiecte și Șabloane din modulul Proiecte. Conține un tabel de atribute cu coloanele Nume și Tip și, atunci când organizația are mai mult de un spațiu de lucru, Spații de lucru.

Adăugarea unui atribut

1. Faceți clic pe Atribut nou. Se deschide fereastra Adaugă atribut.
2. Introduceți numele în câmpul Nume (obligatoriu).
3. Opțional, introduceți o Descriere. Aceasta apare ca sugestie la pictograma de informații de lângă numele atributului.
4. Opțional, activați Atribut vizibil în lista de proiecte. Atributul devine atunci disponibil ca coloană în lista de proiecte pentru toți utilizatorii (vezi Lista de proiecte).
5. Alegeți în câmpul Spații de lucru spațiile cărora le aparține atributul (câmpul este vizibil când organizația are mai mult de un spațiu de lucru, vezi Spații de lucru).
6. Alegeți în câmpul Tip tipul atributului și setările care depind de el:
   • liste — adăugați opțiuni, fiecare cu un nume și o culoare,
   • Număr — setați numărul de Locuri zecimale (de la 0 la 6),
   • Funcție — construiți o formulă în generator (descris mai jos).
7. Salvați.

Notă: tipul atributului nu poate fi schimbat după creare. Un atribut nou apare imediat în toate proiectele organizației, cu valoare goală. Un atribut de tip Data poate fi legat de un element de programare din proiect, iar un atribut de tip Link apare ca un nume de atribut pe care se poate face clic.

Ștergerea unui atribut

La ștergerea unui atribut se deschide o fereastră cu întrebarea Sigur doriți să ștergeți atributul „nume”?. Atributul împreună cu valorile introduse este eliminat din toate proiectele din spațiile de lucru asociate. Este eliminat și din șabloanele de cartă a proiectului, din revizuiri și din rapoartele salvate, iar atributele de tip Funcție care îl foloseau își pierd rezultatul. Operațiunea nu poate fi anulată.

Numărul proiectului

Numărul proiectului este un atribut de tip Text scurt și se comportă ca orice alt atribut: îl puteți ascunde, afișa în lista de proiecte, adăuga în rapoarte, portofolii și revizuiri și în șablonul cartei proiectului. O organizație care nu folosește numere îl poate dezactiva în setările atributului.

Atribute de tip Funcție

Funcția și generatorul de formule

Valoarea unui atribut Funcție este doar pentru citire și se recalculează automat. Construiți formula trăgând elemente din listă în câmpul Formulă. Puteți rearanja elementele și le puteți elimina cu crucea. Grupurile disponibile sunt:

• Operatori — adunare, scădere, înmulțire, împărțire și paranteze,
• Valori — un număr propriu, o dată proprie și Data de astăzi,
• Informații despre proiect — Data creării,
• Programare — Începutul proiectului, Sfârșitul proiectului, Durata proiectului, Consum de timp, Timp de lucru, Progres, precum și datele, durata și abaterile față de baza inițială și cea curentă,
• Buget — costurile, veniturile și bugetul proiectului (planificate și reale) și valorile lor din baza inițială și cea curentă,
• Atribute de proiect — alte atribute de tip număr și dată.

În câmpul Format rezultat alegeți, la crearea atributului, Număr sau Data; ulterior formatul nu mai poate fi schimbat. Pentru un număr, setați Locuri zecimale. Câmpul Previzualizare calcule arată rezultatul după ce formula este construită. Mesaje posibile:

• Formula nu poate fi goală,
• S-a detectat împărțirea la zero,
• Formula conține atribute de proiect incorecte,
• Formula conține o eroare, vă rugăm să corectați formula sau să încercați din nou,
• S-a depășit numărul maxim de elemente.

Când un proiect nu are datele necesare pentru calcul, atributul afișează Nu există date, iar când rezultatul este invalid afișează Eroare.

Date legate de programare

Un atribut Data poate prelua data din programarea proiectului. Se actualizează atunci singur când se schimbă data unei activități sau a unui jalon, de exemplu o dată de aprobare sau sfârșitul fazei de planificare.

1. În panoul Informații al proiectului (vezi Informații despre proiect), faceți clic pe câmpul atributului de tip Data. Se deschide fereastra Selectați o dată.
2. Selectați Asociază cu elementul de programare și alegeți din listă un element de programare.
3. Alegeți dacă atributul preia Data de începere sau Data de încheiere a elementului și confirmați. Câmpul afișează data elementului și o pictogramă de lanț.

Când elementul se mută în programare, data atributului se schimbă automat. În carta proiectului, în revizuiri și în listele de proiecte, o astfel de dată afișează o pictogramă de lanț cu sugestia Data rezultă din elementul de programare. Pentru a introduce data manual, alegeți Selectați din calendar în aceeași fereastră.

Atribute de proiect în rapoarte

Atributele de proiect pot fi adăugate ca coloane și filtre în rapoartele de tip tabel. Excepție fac atributele de tip Link, care nu sunt disponibile în rapoarte.

1. Deschideți fila Rapoarte și un raport.
2. Faceți clic pe Coloane.
3. Faceți clic pe Adaugă coloană și alegeți din listă un atribut de proiect.
4. Salvați.

Atributele de tip Funcție se comportă într-un raport ca numerele sau datele, în funcție de formatul rezultatului, astfel încât puteți sorta și filtra după ele.

Mai multe despre rapoarte găsiți în Rapoarte.

Atribute în rezumatul grafic

Widgeturile Atribut de proiect (cu bare și circular) din rezumatul grafic grupează proiectele după atributul ales. Rezumatul grafic este disponibil într-un portofoliu (vezi Portofolii de proiecte) și într-o revizuire de proiect (vezi Revizuiri).

• Pentru grupare pot fi folosite doar atributele de tip Listă cu selecție unică și Lista cu opțiuni multiple. Fiecare valoare a atributului este o bară sau o felie separată.
• Culoarea și ordinea valorilor provin din definiția atributului.
• Proiectele fără valoare ajung în categoria Niciunul. O valoare pe care nu o are niciun proiect nu apare în grafic.
• La o listă cu opțiuni multiple, un proiect cu mai multe valori este numărat în fiecare bară corespunzătoare, astfel încât totalul poate depăși numărul de proiecte.
• Implicit, o bară sau o felie arată numărul de proiecte. În editorul widgetului puteți alege un atribut de tip număr sau o funcție care returnează un număr — widgetul însumează atunci valorile lor.
• Titlul widgetului este implicit numele atributului de grupare și poate fi schimbat.

Atributele de tip dată, text scurt, text lung și link nu au widget în rezumatul grafic.

Atribute în carta proiectului și în revizuiri

Carta proiectului. Atributele de proiect pot fi adăugate ca câmpuri ale șablonului cartei proiectului (vezi Crearea unui șablon de cartă a proiectului). În cartă, câmpul afișează valoarea atributului din proiect și depinde de tipul atributului: o dată are un calendar, un număr are un câmp numeric cu precizia configurată, iar o listă are o listă derulantă cu opțiuni colorate. Atributele Funcție afișează valoarea calculată din formulă.

Un atribut Data legat de un element de programare are lângă câmp o pictogramă de lanț, cu sugestia Data rezultă din elementul de programare. O astfel de dată se schimbă în programare sau prin modificarea legăturii (vezi Informații despre proiect).

Revizuire. Atributele de proiect sunt disponibile ca coloane în listele de proiecte dintr-o revizuire. Valorile se afișează ca în celelalte tabele de proiecte: o dată cu pictograma legăturii cu programarea, un număr cu precizia atributului, o listă cu culori, iar o funcție cu rezultatul ei sau cu mesajul Nu există date ori Eroare. Un atribut Link apare ca un nume de atribut pe care se poate face clic. Lucrul cu revizuirile este descris în Revizuiri.

Spații de lucru și atribute de proiect

Fiecare atribut de proiect este atribuit unuia sau mai multor spații de lucru (câmpul Spații de lucru din fereastra atributului, vizibil când organizația are mai mult de un spațiu de lucru). Spațiul de lucru decide cine poate configura atributul, nu în ce proiecte există o valoare: atributul este disponibil în toate proiectele organizației.

• Fila Atribute este vizibilă pentru utilizatorii cu permisiune pentru atributele de proiect.
• Un administrator sau un utilizator cu permisiune pentru atribute în cel puțin un spațiu de lucru poate adăuga un atribut nou. Această permisiune se setează în coloana Atribute din secțiunea Configurare a permisiunilor spațiului de lucru (vezi Spații de lucru și Utilizatori și permisiuni).
• Un administrator sau un utilizator cu această permisiune în cel puțin unul dintre spațiile de lucru ale atributului poate edita atributul. Adăugarea sau eliminarea unui spațiu de lucru la un atribut necesită permisiune în acel spațiu de lucru.
• Fereastra de ștergere listează spațiile de lucru din care va fi eliminat atributul, inclusiv cele în care nu aveți permisiuni pentru atribute.